Componentes de la Propuesta - MARCO METODOLÓGICO Y PROPOSITIVO

CAPITULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PROPOSITIVO

Grafico 9. Componentes de la Propuesta

I Portada de Evaluación de Control Interno. II Guia de Aplicación del Cuestionario de Control Interno

III Ambiente de Control IV Evaluación de Riesgos V Actividades de Control

VI Información y Comunicación VII Monotoreo y Control

VIII Cuestionario de Evaluación de Control Interno. IX Resumen de Evaluación

X Determinación de las Estrategias de Control para la COAC Pijal Ltda.

Elaborado por: Santiago Tocagón

MANUAL METODOLÓGICO DE EVALUACIÓN DE

CONTROL INTERNO

ELABORADO POR: TOCAGON BONILLA SANTIAGO DAVID

1. Portada

2. Presentación

3. Guía

4. Instructivo

5. Cuestionario

6. Resumen

7. Seguimiento

8. Gráfica resumen

9. Gráficos

Evaluación del

Control Interno

E N F O Q U E C.O.S.O.

COOPERATIVA:

PIJAL

GRAFICOS DE

RESULTADOS

GUIA DE APLICACION

CUESTIONARIO

RESUMEN

RESULTADOS

PRESENTACIÓN

RESUMEN GRAFICO

SEGUIMIENTO

C A L I F I C A C I Ó N O B T E N I D A

PUNTOS

INTERPRETACION

INICIADO EL:

TERMINADO EL:

214 SCI CONFIABLE

01-SeP-2015

15-Oct-2015

GUIA PARA APLICAR EL CUESTIONARIO

Según corresponda a la respuesta, el evaluador marcará con un visto o una (x), en el casillero respectivo

El formato incluye la columna “observaciones”, en la que el evaluador podrá registrar comentarios que respalden su criterio en la evaluación, información adicional o detalles que considere importantes. Con el propósito de establecer una valoración cuantificada del riesgo que representa la condición en que se encuentra el control relativo a cada pregunta, se añade la columna “riesgo”, en la cual el evaluador establecerá según su criterio un puntaje de acuerdo con el siguiente esquema:

Riesgo bajo “1” Riesgo moderado “2”

Riesgo moderadamente alto “3” Riesgo alto “4”

Debido a que la valoración del riesgo en cada pregunta incidirá en la calificación integral del sistema, es muy importante que, quien realice la evaluación tenga criterio objetivo y profesional. Sin perjuicio de que este cuestionario sea aplicado como un auto evaluación, será preferible utilizar un criterio neutral e independiente para establecer una seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos en las siguientes categorías:

- Efectividad y Eficiencia de las Operaciones: es decir, en cuanto al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la cooperativa (sean estos comerciales, sociales, de rentabilidad y

financieros) y la salvaguarda o protección de sus recursos y los bienes de terceros que se encuentran en su poder;

- Suficiencia y Confiabilidad de la Información financiera y la que se produce para uso interno, así como de la preparación de los estados financieros con destino a terceros; y,

- Cumplimiento de las Regulaciones: en general las disposiciones que afectan el desarrollo institucional, tales como las leyes, normas del gobierno, los estatutos, los reglamentos, las circulares o instrucciones internas

La evaluación del SCI no se limita a las áreas de tráfico de efectivo y contabilidad

únicamente, sino que integra todos los procesos de la cooperativa para identificar el grado de acercamiento a las tres categorías de objetivos, y la manera en que se cumplen en relación con los cinco componentes del Control Interno Efectivo:

Ambiente de Control

 Valores éticos y conducta interna. ( Anexo 1)

 Estructura organizacional (Anexo 2)

 Filosofía y estilo de operación

 Selección de personal

 Motivación e incentivos (Anexo 3)

 Administración de sanciones

 Administración de vacaciones

 Capacitación

 Manejo de conflicto de intereses

37  Objetivos estratégicos  Factores externos  Factores internos  Manejo de cambio  Riesgo de mercado  Riesgo crediticio  Riesgo de liquidez

 Riesgo legal y operativo

Actividades de Control  Contabilidad  Presupuestos  Administración de seguro  Caja bancos  Inversiones

 Cuentas por cobrar

 Activos fijos

 Captaciones en ahorros

 Captaciones en plazo fijos

 Cuentas y documentos por pagar

 Patrimonio

Información y Comunicación  Normatividad interna

 Arquitectura e software y hardware

 Pla estratégico de sistemas

 Desarrollo de sistemas de operación

 Respaldo de la información

 Seguridad física de la información

 Seguridad lógica de la información

Monitoreo y control

 Actividades de monitoreo operacional

 Auditoria interna

 Auditoria externa

 Junta directiva

RESULTADOS DE EVALUACIÓN

La valoración de los riesgos de cada pregunta se promedian por cada uno de los elementos en que se sub divide cada componente; luego los resultados se trasladan a la hoja

“Resumen”, donde se obtendrá el promedio general de la valoración del riesgo para cada componente.

