CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

5.1.3.1. PERSONAS JURÍDICAS

Las personas jurídicas deben acreditar su existencia legal mediante los siguientes documentos:

a) Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio Respectiva o por la entidad equivalente de acuerdo con la naturaleza jurídica del proponente con una antelación no mayor a treinta (30) días calendario a la presentación de la oferta en el cual conste haber sido legalmente constituida con una antelación no inferior a tres (3) años anteriores a la fecha prevista para iniciar el recibo de las propuestas y que su duración no sea inferior al término de ejecución del contrato y un (1) año más. Así mismo, el objeto debe estar relacionado con el del presente proceso.

b) Quien presente la propuesta en representación de persona jurídica, o de quienes integren consorcios o uniones temporales, debe demostrar que está autorizado para comprometer al proponente por el valor del presupuesto del presente proceso de contratación y para suscribir el contrato correspondiente. En consecuencia, en caso

de exigencia legal o limitación estatutaria, los representantes legales de las sociedades anexarán en fotocopia el acta mediante la cual la junta de socios o el órgano societario competente le autoriza a él o a la sociedad, según el caso, para ofertar y contratar.

5.1.3.2. PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS

Si la propuesta fuere suscrita por una persona jurídica extranjera a través de la sucursal que se encuentre abierta en Colombia y/o por el representante de ésta, deberá acreditarse la capacidad jurídica de la sucursal y/o de su representante mediante la presentación del original del certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de la ciudad de la República de Colombia en la cual se encuentre establecida la sucursal, cuya fecha de expedición deberá ser dentro de los treinta (30) días anteriores a la fecha de presentación de la Propuesta. Así mismo, el objeto debe estar relacionado con el del presente proceso.

Cuando el representante legal de la sucursal tenga limitaciones para presentar la Propuesta, suscribir el Contrato o realizar cualquier otro acto requerido para la contratación, se deberá presentar en la Propuesta copia del acta en la que conste la decisión del órgano social competente correspondiente de la sociedad extranjera, que autorice la presentación de la Propuesta, la celebración del Contrato y la realización de los demás actos requeridos para la contratación

Si se trata de sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia, acreditarán mediante documentos expedidos con una antelación no inferior a l (3) años al cierre del presente proceso de contratación, que cuentan con un apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para representarlas judicial o extrajudicialmente.

Igualmente, deberán mantener dicho apoderado, como mínimo, por el término de vigencia del contrato que resulte del proceso de selección y un (1) año más.

Si se trata de sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia de países que hacen parte de la “Convención Sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros”, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

 El documento público relacionado con sociedades extranjeras en el cual se certifique la existencia de la sociedad y el ejercicio de su objeto social, tendrá validez en Colombia con la sola Apostilla.

 Cuando el documento otorgado en el exterior deba ser autenticado, el interesado deberá velar porque la autoridad que autentica, certifique sobre la existencia de la sociedad y sobre la extensión del objeto social, documento éste que se deberá apostillar.

 En el evento en el cual, en un Estado Parte de la Convención, la autoridad ante quien se autentican los documentos no tenga la facultad de certificar sobre la existencia de la sociedad y sobre el ejercicio del objeto social de la misma, el interesado podrá solicitar dichas certificaciones ante la autoridad competente del lugar.

 Para que surtan efectos en Colombia, estas certificaciones deberán a su vez ser apostilladas por la autoridad del Estado donde emana el documento.

 Si no existiera una autoridad local que pueda expedir las certificaciones de existencia de la sociedad y del ejercicio del objeto social de acuerdo con las leyes del respectivo país, el interesado podrá acudir ante el Cónsul Colombiano quien podrá certificar que tuvo a la vista las pruebas de la existencia de la sociedad y del ejercicio de su objeto conforme a las leyes del respectivo país.

En este caso, como la Convención no se aplica a los documentos ejecutados directamente por agentes diplomáticos o consulares, deberá seguir el trámite ordinario de legalización, o sea que el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia abonará la firma del Cónsul.

Cuando se trate de personas jurídicas extranjeras, que no tengan establecida sucursal en Colombia, deberán demostrar su existencia y representación legal de conformidad con las normas de su país de origen.

Las personas jurídicas extranjeras acreditarán lo pertinente mediante un certificado expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio, cuya fecha de expedición deberá ser dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha de presentación de la Propuesta, en el que conste su existencia, su objeto social, duración y el nombre del representante legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente y sus facultades.

Si el representante legal tuviere limitaciones para presentar la Propuesta, suscribir el Contrato o realizar cualquier otro acto requerido para la contratación, se deberá presentar en la Propuesta copia del acta en la que conste la decisión del órgano social competente correspondiente de la sociedad extranjera, autorizando la presentación de la Propuesta, la celebración del Contrato y la realización de los demás actos requeridos para la contratación.

Si una parte de la información solicitada no se encuentra incorporada en el certificado mencionado o documento equivalente, o si este tipo de certificados no existieren, de acuerdo con las leyes que rijan estos aspectos en el país de origen, la información deberá presentarse en documento independiente emitido por un funcionario de nivel

directivo de la sociedad debidamente autorizado o por una autoridad competente. Estos documentos se entenderán otorgados bajo la gravedad del juramento.

Cuando no existiera en el país de origen del proponente una entidad que certifique la información arriba solicitada, la información se acreditará mediante un documento expedido por el representante legal o por el máximo órgano directivo del proponente en el que conste cada una de las circunstancias exigidas en el presente numeral y se declare que según las leyes de ese país la información solicitada no puede aportarse en los términos. Este documento debe presentarse ante la autoridad encargada de dar fe pública en el país de origen.

En el evento en que una persona jurídica extranjera resulte adjudicataria del contrato objeto del presente proceso de selección, deberá establecer una sucursal en Colombia, conforme a lo dispuesto en los artículos 471 y 474 del Código de Comercio, cuando a ello haya lugar.