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INFORME Nº 037 -2010-AMGE
AL : Sr. Zacarías Carhuapoma García.
Alcalde de la Municipalidad Distrital de Alonso de Alvarado ASUNTO : INFORME TECNICO SUSTENTARIO DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - R.O.F.
FECHA : Tarapoto, 02 de Noviembre de 2010
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Mediante el presente me dirijo a usted, para saludarle cordialmente y a la vez hacerle llegar el Informe Técnico Sustentatorio del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Distrital de Alonso de Alvarado para su revisión y aprobación del concejo Municipal.
INFORME TECNICO SUSTENTATORIO
El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) es un documento Técnico, Normativo y de Gestión Institucional, que contiene la organización formal de una entidad pública; es decir, contiene su Estructura Orgánica, así como las funciones generales y específicas de cada uno de sus Órganos y Unidades Orgánicas.
El ROF es un Documento: Técnico, dado que es el resultado del proceso de planeación organizacional en el cual una entidad define el modelo de organización que mejor le conviene para el cumplimiento de sus funciones y objetivos: Normativo, porque constituye una norma de carácter público y de obligatorio cumplimiento para la entidad. De Gestión, ya que es una guía administrativa para la entidad y su personal, sobre cómo se han asignado las funciones y responsabilidades en su interior.
El ROF es un instrumento útil: Para la Entidad, Presenta una visión de conjunto de la entidad y de los órganos y unidades que la componen; Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los órganos y unidades orgánicas que la componen, evitando duplicidades e identificando responsables. Para el Personal de la Entidad, Permite al personal que trabaja en la entidad identificar qué atribuciones y responsabilidades le corresponde a cada uno de los órganos y unidades orgánicas en los que labora, de modo tal que oriente su labor al cumplimiento de tales funciones; Facilita la integración del personal nuevo al contar con un documento que lo orienta sobre el quehacer de los órganos y unidades de la entidad. Para otras Entidades Públicas, Al delimitar los campos de actuación de las entidades públicas, contribuye a una mejor coordinación entre éstas al facilitar la búsqueda respecto de “con quién coordino y sobre qué materias”. Para quienes ejercen Control sobre la Entidad, Facilita la labor de quienes ejercen algún tipo de control sobre la entidad al identificar a los órganos responsables del cumplimiento de las funciones encomendadas a la entidad.
El ROF se encuentra estrechamente ligado, a cada uno de los Instrumentos de Gestión con los que cuenta una Entidad Pública: Interrelación del ROF con los instrumentos de Gestión Organizacionales, El ROF es el insumo que necesitan los otros documentos para
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que puedan ser formulados. En efecto, solamente un vez que se tiene definida la Organización Interna de la Entidad, es decir, establecidos los niveles jerárquicos así como asignadas las funciones y responsabilidades entre los Órganos y Unidades Orgánicas, se puede, a través del CAP, establecer los Cargos necesarios para llevar a cabo tales funciones así como, mediante el MOF, establecer las Funciones particulares de cada cargo. Interrelación con los Instrumentos de Planeamiento,
El ROF es la herramienta que sirve para identificar qué órganos de la entidad son los responsables de cumplir con las metas establecidas en los instrumentos de planeamiento.
En ese sentido, el ROF no es un instrumento aislado del Proceso de Toma de Decisiones de una Entidad, sino que la organización y distribución de funciones plasmadas en el ROF, como norma de organización, debe facilitar también la identificación de responsables sobre el alcance de resultados concretos a cargo de la Entidad.
Es necesario aprobar un nuevo R.O.F. en los siguientes casos: a) La creación de una nieva entidad; b) La función de entidades; c) Por efectos de la transferencia de funciones en el marco del proceso de descentralización; d) Por existencia de un proceso de reorganización de la entidad aprobado conforme a Ley; e) Por modificación del marco legal sustantivo que conlleve una afectación de la estructura orgánica o modifique total o parcial las funciones previstas para la entidad; f) Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad con la finalidad de cumplir con mayor eficiencia su misión y funciones.