En la columna ponderación de la hoja “Resumen” y en la celda correspondiente al total de la ponderación por componente se deberá incluir la ponderación sobre cien puntos que se quiera atribuir a cada uno, en relación a la importancia que estos individualmente tengan en la organización, por ejemplo:

Ambiente de control 30 Evaluación de riesgo 20 Actividades de control 10 Información y comunicación 10 Monitoreo y supervisión 30 Total 100

Esta definición ponderada se multiplica por el promedio obtenido en cada componente y se obtendrá la calificación del riesgo general del componente; luego se suma estas

RESULTADO ACIDO POR COMPONENTE

ESTRATEGIAS DE CONTROL PARA LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “PIJAL” Ltda.

 Evaluar el cumplimiento de cada uno de los sub componentes del SCI de manera trimestral con la herramienta de Evaluación de Control Interno (Anexo 1).

 Gestionar seguimientos oportunos una vez detectados los riesgos en la institución con la herramienta de evaluación de seguimiento del Control Interno (Anexo 2).

 Elaborar seguimientos diarios a los objetivos establecidos.

 Revisar la Cogerencia entre las metas establecidas con la realidad de la cartera

Grafico 12. Coherencia Realidad vs Metas

Realidad

Cartera

Metas

Asignadas

 Realizar Programas sobre Incentivos tomando en cuenta.

Insentivos

Informales

Reconocimiento sin costo Actos de Reconocimiento. Recompensas de bajo costo. Reconocimiento Público Recompensas Sociales. Tiempo Libre

Formales

Programa de Nivel Multiple. Sistemas de Puntuación. Concursos. Educación. Desarrollo Personal. Ascensos y Sentido de Propiedad. Aniversarios del empleado y de la empresa

 Elaborar un plan de capacitaciones para todo el personal.

 Realizar Evaluaciones de Desempeño de manera periódica.

 Diseñar sistemas de Comunicación que integren a los colaboradores según sus funciones y cubran todas las actividades de la Institución.

 Realizar diagramas de flujos y operaciones.

 Reformar el orgánico funcional para la comisión de activos.

 Revisión general de la solicitud de crédito antes de ingresar al comité (Anexo 3)

 Elaborar actas de comité de créditos responsabilizado y conformado mínimo por tres personas.

 Efectuar constancia del responsable del área de información y comunicación.

 Integrar en el manual de información y comunicación las observaciones que se detallan (Anexo 5)

h) Conclusiones

A continuación se presenta las siguientes conclusiones consideradas como las adecuadas, buscando mejorar el Control Interno dentro de la Cooperativa en todos los componentes.

 El compromiso con el control interno es demostrado en las actuaciones de algunos miembros de las autoridades institucionales (jerarca y titulares subordinados).

 Se han realizado actividades para divulgar los alcances y la importancia del sistema de control interno, en las que han participado algunos funcionarios de la institución.

 Se han definido, a nivel institucional por parte de las autoridades superiores, los alcances del sistema de control interno.

 Algunos miembros de las autoridades institucionales (jerarca y titulares subordinados) realizan esfuerzos aislados para revisar la estructura orgánica en términos de las labores que realiza la institución.

 Algunos titulares subordinados han realizado ajustes a los procesos a su cargo, incluyendo la asignación de autoridad y responsabilidad, la delegación y rotación de labores, la separación o asignación de funciones incompatibles y los mecanismos de coordinación.

 El jerarca y los titulares subordinados han identificado al menos los eventos que podrían afectar de forma significativa el cumplimiento de los objetivos establecidos, así como sus causas internas y externas y las posibles consecuencias.

 Con base en el estudio realizado podemos determinar que de no tomar acciones correctivas con estrategias que permitan minimizar el riesgo, la institución se pude ver afectada de manera excesiva en su conjunto afectando su rentabilidad

i) Recomendaciones.

