Complementación MEC

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7. DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO NACIONAL DE INVERSIONES DEL INSTITUTO DE SEGURO SOCIAL

7.1. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS

7.1.3. INVERSIONES BACK OFFICE

7.1.3.1. Complementación MEC

Esto tiene que ver con complementar en el sistema MEC todas las operaciones, imprimir las papeletas. Ingresar las operaciones al sistema dialogo.

Este procedimiento se efectúa diariamente e intervienen las áreas del Front Office y el Middle Office. (Véase cuadros 32, 33, 34 y 35).

Cuadro No. 30

FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES - COMITÉ DE INVERSIONES MENSUAL - PREPARACION DEL COMITÉ DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA

MACROPROCESO: INVERSIONES FRONTOFFICE PROCESO: COMITÉ DE INVERSIONES MENSUAL SUBPROCESO: PREPARACION DEL COMITÉ

RESPONSABLE No ACTIVIDAD jefe de mesa gerente

tesorería Trader II

1. Recopilación de la información de movimientos financieros realizados durante el mes

2. Elaborar reporte sobre movimientos de inversión, participación de entidades, rendimientos por causacion, comportamiento de mercado y rentabilidad, comparativos, flujos de caja y propuestas de inversión.

inicio

Cuadro No. 31

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - COMITÉ DE INVERSIONES MENSUAL - PREPARACIÓN DEL COMITÉ DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA – DEPARTAMENTO NACIONAL DE INVERSIONES

MACROPROCESO: INVERSIONES FRONTOFFICE PROCESO: COMITÉ DE INVERSIONES MENSUAL SUBPROCESO: PREPARACIÓN DEL COMITÉ

No Actividad Ejecutor Tarea C Donde Insumos Producto y/o Resultado VA Observaciones 1. Recopilación de la información de movimientos financieros realizados durante el mes Trader II Recibir y organizar información sobre movimientos del portafolio del back Office, flujos de caja

de TRADER I e informe de mercado

de Middle Office

D Front Office Documento físico Informe mensual x

2.

Elaborar reporte sobre movimientos de inversión, participación de entidades, rendimientos por causación, comportamiento de mercado y rentabilidad, comparativos, flujos de caja y propuestas de inversión. Trader II Jefe de Mesa Gte. Tesorería

Hacer análisis con la información suministrada y presentar informe para revisión y aprobación D Front Office Documento físico

Cuadro No. 32

FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES - COMPLEMENTACION MEC DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA

MACROPROCESO: INVERSIONES BACK OFFICE

PROCESO: COMPLEMENTACION MEC

RESPONSABLE No ACTIVIDAD Back Office

1. Identificarlos códigos para saber con que entidad se realizo la negociación de compra o venta de acuerdo con la información que emite el Front Office

2. Registrar en el sistema del seguro ISS las operaciones realizadas

3. Remitir a la coordinación de Contabilidad de Tesorería las papeletas objeto de la negociación ( Compra y venta de títulos)

inicio

Cuadro No. 33

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - COMPLEMENTACION MEC

DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA – DEPARTAMENTO NACIONAL DE INVERSIONES MACROPROCESO: INVERSIONES BACK OFFICE

PROCESO: COMPLEMENTACION MEC

No Actividad Ejecutor Tarea C Donde Insumos Producto y/o

Resultado VA Observaciones

Remitirse al libro de códigos para conocer con quien se realizo la

negociación. P Back Office Documento físico Libro consecutivo Identificación de códigos de entidades con quien

se realizo la

negociación X Relacionar en libro

consecutivo entidad, valor, monto, compra o

venta y fecha para identificar los títulos que

fueron objeto de venta.

P Back Office Documento físico Libro consecutivo Identificación de códigos de entidades con quien

se realizo la negociación

x 1.

Identificar los códigos para saber con que entidad se realizo la negociación de compra o venta de acuerdo con la información que emite

el Front Office

Coordinador Back Office

Ingresar Al cuadro de distribución en Excel para calcular el valor real

de las negociaciones realizadas y determinar

los rendimientos y la utilidad.

P Back Office Equipo PC

Calculo de valor real de las negociaciones, y rendimientos. x 2. Registrar en el sistema del seguro ISS las operaciones realizadas

Coordinador Back Office

Ingresar al sistema del ISS los datos respectivos de la negociación (titulo,

valor, entidad) e

imprimirlos. D Back Office

Documento físico

Registro en el sistema del ISS las

negociaciones

Cuadro No. 34

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - COMPLEMENTACION MEC

DEPENDENCIA: GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA – DEPARTAMENTO NACIONAL DE INVERSIONES MACROPROCESO: INVERSIONES BACK OFFICE

PROCESO: COMPLEMENTACION MEC

No Actividad Ejecutor Tarea C Donde Insumos Producto y/o

Resultado VA Observaciones

Coordinador Back Office

Imprimir original y copia del paquete (orden de

operación de inversiones, certificado de negociación, papeleta

del MEC)

P Back Office Documento Físico documentos Entrega de X

Trader II Revisión para pasar a firma de tesorería P Back Office Documento Físico documentos Entrega de 3. contabilidad tesorería y Emitir paquete para

Front Office Secretaria de Inversiones Envía copia a contabilidad y archiva D Documento Físico Entrega de documentos x

Cuadro No. 35

MAPA DE RIESGOS - COMPLEMENTACION MEC

DEPENDENCIA GERENCIA NACIONAL DE TESORERIA – DEPARTAMENTO NACIONAL DE INVERSIONES MACROPROCESO INVERSIONES BACKOFFICE

PROCESO COMPLEMENTACION MEC

No. RIESGO Causa Probabilidad Consecuencia Impacto Controles

Existentes Tipo de Control Nivel de Riesgo

1. Operaciones de Compra No cumplimiento de las y Venta de Títulos

La entidad contraparte no pueda

cerrar la negociación así como al interior de

la Tesorería no se pueda efectuar el traslado como el ingreso de los Títulos

en el DCV y el movimiento de Recursos Vía SEBRA

BAJA Incumplimiento de las Operaciones y sanciones de tipo pecuniario por parte de la Superintendencia de Valores así como de la Contraparte

ALTO DETECTIVO ALTO

2.

No cumplimiento en los reportes de Compra y venta de títulos, listado

de negociación, listado de causación ante las diferentes áreas del ISS

Demoras por parte del área de Contabilidad de Tesorería así como del Departamento de Contabilidad en el registro de las Operaciones BAJA Generación de sanciones por parte de los Organismos de Control: Contaduría General de la Nación, Superintendencia Bancaria ALTO Diariamente se debe reportar ante las diferentes áreas financieras los movimientos generados en el portafolio en medio magnético e impreso DETECTIVO MEDIO

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