La base legal, tomada para la elaboración del presente ROF, la conforma la Constitución Política del Perú con su modificación en el Capítulo sobre Descentralización, la Ley de Bases de la Descentralización, la Ley Orgánica de Municipalidades, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley de Gestión Presupuestaria del Estado, Ley de Bases de la Carrera Administrativa, Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley de Tributación Municipal, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y el Decreto Supremo N° 043-2006-PCM, “Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones (ROF), por parte de las Entidades de la Administración Pública”.
I. JUSTIFICACION:
Actualmente la Municipalidad Distrital de Alonso de Alvarado no cuenta con un Reglamento de Organización y Funciones – ROF estructurado con el debido procedimiento, aprobado por el concejo Municipal, emitido la respectiva ordenanza y publicado.
El diseño de la organización de la Municipalidad Distrital de Alonso de Alvarado y su Reglamento de Organización y Funciones – ROF, propone articular los objetivos institucionales contenidos en los planes y presupuestos de la municipalidad. Tal articulación debe permitir dotar a la entidad de un proceso dinámico y flexible de reforma continua que permita la adaptación a los cambios del entorno social, ambiental, económico, político y cultural en que se desenvuelven las acciones municipales; las mismas que deben orientarse permanentemente a lograr la gobernabilidad en la jurisdicción sobre la base de una sólida institucionalidad democrática y participativa.
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El diseño organizacional de la municipalidad y su respectivo Reglamento de Organización y Funciones, adecuado a la normatividad vigente, tiene como objetivo promover paradigmas de gestión, donde se incentive el trabajo, a fin de alcanzar que la gestión sea eficiente y eficaz en la realización de las actividades y proyectos en beneficio de la población, alcanzando progresivamente mayores niveles de productividad y calidad en los servicios y productos municipales.
El Reglamento de Organización y Funciones – ROF, debe entenderse como un documento del gobierno local, donde se expresa el compromiso de la autoridad municipal con una administración de calidad, los criterios de racionalidad, eficiencia, eficacia y productividad, contemplando los reales recursos financieros a corto y mediano plazo, para hacer posible la ejecución del Plan de Desarrollo Local y el Presupuesto Institucional.
En este sentido, mediante la Ley N° 27658, se promulgó la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, a su vez Reglamentado por el Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, que declaró al Estado en proceso de modernización en sus diferentes instancias, entidades, organizaciones y procedimientos, con la finalidad de mejorar la gestión pública y construir un Estado democrático, descentralizado y al servicio de los ciudadanos.
La descentralización del Estado parte de un proceso gradual a raíz de la promulgación de la Ley N° 27680, Ley de Reforma Constitucional, donde se define la descentralización como una forma de organización democrática constituyéndose una política permanente del Estado, que tiene como objetivo fundamental el desarrollo integral del país. Este proceso de descentralización está concebido para su realización en etapas, en forma progresiva y ordenada de acuerdo a criterios que permitan una adecuada asignación de competencias y transferencias de recursos del gobierno nacional a los gobiernos regionales y locales.
Asimismo, la Ley N° 27783, Ley de Bases de la Descentralización, regula la estructura y organización del Estado definiéndola en forma democrática, descentralizada y desconcentrada; partiendo de la descentralización administrativa, económica, productiva, financiera, tributaria y fiscal.
En este orden de ideas, la Constitución Política del Perú reconoce a los gobiernos locales la autonomía económica, política y administrativa en los asuntos de su competencia;
señalando que la estructura orgánica del gobierno local la conforman el concejo municipal como órgano normativo y fiscalizador y la alcaldía como órgano ejecutivo.
