Área de administración general

Podemos analizar la administración como una disciplina y como un proceso:

• Como una disciplina: es un cuerpo acumulado de conocimientos que permite influir en los principios, conceptos y teorías.

• Como un proceso: comprende funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo para lograr los objetivos de la organización.

La administración es conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organización, resultando algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento.

El Consejo de Dirección de la Gerencia auditada está integrado por: gerente, subgerente provincial, jefe departamento económico, jefe de recursos humanos, un jefe departamento comercial, asesora jurídica, un especialista de mensajería, jefe de ATM, especialista de seguridad y protección, supervisor, jefe departamento de ventas, jefe de sala de conteo, auditor interno, especialista de valores y especialista de informática; como invitados permanentes se encuentran el Secretario del Núcleo del Partido Comunista de Cuba, el Secretario del Comité de Base de la Unión de Jóvenes Comunistas, el Secretario de la Sección Sindical y el oficial de la CII.

Un propósito de la planificación es formular proyectos en pequeños, medianos y gran escala que le facilite alcanzar sus metas y objetivos. La planeación se realiza en los niveles más altos de Compañía Trasval SA, dándose a conocer posteriormente a las Gerencias, estas a su vez a los Consejos de Dirección de las mismas y este último a sus trabajadores.

Es decir, que el Consejo de Dirección es un elemento controlador de las políticas, estrategias y planes concebidos por la Compañía Trasval S.A., a nivel central, este proceso de planeación centralizada trae consigo que muchos equipos de trabajo no estén claros de los objetivos por los que se labora y del por qué alcanzar los planes de ventas. Además, esto disminuye el grado de comprometimiento e iniciativas con el cumplimiento de los mismos, aunque se realice el mayor esfuerzo. Se requiere que la Gerencia con sus trabajadores y dirigentes, participen de manera creadora en definir el papel de la misma según la estrategia de la Compañía, pudiéndose elevar propuestas de modificación que puedan ser de incremento de resultados o ajustados a las condiciones correctas del territorio de la Gerencia.

A pesar de este procedimiento, en el año 2006 la Gerencia Trasval S.A., sobre cumplió sus planes de ventas en ambas monedas en un 47%, siendo este de

$ 1 974 200.00 y alcanzando $ 2 908 600.00, gracias a la capacidad extraordinaria de sus ejecutivos y a la labor abnegada de sus trabajadores.

Como se señala en capítulos anteriores nuestra Gerencia aporta directamente a la Compañía, es por eso que se realizan los mayores esfuerzos, para cumplir con los aportes.

Existe el cronograma para la implementación de la Resolución No. 297/03 del MFP, pudiéndose comprobar por los auditores que cumple con las tareas previstas de acuerdo al plan, se analiza y se discute con los trabajadores en las asambleas de afiliados y todos se sienten responsabilizados con las nuevas concepciones del control interno.

La Gerencia tiene una carpeta en la computadora e impresas las más importantes Resoluciones establecidas por el Gerente Provincial y el presidente de la Compañía, vigentes para el cumplimiento del trabajo cotidiano.

Al aplicar el cuestionario de administración general a los ejecutivos Anexo PT-2., se obtienen los siguientes resultados:

• La dirección y el colectivo de trabajo participan en la elaboración de los planes de negocios, para lo cual hacen su propuesta y lo presentan a su Compañía, los cuales son elevados para su análisis y aprobación al nivel superior.

• Las cifras finales de dicho plan son bajadas por directivas de la Compañía, las mismas difieren sustancialmente de las propuestas en sus inicios.

• Esta situación provoca una falta de estimulación y de compromiso de los colectivos en cuanto a su cumplimiento, pero cuando se reciben se les da conocer a todos los trabajadores y son apoyadas y aprobadas estas políticas. • La dirección no se siente motivada en la ejecución de los planes, estrategias y

objetivos, ya que los mismos se realizan por las instancias superiores de la Compañía centralizadamente.

• La unidad no cuenta con un área especializada para el desempeño en la función de planeación.

• Se realizan comparaciones del comportamiento plan-real de años anteriores y estos planes se corresponden con los objetivos que le son trazados a la Gerencia alcanzar y se subordinan a los intereses de la Compañía a que pertenecen.

• Se presupuestan por los niveles más altos de la Compañía, diferentes partidas que pueden influir negativamente en los resultados de la Gerencia, comparándolos con los resultados reales, sin analizar las causas de las variaciones importantes.

