Comunicación

Santa Rosa, 30 de Junio del 2014 Señores

RECTORA Y MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL COLEGIO FISCAL MIXTO "SAN JOSÉ"

San José - Santa Rosa

Tema o asunto determinado

Hemos efectuado el examen de auditoría integral al colegio de Bachillerato san José al periodo comprendidos desde al 31 diciembre del 2013, el cual cubre la siguiente temática: el examen del Estado de Situación Financiera, los correspondientes Estados de resultados, el flujo de efectivo y el estado de ejecución presupuestaria, así como la evaluación del control interno, la evaluación del cumplimiento de las leyes y reglamentos que le afectan y el grado de eficiencia y efectividad en el manejo de los recursos evaluado con los indicadores de desempeño

Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría y Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación auditada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales reglamentarias vigentes, políticas y demás normas y procedimientos aplicables.

Parte responsable

La administración del colegio de Bachillerato san José, es responsable del contenido de la información suministrada, del diseño, implementación y mantención del sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional y para la preparación y presentación de los estados contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias.

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Nuestra responsabilidad consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditoría, fueron corregidos (o serán corregidos) por la administración, lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control.

Limitaciones

En el trabajo ejecutado existieron limitaciones por falta de entrega de información por parte de la administración, y por la no existencia de información relevante que nos permitirá hacer un examen exhaustivo

Dadas las limitaciones inherentes de cualquier estructura de control interno, puede ocurrir errores e irregularidades y no ser detectados , también las proyecciones de control para periodos futuros están sujetas al riesgo de que el control interno se pueda tornar inadecuado por los cambios de su elementos, además se requiere la actualización permanente del sistema de control interno para evitar la disfuncionalidad de los procesos y controles

, Estándares aplicables

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de Auditoría Gubernamental compatibles con las de General Aceptación, así como con las políticas y los procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría de Estado; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno. En el trabajo de auditoria se presentaron limitaciones que afectaron el alcance de la auditoría.

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Debido al efecto muy significativo que sobre la revisión de los estados financieros representan las limitaciones expuestas en el apartado IV anterior esta Auditoría no se halla en condiciones de opinar y no opina sobre los estados financieros de la institución. Sin perjuicio de lo precedentemente expuesto, en base a las revisiones efectuadas, a las cuentas que integran los rubros Disponibilidades, establecida a trabes del estado de ejecución presupuestaria, la cual se encuentran adecuadamente expuestas de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos exigido por el ente de control

Otras conclusiones.

Con base a nuestro procedimiento de trabajo y con las evidencias obtenidas concluimos que la compañía mantuvo en todos sus aspectos importantes una estructura efectiva del control Interno en relación a la conducción ordenada de sus operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento con leyes y regulaciones que la afectan . la información suplementaria que se presenta en las paginas siguientes contienen comentarios y recomendaciones para cada auditoria realizada en el proceso examinado, los indicadores esenciales que evalúan el desempeño de la administración en relación con sus objetivos generales y metas y actividad de la institución, esta información fue objeto de nuestra auditoria integral y refleja razonablemente los resultados de gestión en el alcance de los objetivos y metas de la institución educativa

Ing.: Segundo David Cuenca Collaguazo Auditor.

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INFORMACIÓN INTRODUCTORIA MOTIVOS DEL EXAMEN

El examen integral practicado al Colegio de bachillerato San José", del Sitio San José, Parroquia Bellavista, del Cantón Santa Rosa; se llevó a efecto en cumplimiento al convenio institucional suscrito entre el Colegio y el maestrante

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Determinar la legalidad, veracidad y conformidad de las operaciones así como la confiabilidad, oportunidad de pertinencia de la información administrativa y financiera.

Evaluar el sistema de control interno

Determinar el grado de eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos

Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás normativa aplicable.

ALCANCE

La Auditoría integral se realizó a al sistema de contabilidad y de ejecución presupuestaria en sus cuentas de ingresos, egresos, inventarios por el periodo comprendido al 31 de diciembre del año 2012

LIMITACIÓN AL ALCANCE

Debido a la falta de información contable, el examen de auditoria se limitó a verificar los movimiento del estado de ejecución presupuestaria llevado por el Sistema Integrado de Gestión Financiera (eSIGEF) instrumento que fue implementado para obligar a todos los niveles de Gobierno a realizar planificaciones en primer lugar y, luego a alinear estas a los planes Provinciales, Regionales y sobre todo al Plan Nacional del Buen Vivir.

