Diferentes Perspectivas de la Difusión del Conocimiento

El conocimiento se genera a través de procesos de aprendizaje, siendo éste en palabras de Revilla (1995), un mecanismo individualizado que depende de la capacidad de cada persona y de sus experiencias de aprendizaje pasadas, pudiendo definirse el aprendizaje individual como el proceso de adquisición y almacenamiento del conocimiento que tiene por objeto incrementar la capacidad del individuo para realizar acciones efectivas.

Es importante hacer la distinción entre el conocimiento codificado o explícito, y el tácito o implícito. El conocimiento explícito puede ser transmitido en forma de símbolos (escritos, dibujos, etc.) o incluido en una forma tangible (máquinas, herramientas, etc.). El conocimiento tácito es conocimiento no codificado que se adquiere por medio del

aprendizaje informal de comportamientos y procedimientos. Nonaka y Takeuchi (1995), identifican dos dimensiones del conocimiento tácito: la técnica y la cognitiva. En la primera se presentan las aptitudes y habilidades y en la segunda se encuentran los esquemas, modelos mentales y creencias que forman las maneras en las cuales individualmente se percibe el mundo.

El conocimiento, puede ser también visto desde su naturaleza dinámica, en su idea de conversión de conocimiento, argumentan que en las actividades humanas creativas se intercambia e interactúa el conocimiento tácito y explícito. El modelo dinámico de creación de conocimiento, está sujeto a la suposición crítica de que el conocimiento es creado y difundido a través de interacciones sociales entre el conocimiento tácito y explícito. Además, la conversión es un proceso social.

El ciclo de creación de conocimiento según Nonaka y Takeuchi (1995), es un proceso de interacción entre conocimiento tácito y explícito, que tiene naturaleza dinámica y continua. Existen 4 formas de conversión de conocimiento que surgen cuando el conocimiento tácito y el explícito interactúan, es un proceso dinámico de creación de conocimiento, el que hace que se desarrolle a través de un ciclo continuo y acumulativo de generación, codificación y transferencia del conocimiento.

Figura 1. Espiral de Creación de Conocimiento. Fuente: Nonaka y Takeuchi,1995.

? De está manera según el objetivo que persigue el modelo propuesto en vías de gestionar el conocimiento en el personal de las bibliotecas se orientará a obtener: ? Tecnologías enfocadas a la codificación y transferencia de conocimiento.

? Tecnologías enfocadas a la generación, codificación y transferencia de conocimiento.

? Tecnologías enfocadas a la generación y codificación del conocimiento.

? Puesto que la innovación tiene su origen en el conocimiento, el proceso debe partir de la consideración de todo tipo de conocimiento: el explícito, que por su formalización y sistematización es más fácil de procesar, transmitir, almacenar y compartir; y el tácito que es mucho más abstracto y menos formalizado y, por tanto, más difícil de gestionar e integrar dentro de la biblioteca.

Es necesario dinamizar el conocimiento a través de la interacción y la conexión entre distintas áreas, facilitando su conectividad: la tecnológica que consiste en crear las plataformas e infraestructuras necesarias (intranets, comunidades virtuales…) y la

humana que inevitablemente conlleva un grado de negociación entre las distintas comunidades y grupos, y que se traduce en ciertas normas, valores e intereses.

Figura 2. Aspecto dinámico del proceso lo representa Nonaka en forma de espiral.

El conocimiento se crea a través de un proceso de interacción continua y dinámica entre el conocimiento tácito y explícito que Nonaka y sus seguidores llaman proceso SECI, nombre que se corresponde con la cuatro iniciales de los modos de conversión de conocimiento:

1. Socialización: paso de conocimiento tácito a conocimiento tácito. 2. Exteriorización: paso de conocimiento tácito a conocimiento explícito. 3. Combinación: paso de conocimiento explícito a conocimiento explícito. 4. Interiorización: paso de conocimiento explícito a conocimiento tácito.