La autonomía concedida a los gobiernos locales les permite conforme al inciso 1) del artículo 195 de la Constitución Política del Perú, la competencia exclusiva para aprobar su organización interna, desenvolverse con plena libertad en los aspectos administrativos; es decir, se garantiza a los gobiernos locales en los asuntos que constitucionalmente les atañen puedan desarrollar las potestades necesarias para garantizar su autogobierno. Sin embargo, la autonomía no debe confundirse con autarquía, pues desde el mismo momento en que aquella le viene atribuida por el ordenamiento, su desarrollo debe realizarse con respeto al ordenamiento jurídico.
Como tal, el artículo 26 de la Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, refiriéndose a la estructura municipal establece que ésta adopta una estructura gerencial sustentándose en principios de programación, gerencia, ejecución, supervisión, control
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concurrente y posterior; y se rige por los principios de legalidad, economía, transparencia, simplicidad, eficacia, participación y seguridad ciudadana, y por los principios contenidos en la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
El Proyecto de Reglamento de Organización y funciones debidamente adecuadas al Decreto Supremo Nº 043-2006-PCM, requiere la aprobación del Concejo Municipal a fin de ser implementado en forma progresiva y por etapas en base a los requerimientos y necesidades y el presupuesto institucional.
Se presenta la estructura orgánica y del respectivo ROF de la Municipalidad con el fin de optimizar los procesos de la entidad y cumplir con mayor eficiencia su misión y funciones, se pone a consideración el siguiente Informe Técnico Sustentatorio de la propuesta del Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Distrital de Alonso de Alvarado de acuerdo inc. f) del Art. 28º del Decreto Supremo Nº 043-2006-PCM.
Por lo que la estructura orgánica propuesta contiene órganos y unidades orgánicas de acuerdo a las necesidades y presupuesto de la Municipalidad, como se detalla a continuación:
ESTRUCTURA ORGÁNICA
CAPÍTULO I: DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
CAPITULO II: DE LOS ÓRGANOS DE ALTA DIRECCION CODIGO 01.1. 0. Concejo Municipal
CODIGO 01.2. 0. Alcaldía
CODIGO 01.3. 0. Gerencia Municipal
CAPITULO III: DE LOS ÓRGANOS CONSULTIVOS CODIGO 02.1.0. Comisiones de Regidores
CODIGO 02.2.0. Consejo de Coordinación Local Distrital CODIGO 02.3.0. Comité Distrital de Defensa Civil
CÓDIGO 02.4.0. Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche CODIGO 02.5.0. Comité Distrital de Seguridad Ciudadana
CAPITULO IV: DE LOS ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO CODIGO 03.1.0. Oficina de Asesoría Jurídica
CAPITULO V: DE LOS ÓRGANOS DE APOYO CODIGO 04.1.0. Oficina de Secretaría General CODIGO 04.2.0. Oficina de Administración y Finanzas CODIGO 04.2.1. Unidad de Personal
CODIGO 04.2.1. Unidad de Tesorería CODIGO 04.2.2. Unidad de Abastecimiento CODIGO 04.2.3. Unidad de Rentas
CAPITULO VI: DE LOS ÓRGANOS DE LÍNEA
CODIGO 05.1.0. Sub Gerencia de Infraestructura y Obras CODIGO 05.1.1. División de Estudios y Liquidación de Obras CODIGO 05.1.3. División de Maquinaria y Equipos
CODIGO 05.2.0.Sub Gerencia de Medio Ambiente y Servicios Públicos CODIGO 05.2.1. División de Gestión Ambiental
CODIGO 05.2.3. División de Registro Civil
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CODIGO 05.2.4. División de Servicios Básicos Municipales
CODIGO 05.3.0. Sub Gerencia de Desarrollo Social y Seguridad Ciudadana CODIGO 05.3.1. División de DEMUNA y OMAPED
CODIGO 05.3.2. División del Programa del Vaso de Leche y Unidad Local de Focalización CODIGO 05.2.3. División de Defensa Civil y Seguridad Ciudadana
ANALISIS FUNCIONAL.
