Esta es la última fase del proceso de auditoría, y consiste en evaluar los resultados derivados de la ejecución, determinando las conclusiones finales para proceder a la elaboración, edición y entrega de los resultados obtenidos.
Por lo que, el auditor en esta fase debe revisar y evaluar las conclusiones extraídas de la evidencia obtenida a efecto de informar los hallazgos que lo ameriten.
La evaluación de resultados, implica considerar si la información financiera y presupuestal ha sido preparada en todos sus aspectos importantes de conformidad con la legislación aplicable y con los Principios de Contabilidad Gubernamental, con el objeto de identificar circunstancias en las cuales no se hayan acatado.
El informe es el documento mediante el cual el auditor emite su juicio profesional sobre los asuntos que ha examinado. Por lo anterior, es la expresión escrita donde se exponen las conclusiones sobre las actividades o tareas que realizó.
De acuerdo a la legislación vigente, el Órgano de Fiscalización Superior debe generar los siguientes documentos:
1.- Pliego de observaciones y recomendaciones. 2.- Informe de resultados.
Pliego de observaciones y recomendaciones.- Documento emitido por el Órgano de Fiscalización Superior, que contiene la relación de posibles irregularidades o deficiencias en la gestión financiera de los sujetos de fiscalización.
Informe de resultados.- Documento elaborado por el Órgano de Fiscalización Superior, que contiene el resultado del proceso de fiscalización. En dicho documento serán incluidos conclusiones y datos respecto a l a i n f o r m a c i ó n f i n a n c i e r a y p r e s u p u e s t a l , a n á l i s i s a l c u m p l i m i e n t o d e l o s P r i n c i p i o s d e C o n t a b i l i d a d Gubernamental, el pliego de observaciones y recomendaciones, diligencias y/o acciones para atender dicho pliego, resultados de evaluación de dichas diligencias y/o acciones y dictámenes jurídicos en los cuales se expresen las deficiencias que conlleven daños y/o perjuicios al patrimonio del sujeto de fiscalización, así como las responsabilidades y presuntos responsables de los hechos informados. Todos estos elementos presentarán un panorama completo a sus lectores, de conformidad con el artículo 43 de la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato.
Tanto en el pliego de observaciones y recomendaciones y en el informe de resultados, deben expresarse juicios fundamentados en las evidencias obtenidas y no en observaciones subjetivas. Asimismo el personal que participe en su elaboración, requiere una gran destreza para ordenar correctamente los hechos y expresar las conclusiones haciendo uso de un lenguaje correcto, actual, comprensible e incluso persuasivo.
En la preparación del pliego o informe se deberá en lo posible reunir los siguientes elementos:
1. Significación.
2. Utilidad y oportunidad.
3. Exactitud y beneficios de la información sustentatoria. 4. Calidad convincente.
5. Objetividad y perspectiva. 6. Concisión.
7. Claridad y simplicidad. 8. Tono constructivo.
9. Organización de los contenidos del informe.
3.4.1. Elaboración del pliego de observaciones y recomendaciones Observación
Son señalamientos de carácter preventivo y/o correctivo que el auditor hace, relativos a los errores, irregularidades o inconsistencias por incumplimiento a las disposiciones normativas, detectados como resultado de la aplicación de procedimientos de auditoría.
El término puede ser definido en muchos sentidos, para efectos de la auditoría, está referido a cualquier situación deficiente e importante identificada en el examen, que puede motivar oportunidades de mejoras.
Si durante el desarrollo de la fase de ejecución se identifican hechos o circunstancias que afectan en forma significativa al sujeto de fiscalización, tales como deficiencias en el control gerencial que inciden en la eficiencia y economía de las operaciones; en tales casos, el resultado obtenido adquiere la denominación de observación.
El término "observación" se refiere entre otros a asuntos tales como:
• Ineficiencia en las operaciones; • Desperdicio de recursos;
• Incumplimiento de leyes, reglamentos o políticas internas;
• Aplicación incorrecta de los Principios de Contabilidad Gubernamental; y • Deficiencias en el control interno.
Recomendación
Medidas que el Órgano de Fiscalización Superior establece al sujeto de fiscalización, tendientes a prevenir y resarcir las irregularidades y deficiencias detectadas en el procedimiento de fiscalización.
Constituyen las medidas sugeridas por el auditor orientadas a promover la solventación de las observaciones, asimismo, propician la adopción de medidas correctivas. Las recomendaciones deben estar encaminadas a superar las causas de los problemas observados y que éstas sean oportunas. Se referirán a acciones específicas y estarán dirigidas a quienes corresponde emprender tales acciones.
Para su formulación, se considerarán los efectos positivos y negativos que la implementación de esas recomendaciones tendría en las operaciones del ente auditado. Todas las recomendaciones se deberán analizar correctamente para garantizar que sean aplicables, costeables y consistentes.
Elaboración del pliego
El personal que participe en la elaboración de este documento considerará lo siguiente:
• A n t e s d e e l a b o r a r l o , e f e c t u a r á u n a r e v i s i ó n m i n u c i o s a d e l o s p a p e l e s d e t r a b a j o , p a r a asegurarse de que se cumplieron satisfactoriamente los objetivos de la auditoría, que se han considerado todos los asuntos de importancia y todas las cuestiones planteadas han sido resueltas. Es decir que el trabajo de auditoría esta plenamente concluido y por lo tanto los hallazgos de auditoría están comprobados.