Para poder cumplir con esta nueva política de Estado, el Ministerio de Finanzas implemento el Sistema Integrado de Gestión más conocido como eSIGEF; herramienta informática que permite una administración financiera centralizada en lo que a normativa legal se refiere, pero desconcentrada y descentralizada operativamente hablando a través de las Unidades de Administración Financiera (UDAFs) y las Entidades Operativas Desconcentradas (EODs)

54 BASE LEGAL

El Colegio Fiscal Mixto "San José", del Sitio San José, de la Parroquia Bellavista, Cantón Santa Rosa, Provincia de El Oro, fue creado mediante Acuerdo Ministerial 3090 del 4 de junio de 1982.

Sus actividades y operaciones a más de la disposición legal citada; están normadas por disposiciones específicas, tales como:

Ley Orgánica de Educación intercultural bilingüe y su Reglamento Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

Ley Orgánica de Servicio Público

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público

Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, en su contexto vigente. Otras Leyes, Ordenanzas, Reglamentos y normatividad aplicable a la fecha de las operaciones.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

La estructura institucional comprende los siguientes niveles: NIVEL DIRECTIVO: - Líder Educativo

- Consejo Directivo

- Junta General de Directivos y Profesores - Junta de Profesores de Curso

- Junta de los Profesores Guías de Curso Comité de Padres de Familia.

- Del Asesor Académico NIVEL AUXILIAR: - Secretaría General

- Colecturía

- Laboratorio Pedagógico - Biblioteca

NIVEL OPERATIVO: - Comisiones Permanentes - Personal Docente

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INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA

OBSERVACIONES, CONSECUENCIAS Y RECOMENDACIONES FINANCIAMIENTO

Para cumplir con sus actividades, el Colegio de Bachillerato "San José" del Cantón Santa Rosa contó con los siguientes recursos financieros durante el periodo sujeto a examen AÑOS TRANSFERENCIAS 2012 $ 155.734,35 2013 $ 176.603,61 Total $ 332.337.96 DISPONIBILIDADES

Corresponde al efectivo que mantuvo la entidad al 31 de diciembre del 2012 y 2013 está conformado por el saldo de las cuentas bancarias que mantiene la institución; así:

Debito Crédito Saldo

SALDO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

N/C Transferencias 176.603,61 176.603,61

N/D Por Orden de Pago 175.936,86 666,75

N/D Por recupero del ministerio de

finanzas 666,75 -

TOTAL 176.603,61 176.603,61 -

SALDO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013 -

INVERSIÓN EN BIENES DE LARGA DURACIÓN

Corresponde a los Bienes muebles e inmuebles de propiedad del Colegio fiscal "SAN JOSÉ", cuyo saldo asciende a USD 32.289,44, los mismos que se demuestran a continuación:

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BIENES DE LARGA DURACIÓN

BIENES MUEBLES 32.289,44

Mobiliario 14.276,32

Maquinaria y Equipo 2.746,18

Equipo, sistemas y paquetes

informáticos 2.745,46

Libros y colecciones 817,70

Terrenos 8.000,00

Edificio, locales y residencia 3.703,78

Total 32.289,44

SISTEMA DE PRESUPUESTO

Los presupuestos codificados en el período examinado y los resultados de su ejecución se demuestran a continuación:

INGRESOS

AÑOS PRESUPUESTO

ASIGNADO MODIFICADO VIGENTE

2012 125.295,76 30.438,59 155.734,35 2013 125.295,76 51.307,85 176.603,61

TOTAL 250.591,52 81.746,44 332.337,96

EGRESOS

AÑOS PRESUPUESTO

COMPROMETIDO DEVENGADO PAGADO 2012 155.282,85 155.282,85 155.282,85 2013 176.409,32 175.936,86 175.936,86 TOTAL 331.692,17 331.219,71 331.219,71

