En todo proceso de manejo de información en Excel, es muy común repetir acciones y comandos en forma continua. Igualmente, es fundamental, facilitar que otros usuarios utilicen los modelos desarrollados y las soluciones ya creadas de una manera sencilla y sin necesidad de conocer a fondo el manejo de la hoja de cálculo. Microsoft, tiene una herramienta de programación muy poderosa llamada Visual Basic, la cual viene en todas las herramientas de productividad de esta casa de software y a la cual se tiene acceso a través de las diferentes herramientas de Office. Sin embargo, como el problema de manejo de la información no debe estar limitado a los expertos de sistemas, Excel facilita la creación de pequeños programas que automatizan los modelos desarrollados y que facilitan la interacción de otros usuarios con estos desarrollos.
Toda macro tiene unos pasos básicos: Se crea, se graba, se detiene, se ejecuta.
Grabadora de macros
Para crear una macro se deben tener en cuenta los siguientes pasos: 1. Plantear el objetivo.
2. Definir el tipo de macro, si es absoluta o relativa. Más adelante se verá un dará un ejemplo, en donde se utilizará este concepto y se verá la importancia en la creación de las macros.
3. Dar clic al comando Macros que se encuentra en la ficha Vista. 4. En la lista desplegable dar clic al comando Grabar Macro…
5. Se abre la ventana Grabar macro a. Dar nombre a la macro b. Definir el método Abreviado
c. Definir en dónde se guardará y dar clic al botón Aceptar. 6. Realizar una a una las tareas ordenadamente para cumplir el
objetivo propuesto y de la manera más eficiente. 7. Y por último se debe Detener grabación.
Nombre de la macro
Para definir el nombre de una macro se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres siguientes pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado como separador de palabras. Si utiliza un nombre de macro que también es una referencia de celda, una función, o un objeto puede aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es válido.
métodos abreviados que ejecuten tareas de Excel porque serán anulados. Por ejemplo, si el método abreviado que se utiliza para una macro es <Ctrl> + <c>, este comando ya no servirá sino para ejecutar la nueva macro y ya no servirá como comando para copiar.
Guardar macro en: Si desea que la macro esté disponible siempre que
utilice Excel, seleccionar Libro de macros personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb), si no existe todavía, guarda la macro en este libro. En Microsoft Windows XP, este libro se guarda en una carpeta diferente a la de Windows Vista para que se pueda cargar automáticamente cada vez que se inicia Excel. En Microsoft Windows Vista, este libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Si se desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.
En el momento de dar aceptar, aparece un botón parar en la barra de estado que indica que las acciones que se ejecuten a partir de ese momento, quedarán grabadas dentro de la macro que se indicó anteriormente. Una vez se haya terminado las acciones a realizar, se debe oprimir el botón de parar.
Pasos para crear una macro
1. Ubicarse en una celda dentro de una base de datos.
2. En la ficha vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de
macros y seleccionar grabar una macro.
3. En el cuadro de texto de nombre de la macro: escribir Operaciones 4. Verificar que el cuadro de lista desplegable guardar macro en esté
seleccionado este libro.
5. En Método abreviado asignar Mayús + S
6. Oprimir la tecla <Enter> o clic en el botón Aceptar 7. En la celda E12 escriba =Suma(H2:h11)
8. Oprimir la tecla <Enter>
9. En la ficha vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de
macros y seleccionar Detener grabación o seleccionar el botón
Pasos para ver macros
1. En la ficha vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de
Ver el código macro
1. En la ficha Vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de macros y hacer clic sobre el botón Ver Macros y a continuación cliv en el botón paso a paso.
Sub macro_suma() ' ' macro_suma Macro Range("E12").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(total)" Range("H13").Select End Sub
Si se desea cerrar el editor de visual Basic, hacer clic en cerrar, si aparece un mensaje de este comando detendrá el depurador habilitar
Aceptar (si no aparece este mensaje, simplemente la ventana se ha
cerrado).
Pasos para eliminar una macro
En la ficha vista, grupo macros, hacer clic en la flecha desplegable de
macros y seleccionar ver Macros.
Hacer clic sobre el botón Si.
Ejecutar y asignar macros
Una de las labores finales dentro de la automatización de procesos en Excel es ejecutar procedimientos (macros) de una manera fácil y amigable.
Hasta este punto se han visto dos formas para ejecutar una macro como son: El cuadro de diálogo Macro y la combinación de teclas que se asignan a una macro cuando ésta se graba. El primer método de ejecución implica que el usuario debe conocer el nombre exacto de la macro y las rutinas que esta realiza. En el segundo método el usuario debe tener una lista de combinaciones de teclas para poder ejecutar la macro.
