Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo en espera de que fueran devengados, requieren de un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo. A continuación se muestran tres tipos de ajustes de gastos:
a) Gastos devengados (devengar quiere decir desquitar, incurrir) que aún no se han regis- trado o pagado.
b) Gastos pagados por anticipado que se registraron como un activo cuando se pagaron.
c) Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil mediante el proceso de depreciación.
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Ahí encontrarás algunos ejemplos totalmente resueltos, mientras que otros lo están parcialmente para que procedas a la verificación de resultados.
Para saber más…
En seguida se detalla el registro contable de los tres tipos de asiento de ajuste relativos a los gastos.
A. Gastos devengados no registrados
Este ejemplo de ajuste está enfocado a registrar los intereses de un préstamo bancario.
EJEMPLO 1
Office Clean, S.A. requiere de un financiamiento a corto plazo (menos de tres meses). Tiene como opción principal pedir un préstamo bancario. El préstamo tiene un costo que se conoce como interés y contablemente se considera un gasto. En este caso, el interés se va acumulando con- forme transcurre el tiempo, pero el pago de la cantidad obtenida en préstamo más el interés se efectúa hasta la fecha de vencimiento del préstamo.
El préstamo que requiere Office Clean, S.A. es de $120 000; lo otorgó Scotlandbank el 31 de mayo del 200X y la fecha de liquidación es el 31 de agosto del 200X. El interés es de 18% anual,
que también será pagado al vencimiento. Aun cuando Office Clean, S.A. no haya pagado ningún interés, en los 30 días que han transcurrido desde la firma del pagaré (del 31 de mayo al 30 de junio) se ha acumulado (devengado) un interés de $1 800($120 000 * 0.18 * 1/12). Es necesario registrar un asiento de ajuste para reconocer el monto del gasto de interés del periodo, y regis- trar el importe del interés acumulado que se pagará hasta el día en que venza el préstamo, 31 de agosto de 200X. A continuación se analizará este ajuste, se registrará y se clasificará:
Análisis de la información
• GASTOS: Aumenta la cuenta de Gasto por interés por el monto que corresponde a los intere- ses devengados en junio.
• PASIVO: Aumenta la cuenta de intereses por pagar por concepto de los intereses que se de- ben en junio.
Registro en el diario general
OFFICE CLEAN, S.A.
Diario general Hoja 3
Fecha Detalle Referencia Debe Haber
Junio 30, 200X Gasto por interés 5040-1 1 800
Intereses por pagar 2020-1 1 800 Intereses acumulados durante junio sobre el pagaré bancario que vence el 31 de agosto de 200X.
Clasificación en el mayor general
OFFICE CLEAN, S.A.
Nombre: INTERESES POR PAGAR CTA. NÚM. 2020-1
Fecha Referencia Debe Haber Saldo
Saldo antes de ajustes 0 Junio 30, 200X 3 D-3 1 800 1 800
Saldo ajustado 1 800
OFFICE CLEAN, S.A.
Nombre: GASTO POR INTERÉS CTA. NÚM. 5040-1
Fecha Referencia Debe Haber Saldo
Saldo antes de ajustes 0 Junio 30, 200X 3 D-3 1 800 1 800
Saldo ajustado 1 800
B) Gastos pagados por anticipado
Un gasto pagado por anticipado es un activo que se produce cuando se efectúan erogaciones que abarcan uno o más periodos contables futuros. Cuando el pago se hace antes de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido, por lo general se hace un cargo a la cuenta de activo Gastos pagados por anticipado, debido a que representa un costo no devengado, el cual se empleará en periodos futuros para producir ingresos.
Son muchos los tipos de pagos que realiza un negocio, que abarcan periodos contables fu- turos. Algunos de los ejemplos más comunes de gastos pagados por adelantado son los seguros y alquileres.
EJEMPLO 2
Office Clean, S.A. decidió el 31 de mayo de 200X adquirir una póliza de seguro por un año y debe pagar la prima total que asciende a $54 000. Para ello la compañía de seguros le expidió una factura que ampara el pago correspondiente, el cual se hizo mediante el cheque número 0883. A continuación se muestra el asiento que en esa fecha registró Office Clean, S.A.:
OFFICE CLEAN, S.A.
Diario general Hoja 3
Fecha Detalle Referencia Debe Haber
Mayo 31, 200X Seguro pagado por anticipado 1060-2 54 000
Bancos 1010-3 54 000 Pago de la prima de seguro por un año amparando el equipo de transporte.
Hasta el 30 de junio ha transcurrido un mes desde que se adquirió la póliza y, por ello, se debe registrar el asiento para reconocer el gasto por seguro y disminuir el activo donde el impor- te es una duodécima parte de los $54 000, es decir, $4 500. En seguida se aplicará la metodología estudiada:
Análisis de la información
• GASTOS: Aumenta la cuenta de Gasto por interés por el monto que corresponde a los intere- ses devengados en junio, es decir, $4 500.
• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Seguro pagado por anticipado, por ello se debe hacer un abono de $4 500.
Registro en el diario general
OFFICE CLEAN, S.A.
Diario general Hoja 3
Fecha Detalle Referencia Debe Haber
Junio 30, 200X Gasto por seguro 5030-2 4 500 Seguro pagado por
anticipado 1060-2 4 500 Registro del costo del seguro por el mes de junio.
Clasificación en el mayor general
OFFICE CLEAN, S.A.
Nombre: SEGURO PAGADO POR ANTICIPADO CTA. NÚM. 1060-2
Fecha Referencia Debe Haber Saldo
Saldo antes de ajustes 54 000 Junio 30, 200X 4 D-3 4 500 49 500 Saldo ajustado 49 500
OFFICE CLEAN, S.A.
