Si usted y su equipo han utilizado una actividad para completar un proceso y esa actividad les ha resultado útil, porque agrupa los pasos necesarios para completar el proceso y reúne todos les recursos necesarios, puede utilizar esa actividad como punto de partida para una plantilla.
Antes de empezar
Crear una plantilla desde una actividad interna creará una plantilla de actividad interna, mientras que crear una plantilla desde una actividad externa creará una plantilla de actividad externa.
Acerca de esta tarea
Para crear una plantilla a partir de una actividad, efectúe los pasos siguientes:
Procedimiento
1. Abra la actividad que desee utilizar como punto de partida para la plantilla. 2. Desde la barra de título, pulse Más acciones y, a continuación, seleccione
Copiar como nueva plantilla.
3. Edite los campos siguientes. De forma predeterminada, contienen información que pertenece a la actividad que utiliza para crear la plantilla.
Plantilla Nombre
Título de la plantilla. El valor predeterminado es el título de la
actividad. Edite el título de la plantilla y seleccione un nombre que sea lo suficientemente genérico para poder ser utilizado en diferentes
situaciones. Por ejemplo, si el título de la actividad es "Compromiso de ventas Acme," cambie el título de la plantilla por "Compromiso de ventas."
Etiquetas
Edite las palabras clave asociadas a la actividad; suprima las etiquetas que sean demasiado específicas para la actividad actual que va a incluirse en la plantilla, o añada palabras clave nuevas. Para separar varias etiquetas, utilice una coma.
Acerca de esta plantilla
Edite la descripción para incluir información sobre cómo debe utilizarse la plantilla.
Página de inicio
Especifique qué vista se mostrará de manera predeterminada cuando se crea la actividad. Seleccione una de las vistas siguientes:
v Esquema de actividades v Actualizaciones recientes v Tareas pendientes
4. Cree una lista de miembros para la plantilla. Los miembros tienen acceso a la plantilla y pueden ayudar a añadir entradas que haya añadido allí. La adición de entradas ayuda a desarrollar el flujo de trabajo de las actividades que usará la plantilla. Realice una de las acciones siguientes:
v Para reutilizar la lista de miembros de la actividad actual en la plantilla, seleccione Utilizar miembros de la actividad.
Nota: Esta opción no está disponible si va a crear la plantilla a partir de una actividad de comunidad.
v Para añadir miembros, expanda Opciones de miembro y, a continuación, escriba los nombres de las personas que desea añadir. Para añadir lectores y propietarios, pulse la flecha abajo junto a Autor para seleccionar entre los diferentes roles. Las opciones de nivel de acceso se definen de la siguiente manera:
Autor Puede ver contenido, añadir entradas y editar sus entradas. Propietario
Puede añadir contenido, así como ver y editar todas las entradas. Como creador de actividades, se le añade como propietario de forma automática.
Lector No puede participar en una actividad; tiene acceso restringido y sólo puede visualizar el contenido.
Nota: Si posteriormente utiliza la plantilla que está creando para iniciar una actividad de comunidad, no tendrá la opción de utilizar la lista de miembros de la plantilla, pero puede utilizar la lista de miembros de la plantilla cuando la utilice para iniciar una actividad estándar.
v Para añadir miembros, siga estos pasos:
a. Seleccione Persona, Grupo o Comunidad de la lista desplegable Miembros.
b. Comience a escribir el nombre o dirección de correo electrónico de la persona, la comunidad o el grupo en el segundo campo. A medida que escribe, se muestra una lista de nombres coincidentes. Pulse en un nombre de la lista para añadir dicho grupo, comunidad o persona.
y a continuación especificar una palabra clave del grupo y pulsar en Buscar grupos. Pulse en el grupo que desea y después pulse Añadir. Si el grupo contiene grupos anidados, puede añadir el grupo padre o
seleccionar un grupo anidado. Utilice la indicación de ruta de encima del selector de grupos para conmutar entre los distingos niveles de grupos anidados.
Nota: La característica de grupo está disponible si se solicita. Póngase en contacto con el administrador de su empresa para obtener información. c. Para añadir lectores y propietarios, pulse la flecha abajo junto a Autor
para seleccionar entre los diferentes roles. Las opciones de nivel de acceso se definen de la siguiente manera:
Autor Puede ver contenido, añadir entradas y editar sus entradas. Propietario
Puede añadir contenido, así como ver y editar todas las entradas. Como creador de actividades, se le añade como propietario de forma automática.
Lector No puede participar en una actividad; tiene acceso restringido y sólo puede visualizar el contenido.
5. Pulse Guardar.
6. Revise cada una de las entradas de la plantilla y elimine todas las entradas que no sean aplicables al proceso en general. Por ejemplo, puede haber creado una entrada de mensaje, como su número de teléfono particular, para que sus compañeros de equipo puedan localizarle en caso de emergencia. Esta entrada podrá eliminarse de la plantilla para evitar que se haga público su número de teléfono particular a toda la organización.
7. Mejore la plantilla añadiendo entradas. Añada entradas estándares y elementos de tarea pendiente para aportar información que faltaba en la actividad
existente.
Qué hacer a continuación
Ahora la plantilla está lista para ser utilizada. Sea el primero en ponerla a prueba creando una actividad a partir de la plantilla.
Tareas relacionadas:
“¿Qué es una plantilla de actividades?” en la página 26 Una plantilla de actividades es un prototipo de actividad.
“Creación de una actividad a partir de una plantilla” en la página 33
Cree una actividad a partir de una plantilla cuando disponga de una plantilla diseñada para el objetivo que desea cumplir. La plantilla adecuada puede hacer que su equipo empiece a trabajar en un proyecto de forma más rápida y efectiva.