7. DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO NACIONAL DE INVERSIONES DEL INSTITUTO DE SEGURO SOCIAL
7.1. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS
7.1.3. INVERSIONES BACK OFFICE
7.1.3.1. Complementación MEC
Esto tiene que ver con complementar en el sistema MEC todas las operaciones, imprimir las papeletas. Ingresar las operaciones al sistema dialogo.
Este procedimiento se efectúa diariamente e intervienen las áreas del Front Office y el Middle Office. (Véase cuadros 32, 33, 34 y 35).
Cuadro No. 30
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES - COMITÉ DE INVERSIONES MENSUAL - PREPARACION DEL COMITÉ DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA
MACROPROCESO: INVERSIONES FRONTOFFICE PROCESO: COMITÉ DE INVERSIONES MENSUAL SUBPROCESO: PREPARACION DEL COMITÉ
RESPONSABLE No ACTIVIDAD jefe de mesa gerente
tesorería Trader II
1. Recopilación de la información de movimientos financieros realizados durante el mes
2. Elaborar reporte sobre movimientos de inversión, participación de entidades, rendimientos por causacion, comportamiento de mercado y rentabilidad, comparativos, flujos de caja y propuestas de inversión.
inicio
Cuadro No. 31
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - COMITÉ DE INVERSIONES MENSUAL - PREPARACIÓN DEL COMITÉ DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA – DEPARTAMENTO NACIONAL DE INVERSIONES
MACROPROCESO: INVERSIONES FRONTOFFICE PROCESO: COMITÉ DE INVERSIONES MENSUAL SUBPROCESO: PREPARACIÓN DEL COMITÉ
No Actividad Ejecutor Tarea C Donde Insumos Producto y/o Resultado VA Observaciones 1. Recopilación de la información de movimientos financieros realizados durante el mes Trader II Recibir y organizar información sobre movimientos del portafolio del back Office, flujos de caja
de TRADER I e informe de mercado
de Middle Office
D Front Office Documento físico Informe mensual x
2.
Elaborar reporte sobre movimientos de inversión, participación de entidades, rendimientos por causación, comportamiento de mercado y rentabilidad, comparativos, flujos de caja y propuestas de inversión. Trader II Jefe de Mesa Gte. Tesorería
Hacer análisis con la información suministrada y presentar informe para revisión y aprobación D Front Office Documento físico
Cuadro No. 32
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES - COMPLEMENTACION MEC DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA
MACROPROCESO: INVERSIONES BACK OFFICE
PROCESO: COMPLEMENTACION MEC
RESPONSABLE No ACTIVIDAD Back Office
1. Identificarlos códigos para saber con que entidad se realizo la negociación de compra o venta de acuerdo con la información que emite el Front Office
2. Registrar en el sistema del seguro ISS las operaciones realizadas
3. Remitir a la coordinación de Contabilidad de Tesorería las papeletas objeto de la negociación ( Compra y venta de títulos)
inicio
Cuadro No. 33
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - COMPLEMENTACION MEC
DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA – DEPARTAMENTO NACIONAL DE INVERSIONES MACROPROCESO: INVERSIONES BACK OFFICE
PROCESO: COMPLEMENTACION MEC
No Actividad Ejecutor Tarea C Donde Insumos Producto y/o
Resultado VA Observaciones
Remitirse al libro de códigos para conocer con quien se realizo la
negociación. P Back Office Documento físico Libro consecutivo Identificación de códigos de entidades con quien
se realizo la
negociación X Relacionar en libro
consecutivo entidad, valor, monto, compra o
venta y fecha para identificar los títulos que
fueron objeto de venta.
P Back Office Documento físico Libro consecutivo Identificación de códigos de entidades con quien
se realizo la negociación
x 1.
Identificar los códigos para saber con que entidad se realizo la negociación de compra o venta de acuerdo con la información que emite
el Front Office
Coordinador Back Office
Ingresar Al cuadro de distribución en Excel para calcular el valor real
de las negociaciones realizadas y determinar
los rendimientos y la utilidad.
P Back Office Equipo PC
Calculo de valor real de las negociaciones, y rendimientos. x 2. Registrar en el sistema del seguro ISS las operaciones realizadas
Coordinador Back Office
Ingresar al sistema del ISS los datos respectivos de la negociación (titulo,
valor, entidad) e
imprimirlos. D Back Office
Documento físico
Registro en el sistema del ISS las
negociaciones
Cuadro No. 34
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - COMPLEMENTACION MEC
DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA – DEPARTAMENTO NACIONAL DE INVERSIONES MACROPROCESO: INVERSIONES BACK OFFICE
PROCESO: COMPLEMENTACION MEC
No Actividad Ejecutor Tarea C Donde Insumos Producto y/o
Resultado VA Observaciones
Coordinador Back Office
Imprimir original y copia del paquete (orden de
operación de inversiones, certificado de negociación, papeleta
del MEC)
P Back Office Documento Físico documentos Entrega de X
Trader II Revisión para pasar a firma de tesorería P Back Office Documento Físico documentos Entrega de 3. contabilidad tesorería y Emitir paquete para
Front Office Secretaria de Inversiones Envía copia a contabilidad y archiva D Documento Físico Entrega de documentos x
Cuadro No. 35
MAPA DE RIESGOS - COMPLEMENTACION MEC
DEPENDENCIA GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA – DEPARTAMENTO NACIONAL DE INVERSIONES MACROPROCESO INVERSIONES BACKOFFICE
PROCESO COMPLEMENTACION MEC
No. RIESGO Causa Probabilidad Consecuencia Impacto Controles
Existentes Tipo de Control Nivel de Riesgo
1. Operaciones de Compra No cumplimiento de las y Venta de Títulos
La entidad contraparte no pueda
cerrar la negociación así como al interior de
la Tesorería no se pueda efectuar el traslado como el ingreso de los Títulos
en el DCV y el movimiento de Recursos Vía SEBRA
BAJA Incumplimiento de las Operaciones y sanciones de tipo pecuniario por parte de la Superintendencia de Valores así como de la Contraparte
ALTO DETECTIVO ALTO
2.
No cumplimiento en los reportes de Compra y venta de títulos, listado
de negociación, listado de causación ante las diferentes áreas del ISS
Demoras por parte del área de Contabilidad de Tesorería así como del Departamento de Contabilidad en el registro de las Operaciones BAJA Generación de sanciones por parte de los Organismos de Control: Contaduría General de la Nación, Superintendencia Bancaria ALTO Diariamente se debe reportar ante las diferentes áreas financieras los movimientos generados en el portafolio en medio magnético e impreso DETECTIVO MEDIO