APROBACIÓN DE LA ACCIÓN FORMATIVA

En esta instrucción operativa se describe el mecanismo de “Aprobación de las acciones formativas”.

Se parte de una propuesta de acción formativa que ya ha sido gestionada por responsable de “Formación e Información” (FI) y de la que todos los destinatarios e implicados están informados.

Esa acción formativa puede ser interna o externa, lo cual ha quedado establecido previamente en el “Ficha de Acción Formativa” (FAF).

• Si se trata de una acción formativa interna:

La primera cuestión que deberá resolver en este caso el responsable de “Formación e Información” (FI) es, si se requiere un “Informe del Coste de la Acción Formativa” (ICAF):

A). Se precisa “Informe del Coste de la Acción Formativa” (ICAF), éste será

cumplimentado por los “Subdirectores” (N2) o los “Responsables” (N3) según corresponda, previo estudio de costes que será realizado según la instrucción operativa “Análisis de Coste”. Una vez registrados los resultados de costes en el “Informe del Coste de la Acción Formativa” (ICAF), el coste total asignado a la acción formativa se actualiza automáticamente en la “Ficha de Acción Formativa” (FAF) a través del “Mecanismo Automático de Transmisión de Información” (MATI).

B). Si no se precisa un “Informe del Coste de la Acción Formativa” (ICAF), la

• Si se trata de una acción formativa externa:

El responsable de “Formación e Información” (FI), después de consultar la “Ficha de Acción Formativa” (FAF) comprueba si la acción formativa tiene asignada un proveedor1_.

Para los casos en los que no exista un proveedor preestablecido, el primer paso consistirá en seleccionar el proveedor para dicha acción formativa.

La selección del proveedor de la acción formativa será realizada acorde al procedimiento general de AIMME (PG-AIØ7) “Gestión de compras”, y el resultado de dicha selección quedará registrado en el “Ficha de Acción Formativa” (FAF).

Necesariamente, el proveedor seleccionado tendrá que formar parte de los proveedores homologados para formación de AIMME2.

Si el proveedor seleccionado no forma parte del “Listado de Proveedores de Formación” (LPDF), o no está homologado como proveedor de formación, el responsable de “Formación e Información” (FI) en colaboración con el responsable de “Gestión Económica” (GE) procederán a su inclusión u homologación, según proceda, siguiendo las indicaciones del procedimiento general de AIMME (PG- AIØ7) “Gestión de compras”.

1 _{En ocasiones las acciones formativas propuestas o seleccionadas tienen asociadas un proveedor. En este caso,}

el nombre del proveedor ya estará registrado en la “Ficha de Acción Formativa” (FAF).

2 _{Dentro del listado general de proveedores de AIMME algunos de ellos están homologados como proveedores}

Análisis de la oferta

Si existe una oferta previa del proveedor de formación, el responsable de “Formación e Información” (FI) o los “Responsables” (N3) procederán a su análisis.

En caso contrario, deberán solicitar dicha oferta siguiendo el procedimiento establecido en el procedimiento general de AIMME (PG-AIØ7) “Gestión de compras”.

El resultado del análisis de la oferta será registrado por el responsable de “Formación e Información” (FI) o los “Responsables” (N3) en el “Informe del Coste de la Acción Formativa” (ICAF). Una vez registrados los resultados, el coste total asignado a la acción formativa se actualiza automáticamente en la “Ficha de Acción Formativa” (FAF) a través del “Mecanismo Automático de Transmisión de Información” (MATI).

La aprobación de la acción formativa será realizada, según los casos, por el “Director” (N1), los “Subdirectores” (N2) o los “Responsables” (N3). El nivel de aprobación es un dato que figura en la “Ficha de Acción Formativa” (FAF), e indica quien tiene la capacidad de realizar la aprobación de la acción formativa.

Primer caso: La decisión corresponde directamente al nivel de “Director” (N1). Segundo caso: Si la decisión corresponde al nivel de “Subdirectores” (N2), y éstos aprueban la acción formativa, se requerirá adicionalmente el visto bueno del “Director” (N1).

Tercer caso: Si la decisión corresponde al nivel de “Responsables” (N3), y éstos aprueban la acción formativa, se requerirá adicionalmente el visto bueno de los “Subdirectores” (N2), y en el caso de que los “Subdirectores” (N2) la aprueben pasaría al visto bueno del “Director” (N1).

En última instancia, todas las acciones formativas son aprobadas por el “Director” (N1).

En todos los casos anteriores el mecanismo de aviso a cada uno de los niveles implicados, “Director” (N1), “Subdirectores” (N2) y “Responsables” (N3), será el “Mecanismo de Aviso automático a través de Correo Electrónico” (MACE).

Cuando en alguno de los niveles de aprobación se toma la decisión de no aprobar la acción formativa según las condiciones de la misma reflejadas en la “Ficha de Acción Formativa” (FAF), a ese mismo nivel de aprobación se plantea la posibilidad de replantear o modificar la acción formativa, por ejemplo proponiendo el paso de “Acción formativa interna” a “Acción formativa externa” o de “Acción formativa externa” a “Acción formativa interna”.

En caso de producirse una respuesta positiva a esta disyuntiva se reinicia el proceso descrito en esta instrucción operativa desde el punto en el que se plantea la posibilidad de que se realice bien una acción formativa interna o una acción formativa externa.

Por tanto, las posibles formas de finalizar este proceso de aprobación de acciones formativas serían:

• Cuando el “Director” (N1) da su aprobación o visto bueno final.

• Cuando desde cualquiera de los niveles de aprobación: “Director” (N1), “Subdirectores” (N2) o “Responsables” (N3), se decide no aprobar la acción formativa y no se admite la posibilidad de una reformulación de la acción formativa.

Para todos los tipos y niveles de decisión descritos anteriormente, los resultados de dichas decisiones quedan registrados en el “Ficha de Acción Formativa” (FAF) y se transmite el resultado de la decisión mediante el “Mecanismo de Aviso automático a través de Correo Electrónico” (MACE) al nivel oportuno.

A continuación se presenta el diagrama de flujo de la instrucción operativa de: “Aprobación de la acción formativa”