• Los objetivos de la Gerencia no se cuantifican, solo el plan de venta que debe ser alcanzado mensualmente por la misma. En muy pocas ocasiones se ordenan por nivel de prioridades, los mismos no son formulados por la dirección del establecimiento, pero sí son difundidos a todos los niveles.

• La Gerencia se reúne periódicamente y evalúa si se han alcanzado los objetivos por cada área, la misma reconoce los intereses personales de sus trabajadores.

• Los principales esfuerzos de la Gerencia se dirigen a alcanzar los planes establecidos por la Compañía.

• Las energías del Grupo son altas para resolver conflictos laborales, verdaderamente como equipo.

Se aplicó el cuestionario de rasgos que caracterizan al gerente Anexo PT-2.1, obteniéndose los siguientes resultados:

• El gerente, se puede considerar como un líder, es creativo, entusiasta, capaz de motivar al resto del colectivo, puede convencer a los demás de sus ideas, le gusta las aventuras, asumir riesgos y prefiere cooperar antes de competir. • El mismo está preparado y tiene gran facilidad para hacerse seguir.

• Es una autoridad en la Gerencia y realiza el mandato con gran responsabilidad, pues no antepone sus intereses personales a los del Grupo. • Es dedicado y no pierde el control sobre sus actos y emociones.

Al aplicar la encuesta necesidades dominante del gerente, en el Anexos PT-2.2,

2.3, se concluye que el mismo tiene necesidades de poder.

Al entrevistar al resto de los trabajadores y aplicarles la encuesta de administración, Anexo PT-2.4, se obtuvieron los siguientes resultados:

• Se puede apreciar que conocen la misión de su organización.

• Se sienten bien en su trabajo, además creen que el salario que reciben esta en correspondencia con el trabajo que realizan.

• Un 85 % cree que las condiciones de trabajo son buenas y afirman que existe correspondencia entre la labor que realizan y su nivel de calificación.

• Tienen la posibilidad de adquirir nuevos conocimientos que contribuyen a su desarrollo, dentro de la propia Gerencia.

• Tienen la facilidad de plantear sus inquietudes y ser escuchados. • Los trabajadores de forma general se sienten a gusto en su trabajo.

• Siempre que se efectúa un cambio en que se ven involucrados se les pide su opinión.

• El estilo de dirección con que se conduce el proceso de dirección contribuye al logro de los objetivos y al desarrollo individual.

• Se satisfacen las necesidades profesionales con su labor.

• Los trabajadores se sienten a gusto en su colectivo de trabajo y la gran mayoría nunca ha pensado en abandonarlo.

• Se respira un clima agradable y de respeto a su trabajo, por lo que se sienten motivados por los logros que alcanzan.

• Se sienten estimulados con los resultados de su labor por lo que disponen de tiempo suficiente para concentrarse en su actividad fundamental y sentirse satisfechos de compartir su tiempo de trabajo con sus compañeros.

• Se confirma que el gerente ayuda con entusiasmo al cumplimiento de las metas, sabe hacia dónde deben dirigirse los esfuerzos, respeta a cada uno de sus subalternos por igual, además se considera que el cumplimiento de los planes en gran medida se logran por la creatividad de la alta gerencia. • Se plantea que demuestra tener confianza en su trabajo y capacidad,

aplicando un sistema de trabajo participativo, promoviendo el trabajo en equipo y dándole un espacio a participar en la solución de los problemas que puedan presentarse en su área de trabajo.

• Las decisiones relativas al trabajo son tomadas en discusiones de grupo y no personales.

• En toda la Gerencia existe una atmósfera de satisfacción, respeto, alegando que los máximos dirigentes saben escuchar.

• Se permite que para el desarrollo de la actividad cada uno de los integrantes del equipo de trabajo introduzca iniciativas, estimulando a la realización de esfuerzos extras.

• Se analiza y se discute con rigor a los subordinados que cometen algún error. • Se recogen las sugerencias para introducir cambios en el modo de desarrollar

la actividades y son escuchada y respetados los puntos de vista de los demás.

• Se estimula al máximo la participación de los trabajadores en las decisiones laborales.

• Se practica en la Gerencia la delegación de autoridad, logrando que sus subordinados lo vean como un miembro más dentro del grupo y que a su vez se sientan satisfechos con su jefe, teniendo capacidad para comprender, inspirar y actuar.

• Coinciden todos los trabajadores que el estilo de dirección con que se conduce el proceso de dirección contribuye al logro de los objetivos propuestos.