Comprender los sistemas de aplicación

El sistema contable de la entidad está conformado por grupos de transacciones y actividades relacionadas. Cada cuenta es afectada desde una o más aplicaciones contables (fuente de débitos o créditos). Las aplicaciones contables relacionadas pueden ser agrupadas dentro de sistemas de aplicación por el auditor.

Las cuentas más significativas de los estados financieros, generalmente, son obvias, dado que su conocimiento emerge de las entrevistas con los funcionarios de la entidad y la comprensión de sus operaciones. El concepto significativo constituye algo más que el monto del saldo en una cuenta, en vista que el saldo es el resultado neto de las operaciones que se incluyen en la cuenta. Los saldos de las cuentas incluyen todas las operaciones reconocidas durante el periodo materia de examen.

En el proceso de comprensión de la estructura de control interno, el auditor evalúa cada sistema de aplicación de operaciones más importantes. El sistema de aplicación debe ser considerado importante si procesa una cantidad extensa de transacciones o si se apoya en un saldo de cuenta importante.

El auditor debe documentar los sistemas de aplicación más importantes y las cuentas que las afectan. Asimismo debe diseñar procedimientos de auditoría que sean eficientes para los objetivos del examen, de tal manera que las cuentas más importantes puedan agruparse dentro de los sistemas de aplicación, para facilitar la preparación de papeles de trabajo.

Al comprender los sistemas de aplicación del ente se abarcará lo siguiente:

• Comprender el proceso contable. • Comprender el ambiente de control.

Comprender el proceso contable

Se debe comprender el proceso contable a un nivel suficiente, que nos permita identificar los riesgos específicos asociados con el proceso contable y desarrollar un plan de auditoría adecuado. El uso de computadoras es un elemento importante dentro del proceso contable, independientemente del tamaño del ente auditado. El sistema y/o proceso contable consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, así como mantener el registro del activo y su pasivo que le son relativos. El auditor debe obtener un entendimiento del sistema contable de la entidad (incluyendo políticas y prácticas), para procesar y elaborar información financiera.

Generalmente, se consideran como procedimientos básicos, los siguientes:

• Flujo de operaciones y áreas relacionadas.

• Apropiada autorización de operaciones y actividades.

• Segregación de funciones, que asignen a diferentes empleados las responsabilidades de autorizar las operaciones, registrarlas y salvaguardar activos.

• Diseño y uso de documentos y registros apropiados.

• Dispositivos de seguridad apropiados en cuanto al acceso y utilización de activos y registros.

Comprender el ambiente de control

Las normas de auditoría establecen que se lleven a cabo procedimientos para lograr un entendimiento del sistema de contabilidad, con respecto a los flujos de información y cuentas significativas, sin perjuicio de que se planee un enfoque de confianza o sustantivo.

Por otra parte se deberá comprender el ambiente de control, entre otros: la actitud global, conciencia y actos de los funcionarios clave de la entidad respecto a la importancia del control interno. Lo anterior comprende la estructura organizacional, el funcionamiento del órgano de gobierno, los comités, las políticas de personal, funcionamiento de la contraloría interna y la vigilancia de organismos externos. Esta fase ayudará al auditor a determinar si es adecuado confiar en el control interno y definir nuestra seguridad de auditoría. Los procedimientos de control son aquellas políticas y procedimientos que se adicionan al ambiente de control y sistema contable, establecidas por la administración para proporcionar seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad.

Los principales controles necesarios para establecer y mantener una estructura de control interno que provea seguridad razonable de que los objetivos están siendo alcanzados, se indican a continuación:

Control preventivo.- Es el conjunto de actividades diseñadas para evitar un evento o resultado no procurado. Por lo tanto, los procedimientos de control de carácter preventivo son establecidos para evitar errores durante el desarrollo de transacciones.

Control detectivo.- Es el conjunto de actividades diseñadas para descubrir un hecho o un resultado no intencional. Por lo que los procedimientos de carácter detectivo tienen como finalidad detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivos.

Clasificación de los sistemas de aplicación

La comprensión del proceso contable y el ambiente de control se realizará para cada sistema de aplicación que posea el ente fiscalizado. A continuación, se presentan los sistemas principales de aplicación asociando sus operaciones con las cuentas contables de la información financiera presentada por los sujetos de fiscalización:

Sistema Saldos de cuentas relacionados

Presupuestación Ingresos

Egresos

Tesorería Documentos por pagar

Bancos e Inversiones

Gastos y productos financieros Egresos

Deuda pública Cuentas por pagar Ingresos

Gastos financieros - Bancos

Ingresos Ingresos

Cuentas por cobrar

Servicios personales Egresos relacionados con sueldos, salarios y nómina Pasivos/provisiones relacionados con nóminas

Adquisiciones y servicios Egresos relacionados con adquisiciones y servicios generales

generales Cuentas por pagar

Gastos pagados por anticipado Activo fijo

Obra pública Egresos relacionados con obra

Cuentas por pagar

Gastos pagados por anticipado Activo fijo

En el estudio de los diversos procesos y su ambiente de control, se deberán identificar los objetivos de control, definir las actividades de control que ayudaran a atender el objetivo y posteriormente las pruebas de control necesarios.

3.2.4. Identificar riesgos y errores