Cancelación de la Factura

Esta es la etapa final donde el usuario procede a la cancelación del documento elaborado, ya sea una factura o una devolución. A continuación los pasos y el detalle de la información que debe ser suministrada para proceder a la cancelación del mismo.

Una vez que se ha terminado con la inclusión de los productos en el cuerpo de la factura, el usuario debe presionar la tecla Esc y seguidamente el Sistema presenta la ventana con las formas de pago.

Contado

Al seleccionar esta opción el Sistema presenta, la ventana con las diferentes formas de pago, de donde se debe seleccionar la que corresponda a la cancelación del documento.

Efectivo: Cuando la forma de cancelación es en efectivo, el Sistema procede a la conformación de la misma.

Si la respuesta es afirmativa, el efectivo va a caja y el Sistema procede a generar los movimientos correspondientes al documento; de lo contrario continua en la edición de la factura. Por otra parte si el usuario selecciona cancelar, el Sistema abandona la edición de la factura y presenta ahora, en forma de consulta, el último documento incluido.

Cheque: Cuando la forma de pago es en cheque, el usuario debe introducir el número del cheque, y el nombre del banco con el cual está realizando el pago.

De igual manera que la forma de pago anterior (efectivo), luego de introducir los datos correspondientes al pago, el Sistema pide la conformación de los datos.

Si la respuesta es afirmativa, el cheque va a caja y el Sistema genera los movimientos correspondientes.

Tarjeta: Cuando la forma de pago es en tarjeta de crédito, el usuario debe introducir el número de la tarjeta y el código de la misma. Dicha tarjeta deberá estar registrada en el Sistema.

Luego de suministrar los datos de la tarjeta de crédito, la tarjeta va a caja y son generados los movimientos correspondientes.

Depósito: Cuando la forma de pago del documento es a través de un depósito, el usuario debe introducir la siguiente información.

Código Banco: Campo para indicar el código de la cuenta bancaria en la cual va a ser hecho el depósito. Este banco debe estar registrado en el Sistema. Al dejar este espacio en blanco y presionar Enter, es presentada la ventana que contiene las cuentas bancarias incluidas con anterioridad; si dicha pantalla no contiene registros, el usuario debe proceder a la respectiva inclusión y selección posterior de la misma.

Número: Campo para indicar el número de depósito con el cual se está realizando el pago del documento.

Concepto: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere al concepto de pago del documento. El mismo podrá ser modificado por el usuario.

Luego de suministrar los datos del depósito, el depósito va bancos y son generados los movimientos correspondientes al pago del documento.

Crédito

Esta opción permite la cancelación de facturas a crédito. Al ser seleccionada presenta una ventana que contiene las diferentes opciones para la cancelación de esta forma.

Fecha de Vencimiento: Permite la cancelación de facturas a una determinada fecha de vencimiento, incluida en Tipos de Crédito 30, 60 ó 90 días, o cuando es seleccionada esta opción, el Sistema solicita al lado de la misma, la fecha de vencimiento de la factura. Dicho campo acepta hasta seis (6) posiciones de tipo fecha.

Giros: Permite la cancelación de facturas a través de giros, los cuales son elaborados a criterio del usuario.

Cuando es seleccionada esta opción, el Sistema solicita el abono o pago inicial de la factura. Seguidamente es solicitada la forma de pago de dicho abono; es decir, si éste es en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o depósito.

A continuación es presentada la ventana con los diferentes intereses que pueden ser aplicados a los giros, de esta ventana el usuario deberá seleccionar una de las opciones.

Interés Compuesto: Este tipo de interés es aplicado cuando el plazo de la deuda a financiar es igual o mayor a un año. Este interés es aplicado de acuerdo a la consideración de la empresa.

Una vez que es seleccionada esta opción, el Sistema presenta la pantalla donde el usuario debe incluir los datos correspondientes para la elaboración de los giros por parte del Sistema.

A financiar: Campo que presenta el monto neto a financiar luego del abono o pago inicial. Este campo es presentado por el Sistema.

Años: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numérico y se refiere a la cantidad de años por la cual se va financiar la deuda.

Cuotas por año: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numérico y se refiere a la cantidad de cuotas que van a ser canceladas al año.

% Interés anual: Acepta hasta cuatro (4) posiciones de formato numérico, de ellas dos (2) enteros y dos (2) decimales y se refiere a la tasa de interés anual que será aplicada a la deuda.

Intereses: Este campo muestra el monto neto de los intereses que serán aplicados a la deuda.

Total: Este campo muestra el monto neto total de la deuda del cliente, luego de introducir los datos anteriores.

Luego de ser suministrados los datos anteriores, el Sistema elabora y muestra en una ventana, el número de giros que han sido especificados con anterioridad. En esta pantalla el usuario tiene disponible la opción Mod para modificar cualquiera de los campos de los giros; Col, para presentar los giros en columnas y, Bus para localizar cualquier giro que el usuario desee.

