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CUMPLIMIENTO DEL MARCO NORMATIVO .1. SISTEMA DE GESTIÓN DE RIESGOS SIAR

Informe de Gestión 2017

VALORES CORPORATIVOS:

3.6 CUMPLIMIENTO DEL MARCO NORMATIVO .1. SISTEMA DE GESTIÓN DE RIESGOS SIAR

El Presidente de la República en ejercicio de sus facultades y consi-derando que según los artículos 22 y 23 del Decreto Ley 1481 de 1989 los Fondos de Empleados están autorizados exclusivamente para presentar servicios de ahorro y crédito a sus asociados, decreta adicionar el título 5 “Normas prudenciales a los Fondos de Empleados para la prestación de servicios de ahorro y crédito” a la

parte 11 del Decreto 1068 de 2015, con el efecto de fortalecer la solidez del sector y establecer mecanismos de protección de los asociados.

Para tal efecto la Supersolidaria expide la Circular externa 08 del 3 de junio de 2017 donde indica las instrucciones para la prestación de servicios de ahorro y crédito según el decreto 344 de 2017, resaltando:

• El Fondo de Empleados debe calcular el indicador de solidez, cuyo valor mínimo debe ser del 9%. El primer cálculo de este indicador fue ordenado con la información financiera a diciembre 31 de 2015 y en caso de no cum-plirlo se debe presentar un plan de acción para cumplirlo a más tardar el 1 de marzo de 2019.

En enero 27 de 2017 mediante circular externa 04, la Supersoli-daria modifica el Capítulo XI del título II y el capítulo IX del título III de la circular básica jurídica – Instrucciones para la administra-ción del Riesgos SARLAFT en las Organizaciones Solidarias vigila-das por dicha Superintendencia, con un plazo de 6 meses para la implementación. Posteriormente la Supersolidaria expide la Circular externa 10 del 31 de julio de 2017, donde se modifican los plazos de implementación de la Circular externa 04 de 217, que para el caso del Fondo de Empleados sería el 30 de septiembre de 2018. Informan que es obligatorio repor-tar trimestralmente el grado de avance de la implementación del SARLAFT, iniciando con informa-ción de corte al 30 de septiembre de 2017.

Para dar cumplimiento a dicha normativa, la Administración del Fondo ha adelantado las siguien-tes actividades según el cronogra-ma de implementación:

• Contratación de la consultoría para la implementación del SARLAFT del Fondo.

• Manual de SARLAFT e identifica-ción de la matriz de riesgos. • Plan de acción para mitigar los riesgos presentados en la matriz de riesgos, el que se empezará a ejecutar a partir de enero de 2018. • Actualización de datos de los asociados, empleados y proveedo-res a través del diligenciamiento del formato respectivo, destacan-do la actualización de cerca del 50% de los asociados al cierre del año 2017.

• Expedición de la resolución 115 de la Junta Directiva, mediante la cual informa que es obligación de los asociados de manera presen-cial suministrar información com-pleta, veraz de los datos requeri-dos y solicitarequeri-dos, de igual forma mantenerlos actualizados periódi-camente por lo menos una vez al año; adjuntar los soportes que acrediten la información financiera especialmente, como es RUT, declaración de renta, soportes de pago; diligenciar el Formato Declaración Origen de Fondos y adjuntar los soportes respectivos del origen de éstos cuando los asociados pre paguen obligaciones crediticias o realicen nuevas

modalidades de ahorro que supe-ren el valor neto de ingresos men-suales, o cuando efectúen una o varias consignaciones que en un mismo mes superen $10 millones. • Nombramiento del oficial de cumplimiento principal y suplente, modificación a las descripciones de funciones de los empleados para la inclusión de los aspectos relacionados con SARLAFT y capa-citación de 110 horas en sistema de administración de riesgos con un módulo en SARLAFT para los oficiales de cumplimiento y repre-sentante legal.

• Reporte de informe trimestral a la Superintendencia de Economía Solidaria.

• Primer reporte a la Junta Directi-va del oficial de cumplimiento con corte a 31 de diciembre de 2017. • Consulta de todos los asociados en las listas vinculantes y/o restrictivas.

3.6.3 DECRETO 344 DEL 1 DE MARZO DE 2017

individuales de crédito, donde ningún Fondo de Empleados de categoría plena podrá realizar con un mismo asociado o grupo conectado de asociados (cónyuge, compañero(a) permanente y/o parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segun-do de afinidad y único civil) directa o indirectamente, operaciones activas de crédito conjunta o separadamente que excedan el 10% o el 15% del patrimonio técnico de la organización solida-ria, si la única garantía es el patri-monio del deudor o cuando las operaciones respectivas cuenten con garantías admisibles, respecti-vamente.

• El límite individual de los aportes sociales por asociado no puede ser superior al 10% del total de aportes sociales del Fondo.

ciones (ahorros) de un asociado o grupo conectado de asociados no puede ser superior al 25% del total de su patrimonio técnico. • Define las responsabilidades en el asunto del Representante Legal, Junta Directiva, Comité de Control Social y Revisoría Fiscal.

• El primer reporte se debe reali-zar con la información al corte del 31 de diciembre de 2017, en los aplicativos que la Supersolidaria disponga para tal fin.

Con posterioridad la Supersolida-ria expide la Circular 11 del 25 de agosto de 2017, donde deroga la circular 08 y aprueba:

• Mantiene el indicador de solidez del 9%, el que se debe calcular con información a 31 de diciembre de 2016.

cupos individuales de crédito e individual de aportes sociales. • Da libertad a las juntas directivas de fijar los límites máximos indivi-duales o de grupos conectados de asociados de las captaciones en depósitos, conforme a su patrimo-nio técnico y nivel de operaciones y se deben establecer las políticas de monitoreo y control que impi-dan la concentración de captacio-nes en sus diferentes modalida-des, con el fin de minimizar el nivel de exposición del riesgo de liquidez.

• Mantiene que el primer reporte se debe realizar con la información al corte del 31 de diciembre de 2017, en los aplicativos que la Supersolidaria disponga para tal fin. Adicionalmente, deberá remi-tirse firmado y certificado por el Representante Legal y el Revisor Fiscal.

Según decreto 1072 de 2015 todas las Organizaciones deben implementar un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SG-SST, con el objetivo de gestionar los peligros y riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.

Mediante Decreto 052 de 2017 se modifica el artículo 2.2.4.6.37 del Decreto 1072 de 2014, sobre la transición para la implementación del SG-SST, pasando del 31 de enero de 2017 a 1 de junio de 2017.

Mediante Resolución 1111 de 2017 del Ministerio de Trabajo se definen los estándares mínimos del sistema y la ampliación del plazo para la implementación así: evaluación inicial de junio a agosto de 2017, plan de mejoramiento conforme a evaluación inicial de septiembre a diciembre de 2017, ejecución del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018, seguimiento y plan de mejora del 1 de enero al 31 de marzo de 2019, inspección, vigilancia y control de abril de 2019 en adelante.

Para tal efecto, el Fondo de Empleados ha implementado el SG-SST aplicando la metodología basada en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) que incluye los siguientes elementos: planificación, política, contexto organizacional, aplicación, evalua-ción, auditoría y acciones de mejora.

Se establecieron 19 actividades, de las cuales 15 fueron ejecutadas satisfactoriamente dando un cum-plimiento del 79% del plan de trabajo 2017.

3.6.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

3.6.5. PARTICIPACIÓN DE LOS GREMIOS EN APOYO AL SECTOR FONDISTA

3.7 UTILIZACION DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS SOCIALES Y MUTUALES