CONTROL INTERNO CONTABLE

Regido por normas de calidad de la información a fin de presentar Estados Financieros transparentes que den credibilidad y seguridad al propietario de Signus Boutique de Santander de Quilichao. El sistema de control interno se sustenta en los valores éticos, que definen la conducta de quienes lo operan y, por lo tanto, van más allá del cumplimiento de las Leyes, Decretos, Reglamentos y otras disposiciones normativas.

Los controles al Sistema de Información Contable

Los controles al Sistema de Información Contable, se divide en dos tipos: Controles Generales y Controles de Aplicación.49

Controles Generales. De acuerdo con COSO50_{, los controles generales, que} están diseñados para asegurar que se puede confiar en la información financiera que es generada a partir de los sistemas de aplicación de la organización, incluyen los siguientes tipos de controles:

• Controles de la operación del centro de datos

• Controles tales como establecimiento y programación del trabajo, acciones del operador, procedimientos de respaldo y recuperación, disponibilidad general del sistema y planeación de contingencias o recuperación de desastres.

• Controles al software del sistema

• Controles sobre la adquisición, la implementación y el mantenimiento, efectivo del software del sistema, administración de las bases de datos, software de telecomunicaciones, software de seguridad y utilitarios.

• Controles a la seguridad del acceso

• Controles que previenen el uso inapropiado y no autorizado del sistema • Controles al desarrollo y mantenimiento del sistema de aplicación

• Controles sobre la metodología de desarrollo, que incluye diseño e implementación del sistema, esbozo de fases específicas, requerimientos de documentación, aprobación y puntos de chequeo para controlar el desarrollo o el mantenimiento del proyecto y el control de la versión.

Controles de Aplicación. Los controles de aplicación están inmersos dentro del programa de software para prevenir o detectar transacciones. Cuando se combina con controles manuales, si es necesario, los controles de aplicación aseguran la completitud, exactitud, autorización y validez del procesamiento de las transacciones. Algunos ejemplos de aplicación incluyen:

49 _{Control Interno Efectivo. Hacia un nuevo estándar internacional. Deloitte. Compilador: César}

Cheng Vargas, Traductor, Samuel Alberto Mantillas B. Editorial Planea Colombiana S.A. 2009.

50 _{Control Interno-Estructura Conceptual Integrada del Committee of Sponsoring Organizations}

(COSO) de la Treadway Commission, copyright 1992, 1994.

El Resumen Ejecutivo y la Información para ordenar el documento completo están disponibles en: http://www.org/publications/executive-summary_integrated_frmework.htm.

• Lista de datos predefinidos

• Pruebas de razonabilidad de los datos • Pruebas lógicas

• Controles de autorización

Evaluación del Sistema de Control Interno. El propósito de la contabilidad es proporcionar la información financiera sobre una organización. Quienes tomas decisiones administrativas necesitan información financiera de una empresa para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de las organizaciones. La información financiera también la requieren personas externas, propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, gobierno y el público, quienes han proporcionado dinero a las empresas o quienes tienen algún interés en el negocio, que pueda servir de información sobre su posición financiera y resultado de sus operaciones.

En consecuencia, se deben evaluar los siguientes controles:

• Controles relacionados con el inicio, registro, procesamiento y conciliaciones relacionadas incluidas en los estados financieros.

• Controles relacionados con el inicio y procesamiento de transacciones no rutinarias y no sistemáticas.

• Controles relacionados con la selección y aplicación de las políticas de contabilidad.

• Controles relacionados con la prevención, identificación y detección del fraude. • Controles a la operación del centro de datos

• Controles al software del sistema • Controles a la seguridad de acceso

• Controles al mantenimiento y desarrollo del sistema de aplicación

• Controles sobre transacciones no rutinarias y no sistemáticas importantes, tales como las cuentas que conllevan juicios y estimados.

• Controles al ambiente de control y los controles sobre la información financiera de final de periodo, controles a los procedimientos usados para ingresar los totales de las transacciones en el libro mayor; para iniciar, autorizar, registrar y procesar los asientos en el libro diario en el libro mayor; y para registrar los ajustes recurrentes y no recurrentes a los estados financieros (por ejemplo, ajustes de consolidación, combinaciones de reportes y reclasificaciones).

• Controles relacionados con el ambiente de control

• Controles sobre la posibilidad que tienen la administración de eludir los controles.

• El proceso de valoración del riesgo de la organización

• Procesamiento y controles centralizados, incluyendo entornos de servicios compartidos.

• Controles para monitorear los resultados de las operaciones

• Controles para monitorear otros controles, incluyendo actividades de la función de auditoría interna, el comité de auditoría y los programas de autovaloración. • Controles sobre el proceso de presentación de informes financieros de final

del periodo.

• Políticas que administran las prácticas importantes de control del negocio y de administración del riesgo.

El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar la información. Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una organización, para seguir la huella de las actividades financieras y resumidas en forma útil para quienes toman las decisiones. Para lograr estos objetivos, un sistema contable puede hacer uso de computadores y pantalla de videos, como también registros manuales e informes impresos. El sistema contable de cualquier organización de tamaño pequeño o mediano, influye con los registros y recursos independientemente de que el sistema contable sea simple o muy complejo; por ende, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando la información relacionada con las actividades financieras: los datos se deben “registrar, clasificar y resumir”, pero siempre evaluando el Sistema de Información Contable, a través del Control Interno Contable.