Auditoría de cumplimiento

Adquisiciones no se publicaron en el portal de compras públicas

Las adquisiciones de bienes y prestación de servicios de los meses de enero a septiembre de 2013, realizadas por el mecanismo de Ínfima Cuantía, no fueron publicadas en el portal de compras públicas, durante el transcurso del mes en el cual se contrataron.

El Presidente y la Secretaria-Tesorera, inobservaron los artículos 77 numerales 1, letra a) y 3, letras a) y b) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, 21 Portal de compras públicas de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 147 Obligaciones de entidad contratante del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno y 401-03 Supervisión; y, 8 Publicación de la Resolución INCOP-062-2012 de 30 de mayo de 2012, que señala:

“…Cada contratación realizada a través del mecanismo de ínfima cuantía, deberá ser publicada mediante la herramienta “Publicaciones de ínfima cuantía” del portal www.compraspublicas.gob.ec, durante el transcurso del mes en el cual se realizaron las _{contrataciones”.}

Situación que se presentó por cuanto el Presidente y la Secretaria-Tesorera no aplicaron procedimientos de control establecidos y regulados por el Sistema Nacional de Contratación Pública en la adquisición de bienes y prestación de servicios, lo que ocasionó que las contrataciones no se publiquen mediante la herramienta Publicaciones de Ínfima Cuantía en el tiempo requerido.

Mediante oficios circulares 011.1 y 011.2-GADPREC-GE-2014 de 18 de diciembre de 2014, se puso en conocimiento de este hecho al Presidente y Secretaria-Tesorera.

En oficio s/n de 29 de diciembre de 2014, la Secretaria-Tesorera indica que las contrataciones de Ínfima Cuantía se publicaron en el Sistema Nacional de Contratación Pública en el mes correspondiente en el INCOP; sin embargo, el equipo auditor se ratifica en lo comentado por cuanto no refleja ninguna publicación en el portal de compras públicas, durante el transcurso del mes en el cual se contrataron.

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Conclusión

No se aplicó procedimientos de control establecidos y regulados por el Sistema Nacional de Contratación Pública en la adquisición de bienes y prestación de servicios, lo que ocasionó que las contrataciones no se publiquen mediante la herramienta Publicaciones de Ínfima Cuantía en el tiempo requerido.

Recomendaciones

Al Presidente

13. Realizarán conjuntamente con la Secretaria-Tesorera las contrataciones para adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de consultoría, mediante el Sistema Nacional de Contratación Pública. A la Secretaria-Tesorera

14. Establecerá controles mediante la implementación de un registro detallado de las adquisiciones, de tal manera que las compras se ajusten a lo proyectado y se publiquen en el portal del INCOP durante el transcurso del mes en el cual se realizaron las contrataciones.

Ejecución de contratos, adquisición de bienes y prestación de servicios sin certificación de disponibilidad presupuestaria

En el año 2013, se realizó desembolsos correspondientes a la ejecución de contratos, adquisición de bienes y prestación de servicios, obligaciones que no se encuentran respaldadas con la emisión de la certificación presupuestaria respectiva.

El Presidente y la Secretaria-Tesorera incumplieron los artículos 77 numerales 1 y 3 letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, 24 Presupuesto de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, 27 Certificación de disponibilidad de fondos del Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 115 Certificación presupuestaria del Código de Planificación y Finanzas Públicas; y, se inobservó la Norma de Control Interno 402-01 Responsabilidad del control.

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Situación que se presentó por cuanto contrajeron compromisos y celebraron contratos sin identificar las partidas presupuestarias específicas en la ejecución financiera de los gastos, lo que ocasionó que no se emitan certificaciones de disponibilidad presupuestaria para cubrir las obligaciones contraídas.

Con oficios circulares 011.1 y 011.2-GADPREC-GE-2014 de 18 de diciembre de 2014, se puso en conocimiento de este hecho al Presidente y Secretaria-Tesorera, sin obtener respuesta.

Conclusión

Se ejecutaron contratos, adquisición de bienes y prestación de servicios, sin identificar las partidas presupuestarias específicas en la ejecución financiera de los gastos, lo que ocasionó que no se emitan certificaciones de disponibilidad presupuestaria para cubrir las obligaciones contraídas.

Recomendaciones

Al Presidente

15. Previo a la aprobación y/o autorización de un gasto, verificará que exista la partida presupuestaria y solicitará a la Secretaria-Tesorera la certificación de disponibilidad presupuestaria.

A la Secretaria-Tesorera

16. Emitirá certificación de disponibilidad presupuestaria para cubrir obligaciones de las contrataciones, adquisición de bienes y prestación de servicios, utilizando las partidas de acuerdo a su naturaleza del gasto, siempre que disponga de los recursos suficientes para realizar el compromiso.