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RESULTADOS DEL EXAMEN HALLAZGO 1. SISTEMA DE CONTABILIDAD

En base a las pruebas de auditoria se detectó la ausencia de información financiera, como estados de situación financiera, estado de resultados , flujo de efectivo, cambio en el patrimonio, correspondiente al periodo examinado ya que a partir El 27 de diciembre del 2007, mediante Acuerdo Ministerial No. 444 y No. 447 del 29 de diciembre del 2007, se resolvió la obligatoriedad de las entidades públicas de utilizar el Sistema Integrado de Gestión Financiera (eSIGEF), como herramienta informática para todas las instituciones del Gobierno Central, a partir del 1 de enero del 2008. Este sistema centraliza el dinero de todas las instituciones educativas en una cuenta única, y cada vez que una institución necesita recurso , ya sea para contratar nuevo personal o insumos, o cancelar las planillas de agua, luz y teléfono, deberá hacer la petición al Ministerio de Finanzas, y éste se encargará de atender la petición, creando así una dependencia más directa con esta cartera del Estado, en virtud de esto el Colector del colegio se encarga de mantener un manejo adecuado del sistema eSIGEF , registrando los pagos de gastos y costos que ha tenido la entidad educativa generándose los estados financieros a nivel central y el estado de ejecución presupuestaria a nivel local

CONCLUSIÓN

Por limitaciones en la información contable de la entidad, no se pudo evaluar su consistencia con la normatividad contable vigente.

RECOMENDACIÓN Al Rector:

1. Dispondrá al Colector, proceda con la implantación del sistema contable de la entidad acorde con las disposiciones vigentes al respecto; que le permita obtener información contable oportuna y precisa, para efectos de control y evaluación interna y externa.

58 HALLAZGO 2. SISTEMA DE PRESUPUESTOS

En base de las pruebas de auditoria se logró determinar que la entidad recibió en el periodo lo siguiente: AÑOS PRESUPUESTO INGRESOS VIGENTES DEVENGADO DIFERENCIA DE EJECUCIÓN % DE EJECUCIÓN 2012 155.734,35 155282,85 451,50 100% 2013 176.603,61 175936,86 666,75 100% TOTAL 332.337,96 331219,71 1.118,25 100%

los ingresos y egresos proyectados a través de los presupuestos y sus reformas, en relación a lo ejecutado, fluctuaron en porcentajes razonables en la forma prevista tomando en cuenta, modificaciones presupuestales, cumplimiento de la normatividad presupuestal, autorizaciones de giros, reservas, cuentas por pagar, pasivos exigibles, grado de cumplimiento de los resultados y que los procesos y procedimientos se encuentran formalmente establecidos permitiendo que la gestión presupuestal se adelante conforme a las normas legales, reglamentarias y de procedimiento para el registro de las operaciones presupuestales y su incidencia en el alcance de los objetivos y metas institucionales, sin embargo no existe un plan detallado de programación de costos y gastos de bienes y servicios por lo que inobserva la norma técnica de auditoria 406-02

Planificación “Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente. El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los servicios incluidos los de consultoría a contratarse durante el año fiscal, en concordancia con la planificación de la institución asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan constarán las adquisiciones a realizarse tanto por el régimen general como por el régimen especial, establecidos en la ley. El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad de cada entidad y publicado en el portal de compras públicas

www.compraspúblicas.gov.ec”

CONCLUSIÓN

Por limitaciones en la información presupuestaria de la entidad, no se pudo evaluar la consistencia de su ejecución.

RECOMENDACIÓN Al Rector:

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2. realizar el plan y programación de costos y gastos, que bienes y servicios se deben adquirir.

HALLAZGO 3 AUSENCIA DE DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Y SU ARCHIVO Se verificó la falta de archivos de documentación que respalden las operaciones financieras, correspondiente al periodo sujeto a examen; que permitan identificar las transacciones ejecutadas y facilite su verificación, comprobación y análisis. Situación que se ha originado debido a la falta de organización en el Departamento de Colecturía inobservando lo dispuesto la Norma de Control Interno 405-04 para el Área de Administración Financiera Gubernamental, Documentación de respaldo y su archivo “ La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes. Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentación sustentadora de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos. Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitirá la identificación de la transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis. La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión importantes debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación, antes, durante o

después de su realización”. CONCLUSIÓN

La falta de organización en colecturía y la entrega de información por parte del Colector, ha permitido la ausencia de documentación de respaldo y su archivo.