Se plantea la transparencia de las funciones, procesos y procedimientos técnicos - administrativos para que obedezcan a las nuevas situaciones estructurales y funcionales planteadas; así como a la implementación de mecanismos de participación y transparencia en la toma de decisiones del programa que coadyuven a un mejor funcionamiento.
Se definen los órganos de Alta Dirección, de Asesoramiento, de Apoyo y de Línea, adecuándolos al Decreto Supremo Nº 043-2006-PCM a fin de optimizar las competencias y funciones. Se considera las funciones de la Gerencia Municipal de acuerdo al Artículo 26 de la Ley Orgánica de Municipalidades.
Tratándose que la Municipalidad Distrital de Alonso de Alvarado es una Municipalidad pequeña y con recursos económicos y presupuestales reducidos se propone que las unidades orgánicas de la Oficina de Administración y Finanzas, dependan de la Gerencia Municipal.
Se propone como órganos de línea a las Sub Gerencias de: Infraestructura y Obras; Medio Ambiente y Servicios Públicos; Desarrollo Social y Seguridad Ciudadana.
ANALISIS DE NO DUPLICIDAD DE FUNCIONES
Al amparo del régimen especial que en materia de descentralización le otorga la Constitución y la legislación respectiva vigente, mediante el cual la Municipalidad que tiene las competencias y funciones; y por lo tanto, no existe duplicidad con las otras entidades publicas en el ámbito distrital.
Asimismo la Municipalidad se interrelaciona con otras entidades del Gobierno Central entre ellas: Contraloría General de República, Dirección Nacional de Presupuesto Público, Dirección Nacional de Contabilidad Pública, Dirección Nacional del Tesoro del Público;
RENIEC, INDECI, etc.
Tercerización de Funciones:
Debido a la distancia y por carecer de servicios óptimos de Internet y energía eléctrica para realizar el registro de las operaciones de ingresos y gastos en el Sistema de Integración de la Administración Financiera (Siaf-GL) no es posible realizar en el mismo distrito. Asimismo la Municipalidad no cuenta con el presupuesto para la contratación de Profesionales Titulados para estar a cargo de la Oficina de Planificación y Presupuesto y la Unidad de Contabilidad, por lo que se realiza la contratación de Asesoría Externa para la tercerización de las funciones de la Oficina y Unidad antes indicada, con la supervisión de la Gerencia Municipal.
II. ANALISIS DE CONSISTENCIA
La estructura orgánica propuesta se adecua a los fines para los que fue creado y a las nuevas circunstancias y teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 30 del Decreto
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Supremo N° 043-2004-PCM y la Ley Orgánica de Municipalidades.
El diseño de la organización de la Municipalidad Distrital de Alonso de Alvarado y su Reglamento de Organización y Funciones – ROF, se propone articular los objetivos institucionales contenidos en los planes y presupuestos de la municipalidad.
III. EFECTOS PRESUPUESTALES:
La estructura orgánica propuesta es cubierta íntegramente con el personal actual de la Municipalidad y con la contratación de Asesoría externa para realizar las funciones de planeamiento y presupuesto y para las funciones de la unidad de contabilidad, los mismos que son financiados con el foncomun destinado a gastos corrientes.
GLOSARIO DE TERMINOS Atribución
Facultad concedida expresamente a quien ejerce un cargo para resolver o tomar decisión sobre cualquier acto administrativo dentro de su competencia y en el ejercicio de sus funciones.
Cuadro para Asignación de Personal – CAP.- Es el documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y aprobados por la entidad, sobre la base de la estructura orgánica vigente prevista en el Reglamento de Organización y Funciones.
Función
Es el conjunto de acciones o tareas que le corresponde realizar a la entidad y a sus órganos y unidades orgánicas de manera particular a fin de cumplir con la misión y objetivos de la entidad.
