ADOPCION DEL MANUAL - Bogotá D.C., Febrero de 2015

Para evitar que la compañía sea utilizada por la delincuencia organizada en el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, todos los empleados deben asumir el compromiso de aplicar, en desarrollo de sus funciones, los procedimientos y controles tendientes a evitar que la compañía sea utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el Lavado de Activos y contra la Financiación del Terrorismo.

De tal manera, las políticas y procedimientos deben ser conocidos y aplicados por todos los colaboradores; en caso de incumplimiento del Código de Ética y de las normas y procedimientos contemplados en el SGRLA/FT, dependiendo de su gravedad, la compañía deberá aplicar las sanciones disciplinarias internas a que haya lugar.

En consecuencia, todos los asociados y en especial los empleados, deben estar dispuestos a adoptar la política, medidas, procedimientos, controles enunciados en este documento y están obligados a comportarse de manera justa y transparente en el desempeño de su trabajo y en las transacciones con terceros.

Firma de Aceptación del Empleado

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Protección de Información Personal y bases de datos con información

personal.

En Colombia, mediante la Ley 1581 de 2012 y reglamentada en el Decreto 1377 DE 2013, se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, el cual, de conformidad con su artículo 1°, tiene por objeto “(...) desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”. En su Artículo 2°. Ámbito de aplicación. Los principios y disposiciones contenidas en la ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente ley no será de aplicación según el literal d) a las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo

;

Parágrafo. Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el presente artículo, con los límites dispuestos en la ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal…

GLOSARIO

Para una mejor comprensión, a continuación se presentan los términos, siglas o abreviaturas más usados en las normatividad nacional e internacional sobre la Administración del riesgo, Lavado de activos y Financiación del terrorismo:

Administradores: Son administradores, el representa legal, el liquidador, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. Asociados: Son los denominados socios o accionistas, es decir, aquellas personas que ostentan la titularidad de las cuotas sociales, partes de interés o acciones en una sociedad mercantil18

Autocontrol: Es la voluntad del empresario y los administradores para detectar, controlar y gestionar de manera eficiente y eficaz los riesgos a los que está expuesta su empresa.

Administración del Riesgo: Cultura, procesos y estructuras que están dirigidas hacia la administración efectiva de oportunidades potenciales y efectos adversos.

Canales de distribución: Medios que utiliza la empresa para ofrecer y comercializar sus bienes y servicios, como por ejemplo establecimientos comerciales, venta puerta a puerta, internet, teléfono, otros.

17Las definiciones y conceptos están basados principalmente, en el Estándar Australiano y Nueva Zelanda sobre administración de riesgo AS/NZC: 4360 Norma Gestión de Riesgos ISO 31000:2009.

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Contraparte: Personas naturales o jurídicas con las cuales la empresa tiene vínculos de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Es decir: accionistas, socios, empleados, clientes y proveedores de bienes y servicios

Control de riesgo LA/FT: Comprende la implementación de política, procesos, estándares, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice la empresa.

Debida Diligencia (Due diligence en inglés): Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existen dos interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad empresarial. La primera, se concibe como el actuar con el cuidado que sea necesario para reducir la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido más económico y más proactivo, se identifica como el conjunto de procesos necesarios para poder adoptar decisiones suficientemente informadas.

Debida Diligencia avanzada “mejorada”: Equivale a la definición anterior, pero con un nivel mayor de cuidado, diligencia e investigación.

Empresas: Las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras según la definición del Código de Comercio, las empresas unipersonales regidas por la Ley 222 de 1995, la sociedad por acciones simplificada según la Ley 1258 de 2008 y las demás personas jurídicas que estén bajo vigilancia de la Superintendencia de Sociedades.

Evento: Incidente o situación de LA/FT que ocurre en la compañía durante un intervalo de tiempo particular.

Financiación del terrorismo: Se refiere explícitamente a la reunión de fondos o capital de cualquier procedencia, legal o ilegal, para la realización de actividades o actos terrorista, es decir es el apoyo financiero, de cualquier forma, al terrorismo o a aquéllos que lo fomentan, planifican o están implicados en el mismo. Corresponde a las conductas contempladas en el art. 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006.

Fuentes /Factores de Riesgo: Para efectos del SGRLAFT son los agentes generadores de riesgo de LA/FT en una empresa, que se deben tener en cuenta para identificar situaciones que puedan generarlo en las operaciones, negocios o contratos que realiza el ente económico: Contraparte, Productos, Canales de distribución y Jurisdicción Territorial.

