El control estratégico es la parte inicial del control interno de las empresas, ya que éste permite iniciar un proceso de reflexión a través de las condiciones del medio y la misión de la organización. Además, consiste en plantear lineamientos que orienten a resultados y decisiones favorables que, en este caso, servirán de base para la mejora de eficiencia de la compañía de taxi convencional “Puerto San”. Asimismo, para el cumplimiento de ese control se debe establecer un esquema organizacional, principios, normas, objetivos y metas que permitan a la compañía
86 brindar un servicio con calidad para los usuarios. Los lineamientos, antes mencionados, se desarrollan a continuación:
4.6.1. Análisis Organizacional
CUADRO N° 5: Matriz FODA
MATRIZ
FORTALEZAS OPORTUNIDADES Unidades confortables. Personal capacitado. Fondos propios. Comunicación radial.Apoyo del Estado.
Legalización de permisos para operar. Avance tecnológico. Población en aumento. DEBILIDADES AMENAZAS Carencia de capacitación. Deficiencia en la atención al cliente.
No tiene difusión publicitaria. Falta de motivación.
La rotación de personal es alta.
Mayor competencia. Desastres naturales. Aumento de la delincuencia. Negociación de pasajeros. Situaciones económicas y políticas inestables. Elaborado por: Eliana Orrala Flores
4.6.2. Esquema de la organización.
Esta estructura es una organización que no deja conocer las responsabilidades de los diversos procesos y funciones, éstas se las puede establecer de diferentes formas, siempre, a la par con los medios y objetivos de la microempresa; para hacer esta estructura existen muchas formas, pero en esta propuesta se considera que la más idónea es la jerárquica como se ve a continuación:
La microempresa adquiere una forma y figura, con la cual pretende alcanzar sus objetivos, sus planes y aplicar su correspondiente control. La constitución del esquema formal propuesto tiene en cuenta todos los procesos, procedimientos y relaciones que puedan existir dentro del equipo humano, considerando todos los
87 factores materiales necesarios, es decir, las tareas en que se divide el trabajo y su respectiva coordinación.
Los elementos que forman parte de la estructura organizativa son:
Alta Gerencia: quien tiene la competencia de crear su estructura organizativa. Estas son las personas que decidirán y ejecutarán la propuesta.
Divisiones: Son las secciones operativas en que se estructura la compañía de taxi convencional “Puerto San”.
Funciones: son los procesos que se realizan en la actividad de la compañía de taxi convencional “Puerto San” para que alcance sus objetivos.
Interrelaciones: Son las conexiones existentes en la compañía de taxi convencional “Puerto San”, éstas pueden ser desde las jerárquicas (jefe- subordinado), hasta funcionales (entre distintos puestos de trabajo que no dependen uno del otro) o incluso, de asistencia o colaboración (entre profesionales externos y empresa).
CUADRO N° 6: Esquema Organizacional de la Compañía de Taxi Convencional “Puerto San”
88 4.6.3. Valores
Confianza: Ésta sólo se denota en la opinión de los usuarios del servicio puesto que, nacen al momento de crear una buena imagen, al saber actuar idóneamente frente cualquier situación, esta debe reforzarse por medio de pruebas y acciones. Honestidad: es el comportamiento de justicia y honradez que tienen las personas para realizar acciones con transparencia que permitan el crecimiento y desarrollo de la organización.
Comunicación asertiva: .Ésta consiste en una buena comunicación de, forma agradable que permite defender derechos y definir el comportamiento, no solo de los choferes, sino también, de los usuarios.
Respeto: Es el buen trato hacia lo que nos rodea como: el ambiente, sociedad, proveedores y el cumplimiento del deber.
4.6.4. Objetivos.
4.6.4.1. Objetivo general.
Ofrecer un servicio de taxi eficiente, mediante el uso de recursos que permitan cumplir con las expectativas de los clientes.
4.6.4.2. Objetivos especificos.
Optimizar el control de las actividades con la aplicación de sistemas de alta tecnología.
Mejorar la productividad de la compañía utilizando las herramientas adecuadas para el trabajo.
Garantizar la calidad del servicio contando con choferes profesionales. Obtener el reconocimiento de la compañía en la Península.
Lograr la eficiencia y eficacia a través de capacitaciones a los miembros de la compañía.