 Que la administración de la COAC Pijal Ltda. ponga en ejecución la propuesta desarrollada, ya que mediante la aplicación de las Estrategias de Control Interno se podrá reducir significativamente los riesgos que son inherentes a la actividad de la institución.

 Institucionalizar el Proceso de Gestión de Riesgos, puesto que se puede pensar que el SCI se concentra en encontrar errores pasados, sin embargo el SCI enfatiza en la cultura y en el ambiente de la organización.

 El presente trabajo puede ser considerado como fuente de consulta para futuras investigaciones, considerando que posee conceptos investigativos y aportes teóricos que han dado como resultado las Estrategias de Control Interno.

Bibliografía

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

6. Aguirre, J. (2001). Auditoria III, procedimiento y control, control interno areas especificas de implementacion. Bogota.

7. Arens, A., & Loebbecke, J. (1996). Auditoría un enfoque integral (6 ed.). Mexico, D.F.: Prentice Hall Inc.

8. Estupiñan, R. (2006). Control interno y fraudes (2 ed.). Bogota: Ecoe ediciones. 9. Maldonado, M. (2006). Auditoría de gestión (3 ed.). Quito: Producciones Digitales

Abya - Yala.

10.Mantilla, S. (2004). Control interno de los nuevos instrumnetos financieros (4 ed.). Bogota, D.C.: Ecoe Ediciones.

11.Mantilla, S. (2005). Control interno enfoque COSO (1 ed.). Bogota: Ecoe Ediciones.

12.Mantilla, S. (2006). Auditoria de control interno (3 ed.). Bogota: Ecoe ediciones. 13.Mantilla, S. (2009). Auditoría de información financiera (21 ed.). Bogota, D.C:

Ecoe ediciones.

14.Rodriguez, J. (2009). Control interno 2, un efectivo sistema para la empresa (2 ed.). Mexico: Trillas Sa.

ANEXOS

Anexo 1. Principios y Valores

La Cooperativa en ejercicio de sus actividades, además de los principios constantes en la Ley de Economía Popular y Solidaria y las prácticas del buen gobierno corporativo, cumplirá los siguientes principios universales del cooperativismo:

 Membresía abierta y voluntaria.

 Control democrático de los miembros.

 Participación económica de los miembros.

 Autonomía e independencia.

 Educación, formación e información.

 Cooperación entre cooperativas.

 Compromiso con la comunidad.

 Fortalecimiento de la interculturalidad.

 Equidad.

 Solidaridad.

Misión

La Cooperativa de Ahorro y Crédito Pijal, es una institución que presta servicios financieros y no financieros, enfocada al desarrollo comunitario productivo directo, a través de las finanzas populares y solidarias preservando nuestra identidad y valores

culturales, para fortalecer la economía de nuestros socios, familias y comunidades del norte del país.

Visión

La cooperativa de ahorro y crédito Pijal, será una entidad financiera solvente

administrativa y económicamente, con personal capacitado y tecnología apropiada, bajo principios y valores institucionales que contribuye a la economía popular y solidaria, otorgando servicios financieros y no financieros que impulsan iniciativas productivas, agroindustriales, comerciales y de emprendimiento con asistencia técnica para el desarrollo de las familias, organizaciones sociales, gobiernos seccionales y productores que ayuden al mejoramiento de la calidad de vida de la población para el sumak kawsay.

Anexo 2. Organigrama de la COAC Pijal.

Asamblea General Gerencia de Crédito Asesores de Crédito Gestores de Cobranzas Gerencia Financiera Tesoreria Ventanillas Contabilidad Sistemas Operaciones Gerencia Junta Directiva Asesoría Legal Auditoría

Anexo 4. Análisis de información del asesor antes de ingresar una solicitud

Tabla 9. Información Relevante del Asesor

Información Necesaria Antes de Ingresar una Solicitud Visita Deudor

Fotografías domicilio Fotografías negocio

Referencias realizadas con los vecinos Detalle de las garantías

Negociación del crédito

Verificación fuentes de repago Valoración dependientes económicos Valoración del estilo de vida

Validación experiencia en el negocio Validación tiempo de residencia Aplica políticas

Anexo 5. Consideraciones adicionales al manual de Información y Comunicación - Estipula la responsabilidad del Consejo de Administración con respecto la

aprobación y, en su caso las modificaciones del manual.