Al presionar la tecla Esc, el Sistema abandona la ventana que contiene los giros y regresa a la factura, en ese momento solicita la conformación de los datos y son generados los movimientos en Cuentas por Cobrar.

Interés Simple: Este tipo de interés es aplicado al monto a financiar, es decir, el monto neto de la factura menos el abono o pago inicial de la misma. Dicho interés queda a la consideración de la empresa. Luego de indicar el número de giros y el porcentaje de interés, el Sistema se encarga de la elaboración y presentación en pantalla de los giros. Los datos que deben ser suministrados por el usuario son los siguientes:

Total a convertir: Este campo presenta el monto restante de la factura que queda pendiente de pago, luego del abono y que seguidamente va a ser convertido en giros. Período de días entre cada giro: Acepta hasta tres (3) posiciones de formato numérico para indicar, como su nombre lo indica, el período de días entre cada giro.

Número de giros a emitir: Acepta hasta dos (2) posiciones de formato numérico y se refiere al número de giros a elaborar.

% de interés: Acepta hasta cuatro (4) posiciones de formato numérico y se refiere al porcentaje de interés que será cargado al monto a financiar.

Interés: Este campo presenta el monto global del interés que será aplicado al monto a pagar.

Luego de suministrados los datos anteriores, el Sistema elabora y muestra en una ventana, el número de giros que han sido especificados con anterioridad. En esta pantalla el usuario tiene disponibles las opciones Mod para modificar cualquiera de los campos de los giros;

Col, para presentar los giros en columnas y, Bus para localizar cualquier giro que el usuario desee.

Al igual que la opción anterior, al presionar Esc, el Sistema abandona esta ventana y regresa a la factura para solicitar la conformación de los datos incluidos y generar los movimientos en caja.

Al finalizar la cancelación de la factura y conformar los datos suministrados, el Sistema procede ahora, a la impresión de la factura, donde el usuario debe indicar el medio por el cual será realizado este paso; es decir, pantalla, impresora, ventana, etc.

El informe a través del cual se puede obtener la información introducida en el archivo maestro es Facturas.

Este informe viene ordenado por omisión, por la fecha de emisión. El mismo puede ser cambiado a criterio del usuario.

La opción intervalo, permite indicar el rango de facturas a ser presentadas en el reporte. Se dispone de la tecla de función F8, para presentar la ventana que contiene las diferentes facturas elaboradas previamente y seleccionar el rango de la mismas.

La opción criterio, permite filtrar la información específica que se desea presentar en el informe, ya sea mostrar solamente las facturas de determinado cliente, vendedor, presentar solamente las facturas a crédito o contado y elegir entre un resumen y detalle de la información a presentar.

DEVOLUCION

Esta opción permite al usuario elaborar las devoluciones en el Sistema y generar la respectiva nota de crédito.

Al realizar una devolución, el Sistema hace el respectivo reverso y generación de los movimientos involucrados en dicho proceso.

Los pasos a seguir para la elaboración de una devolución son los siguientes:

♦ Presione la combinación de teclas que se presenta en la parte inferior de la ventana titulada Facturas (<Alt> F8=Devolución).

Seguidamente es presentada la ventana titulada Devoluciones CLIENTES, donde son mostrados los nombres de los clientes, el código y el saldo de los mismos en caso de tener facturas a crédito, de lo contrario, el saldo presentado será 0.00.

♦ De esta ventana el usuario deberá seleccionar el cliente al cual va a realizar la devolución. Para desplazarse sobre los registros, el usuario puede utilizar las teclas y seleccionarlo después presionando Enter.

♦ Seguidamente es presentada la ventana que contiene las facturas correspondientes al clientes antes seleccionado; en esta pantalla el usuario deberá seleccionar la factura en la cual se encuentran los productos que serán objeto de devolución.

♦ Seleccione de la próxima pantalla, el (los) producto (s) que será (n) incluido (s) en la devolución. Al terminar de seleccionar los ítems, presione la tecla de función F10=HACER DEVOLUCION.

♦ En la siguiente pantalla, el usuario podrá modificar o eliminar los ítems que desee. Finalmente presione la tecla Esc y conforme la cancelación de la devolución.

♦ Introduzca los datos referentes a la nota de crédito que será generada por la devolución, en la siguiente pantalla.

♦ Finalmente el Sistema solicita la conformación de los datos referentes a la devolución. Si la respuesta es afirmativa, el Sistema genera los movimientos respectivos a la devolución; de lo contrario, abandona esta ventana y regresa al encabezado de dicho documento. Si el usuario selecciona cancelar, el Sistema abandona la pantalla de devoluciones.