• Se elaborará una cédula resumen de los hallazgos encontrados con la finalidad de referenciarlos en los papeles de trabajo, y determinar el rubro en el cual serán presentados.
• Todos los hallazgos a ser presentados deberán, en la medida de lo posible, presentar los siguientes elementos: Condición, Criterio, Causa, Efecto y Recomendación.
• Se procederá a la narración y redacción del pliego, aplicando lo establecido en el Manual para elaboración de pliego de observaciones y recomendaciones e Informe de Resultados.
• El pliego podrá contener un apartado de recomendaciones generales, en las cuales se colocaran las recomendaciones generales de control interno, de las cuales se sugiere su consideración al sujeto de fiscalización con la finalidad de mejorar y eficientar el uso de los recursos públicos del ente fiscalizado. Dichas recomendaciones son las que a juicio del auditor considera necesarias pero sin que existe alguna obligatoriedad en la legislación de que debieron aplicarse por parte de los sujetos de fiscalización. Podrán contener aspectos como:
1.S i t u a c i o n e s q u e d e n o t e n v u l n e r a b i l i d a d a n t e l o s r i e s g o s a l o s q u e e s t á s u j e t a l a dependencia, municipio, órgano descentralizado o entidad.
2.Oportunidades de mejora para el sistema de control interno.
3.Elementos de control que, adicionados al procedimiento, promuevan la eficiencia de las operaciones.
4.Elementos de control que apoyen el cumplimiento de las disposiciones legales.
5.Elementos de control que deban ser eliminados por considerarse innecesarios o excesivos. • En la elaboración del pliego de observaciones podrá participar el personal de la Dirección G e n e r a l d e A s u n t o s J u r í d i c o s , a e f e c t o d e f o r t a l e c e r s u c o n t e n i d o , e n l o r e f e r e n t e a l a normatividad aplicable.
3.4.2. Notificar resultados
El pliego de observaciones y recomendaciones, se notificará al sujeto de fiscalización a efecto de que las aclare, atienda o solvente, dentro de los términos legales. Se solicitará a los funcionarios responsables del sujeto de fiscalización, que presenten por escrito sus opiniones sobre el pliego de observaciones y recomendaciones, así como las acciones correctivas adicionales que prevea su administración en los plazos señalados conforme a la legislación aplicable.
El plazo anteriormente señalado será prorrogable por un periodo no mayor a diez días hábiles, previa autorización del Auditor General, siempre que la solicitud de prórroga se realice y justifique dentro del plazo original.
U n a v e z e n v i a d o e l e s c r i t o e l s u j e t o d e f i s c a l i z a c i ó n y l o s f u n c i o n a r i o s c o m p r e n d i d o s e n l a s observaciones de auditoría deben tener en cuenta que éstas sólo podrán ser desvirtuadas por:
• La presentación de nuevos elementos de juicio que modifiquen la percepción de la condición observada.
• La demostración de la aplicación equívoca del criterio de auditoría.
• La existencia de normas específicas no consideradas en el momento de la estructuración del criterio de auditoría.
• La implementación de controles para que las deficiencias no sigan ocurriendo.
• El cumplimiento con lo dispuesto en la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.
• El resarcimiento de algún posible daño patrimonial, en su caso.
Durante dicho plazo, el sujeto de fiscalización presentará comentarios al documento, a éstos se le denominará respuesta del sujeto de fiscalización. Por lo que, concluido el plazo para que el sujeto de fiscalización atienda o dé respuesta a las observaciones y recomendaciones, o agotadas las acciones necesarias para su esclarecimiento, se procederá a la elaboración del informe de resultados.
Una vez elaborado el informe de resultados, éste se notificará al sujeto de fiscalización, el cual podrá promover el recurso de reconsideración, en caso de estimarlo pertinente.
El recurso de reconsideración, tiene por objeto que se revoque o se modifique el informe de resultados o la resolución que desecha la denuncia, en los términos del artículo 34 de la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato. En ningún caso, será procedente que el sujeto de fiscalización aporte nuevas pruebas o más información para solventar las observaciones enunciadas en el pliego, toda vez que ha concluido el plazo establecido por la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato.
El recurso de reconsideración debe presentarse por escrito ante el Auditor General. Se deberá resolver el recurso de reconsideración en un término de quince días hábiles, y se notificará de manera personal al promovente, dentro del plazo de cinco días hábiles siguientes a la fecha del acuerdo.
El proceso de informar los resultados del pliego de observaciones y recomendaciones, el informe de resultados y la resolución al recurso de reconsideración se efectuará a través del proceso de notificación señalado en el Código Fiscal del Estado de Guanajuato.
3.4.3. Valoración de comentarios del sujeto de fiscalización y su recurso de reconsideración L a v a l o r a c i ó n d e c o m e n t a r i o s d e l s u j e t o d e f i s c a l i z a c i ó n , e s e l p r o c e s o d e c o n f r o n t a c o n l a s observaciones de la auditoría. Una vez que el sujeto de fiscalización ha entregado su escrito de respuesta a las observaciones, éstas deben valorarse como:
1. Solventada. Cuando se documente y justifique totalmente la atención a la observación.