- Establece las políticas, procedimientos y controles para lograr el funcionamiento adecuado de los sistemas informáticos el cual incluye.

- Contiene las políticas de uso y mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de cómputo.

- Estipula las políticas sobre el desarrollo de nuevos sistemas que permitan a la entidad ser más eficiente en sus operaciones.

- Los procedimientos para documentar cada uno de los sistemas que la institución utiliza, incluyendo rendimiento y fallas.

- Contiene los mecanismos para establecer los códigos de acceso para garantizar la integridad y la confiabilidad en la información generada por estos,

- Los procedimientos y periodicidad de respaldo y recuperación de información. - Explica para cada área la forma de usar los programas de cómputo relacionados con

su actividad.

- Establece políticas para la adquisición de nuevos equipos y sistemas de manera eficaz.

- Contiene un plan de contingencia, en el que se incluye el procedimiento a seguir en caso de una falla en los sistemas.

- Establece un plan de capacitación para el adecuado uso de los sistemas que tiene implementados en la entidad.

Anexo 3. Evaluación de Control Interno

No. PREGUNTA SI NO NA OBSERVACIONES RIESGO

1,93

1 ¿Se han definido los valores éticos y de conducta que deben observarse de manera obligatoria por parte de los integrantes de la cooperativa?

X 2,00

2 ¿Son comunicados estos valores a través de un documento como:

un manual, un instructivo o un memorando? X 3,00

3 ¿Se comunican dentro de la entidad las acciones disciplinarias que se toman, de manera que los colaboradores entiendan que si son sorprendidos violando las normas de comportamiento sufrirán las consecuencias?

X 2,00

4 ¿Predica con el ejemplo por parte de los directivos y ejecutivos principales, en relación al compromiso de actuar con ética e integridad?

X 1,00

5 ¿El trato con empleados clientes, proveedores, socios, acreedores , competidores o auditores es abierto y se realiza de forma honesta y equitativa?

X 2,00

6 ¿La Gerencia y la Junta Directiva asumen su responsabilidad por

las faltas al código de ética? X 2,00

7 ¿No se toma en cuenta la presión por parte de los directivos, ejecutivos principales para eludir y/o evadir obligaciones laborales

y/o tributarias y/o emitir informes favorables engañosos? X 3,00

AMBIENTE DE CONTROL

Un clima ético corporativo fuerte en todos los niveles es vital para el bienestar de la cooperativa, de todos sus componentes y del público en general. Tal clima contribuye de manera importante a la efectividad de las políticas y de los sistemas de control, y ayuda a influenciar la conducta que no está sujeta, de la misma manera a los más elaborados sistemas de control (Report National Commission on Fraudilent Financial Reporting,1987)

Un evaluador debe considerar cada factor del ambiente de control para determinar cuando existe un ambiente de control positivo; si bien algunos son altamente subjetivos y requieren un juicio considerable, generalmente son relevantes para la efectividad del ambiente de control.

VALORES ÉTICOS Y DE CONDUCTA INTERNA PORTADA

No. PREGUNTA SI NO NA OBSERVACIONES RIESGO AMBIENTE DE CONTROL

8 ¿Carecen de parentesco las personas que se desempeñan en

áreas de control con las que manejan y custodian valores o dinero? X 1,00

9 ¿Se abstienen los directivos y funcionarios de recomendar o presionar la contratación de servicios de familiares o personas vinculadas?

X 2,00

10 ¿Se controla la existencia de privilegios internos, sea de: unos empleados frente a otros; empleados frente a los socios; directivos frente a los empleados; directivos frente a los demás socios u otras combinaciones?

