BAJA DOCUMENTAL

Coordinador/a de Archivos / Responsable de Archivo de Concentración

 Si la disposición final es por destrucción, se apegará en el procedimiento 5.7.7 Destrucción de bienes del MAAGRMSG y en la Guía de Borrado Seguro de datos personales publicada por el INAI.

 Cualquier otro procedimiento de disposición final de bienes distintos al de la destrucción, se apegará en el procedimiento correspondiente del proceso denominado “DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES” del MAAGRMSG.

 Celebrará el Contrato de Donación con la CONALITEG, para efectuar la donación a título gratuito del papel de archivo resultante de la baja documental de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y Centros Metropolitanos de la Entidad.

 En caso de que la documentación autorizada para baja documental contenga datos personales, y ésta sea resultante de la baja de Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y Centros Metropolitanos; el C.A solicitará a la CONALITEG pueda estar presente en el proceso de destrucción de la documentación, para con ello constatar que se está efectuando el borrado seguro de éste tipo de información, como hace referencia en la Guía para el borrado seguro de Datos Personales publicada por el INAI; así mismo registrará evidencia de dicho proceso mediante un álbum fotográfico para demostrar el cumplimiento de esta medida de seguridad.

 Deberá mantener publicadas las solicitudes de destino final, el dictamen y las actas de baja o transferencia secundaria emitidas por el AGN en la Página Web de la Entidad por el lapso de un año a partir de su fecha de emisión.

Centros de Integración Juvenil, A.C.

Clave del Documento PR-COARC-003-A3

Vigencia Julio 2018 a Julio 2020

PROCEDIMIENTOPARAREALIZARLABAJADOCUMENTAL

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Responsable de Archivo de Trámite

 En el caso de las Unidades Operativas de Zona Foránea y Metropolitana cuando tengan documentación que haya concluido su vigencia documental, enviarán la solicitud de baja al C.A. atendiendo 2 periodos:

 Primer Periodo: durante los meses de mayo y junio de cada año, para que el C.A revise su propuesta y en caso de tener observaciones, se subsanen y pueda gestionarse la baja ante el AGN en el mes de agosto.

 Segundo Periodo: durante los meses de octubre y noviembre de cada año, para que el C.A revise su propuesta y en caso de tener observaciones, se subsanen y pueda gestionarse la baja ante el AGN en el mes de febrero.

 En el caso de los RAT de Unidades Operativas de Zona Metropolitana, deberán conservar las cajas de archivo con la documentación, hasta que soliciten la baja ante la Coordinación de Archivos y ésta a su vez pueda gestionar el proceso para trámite ante el AGN, posteriormente el C.A. programará el traslado de las cajas al Archivo de Concentración de la Entidad.

 En el caso de los RAT de Unidades Operativas de Zona Foránea, deberán conservar las cajas de archivo con la documentación que se dará de baja hasta que el C.A le informe que puede proceder a la destrucción del papel de conformidad con el procedimiento 5.7.7 Destrucción de bienes del MAAGRMSG y de acuerdo a la Guía de Borrado Seguro de datos personales publicada por el INAI.

 Para realizar la destrucción del papel de archivo, se recomienda romper o cortar el papel en línea recta o tiras delgadas, de preferencia de 2mm de ancho; a fin de evitar que la información pueda ser recuperada rearmando los fragmentos. Así mismo, se puede romper o cortar el papel de forma vertical y horizontal, es decir, en corte cruzado para generar fragmentos diminutos, lo cual ayuda a que sea una forma difícil de unir las piezas.

Centros de Integración Juvenil, A.C.

Clave del Documento PR-COARC-003-A3

Vigencia Julio 2018 a Julio 2020

PROCEDIMIENTOPARAREALIZARLABAJADOCUMENTAL

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Ejemplo:

 Una vez destruido el papel de archivo, los RAT de Unidades Operativas de Zona Foránea, junto con el Titular de la Unidad Operativa; elaborarán el acta circunstanciada respecto a la destrucción de los documentos y la enviarán al C.A, junto con el álbum fotográfico.

 Para la recolección de papel por parte de la CONALITEG, deberá tomar en cuenta que únicamente se realizará en tanto se cumpla con el tonelaje establecido por dicha Comisión, el cual es de 1.5 toneladas para Oficinas Centrales y Unidades Operativas de Zona Metropolitana y de 2.5 toneladas para las Unidades Operativas de Zona Foránea.

Personal adscrito a la Coordinación de Archivos

 Concentrará las cajas de documentación que se darán de baja de Oficinas Centrales en el espacio físico en donde se encuentra el archivo de concentración, mientras se recolecta el tonelaje establecido para la donación a la CONALITEG.

 Recolectará las cajas de documentación que se darán de baja en las Unidades Operativas de Zona Metropolitana y las concentrará con las existentes de oficinas centrales.

Dirección General Adjunta Administrativa

 Autorizará el procedimiento a seguir para la desincorporación de documentos de archivo como bienes muebles con base en el MAAGRMSG.

Centros de Integración Juvenil, A.C.

Clave del Documento PR-COARC-003-A3

Vigencia Julio 2018 a Julio 2020

PROCEDIMIENTOPARAREALIZARLABAJADOCUMENTAL

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AGN

 Recibirá, revisará y en su caso autorizará la solicitud de dictamen de destino final de la documentación administrativa enviada por el C.A. de la Entidad.

UCG

 Recibirá, revisará y en su caso autorizará la solicitud de autorización de baja de la documentación contable enviada por el C.A. de la Entidad.

POLÍTICAS PARA ELABORAR INVENTARIOS DE BAJA DOCUMENTAL EN EL