Los ajustes que se realizan a las cuentas de ingresos son necesarios para asegurar que se hayan registrado en la contabilidad todos los ingresos obtenidos en el periodo, con el fin de que la utilidad neta sea expresada en forma correcta en el estado de resultados. Existen dos tipos de ajuste de ingresos:
a) Ingresos acumulados no cobrados.
b) Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que, cuando se devenguen, se con- vertirán en ingresos.
Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que en el mo- mento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido devengados, requieren de un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos. Veamos con detalle el registro contable de estos dos tipos de asientos de ajuste relativos a los ingresos.
A) Ingresos acumulados no registrados
Los ingresos pueden ser ganados (devengados) antes de que se reciba efectivo del cliente, o de que se contabilice la operación en los registros contables. Son ingresos que se han ganado, pero que aún no se ha cobrado el efectivo correspondiente.
El ajuste por dichos ingresos requiere de un cargo a una cuenta por cobrar (activo) y un abo- no a una cuenta de ingresos. Algunos ejemplos típicos son las cuentas por cobrar por concepto de servicios realizados y las regalías por cobrar por derechos devengados por publicaciones.
EJEMPLO 1. INGRESOS ACUMULADOS NO REGISTRADOS
El 1 de junio, Office Clean, S.A. firmó un contrato de prestación de servicios con la empresa Limpia, S.A. Se acordó cobrar $15 000 mensuales, pagaderos con cheque los días 10 de cada mes. Hasta el 30 de junio, Office Clean, S.A. no había registrado ningún asiento contable en sus libros para mostrar los $15 000 mensuales devengados en dicho mes.
Análisis de la información
Aplicando la metodología de este módulo se analizará dicha transacción:
• ACTIVO: La cuenta de Clientes, la cual es parte de los activos de la organización, sufre un aumento por lo que debe realizarse un cargo por los $15 000. Recordemos que esta cuenta forma parte de la estructura del estado de situación financiera o balance general.
• INGRESOS: La cuenta de Ingresos por servicios que, como su nombre lo dice, representa un ingreso, sufre un aumento; por tanto, debe abonarse en $15 000. Esta cuenta se refleja en el estado de resultados.
Registro en el diario general
El 30 de junio, Office Clean, S.A. deberá realizar el siguiente registro contable, que representa un asiento de ajuste porque afecta a una cuenta de balance y a una del estado de resultados, como se analizó anteriormente:
OFFICE CLEAN, S.A.
Diario general Hoja 3
Fecha Detalle Referencia Debe Haber
Junio 30, 200X Clientes 1030-1 15 000
Ingresos por servicios 4010-2 15 000 Registro de los ingresos ganados pendientes de cobro el día 10 de julio de 200X.
Clasificación en el mayor general
Después de registrar en el diario general el ajuste, es necesario hacer el traspaso de los movi- mientos que afectan a cada cuenta:
OFFICE CLEAN, S.A.
Nombre: CLIENTES CTA. NÚM. 1030-1
Fecha Referencia Debe Haber Saldo
Saldo antes de ajustes 100 000 Junio 30, 200X 1 D-3 15 000 115 000 Saldo ajustado 115 000
OFFICE CLEAN, S.A.
Nombre: INGRESOS POR SERVICIOS CTA. NÚM. 4010-2
Fecha Referencia Debe Haber Saldo
Saldo antes de ajustes 180 000 Junio 30, 200X 1 D-3 15 000 195 000 Saldo ajustado 195 000
El día 10 del siguiente mes, al cobrarse el adeudo se tendrá que realizar el asiento correspon- diente, que no representa ningún ajuste puesto que no cumple con el requisito de afectar a una cuenta del balance general y a una del estado de resultados.
OFFICE CLEAN, S.A.
Diario general Hoja 3
Fecha Detalle Referencia Debe Haber
Julio 10, 200X Bancos 1010-3 15 000
Clientes 1030-1 15 000 Pago con cheque número 7910 por los servicios prestados durante junio.
B) Anticipos de clientes
Cuando un cliente paga por adelantado los servicios prestados, se carga la cuenta de efectivo (bancos) y, en general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso aún no se ha ganado. Al finalizar el periodo contable se necesita un asiento de ajuste para disminuir la cuenta de pasivo por el importe de los servicios que se hayan realizado, y reconocer la proporción de ingresos correspondiente para anotar el importe ganado durante el periodo. Algunos ejemplos típicos de anticipos de clientes son ingresos por servicios de reparación y alquileres ganados sobre inmuebles propiedad de la compañía.
EJEMPLO 2. ANTICIPOS DE CLIENTES
El 31 de mayo, Office Clean, S.A. prestó sus servicios de limpieza a un supermercado. El admi- nistrador del supermercado acordó con los dueños de la Office Clean, S.A. que en los próximos seis meses ellos se encargarán de limpiar el local, para lo cual expidió el cheque número 0602
por $60 000, cantidad que cubre los seis meses. Se entregó la factura correspondiente y está comprometida a brindar dicho servicio. Al recibir el pago de esos servicios se realizó el siguien- te asiento, sin embargo, en junio aún no se ha realizado el registro correspondiente.
OFFICE CLEAN, S.A.
Diario general Hoja 3
Fecha Detalle Referencia Debe Haber
Mayo 31,
200X Bancos 1010-3 60 000
Anticipo de clientes 1030-1 60 000 Pago con el cheque número 0602 por los servicios pagados por adelantado.
Análisis de la información
Respecto de la transacción anterior, en junio 30 de 200X se debe reconocer una sexta parte del total de dichos ingresos, es decir, $10 000, que fueron devengados en ese mes; por tanto, el aná- lisis de este asiento de ajuste es el siguiente:
• PASIVO: La cuenta Anticipo de clientes representa un pasivo puesto que es un servicio que aún no se ha brindado, sin embargo, ha transcurrido un mes y se debe reconocer el ingreso correspondiente. Por ello se debe hacer una disminución a esta cuenta de pasivo mediante un cargo de $10 000.
• INGRESOS: La cuenta de Ingreso por servicios aumenta con un abono de $10 000 por el reconocimiento de los ingresos del mes.
Registro en el diario general
OFFICE CLEAN, S.A.
Diario general Hoja 3
Fecha Detalle Referencia Debe Haber
Junio 30, 200X Anticipos de clientes 1030-1 10 000
Ingreso por servicios 4010-2 10 000 Reconocimiento de los ingresos durante junio.
Clasificación en el mayor general
OFFICE CLEAN, S.A.
Nombre: ANTICIPOS DE CLIENTES CTA. NÚM. 1030-1
Fecha Referencia Debe Haber Saldo
Saldo antes de ajustes 60 000 Junio 30,
200X 2 D-3 10 000 50 000 Saldo ajustado 50 000
OFFICE CLEAN, S.A.
Nombre: INGRESOS POR SERVICIOS CTA. NÚM. 4010-2
Fecha Referencia Debe Haber Saldo
Saldo antes de ajustes 180 000 Junio 30, 200X 1 D-3 15 000 195 000 Saldo ajustado 195 000 Junio 30, 200X 2 D-3 10 000 205 000 Saldo ajustado (b) 205 000
En este segundo ejemplo, las repercusiones serán en el estado de resultados, que mostrará los $10 000 de ingresos por servicios y, en el estado de situación financiera o balance general, donde aparecerá la cuenta de anticipos a clientes con un saldo de $50 000 ($60 000 – $10 000).