X 2,00

11 ¿Existe un reglamento interno de trabajo? X 1,00

12 ¿Es actualizado el reglamento interno? X 2,00

13 ¿El auditor interno revela por escrito a los jefes inmediatos las

desviaciones detectadas y exige su inmediata corrección? X 2,00

14 ¿Se abstienen los directivos de emitir disposiciones administrativas

directas al personal operativo? X 2,00

2,13

15 ¿Existe un Manual de Funciones? X Se debe actualizar 3,00

16 ¿Existe un organigrama de la cooperativa? x debe ser publicada 2,00

17 ¿Es la estructura de la organización apropiada? x 2,00

18 ¿Se encuentra actualizado el organigrama? x 1,00

19 ¿Delegan los jefes de área correctamente su autoridad? x 2,00

No. PREGUNTA SI NO NA OBSERVACIONES RIESGO AMBIENTE DE CONTROL

20 ¿Están claramente definidos los puestos de trabajo? x 1,00

21 ¿Corresponden las tareas desempeñadas a la naturaleza de los

cargos? x 2,00

22 ¿Las tareas que no constan en el manual de funciones se disponen

por escrito? x 4,00

1,67

23 ¿La administración es extremadamente conservadora para la

aceptación de convenios o negocios de alto riesgos? x 2,00

24 ¿La administración monitorea de cerca el cumplimiento de los

objetivos estratégicos, así como de la normativa aplicable? x 2,00

25 ¿La dirección promueve el cumplimiento de las leyes y normativa

aplicable? x 1,00

2,67

26 ¿La selección del personal, para la promoción interna, o la incorporación de nuevos elementos se realiza mediante procesos técnicos e imparciales?

x 3,00

27 ¿Se efectúan procesos de inducción y entrenamiento para los

empleados nuevos? x 4,00

28 ¿Se encuentran adecuadamente formalizadas las relaciones

laborales? x 1,00

2,67

29 ¿Se han definido por escrito políticas de incentivos y motivación?

x 2,00

30 ¿Se cumplen las políticas de motivación en los plazos y condiciones

preestablecidas? x 3,00

31 ¿Las remuneraciones se encuentran en un nivel competitivo en el

sector? x

incentivos relativamente

bajos 4,00

32 ¿Se controla la calidad de las operaciones que son motivo de

incentivo por desempeño? x 1,00

33 ¿Se evita el pago de comisiones por colocación de recursos? x 2,00

34 ¿Se bonifica la captación de recursos? x 4,00

2,00

35 ¿Existen las prohibiciones en el Reglamento Interno de Trabajo?

x 1,00

36 ¿Se sancionan las inobservancias de los valores éticos y de

conducta? x 2,00

37 ¿Contiene el Reglamento de Personal las causas, la forma y las

facultades de establecer sanciones? x 2,00

MOTIVACIÓN E INCENTIVOS SELECCIÓN DE PERSONAL FILOSOFÍA Y ESTILO DE OPERACIÓN

No. PREGUNTA SI NO NA OBSERVACIONES RIESGO AMBIENTE DE CONTROL

38 ¿Se encuentra definido en qué casos se puede levantar una

sanción y quien está facultado para hacerlo? x 1,00

39 ¿Las sanciones por conductas impropias, son importantes? x 2,00

40 ¿Se comunican las sanciones a la autoridad de Trabajo? x 4,00

2,20

41 ¿Las tareas excepcionales, que no corresponden a la rutina de la

función son solicitadas por escrito? x

en forma oral

4,00

42 ¿Se controla el trabajo realizado en horas adicionales a la jornada

normal? x 2,00

43 ¿Se han definido procedimientos para autorizar y realizar tareas

fuera del horario normal de trabajo? x 2,00

44 ¿Se pagan las horas extras de acuerdo con la Ley Laboral? x 1,00

45 ¿Se justifican razonablemente el trabajo en horas extras? x 2,00

2,50

46 ¿Todo el personal toma vacaciones al menos una vez cada dos

años? x

de acuerdo a la ley

establecida 1,00

47 ¿Se planifica el uso de las vacaciones anuales del personal? x 2,00

48 ¿Se tienen cubiertas en forma adecuada las suplencias en caso de ausencia temporal por vacaciones, enfermedad, maternidad o retiro de personal?

un compañero realiza una

doble funcion 4,00

49 ¿Los reemplazos se realizan con personas que desempeñan funciones que son compatibles con el cargo que asumen temporalmente?

x 3,00

3,38

50 ¿Se encuentra definida por escrito una política interna sobre

capacitación? x 4,00

51 ¿Reciben capacitación los directivos de la cooperativa? x 3,00

52 ¿Se planifica la capacitación de los directivos? x 4,00

53 ¿Se evita la focalización de la capacitación en pocos directivos?

x 2,00

HORARIO DE TRABAJO

ADMINISTRACIÓN DE VACACIONES

No. PREGUNTA SI NO NA OBSERVACIONES RIESGO AMBIENTE DE CONTROL

In document Estrategias de control interno para el mejoramiento de la rentabilidad en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Pijal Ltda. de la ciudad de Otavalo (página 43-111)