CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO
3. ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
El análisis administrativo es una parte de la administración enfocada en buscar la eficacia y
eficiencia en la ejecución de las actividades que se desarrollan en una empresa. Según
(Franklin & Gómez, 2002, pág. 85) “el análisis provee una clasificación e interpretación de
hechos, diagnostico de problemas y empleo de la información para que la organización
pueda evaluar y racionalizar los efectos de un cambio”
Entre los objetivos del análisis administrativo se pueden destacar:
Reducir costos en el empleo de materiales de trabajo.
Reducir tiempos ociosos por demoras injustificadas en los trámites.
Reducir o eliminar deficiencias, debidas tanto a inadecuados como insuficientes
controles.
Reducir las deficiencias de supervisión originadas en amplios ámbitos de control.
Reducir las deficiencias debidas al desconocimiento de las relaciones de dependencia y
responsabilidad.
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Reducir las deficiencias debidas a asignaciones erróneas de equipo y/o disposiciones de
espacio físico.
Reducir las ineficiencias debido al desconocimiento del operacional del puesto de
trabajo y a la inadecuada distribución de labores entre el personal.
El análisis puede ser realizado por personas internas o externas a la organización y para
lograr conseguir su propósito se utilizan herramientas, técnicas y métodos analíticos de
administración en los departamentos y unidades de toda la organización, buscando
siempre el mejoramiento continuo y alcanzar los objetivos de la compañía. Algunos
ejemplos de técnicas de análisis administrativo según (Franklin & Gómez, 2002, págs. 87-
89) son:
Administración por objetivos.
Auditoría administrativa.
Control total de calidad.
Análisis de sistemas.
Análisis de estructuras.
Estudios de factibilidad.
Benchmarking
Entre otras.
Además de las técnicas mencionadas anteriormente existen muchas otras y la empresa es
la encargada de escoger la más óptima de acuerdo a las necesidades y estrategias que
posea. Es importante mencionar que el análisis administrativo tiene la finalidad de
alcanzar las metas y objetivos desde una perspectiva global, para lograrlo requiere la
integración y coordinación de todas las áreas de la compañía hacia un propósito común.
Una parte indispensable del análisis administrativo que nace ante la necesidad de
documentar los procesos, sistemas y métodos en las empresas son los manuales
administrativos.
27 3.1. MANUAL ADMINISTRATIVO
Los manuales administrativos son fundamentales en una organización, esto debido a la
complejidad de sus estructuras, la cantidad de funciones, el volumen de recursos que se
disponen y manejan, la cantidad de productos o servicios que se brindan, entre otros
factores.
En las empresas los manuales funcionan como una herramienta que ayuda a la eficiencia
de la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativas, según (Benjamín
& Fincowsky, 2009, pág. 244)“Sirven como medios de comunicación y coordinación para
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una
organización, como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor
sus tareas.”
La mayoría de las empresas utilizan manuales con el objetivo de lograr ahorrar tiempo y
esfuerzo en la realización de funciones, facilitar procesos administrativos como en
reclutamiento, selección e integración de personal, mostrar claramente funciones y
responsabilidades de los colaboradores, entre otros. Además para la compañía los
manuales administrativos fundamentan la toma de decisiones, la constante busca de la
eficiencia y el excelente desempeño.
3.1.1. Tipos de Manual Administrativo
Existen diferentes tipos de manuales administrativos los cuales se pueden clasificar por su
naturaleza o área de aplicación, según (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 245) en tres
clases:
Microadministrativos: éstos son los manuales que corresponden a una sola
organización, ya sea en forma general o a alguna de sus áreas en forma específica.
Macro administrativos: Documentos que contienen información de más de una
organización.
Meso administrativos: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de
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Además de las anteriores clasificaciones, las empresas pueden tener manuales
administrativos organizados de acuerdo a su contenido como se muestran en la siguiente
figura:
Figura 5 Clasificación por contenido de manuales administrativos.
Fuente: basada en (Benjamín & Fincowsky, 2009, págs. 245-247)
Todos los manuales que se muestran en la figura anterior desempeñan un papel
importante en el manejo de la información de las organizaciones, los cuales pueden
ayudar de múltiples maneras entre ellas: en la ejecución de las funciones, ya que se puede
precisar las labores de cada unidad administrativa, para definir responsables, servir de
orientación para los colaboradores y permitir una coordinación entre organizaciones.
El presente trabajo contempla dos tipos de manuales administrativos fundamentales para
la gestión del talento humano: Manual de Puestos y Manual de Procedimientos los cuales
se detallan a continuación.
Manuales administrativos Organización Procedimientos Políticas Puestos Técnicas Ventas Sistemas Finanzas Producción29
3.2. MANUAL DESCRIPTIVO DE PUESTOS
El Manual Descriptivo de Puestos puede significar la base de una excelente administración
de recursos humanos en una empresa y la eficiencia de los procesos que se realizan en
esta área según (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 246) “el manual de puestos precisa la
identificación y las relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de
una organización”. Este se basa en la estructura organizacional y en ella se establecen
todos los puestos de trabajo de la compañía.
3.3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El manual de procedimientos es un documento el cual contiene especificados los procesos
que se deben llevar para elaborar un producto, solucionar un problema o realizar una
determinada función. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 245) Lo define como “un
documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de
operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización
de una función, actividad o tarea específicas en una organización”
Este tipo de manual incorpora información clasificada y confiable de cada operación, se
puede realizar por departamento y naturaleza del procedimiento Estos ayudan a
aumentar la productividad y eficiencia de las empresas y disminuir errores en la ejecución
de los procesos, generando una serie de beneficios en las organizaciones como lo
menciona (Franklin & Gómez, 2002, pág. 178) algunos beneficios son:
Reducción de gastos generales.
Control de actividades.
Sistematización e información de actividades.
Guía de trabajo a realizar.
Mejoramiento constante y mejoramiento de las políticas y procedimientos.
Auditoría administrativa de las políticas, procedimientos y controles.
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