RECOMENDACIÓN A la Rectora

3. Dispondrá que el área de colecturía, mantenga archivos que contengan evidencia documental suficiente, pertinente y legal de todas las operaciones financieras del Colegio, lo cual permitirá identificar las transacciones ejecutadas y facilitará su verificación, comprobación y análisis

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4. Al colector acogerse a la Norma de Control Interno para perfeccionar la elaboración de los registros generales y auxiliares a fin de mantener una información confiable, precisa y oportuna de los saldos reales que posee la Institución.

HALLAZGO 4. FALTA DE CONTROL SOBRE LOS BIENES DE ADMINISTRACIÓN

Mediante las pruebas de auditoria se verifico que no existen inventarios de los bienes los bienes de larga duración; y bienes sujetos a control administrativo que no reúnen las condiciones para ser considerados de larga duración, además información sobre su identificación, ubicación, custodios directos y procedimientos de control Falta de información y procedimientos que no han permitido detectar a su debido momento posibles errores en sus registros y pérdidas de los bienes, que permitan tomar las acciones correctivas en forma oportuna. Situación que se ha producido debido a que no se ha hecho el levantamiento del inventario de éstos bienes, no se ha procedido a identificarlos con un código, no se han entregado en su totalidad a sus custodios directos mediante actas de entrega recepción; y no se han practicado constataciones físicas periódicas. Incumpliendo lo dispuesto en la Norma técnicas de Control Interno 406-05 Sistema de registro “Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente”, Norma 406-06 Identificación y protección “Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración. Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación. El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los

mismos” y norma 406-08 Uso de los bienes de larga duración “Cada servidora o

servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones, dejando constancia escrita de su recepción; y por ningún motivo serán utilizados para otros fines que no sean los institucionales..

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No se han aplicado procedimientos de control sobre los bienes de la entidad, que permitan detectar posibles errores y tomar acciones correctivas oportunas

RECOMENDACIÓN A la Rectora:

5. Dispondrá al Colector proceda hacer un levantamiento de inventario detallado de los bienes de la entidad, que estén bajo la custodia de todo el personal a fin que permita tener un mejor control de su existencia , física, los traspasos o bajas, a fin de que la información se encuentre siempre actualizada y de conformidad con la normatividad contable vigente.

Al Colector:

6. Codificar los bienes de la entidad a fin de que permita su fácil identificación, organización y protección; código que será impreso en una parte visible de cada bien. De igual manera procederá a elaborar las actas de entrega recepción con los funcionarios responsables directos de su custodia, salvaguardia y mantenimiento.

HALLAZGO 6. REGLAMENTO INTERNO Y CÓDIGO DE CONVIVENCIA DESACTUALIZADO

Si bien la institución cuenta con un Reglamento Interno y código de convivencia para regular las actividades docentes, administrativas y financieras del plantel, no se realizaron las gestiones pertinentes para su aprobación por parte de la Dirección Provincial de Educación ni se efectuaron reformas para actualizarlo, por su contenido no estaba acorde con la normatividad de control interno vigente y su aplicación es limitada; permitiendo que existan deficiencias, como las funciones de carácter incompatible de la colector en el proceso de custodia, recaudación, registro y control de los recursos materiales y financieros inobservandose la Norma de Control Interno 200-07 Coordinación de acciones organizacionales “La máxima autoridad de cada entidad, en coordinación con los directivos, establecerá las medidas propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la responsabilidad que les compete para el adecuado funcionamiento del control interno. Las servidoras y servidores participarán activamente en la aplicación y el mejoramiento y de las medidas ya implantadas, así como en el diseño de controles efectivos para las áreas de la organización donde desempeñan sus labores, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades.

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No existe un reglamento interno ni código de convivencia legalizado que permita al personal dirigirse de acuerdo a la normativa establecido en el

RECOMENDACIÓN A la Rectora:

7. Gestionarán ante el Ministerio de Educación, la aprobación del reglamento interno y código de convivencia que mantiene la institución a fin de contar con un documento legal y pertinente al cual se regirá el personal, en futuros eventos

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