89 4.6.5. Meta
Implementar directrices, lineamientos y procedimiento de control que aseguran la correcta gestión organizativa de la compañía, de la empresa ya que carecen de éstas para que de esta manera, tenga una nueva forma de evaluar su desempeño.
4.6.5.1. Misión
Somos una organización de servicio de taxi que cuenta con el talento humano ideal y unidades acordes a las exigencias de los usuarios; que ofrece a la Península un servicio que garantiza no sólo el respeto sino la seguridad y honestidad en sus procesos.
4.6.5.2. Visión.
Ser la compañía número uno en la prestación de servicio de taxi que valore al recurso humano y satisfaga las necesidades de los clientes al momento de usar su unidad.
4.6.5.3 Funciones de autorización y supervisión
En el esquema organizativo existen procesos de autorización y supervisión que operan como mecanismos o ejes del control de la actividad de la compañía de taxi convencional “Puerto San”, esta autorización permite la realización, ante situaciones concretas, de las transacciones o tareas incluidas en el ciclo operativo, a la vez, esto requiere de poderes de decisión. La supervisión garantiza el correcto funcionamiento de los procedimientos de control interno.
Los procedimientos de autorización actuarán en todos los niveles, por ello, las responsabilidades para cada sección del área contable, están definidas claramente.
90 Las autorizaciones se basarán en una serie de preceptos bajo los que se definirán las normas de actuación y ejecución, estarán representados como obligaciones, restricciones y prohibiciones en función del tipo de tarea o actos existentes en la operatividad de la compañía de taxi convencional “Puerto San”, siendo factores importantes para aplicar el control dentro de quienes hacen la microempresa.
Las situaciones de deficiencias o errores en el control interno serán identificadas, oportunamente, a través de los mecanismos de supervisión, esta es la etapa final del ciclo del control interno representando el control que asegura la eficacia en el funcionamiento de la compañía de taxi convencional “Puerto San”, incluirá siempre, una planificación y coordinación de las actividades, independientemente, de la magnitud o complejidad de la estructura organizativa.
Los procedimientos de supervisión se realizarán a través del factor humano siguiendo, para ello, el esquema organizacional propuesto (control del órgano superior a los inferiores). La supervisión puede ser realizada, de manera directa, en base a las líneas de autoridad definidas (Gerencia, secretaria, contador y jefe de ruta) y/o a través de los trabajos encomendados a profesionales en auditoría.
Los aspectos a destacar para el alcance de una supervisión eficiente como parte del control interno son:
El trabajo realizado por una persona debe ser revisado, sistemáticamente, por otra (segregación de funciones y de responsabilidades).
La gerencia se asegurará del control operativo de las secciones, implantando controles de supervisión adicionales cuando sea necesario.
Verificación o chequeo de los controles de la secretaría de la organización por personas de otras secciones con la finalidad de reforzar o detectar puntos débiles o irregularidades.
Los directivos realizarán procedimientos de revisiones generales que confirmen el cumplimiento de las normas de control establecidas.
91 4.6.5.4 Políticas
Las políticas y procedimientos operativos, tanto administrativos como contables, establecidos en la compañía de taxi convencional “Puerto San” se comunicarán por escrito a su personal con el fin de lograr la máxima eficacia, se harán recordatorios y actualizaciones periódicas, estableciendo con claridad políticas, procedimientos y niveles de autoridad (manuales de procedimientos).
Los procedimientos son un conjunto de operaciones y normas que sirve de reglas de conducta o programas a ejecutar cuya utilización es imprescindible para la consecución de los objetivos definidos en la actividad de la compañía de taxi convencional “Puerto San”, además, concretan la operatividad y las pautas de actuación dentro de la entidad, se especifican por escrito para dejar constancia de las políticas, funciones, responsabilidades, tareas, y criterios a ejecutar, todo esto con la aprobación del directorio de la microempresa.
Los procedimientos son directrices esenciales para el funcionamiento del control interno, siendo uno de sus principales objetivos la definición de las normas operativas de la organización micro-empresarial, líneas de responsabilidad y autoridad, en base a principios y objetivos preestablecidos. Para el eficiente control interno, se resume:
- Organigrama funcional y jerárquico de la compañía de taxi convencional “Puerto San”, desglosado en su máximo nivel (rango, puesto, perfil, sección).
