ANÁLISIS DE PROCESOS

A través del tiempo se ha venido observando en la empresa Dextera SAS, unas pequeñas falencias en su área de compras que afectan en costos, tiempos y proporcionalmente el presupuesto que se tenía previsto para la ejecución de un proyecto determinado.

Dextera SAS maneja el presupuesto de sus proyectos de manera porcentual, como se observa en la ilustración 2.

Ilustración 3 Distribución de costos

Fuente: Autores

De acuerdo con la gráfica anterior el tema de materiales abarca el 46% total de los costos que tiene la compañía presupuestado para un proyecto en específico, el cual es bastante alto y que tiene un gran impacto sobre la empresa, por lo que es un tema el cual se debe de tener muy en cuenta, además que éste campo de materiales afecta de forma directa a otros dos campos los cuales son nómina y logística. 46% 5% 35% 5% 5% 4%

Distribución de Costos

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Las personas que se encuentran en campo y la gerencia que está a cargo de este ámbito, nos han reflejado que el aumento de los tiempos de ejecución ha sido de un 10% con respecto a los días que se tienen presupuestado para cada obra implementada, aumentando los viáticos de las personas que están ejecutando la obra como de las personas que están supervisando la implementación.

El mayor y más frecuente problema que se presenta para las personas que están en campo, es quedarse estancadas en la ejecución de una obra por falta de material, el cual no lo entrego compras en su debido momento a logística para su despacho por el hecho de no tener un stock en bodega, o no conocer y analizar los tiempos que tienen los proveedores para el abastecimiento de los recursos que requiere una obra para su finalización.

El aumento de tiempos de entrega de las obras que se están implementando, hace que directamente suban los costos que se tenían previamente estipulados en la empresa, aumentando en un 5% el porcentaje inicial de nómina, quedando éste con un peso porcentual del 40% del total del proyecto.

Con base a la información suministrada por la gerencia de proyectos, otra parte fundamental que cabe destacar, son los envíos extras por paqueteo que tiene que hacer la compañía cuando inicialmente no se tiene todo el material en la bodega, estos envíos surgen porque se requiere comenzar con la obra para cumplir con los tiempos de ejecución, por lo que en el camión dedicado para la obra se va un 90% del material y el otro 10% que no se tenía a tiempo para su despacho, se tiene que recurrir con los gastos de envíos extras utilizando una transportadora puerta a puerta que se encarga de llevar el material faltante al personal para que pueda finalizar su obra.

La parte de logística también tiene un aumento en sus costos iniciales de un 0,5% del total del proyecto, y aunque no se ve muy alto el costo mirándolo de forma general, si lo observamos de forma individual, el 0,5% viene siendo un 10% con respecto al porcentaje total de logística presupuestado para el proyecto.

Con base en lo descrito anteriormente se analizan estas dos partes que son afectadas directamente por el tema de materiales faltantes en bodega y se puede observar en la gráfica de la ilustración 3 el aumento porcentual de costos en un 5,5% con respecto a los costos totales del proyecto.

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Ilustración 4 Aumento Porcentual de costos

Fuente: Autores

Para poder llegar a una propuesta para la solución del problema con respecto a los sobrecostos por los materiales faltantes en bodega, fue necesario indagar todo el procedimiento de solicitud de materiales hasta su utilización en la implementación en la obra.

En primer lugar el personal realiza una visita técnica antes de ejecutar la obra, en donde visualiza el área en donde va a implementar la obra, dejando claro el alcance de ésta y los materiales necesarios para su implementación.

Una vez realizada la visita por el personal de campo, la información del alcance y los materiales son revisadas por el personal de áreas técnicas, en donde evalúan a través de sus diseños si los materiales son acordé con la obra a implementar. Realizada esta verificación, se procede a solicitar en la herramienta que tiene la empresa, la cual es un Excel compartido con los demás departamentos, éste se encuentra totalmente formulado, con los centros de costos por cada obra a ejecutar, los códigos de los materiales a solicitar, llevando un orden de solicitud, un responsable, para que ciudad, la fecha de solicitud, y la cantidad necesaria de cada artículo.

46%

6% 40%

5% 5% 4%

Aumento Porcentual de Costos

MATERIAL LOGÍSTICA NÓMINA IMPUESTO IMPREVISTOS OTROS

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Cuando el personal de áreas técnicas termina de subir el material a la plataforma, inmediatamente pasa el departamento de compras a revisar el material solicitado, creando las listas de verificación de material, para que los compañeros de bodega realicen la respectiva inspección de que material se encuentra en bodega y que material es necesario comprar, a su vez el personal de compras van averiguando con los proveedores si tienen el material para que la empresa lo pueda adquirir, una vez el personal de bodega han hecho el check list de los materiales que están en bodega, los de compras empiezan a realizar las ordenes de compras respectivas para que sean aprobadas por el gerente de proyecto.

Cuando se tienen las órdenes de compras aprobadas, se empieza hacer las diferentes operaciones con los proveedores, en donde se les indica el tipo de material con las cantidades necesarias.

Los proveedores envían el material a la bodega de la compañía o en ocasiones directamente al lugar que lo requiere el personal de campo, pero no siempre el proveedor tiene los materiales listos para su oportuno despacho, por lo que empiezan las dificultades a la hora de entrega.

El departamento de Bodega empiezan con el alistamiento del material que se tiene en el almacén, haciendo de nuevo un check list de lo han embalado y que se encuentra listo para subir al camión.

Cuando en la bodega se tiene un 90% del material listo y el 10% del material faltante se demora por aprovisionarse, se toma la decisión de enviar el material al lugar de la implementación de la obra para empezar con los trabajos y así poder cumplir con los tiempos comprometidos por la empresa para la entrega del trabajo. Cuando el 10% del material faltante ya se encuentra en la bodega de la compañía, se envía por paqueteo por medio de una transportadora, la cual le entrega al personal en campo el material que le hacía falta para concluir la obra.

De acuerdo con las falencias descritas podemos considerar que estas causas se deben a las políticas de stock que tienen la empresa, debido a que no manejan un stock estudiado por un histórico de materiales, si no que se compran conforme el departamento de áreas técnicas solicita el material en la herramienta; esto desencadena todo la problemática que presenta la compañía, además que no se le exige a los proveedores que tengan un stock mínimo, lo cual además del aumento de tiempo que se presenta por no tener material en bodega, aumenta los tiempo a la espera de fabricación de los materiales requeridos, por lo que el aumento de tiempos de ejecución aumentan de forma considerable.

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Con base en todo lo encontrado en la compañía, se realizó un análisis tomando como fundamento el sistema ABC, Para realizar éste sistema, se tomó como base el cuadro de solicitud de materiales utilizado por áreas técnicas que se encuentra en el anexo A, el cual fue estudiado por medio de una tabla dinámica, observando la cantidad de referencias de material, creando un nuevo cuadro en donde se muestre solo las referencias utilizadas con la sumatoria de las cantidades solicitadas para cada una. De igual forma se le anexó la columna de tiempo de aprovisionamiento brindado por el departamento de compras, después hallamos el aprovisionamiento total de los materiales, luego encontramos un porcentaje individual de cada referencia con respecto al total de los insumos, y realizamos una columna en donde se evidencia el porcentaje acumulado, la cual es la que me indica la importancia de cada artículo de la empresa, pudiendo aplicar el principio de Pareto (80/20) y designándole las letras A,B,C.

Para el análisis ABC del cuadro de materiales, se tuvo que dividir los materiales en dos secciones, en donde uno se encuentra los artículos que estaban en Metros y el otro son los artículos que estaban en Unidades.