No se emitieron informes de las actividades realizadas por las comisiones

El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de El Carmelo, con el fin de alcanzar los objetivos institucionales, conformó comisiones de trabajo para las áreas de

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obras públicas y servicios básicos; de educación deporte; y, de salud higiene y medio ambiente, que se encuentran integradas por un vocal designado por el Gobierno Parroquial quien la preside y como resultado de las acciones efectuadas por las comisiones, no se evidencia en informes sobre el cumplimiento de las actividades o proyectos asignados. Se incumplió los artículos 77 numeral 1, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 68 Atribuciones de los vocales de la junta parroquial rural, letra b) del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización; y, se inobservó las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno y 100-04 Rendición de cuentas.

Hecho que se presentó por cuanto los Vocales del Gobierno Parroquial, no emitieron informes de los resultados obtenidos en cada una de las comisiones que fueron designados, con el fin de evidenciar si los objetivos planteados fueron alcanzados, lo que ocasionó que la entidad no disponga de información oportuna en el proceso de las acciones institucionales. Mediante oficio 008-GADPREC-GE-2014 de 24 de noviembre de 2014, se comunicó de este hecho al Presidente y Secretaria-Tesorera del GAD Parroquial, sin obtener respuesta.

Conclusión

No se emitieron informes de las actividades realizadas por cada una de las comisiones designadas, lo que ocasionó que la entidad no disponga de información oportuna en el proceso de la gestión institucional.

Recomendación

Al Presidente

17. Evaluará periódicamente los resultados obtenidos de las actividades asignadas en cada una de las comisiones, dejando constancia escrita e informará los resultados en la rendición de cuentas a la ciudadanía.

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4.4.4. Auditoría de gestión.

El Plan Operativo Anual no contiene la descripción de los objetivos, metas y estrategias y no se efectuó una evaluación permanente

El Plan Operativo Anual del año 2013, no contiene la descripción de los objetivos, metas y estrategias que les permita delinear y fortalecer la consecución de los objetivos institucionales, como tampoco fueron vinculados El Plan Estratégico y el Plan Operativo Anual con el presupuesto y no se realizó el seguimiento y evaluación permanente para determinar si se ha cumplido en forma eficiente la gestión institucional.

El Presidente y la Secretaria-Tesorera, incumplieron los artículos 77 numerales 1 y 3, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 70 letra f) del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, e inobservaron las Normas de Control Interno 200-02 Administración estratégica, 402-01 Responsabilidad del control y 402-04 Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto por resultados.

La falta del establecimiento de objetivos, metas y estrategias en el Plan Operativo Anual y no haber relacionado los recursos de los dos planes con el Presupuesto institucional como tampoco se efectuó una evaluación permanente de su cumplimiento, lo que ocasionó que las actividades y operaciones no estén delineadas a fortalecer la consecución de los objetivos institucionales.

Mediante oficio 008-GADPREC-GE-2014 de 24 de noviembre de 2014, se comunicó de este hecho al Presidente y Secretaria-Tesorera del GAD Parroquial, sin obtener respuesta.

Conclusión

No se estableció en el Plan Operativo Anual los objetivos, metas y estrategias y no se relacionó los recursos de los dos planes con el Presupuesto institucional como tampoco se efectuó una evaluación permanente de su cumplimiento, lo que ocasionó que las actividades y operaciones no estén enmarcadas a fortalecer la consecución de los objetivos institucionales.

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Recomendación

Al Presidente

18. Elaborará participativamente el Plan Operativo Anual, el mismo que contendrá los objetivos, metas, estrategias, plazo y actividades que se desarrollarán en el período anual, herramienta básica para la programación de los recursos que les permita cumplir la misión y los objetivos institucionales; así como también, en coordinación con los Vocales y Secretaria-Tesorera realizarán en forma permanente el seguimiento y evaluación del cumplimiento de las metas establecidas, a base del presupuesto aprobado; y, del plan operativo anual y plan estratégico institucional. No se formularon indicadores de gestión para evaluar el cumplimiento de las metas programadas

El Presidente no dispuso a la Secretaria-Tesorera formule los indicadores de gestión que permitan medir el manejo de recursos con relación al presupuesto institucional, el cumplimiento de las metas programadas con respecto al Plan Operativo Anual y el nivel de satisfacción percibido por los usuarios.

Incumpliendo con lo que dispone el artículo 77 numerales 1, letras a) y b) y 3, letras a), b) y c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y se inobservó la Norma de Control Interno 200-02 Administración estratégica.

Situación que se presentó por no aplicar los mecanismos de control para medir la gestión presupuestaria, lo que ocasionó que no se evalúe el cumplimiento de las metas y objetivos por el desconocimiento de los procesos que se deben seguir para la elaboración de un indicador.

Con oficios circulares 011.1 y 011.2-GADPREC-GE-2014 de 18 de diciembre de 2014, se comunicó de este hecho al Presidente y Secretaria-Tesorera, sin obtener respuesta.