Nombre: GASTO POR SEGURO CTA. NÚM. 5030-2
Fecha Referencia Debe Haber Saldo
Saldo antes de ajustes 0 Junio 30, 200X 4 D-3 4 500 4 500
Saldo ajustado 4 500
C) Depreciación
El gasto por depreciación constituye una partida virtual porque no representa un desembolso real de dinero. Sin embargo, tiene que considerarse, pues de no hacerlo el estado de resultados no reflejaría la utilidad correcta. Cada final de mes las empresas deben registrar la depreciación de sus activos fijos, sin considerar los terrenos debido a que éstos, a través del tiempo, no pier- den valor.
EJEMPLO 3
El 10 de abril del 200X, Office Clean, S.A. compró a una agencia de automóviles una camioneta pick-up para integrarla a su equipo de transporte. La camioneta tuvo un costo de $180 000 y para ello se expidió el cheque número 2610 de BBVA. Dicha camioneta tiene una vida útil de tres años sin valor de rescate. También se debe calcular la depreciación del mobiliario de ofici- na cuyo valor es de $150 000 y tiene una vida útil de dos años sin valor de rescate. Considerar sólo los registros contables de junio de 200X.
Análisis de la información
Antes de proceder al registro contable es importante aclarar algunos conceptos relacionados con el cálculo del gasto por depreciación por un periodo determinado.
La depreciación consiste en reconocer que con el paso del tiempo y el uso que se le da a determinado tipo de activos, van perdiendo o disminuyendo su valor. Por ello debe registrarse en la contabilidad de las organizaciones económicas este ajuste para reconocer el desgaste que sufren los activos fijos. Cada activo fijo tiene su contracuenta llamada Depreciación acumulada, en la cual se va registrando el desgaste que estos activos presenten. Por ser una contracuenta de activo hay que recordar que el registro es contrario al de las cuentas de activo (se carga para disminuir y se abona para aumentar). Es conveniente señalar que los terrenos son un activo fijo que nunca se debe depreciar.
La fórmula para calcular el gasto por depreciación de un periodo es:
Gasto por depreciación = (Costo de adquisición − Valor de rescate)/Vida útil
En relación con los elementos que forman parte de la fórmula anterior, es importante men- cionar que el costo de adquisición no incluye IVA, que el valor de rescate es la cantidad esti- mada que se podría obtener al vender un activo al final de su vida útil y que esta última es una estimación del tiempo durante el cual se piensa utilizar un activo en una organización. Ahora se detalla un ejemplo del registro de este tipo de asientos de ajuste:
• GASTOS: Aumenta la cuenta de gasto por depreciación de equipo de transporte en un monto total de $5 000($180 000 – 0/36 meses). Asimismo, aumenta la cuenta de gasto por depre- ciación de mobiliario de oficina por un valor de $6 250($150 000 – 0/24 meses).
• ACTIVO: Este movimiento de aumento en el activo se hará con un abono, debido a que las cuentas de Depreciación acumulada de equipo de transporte y Depreciación acumulada de mobiliario de oficina son complementarias de cuentas de activo y se utilizan para no alte- rar el valor con el que se registró inicialmente la adquisición del mismo. Por ello se debe registrar un abono a las cuentas antes mencionadas.
Registro en el diario general
OFFICE CLEAN, S.A.
Diario general Hoja 3
Fecha Detalle Referencia Debe Haber
Junio 30, 200X Gasto por depreciación de
equipo de transporte 5030-2 5 000 Depreciación acumulada de
equipo de transporte 1070-5 5 000 Registro de la depreciación del equipo durante junio.
OFFICE CLEAN, S.A.
Diario general Hoja 3
Fecha Detalle Referencia Debe Haber
Junio 30, 200X Gasto por depreciación de
mobiliario de oficina 5030-12 6 250 Depreciación acumulada de
mobiliario de oficina 1070-9 6 250 Registro de la depreciación del mobiliario durante junio.
Clasificación en el mayor general
OFFICE CLEAN, S.A.
Nombre: DEPRECIACIÓN ACUM. DE EQUIPO DE TRANSPORTE CTA. NÚM. 1070-5
Fecha Referencia Debe Haber Saldo
Junio 30, 200X 5 D-3 5 000 5 000 Saldo ajustado 5 000
OFFICE CLEAN, S.A.
Nombre: DEPRECIACIÓN ACUM. DE MOBILIARIO DE OFICINA CTA. NÚM. 1070-9
Fecha Referencia Debe Haber Saldo
Junio 30, 200X 5 D-3 6 250 6 250 Saldo ajustado 6 250
OFFICE CLEAN, S.A.
Nombre: GASTO POR DEP. DE EQUIPO DE TRANSPORTE CTA. NÚM. 5030-10
Fecha Referencia Debe Haber Saldo
Junio 30, 200X 4 D-3 5 000 5 000 Saldo ajustado 5 000
¿Quieres practicar? Entra a la página de Internet www.mhhe.com/universidades/guajardo5e y encontrarás una amplia gama de ajustes que normalmente efectúan los negocios, para que analices el impacto que tienen sobre la información financiera, en especial sobre la cifra de utilidad o pérdida de una organización.
También encontrarás algunos ejemplos totalmente resueltos, mientras que otros están parcialmente resuel- tos para que procedas a la verificación de resultados.
Para saber más…
OFFICE CLEAN, S.A.
Nombre: GASTO POR DEP. DE MOBILIARIO DE OFICINA CTA. NÚM. 5030-12
Fecha Referencia Debe Haber Saldo
Junio 30, 200X 5 D-3 6 250 6 250 Saldo ajustado 6 250