Existen otras formas de asignación y ejecución de macros donde el usuario puede interactuar con elementos gráficos, en los cuales lo único que se debe hacer, es dar clic sobre el icono o botón al que se le asignó la macro, dichas formas de ejecución se describen a continuación:
A través de elementos u objetos gráficos.
Mediante un botón de la Barras de Herramientas de acceso rápido. Ejecutando la macro automáticamente al abrir un libro.
Ejecutar mediante Objetos gráficos
Las Ilustraciones proporcionan un mecanismo que puede ser utilizado para asignar y ejecutar una macro de manera rápida y sencilla. Cualquier elemento del grupo Ilustraciones (una imagen, una imagen
Es importante tener en cuenta que cuando una macro es asignada a un objeto gráfico, esta sólo puede ser ejecutada desde la hoja de cálculo en donde se colocó el objeto.
Para asignar la macro Bordes creada anteriormente a un objeto gráfico, se deben seguir los siguientes pasos:
Dibujar sobre la hoja de cálculo el objeto al cual se asignará la macro. Sobre el objeto, dar clic derecho y seleccionar la opción Asignar Macro.
Dar clic en Aceptar.
Creando un botón en la Barra de acceso rápido
La forma más común para ejecutar una macro es mediante un botón en la barra de herramientas de acceso rápido. Las Barras de Herramientas son elementos dentro de Excel que se pueden ocultar fácilmente sin que estas lleguen a interferir con los datos dentro de una hoja de cálculo.
Cuando una macro es asignada a un botón de la Barra de acceso rápido, esta puede ser ejecutada desde cualquier libro de Excel, siempre y cuando se tenga la configuración de seguridad adecuada. Por defecto la Barra quedará configurada para la aplicación de Excel.
Para asignar la macro Bordes a un botón de la Barra de Herramientas, se deben seguir los siguientes pasos:
Dar clic en el botón Opciones de Excel que se encuentra en el Menú
De la lista Comandos Disponibles que se encuentra en el panel central de la ventana, seleccionar Macros.
Seleccionar la macro a agregar.
Dar clic en Agregar, para pasar esta opción a la lista del costado derecho de la ventana.
Si se quiere representar la macro con un ícono específico se selecciona la macro del costado derecho de la ventana y dar clic en Modificar.
Dar clic en Aceptar.
El botón se agrega a la barra de acceso rápido.
El botón Ver macros se agrega a la barra de acceso rápido.
Al ejecutar si se está en un archivo diferente al que contiene la macro, la opción Todos los libros abiertos mostrará el listado de todas las macros de los libros abiertos, se puede seleccionar la macro y ejecutarla para el archivo activo.
Seguridad
Una de las situaciones de mayor relevancia en Excel es la de poder o no ejecutar una macro. Esto va de la mano con la posibilidad de proteger los archivos de posibles virus que pueden venir de libros con macros, de ahí que Excel establece unos niveles de seguridad que permiten definir si las macros de un libro pueden ejecutarse o no.
Si los libros de Microsoft Excel contienen macros, los antivirus instalados en la máquina se encargan de analizarlos, así si se encuentran virus el libro no podrá abrirse.
Este mensaje es típico de un entorno de Excel 2010, ya que en esta versión el nivel de seguridad configurado de manera predeterminada es Deshabilitar todas las macros con notificación. Si estos niveles de seguridad no son cambiados las macros de un libro de Excel no se ejecutarán a menos de que estas sean reconocidas como seguras por Excel
Configuración de la seguridad de macros
Para cambiar la configuración de la seguridad de macros se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
Clic en el botón Opciones de Excel que se encuentra en el Menú Archivo. Seleccionar de la lista Centros de confianza que se encuentra al lado izquierdo de la ventana, y a la derecha seleccionar el botón
Deshabilitar todas las macros sin notificación: Esta opción si está
activa deshabilitará todas las macros contenidas en los documentos, y no se ejecutarán a menos de que el archivo esté en una ubicación de confianza. Además no presentará avisos informativos indicando que las macros se encuentran deshabilitadas.
Deshabilitar todas las macros con notificación: Esta opción si está
activa deshabilitará todas las macros contenidas en los documentos presentando los avisos si el libro contiene macros
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente:
Esta opción si está activa deshabilitará todas las macros contenidas en los documentos sin notificación, excepto si el libro contiene macros que tengan Firmas digitales. Una firma digital certifica la autenticidad de la macro es decir indica que no ha sido cambiada y que ha sido creada y/o modificada por quien firma.
Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse código posiblemente peligroso): Si esta opción está activa se permite la ejecución de todas las macros.