Conclusión

La falta de elaboración de los indicadores para medir la gestión presupuestaria, ocasionó que no se evalúe el cumplimiento de las metas y objetivos por el desconocimiento de los

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procesos que se deben seguir para la elaboración de un indicador. Recomendaciones

Al Presidente

19. Dispondrá a la Secretaria-Tesorera elabore los indicadores de gestión presupuestaria, que permitan señalar los avances de la ejecución del presupuesto de la entidad.

A la Secretaria-Tesorera

20. Verificará a través de los indicadores de gestión el comportamiento de la ejecución presupuestaria respecto al grado de cumplimiento del avance físico, e informará periódicamente mediante la presentación de informes a la máxima autoridad para la toma de decisiones en la administración de la institución.

Nivel de eficacia de la gestión institucional

En el año 2013, las autoridades del Gobierno Parroquial planificaron invertir 175.878,28 USD, que equivale al 67,87% del presupuesto para gastos de inversión, estos recursos fueron destinados para 10 proyectos enfocados a las áreas de obras públicas, educación deporte y medio ambiente. Del total de proyectos planificados 7 fueron ejecutados conforme a la programación realizada en el Plan Operativo Anual 2013, el resultado obtenido equivale al cumplimiento eficaz del 70% de la meta planteada y el 30% de los proyectos programados no fueron ejecutados, en razón de no disponer de la documentación legal requerida para la inversión de la construcción del minicamal, construcción Centro de Capacitación Comunidad El Frailejón, y construcción de visera y graderío Comunidad de Aljún Agua Fuerte, aspectos que no fueron considerados ni gestionados con oportunidad.

Incumpliendo lo establecido en el artículo 77 numeral 1, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y se inobservó las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno y 200-02 Administración estratégica.

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La falta de ejecución de la programación planificada en los 10 proyectos de inversión para las áreas de obras públicas, educación deporte y medio ambiente, ocasionó que los recursos asignados para el año 2013 no sean utilizados, lo que no le permitió contar a la comunidad con obras sociales que contribuyan al mejoramiento de la parroquia El Carmelo.

Con oficios circulares 011.1 y 011.2-GADPREC-GE-2014 de 18 de diciembre de 2014, se comunicó de este hecho al Presidente y Secretaria-Tesorera, sin obtener respuesta.

Conclusión

El Gobierno Parroquial alcanzó el 70% del cumplimiento de los proyectos planificados para las diferentes áreas sociales y el 30% de los proyectos programados no fueron ejecutados por falta de medidas oportunas, lo que ocasionó que la comunidad no disponga de obras sociales que contribuyan al mejoramiento de la parroquia El Carmelo.

Recomendación

Al Presidente

21. Realizarán conjuntamente con los Vocales del Gobierno Parroquial el seguimiento del Plan Operativo Anual, con el fin de dar estricto cumplimiento a lo programado durante el período anual, analizando el entorno y considerando la disponibilidad de los recursos.

Nivel de eficiencia de la gestión institucional

En el año 2013, el Gobierno Parroquial Rural ejecutó 7 proyectos sociales con un presupuesto asignado de 119.370,99 USD, de estos recursos se utilizó 85.074,06 USD, equivalente al 71% de lo presupuestado. Este resultado muestra la utilización de los recursos, evidenciándose que el 29% del total programado, no fueron invertidos en obras públicas en beneficio de las comunidades.

Se incumplió el artículo 77 numerales 1 y 3, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y se inobservó las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno y 200-02 Administración estratégica.

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Situación que se presentó por cuanto los Vocales del Gobierno Parroquial, no efectuaron la fiscalización correspondiente a las acciones y compromisos adoptados por el Presidente en la suscripción de los proyectos interinstitucionales y debido a la falta de control por la Secretaria-Tesorera en el manejo de los recursos, lo que ocasionó que la entidad no cuente con la construcción de 3 proyectos que no le permitió beneficiar a las comunidades de El Carmelo.

Mediante oficios circulares 011.1 y 011.2-GADPREC-GE-2014 de 18 de diciembre de 2014, se comunicó de este hecho al Presidente y Secretaria-Tesorera, sin obtener respuesta. Conclusión

No se efectuó el seguimiento de los proyectos interinstitucionales como tampoco a la utilización de los recursos asignados, lo que ocasionó que la entidad no cuente con la construcción de 3 proyectos en beneficio de las comunidades de El Carmelo.

Recomendaciones

Al Presidente

22. Aplicarán conjuntamente con los Vocales procedimientos de control y supervisión en la ejecución de los diferentes proyectos suscritos por la entidad, emitiendo informes de implantación de los planes, seguimiento y cumplimiento de los mismos

A la Secretaria-Tesorera

23. Realizará el control de la ejecución de los contratos y comunicará a la máxima autoridad las variaciones y novedades que se presenten, a fin de que se adopten las medidas correctivas en forma oportuna.

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4.5 Cronograma de implementación de recomendaciones