- Definición de los procedimientos por áreas administrativas contables. - Especificación de las normas a tener en cuenta, relacionadas con:
Competencias
Autorizaciones
Procesos del círculo de información (documentación generada, registros formalizados, controles, supervisiones, etc.).
92
Contabilización, procedimientos y políticas
- Procesos de revisión y verificación de las normas (personal interno independiente o externo profesional).
Los procedimientos de control aseguran:
- Adecuado registro de los activos y apropiada custodia y salvaguardia de estos movimientos.
- Adecuado registro de los pasivos con el reconocimiento de todas las provisiones y pérdidas previstas y reales.
- Autorización de todos los gastos incurridos en un determinado periodo. - Inclusión en los registros contables de todos los ingresos generados en la
actividad de la compañía de taxi convencional “Puerto San”.
- Elaboración de los estados financieros y de información económica diversa, de acuerdo, con registros contables, supervisados, revisados y debidamente preparados.
- Detección de irregularidades, debilidades y errores durante el proceso de toda la información contable.
Los procedimientos estarán sujetos a procesos de actualizaciones permanentes, debido a nuevas adaptaciones a que dé lugar la organización de la compañía de taxi convencional “Puerto San” y por consiguiente, la necesidad de revisar o incorporar nuevas políticas, normas o procedimientos
93
4.7. CONTROL DE GESTIÓN
4.7.1. Funciones
CUADRO N° 7: Descripción de puesto-Gerente
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
GERENTE
Referencia
Vigencia Número de pág. Día Mes Año
86 IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO.
Nivel: Administrativo
Cargo: Gerente General
PERFIL DEL CARGO
Tener mínimo de 25 años de edad. Tener conocimientos de computación. Disponibilidad de tiempo.
Tener buena presencia.
Persona de buen trato, amable, cortes, seria. Facilidad de expresión.
Facilidad para interactuar en grupos
NATURALEZA DEL CARGO.
El gerente puede ser una persona que sea socio de la compañía o no, éste será el representante legal, quien se encarga de hacer cumplir los procesos,
correctamente, puesto que, es su administrador general. FUNCIONES.
Ejecutar las políticas sobre los precios de bienes y servicios que preste la compañía, de acuerdo, con los lineamientos fijados.
Administrar el talento humano, los recursos físicos, económicos y financieros de la compañía.
Contraer obligaciones a nombre de la compañía, debidamente, presupuestada.
Delegar funciones a los empleados de la compañía, previa autorización del presidente.
Ejecutar, las políticas en todas las actividades necesarias de gestión, organización y ejecución que permitan el cumplimiento del objeto social de la compañía.
94 CUADRO N° 8: Descripción de puesto-Secretaria.
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
SECRETARIA
Referencia
Vigencia Número de pág. Día Mes Año
IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO. Nivel: Administrativo
Cargo: Secretaria
Reporta a: Gerente General
PERFIL DEL CARGO.
Tener mínimo de 18 años de edad.
Tener conocimientos básicos de computación.
Saber redactar oficios.
Disponibilidad de tiempo.
Tener buena presencia.
Persona de buen trato, amable, cortes, seria.
Facilidad de expresión.
NATURALEZA DEL CARGO
La secretaria es quien lleva el orden de los documentos de la organización, es la que recuerda al gerente general las actividades programadas, los compromisos previamente, establecidos, la que redacta los documentos necesarios para algún trámite.
FUNCIONES.
Llegar a la hora indicada en todas sus actividades.
Recibir e informar los temas de importancia para todos estar informados. - Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamento dentro de la empresa.
Realizar y recibir las llamadas telefónicas para mantener informado al jefe de los compromisos.
Obedecer y ejecutar órdenes que haya asignado el jefe.
Estar en autocapacitación constante en el tema informático Elaborado por: Eliana Orrala Flores
95 CUADRO N° 9: Descripción de puesto-Contador
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
CONTADOR
Referencia
Vigencia Número de pág. Día Mes Año
IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nivel: Administrativo Cargo: Contador
Reporta a: Gerente General
PERFIL DEL CARGO
Tener el título de contador autorizado
Disponibilidad de tiempo.
Tener actualización en el tema.
Ser creativo, visionario y disciplinado.
Poseer una capacidad de síntesis y razonamiento lógico
Poseer una capacidad numérica y la facilidad para trabajar en equipo.
Saber establecer alianzas y tomar buenas decisiones.
NATURALEZA DEL CARGO.