Frecuencia: Medida del coeficiente de ocurrencia de un evento expresado como la cantidad de ocurrencias de un evento en un tiempo dado

GAFI: Grupo de Acción Financiera: Organismo intergubernamental constituido en 1989, cuyo propósito es desarrollar estándares y promover políticas para la implementación efectiva de medidas legales, regulatorias y operativas para combatir el lavado de activos, la financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación y otras amenazas a la integridad del sistema financiero. El GAFI es por lo tanto, un “cuerpo político” que trabaja para generar la voluntad política necesaria para llevar a cabo reformas legislativas y reglamentarias en estas áreas19.

Grupo de Acción Financiera de Sudamérica –GAFISUD: organismo intergubernamental de base regional que agrupo a los países de América del Sur para combatir el lavado de dinero y la

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financiación del terrorismo, a través del compromiso de mejora continua de las políticas naciones contra ambos temas y la profundización entre los países miembros. Son los miembros del GAFISUD: Argentina, Bolivia, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, México, Panamá, Paraguay, Perú y Uruguay. 20.

Gestión del riesgo de LA/FT: Consiste en la adopción de políticas que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT.

Identificación de Riesgos: El proceso de determinar qué puede suceder, por qué y cómo.

Herramientas: Son los medios que utiliza una empresa para prevenir que se presente el riesgo de LA/FT y para la detección de operaciones intentadas, inusuales o sospechosas. Dentro de dichas herramientas se pueden mencionar, entre otras, las señales de alerta, indicadores de operaciones inusuales, programas de administración de riesgos empresariales y hojas electrónicas de control. Jurisdicción Territorial: Zonas geográficas identificadas como expuestas al riesgo de LA/FT en donde el empresario ofrece o compra sus productos.

Lavado de activos21: Es la modalidad mediante la cual organizaciones al margen de la ley buscan dar apariencia de legalidad a recursos fruto de sus actividades ilícitas. En otras palabras, es el proceso de hacer que dinero sucio parezca limpio, haciendo que las organizaciones al margen de la ley o delincuentes obtengan beneficios de esas ganancias sin poner en peligro su origen.

LA/FT: Sigla utilizada para señalar Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Listas Restrictivas: Son aquellas listas Nacionales e Internacionales frente a los cuales la empresa se abstendrá o buscará terminar relaciones jurídicas o de cualquier otro tipo con las personas naturales o jurídicas que en ellas figuren. Tienen esta característica las listas de las Naciones Unidas, las listas OFAC y las otras listas que por su naturaleza generen un alto riesgo que no pueda mitigarse con la adopción de controles.

Lista OFAC: Listas emitidas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos. Contienen nombres de narcotraficantes especialmente señalados (Significant Deignated Narcotics Traffickers). SDNT LIST), narcotraficantes extranjeros significativos (Significant Foreign Narcotic Traffickers – SFNT LIST), terroristas globales especialmente señalados (Significant Designated Global Terrorists – SDGT LIST), cabecillas de organizaciones criminales o terroristas, o que representan uno o todos los riesgos antes señalados. Listas de las Naciones Unidas: Listas emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas. Estas listas son vinculantes para Colombia conforme al derecho internacional.

Monitoreo: Proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica la eficiencia y eficacia de una política o de un proceso, mediante la identificación de sus logros y debilidades para recomendar medidas correctivas tendientes a optimizar los resultados esperados.

20 Documento Conpes 3793 diciembre 2013 Bogotá- Colombia 21 Documento Conpes 3793 diciembre 2013 Bogotá- Colombia

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Omisión de denuncia: Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos señalados en el art. 441 del Código Penal y no denunciarlos.22

Operación Intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos definidos no permiten realizarla. Estas operaciones tienen que ser reportadas única y exclusivamente a la UIAF

Operación inusual: Operaciones que realizan personas naturales o jurídicas, que por su número, cuantía o características no se enmarcan o guardan relación dentro de los sistemas o practicas normales de los negocios de la compañía, industria. Las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado de los usuarios23. Respecto de la cual la compañía no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable.

Operación sospechosa: Corresponden a toda operación realizada por una persona natural o jurídica, que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado y que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no haya podido ser razonablemente justificada. Estas operaciones tienen que ser reportadas únicamente y exclusivamente a la UIAF.

Personas expuestas políticamente (PEP): Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo o por las funciones que desempeñan manejan recursos públicos o detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público, pudiendo exponer en mayor grado a la compañía al riesgo de LA/FT.

Política: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención y el control del riesgo de LA/FT en la compañía. Hacen parte del proceso de gestión del riesgo de LA/FT Probabilidad: La probabilidad de un evento específico o resultado, medido por el coeficiente de eventos o resultados específicos con relación a la cantidad total de posibles eventos o resultados. Utilizado como una descripción cualitativa de probabilidad o frecuencia.