Las Comisiones
Son estructuras de carácter no permanente, que tienen objetivos temáticos precisos, por un plazo determinado y son producto de la voluntad político institucional, por lo que no deben figurar en la estructura de la organización, con independencia de la denominación formal que las normas le reconozcan.
Manual de Organización y Funciones – MOF.- Es el documento que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo, desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal.
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especialistas o representantes de grupos con un interés determinado para que emitan opinión o recomendación sobre materias previamente determinadas. Sus opiniones o recomendaciones no son vinculantes para la entidad y sus miembros participan ad-honorem.
Órgano de Control Institucional
Es el órgano conformante del Sistema Nacional de Control, cuyo responsable guarda dependencia funcional y administrativa con la Contraloría General de la República, siendo ésta última quien determina las funciones del órgano. Según las características de la Entidad y la complejidad de los procesos, el Órgano de Control Institucional podrá constituir unidades orgánicas.
Órganos de Asesoramiento
Son los encargados de brindar asesoría a las entidades en determinados conocimientos especializados. La normatividad establece que las entidades contarán con los siguientes órganos de asesoramiento: una Oficina de Asesoría Jurídica y una Oficina de Planeamiento y Presupuesto, teniendo éste último a su cargo las materias de Planeamiento, Presupuesto, Racionalización y Cooperación Técnica Internacional.
Órganos de Apoyo
Los órganos de apoyo son aquellos que brindan soporte al quehacer de la Entidad, concentran las acciones de coordinación y ejecución de los sistemas de gestión. La normatividad establece que las entidades contarán con una Oficina General de Administración como órgano de apoyo a cargo de las siguientes materias: Contabilidad y Finanzas, Adquisiciones, Administración de Personal y Sistemas.
Órganos de Línea
Son aquellas unidades técnico normativas que (i) formulan y proponen las normas y acciones de política de alcance nacional sobre la materia de su competencia y supervisan su cumplimiento y (ii) ejecutan actividades que permiten dar cumplimiento a las funciones específicas de la entidad. Según el tipo de entidad, podrán estructurarse a través de Direcciones Nacionales, Direcciones Generales o Direcciones, según corresponda. La creación de estos órganos y de sus unidades orgánicas se decidirá de acuerdo con la naturaleza, complejidad y volumen de funciones a cargo y su disponibilidad presupuestal y siempre que se encuentren debidamente justificadas en el Informe Técnico Sustentatorio.
Órganos Desconcentrados
Son órganos de la entidad con funciones específicas, asignadas en función de un ámbito territorial determinado. Actúan en representación y por delegación de ésta dentro del territorio sobre el cual ejercen jurisdicción
Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la entidad y refleja en forma esquemática la posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad, así como sus respectivas relaciones.
Organización.- Entiéndase al sistema integral en el cual interactúan los objetivos, fines y estrategias, estructura orgánica, potencial humano, sistemas y procesos, estilo gerencial y
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mecanismos de participación, valores y cultura organizativa, sus recursos y habilidades resultantes de la organización en su conjunto.
Presupuesto Analítico de Personal – PAP.- Es el documento de gestión donde se considera las plazas y el presupuesto de los servicios específicos del personal permanente y eventual en función de la disponibilidad presupuestal y el cumplimiento de las metas de cada programa presupuestado, previamente definidos en la estructura programática, teniendo en cuenta el Cuadro para Asignación de Personal.
Reorganización.- Es cuando entra en un proceso de reorganización produciéndose una transformación o cambio en la finalidad para la cual fue creada.
Reestructuración.- Es cuando la entidad entra en un proceso de reestructuración redefiniendo su estructura orgánica sin que ello implique un cambio en su finalidad o razón de ser.
Reglamento de Organización y Funciones – ROF.- Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad y las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.
El presente Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Distrital de Alonso de Alvarado, cumple con las normas técnicas y legales.
Sin otro particular me suscribo de Usted.
Atentamente,