Elaborar los estados financieros mensuales y anuales con sus respectivos anexos, efectuando el análisis de los resultados de cada uno de los estados financieros mensuales y anuales con el fin de avaluar la razonabilidad de las cifras, la rentabilidad de la compañía.
FUNCIONES.
Declarar, mensualmente, los impuestos, retención en la fuente y el IVA, para velar por el pago oportuno.
Verificar el cumplimiento de obligaciones fiscales, la preparación de la información y el informe mensual y anual.
Responsable por la entrega oportuna de balances exigidos por la gerencia y entidades de control y vigilancia.
Estar actualizado sobre las leyes y normas en materia contable.
96 CUADRO N° 10: Descripción de puesto-Jefe de ruta
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
JEFE DE RUTA
Referencia
Vigencia Número de pág. Día Mes Año
IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO. Nivel: Administrativo
Cargo: Jefe de Ruta Reporta a:Gerente General
PERFIL DEL CARGO
Disponibilidad de tiempo.
Saber establecer alianzas y tomar buenas decisiones. Tener disciplina.
NATURALEZA DEL CARGO.
Realiza una importante labor, pues a él le compete establecer las diferentes rutas, de las unidades.
FUNCIONES.
Chequear los horarios de las unidades de transporte.
Llevar el registro de entra y salida de los vehículos.
Control de la rotación equitativa en salida a la plantilla de personal.
97 4.7.2. Procedimientos
4.7.2.1. Para realizar un gasto .
PROCEDIMIENTO
GASTO
Referencia Vigencia Número de pág.Día Mes Añ o
ACTIVIDAD: Procedimiento para
realizar un gasto DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SOPORTE
Establecer la necesidad. Hacer una convocatoria. Toman decisión de hacerlo o no. Se realiza el presupuesto. Se hace el gasto de acuerdo a la necesidad. La directiva Secretaria Socios Contador Secretaria y gerente Evidencia. Convocatori a firmada. Registro en el libro de actas. Proformas Factura
Elaborado por: Eliana Orrala Flores Inicio Establecer la necesidad. Hacer una convocatoria. Hacer el gasto Hacer compra Presupuesto Fin Si No
98 4.7.2.2. Registro de un ingreso.
PROCEDIMIENTO
INGRESOS
Referencia Vigencia Número de pág. Dí a Mes Año ACTIVIDAD: Procedimiento deingresos DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
SOPOR TE Se establece una contribución mensual, mediante acuerdo. Cobro durante los primeros 15 días del mes.
Informe económico mensual Asamblea general Secretaria Gerente Libro de actas. Talonari o de recibos. Libro de actas.
Elaborado por: Eliana Orrala Flores Inicio Establecer contribución Cobro Fin Informe económico
99 4.7.2.3. Proceso actual de la elaboración del presupuesto
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO
Referencia
Vigencia N° de
pág. Día Mes Año
DESCRIPCIÓN
1) El Consejo de administración mediante memorando solicita al gerente el proceso de elaboración del presupuesto anual.
2) El gerente solicita al contador que elabore el presupuesto anual.
3) El Contador le pide a la Secretaria de la Compañía de Taxi Convencional “Puerto San” que le entregue los presupuestos históricos (años anteriores).
4) Con base en las necesidades reales, debidamente, priorizadas, el Contador procede a la elaboración de los presupuestos, considerando los siguientes rubros a saber:
Sueldo del Gerente
Sueldo de la Secretaria
Movilización para el Presidente
Beneficios Sociales
Refrigerios
Predios Urbanos
Útiles de oficina
Mantenimiento
Cuotas a las organizaciones
Comisiones
5) El contador entrega personalmente, a los socios en la Asamblea, el presupuesto anual. 6) El Gerente revisa el presupuesto que ha sido entregado por el Contador.
7) El gerente, mediante, oficio le entrega el presupuesto al Consejo de Administración y Vigilancia de la Compañía de Taxi Convencional “Puerto San” para que analice.
8) El Consejo de Administración y Vigilancia de la Compañía, analiza los presupuestos y convoca a la Asamblea General de Socios para la aprobación del presupuesto anual. 9) Una vez en la Asamblea General de la Compañía se analiza el presupuesto.-Si es aprobado
lo envían a la Gerencia y el área Financiera para que lo ejecuten, un archivo del mismo reposará en la Secretaria.