Productos: Bienes y Servicios que ofrece o compra una empresa en desarrollo del objeto social de Parmalat Colombia Ltda. Explotación, distribución, importación, exportación, presentación de servicios, consignación y en general realizar cualquier actividad relacionada con la industria y comercio de productos agropecuarios y sus derivados así como la representación por cuenta propia o de terceros de dichos productos, igualmente la sociedad podrá prestar auxilio técnico y administrativo destinado al fomento de actividades deportivas en desarrollo de su objeto social. En su objeto social de Proleche S.A contempla: Explotación de la industria de alimentos para el consumo humano y animal, en especial la explotación de la industria de la leche, sus derivados y subproductos, así como la explotación de actividades agrícolas ganaderas y harineras en establecimientos o inmuebles propios o de terceros, así como la distribución y comercialización de

22_{La Ley 599/2000 (Código Penal). Art. 441. Modificado por el artículo 18 de la Ley 1121 de 2006. Omisión de denuncia de particular. El que teniendo conocimiento de la comisión} de un delito de genocidio, desplazamiento forzado, tortura, desaparición forzada, homicidio, secuestro, secuestro extorsivo o extorsión, narcotráfico, tráfico de drogas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, terrorismo, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, enriquecimiento ilícito, testaferrato, lavado de activos, cualquiera de las conductas contempladas en el Titulo II y en el Capítulo IV del Título IV de este libro, en este último caso cuando el sujeto pasivo sea un menor, omitiere sin justa causa informar de ello en forma inmediata a la autoridad, incurrirá en prisión de tres (3) a ocho (8) años.

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materias primas, insumos, productos, subproductos o derivados obtenidos de la industria alimenticia o de la explotación de actividades agrícolas.

Reportes Internos: Son aquellos que se manejan al interior de la empresa y pueden ser efectuados por cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible operación intentada, inusual o sospechosa.

Reporte de Operaciones Sospechosas – ROS: Una vez determinada la operación sospechosa, el reporte debe enviarse de forma inmediata y directa a la UIAF de acuerdo con el medio establecido por tal fin. 24.

Riesgo LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una compañía al ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para cometer delitos de lavado de activos o financiación de recursos hacia las actividades del terrorismo. El riesgo LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados: Riesgo Reputacional, Riesgo Operativo; Riesgo de Contagio, a los que se ve expuesta la compañía.

Riesgos Asociados: Según la Superintendencia de Sociedades, además de las sanciones administrativas, civiles o penales que acarrean los delitos de LA/FT. También conllevan los denominados riesgos asociados. Se entienden por éstos, aquellos que se derivan de las consecuencias negativas que les genera a una empresa, a los asociados, a los administradores, a los empleados y contrapartes un evento de LA/FT. A través de ellos se materializa el riesgo; estos son: reputacional, legal, operativo y contagio, entre otros,

Riesgo Legal: Es la eventualidad “posibilidad” de pérdida en que incurre una compañía, los asociados, sus administradores o cualquier otra persona vinculada, al ser sancionados, multados u obligados a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones u obligaciones contractuales relacionadas con la prevención de LA/FT.

El riesgo Legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivados de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

Riesgo Reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una empresa por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o vinculación a procesos judiciales.

Riesgo Operativo: Es la posibilidad de ser utilizado en actividades de LA/FT por deficiencias o fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.

Riesgo de Contagio: Es la posibilidad de pérdida que una empresa puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un cliente, empleado, proveedor, asociado o relacionado, vinculado con los delitos de LA/FT. El relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen la posibilidad de ejercer influencia sobre la compañía.

Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.

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Riesgo residual: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.

SGRLAFT: Es el sistema de administración de riesgo que deben implementar las entidades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades de Colombia para gestionar el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Señales de Alerta: Son circunstancias particulares: Hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cualitativos y cuantitativos, razones financieras y demás información que se determine como relevante y que llaman la atención y justifican un mayor análisis. Es simplemente un hecho, información o circunstancia particular que rodea la realización de una transacción o actividad (vinculación, comportamiento o transacción) de una contraparte que supera lo normal y podría ser susceptible de catalogarse como sospechoso de LA/FT.

Tratamiento del Riesgo: Proceso de selección e implementación de medidas para modificar el riesgo.

Terrorismo25:: actos criminales encaminados o calculados para provocar un estado de terror en el

público en general, un grupo de personas o personas particulares para propósitos políticos; son injustificables en cualquier circunstancia, cualesquiera que sean las consideraciones políticas, filosóficas, ideológicas, raciales, étnicas, religiosas o de cualquier otra naturaleza que puedan ser

invocadas para justificarlos”, Res. 51/210 Asamblea General ONU

UIAF: Unidad de Información y Análisis Financiero: Es una unidad administrativa especial, de carácter técnico adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.

In document Bogotá D.C., Febrero de 2015 (página 33-40)