100 Flujograma de elaboración del presupuesto.
Asamblea General de Socios
Consejo de Administración
Gerente Contador Secretaria
No
Elaborado por:
Eliana Orrala Diseñado por: Eliana Orrala flores
Inicio Memorando solicitando presupuesto Avisa al contador verbalme nte Solicita presupues to histórico Envía correo a lasecretaria Entrega presupuest o histórico al Elaboración delpresupues to anual Entrega de presupues to al gerente Entrega de presupuesto al consejode administración Convocatoria a la Asamblea General Analiza el presupuesto Aprobación del presupuesto Presupuesto regresa a gerencia Presupuesto enviado al contador ¿Presupuesto aprobado? Presupuesto aprobado Ejecútese Archivo Fin
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4.8. CONTROL DE EVALUACIÓN
4.8.1. Evaluación.
Con el fin de optimizar el desempeño de la compañía se deben implantar nuevas políticas que beneficien en la adecuada toma de decisiones, observando si existen problemas que afecten el correcto desempeño a través de la detección de fallas en la descripción de los puestos y la necesidad de volver a capacitar.
Presentándose la necesidad de realizar una evaluación a todos los que forman parte de la compañía se recomienda utilizar el método de evaluación 360° ya que ésta recolecta información de una forma combinada ya que obtiene información de varios puntos de vista comenzando con los socios directivos, los socios en general, los empleados contratados y los usuarios que frecuentan este servicio para así realizar un análisis de todos los aspectos.
4.8.1.1. Beneficios de la evaluación.
Según, la forma de administración permite tratar el talento humano como un recurso básico de la compañía para de esta forma desarrollar su productividad.
Se tienen, siempre, en cuenta los objetivos de la organización y por otra parte, los objetivos individuales, para de esta forma, brindar una oportunidad de crecimiento para los miembros de la compañía.
Determina su aplicación completa a través de condiciones de medida del potencial humano.
4.8.1.2. Ventajas de la evaluación
Existen políticas de comprensión que determinan, quienes han puesto mayor empeño en su trabajo para darles aumentos.
102 Abre paso a las necesidades de capacitación y desarrollo, puesto que, al analizar el bajo desempeño se muestra la necesidad de ser capacitado para mejorar y aprovechar un potencial más.
Permite detectar la información imprecisa, puesto que, el bajo desempeño puede estar indicando fallan en el análisis de puesto.
Detecta el desafío externo (familia, salud finanzas, etc.) puesto que éstos pueden afectar el desempeño siendo sólo identificados en la evaluación.
4.8.1.3 Control interno
4.8.1.3.1 Entrada de efectivo
1. El empleado que desempeña funciones de recepción de dinero efectivo no tiene funciones de registros contables.
2. El dinero efectivo recibido es depositado, de manera intacta e inmediata, en las cuentas bancarias de la compañía de taxi convencional “Puerto San”.
3. Existen formularios adecuados y pre-numerados para sustentar los ingresos en efectivo, tales como ingresos de caja, transferencias de fondos recibidos, entre otros.
4. Los préstamos recibidos han sido aprobados por la asamblea general de la compañía de taxi convencional “Puerto San
5. Está restringido el acceso a personas no autorizadas al área de caja
6. Los ingresos de caja están documentados por un resumen, detallando la forma en que se recibe el dinero, éste deberá coincidir con la papeleta de depósito en el banco y el respectivo asiento contable.
7. Poseer el equipo necesario para la detección de billetes falsos.
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COMPAÑÍA DE TRANSPORTE DE TAXIS PUERTOSAN S. A. BALANCE GENERAL
PERIODO: 1 de enero al 31 de diciembre del 2014
1 ACTIVOS 2 PASIVOS
11 ACTIVO CORRIENTE 15.208,74 21 PASIVO CORRIENTE $6.274,23
1101 DISPONIBLE 5.059,60 2105 CUENTAS POR PAGAR 6.274,23
110101 CAJAS 3.944,14 210501 OBLIGACIONES PATRONALESD 4.907,71
110101001 Caja general 3.944,14 210501001 Décimo tercer sueldo 772,31
110102 BANCO CTA. CTE. Y CTA AHORROS 1.115,46 210501002 Décimo cuarto sueldo 1.342,42
110102004 Banco del Austro 1.115,46 210501003 Vacaciones 692,28