Socialización, es el proceso de adquirir conocimiento tácito a través de compartir experiencias por medio de exposiciones orales, documentos, manuales y tradiciones y que añade el conocimiento novedoso a la base colectiva que posee la organización; Exteriorización, es el proceso de convertir conocimiento tácito en conceptos explícitos que se hace tangible mediante el uso de metáforas, integrándolo en la cultura de la

organización; es la actividad esencial en la creación del conocimiento; Combinación, es el proceso de crear conocimiento explícito al reunir conocimiento explícito proveniente de cierto número de fuentes, mediante el intercambio de conversaciones telefónicas, reuniones, correos, etc, y se puede categorizar, confrontar y clasificar para formar bases de datos que almacenen conocimiento explícito; Interiorización, es un proceso de incorporación de conocimiento explícito en conocimiento tácito, que analiza las experiencias adquiridas en la práctica de los nuevos conocimientos y que se incorpora en las bases de conocimiento tácito de los miembros de la organización en la forma de modelos mentales compartidos o prácticas de trabajo Nonaka y Takeuchi (1995).

El aspecto dinámico del proceso lo representa Nonaka en forma de espiral en crecimiento, ya que partiendo del conocimiento individual, avanza en la medida que hay interacción comunitaria atravesando fronteras organizativas, sectoriales y sociales. Es un proceso infinito que está en continua actualización generando nuevas espirales de creación de conocimiento.

Por qué la gestión del conocimiento es importante.

El conocimiento se convierte en un elemento clave en las bibliotecas que van generando una puerta a la competitividad a través de estrategias en la era de la información donde se debe considerar aspectos tales como:

? El conocimiento del consumidor.

? El conocimiento de los procesos.

? La memoria organizacional.

? Los activos de conocimientos (teniendo en cuenta un viejo adagio que plantea: “lo que usted puede medir lo puede manejar”)

La creación de un valor añadido económico desafía las leyes de conservación de energía (Strassmann P. 1999), lo que indica es que si se produce un valor económico positivo, debe ser más bien un acto de creatividad que surge de la experiencia del personal que labora en la biblioteca. La fuente de esta energía creativa es el capital del conocimiento. Este elemento se puede visualizar como: Capital del conocimiento = Valor económico/ proceso de capital.

Lundvall y Johnson (1994), consideran la gestión del conocimiento como una taxonomía de relevancia económica del conocimiento, basada en cuatro categorías:

“know-what” (hechos), “know why” (conocimiento científico), “know who” (relación social) y “know how” (habilidades). Las primeras dos categorías involucran conocimiento que puede ser contenido en alguna base de datos, es decir, conocimiento explícito. Sin embargo, el “know who” y “know how”, no pueden ser fácilmente convertidos en códigos entendibles por otros agentes. No obstante, “mucho know how puede ser sólo obtenido a través de la formación de relaciones sociales especiales, que dan acceso a expertos y al uso eficiente de su conocimiento”. Pero algún “know how puede ser vendido como patentes”, pero “la parte tácita restante no puede ser removida del contexto social y humano de donde se generó”. Cowan y Foray (1997).

La difusión de conocimiento ocurre cuando el conocimiento se transfiere de un individuo a otro. Roberts (2000). Este conocimiento puede ser transferido a través de procesos de socialización, educación y aprendizaje, los cuales pueden ser formales o informales. La difusión de conocimiento en las bibliotecas, es sólo una etapa del proceso de administración de conocimiento. En las bibliotecas comúnmente es vinculada con las tecnologías de información y aun cuando son herramientas habilitadoras o de soporte, los verdaderos beneficios se presentan cuando un segmento de la biblioteca es capaz de tomar ventaja del entendimiento y las experiencias del otro de forma natural como lo puede ser la interacción social diaria.

La importancia de cómo asegurar la gestión del conocimiento en las bibliotecas, radica en poder administrar el intercambio informal de este activo, para obtener beneficios colectivos que impacten la eficiencia del área de Adquisiciones.

Con todo lo anterior se encuentran dos aspectos relevantes: la participación y compromiso de los bibliotecarios para compartir y explicitar el conocimiento, y el soporte de las bibliotecas para construir una infraestructura que estimule la difusión de conocimiento a través de procesos, liderazgo, cultura y tecnología. Un aspecto a tomar en cuenta para la difusión de conocimiento, es la naturaleza del mismo, es decir si es tácito o explícito, ya que esto tendrá implicaciones en la elección de los métodos a utilizar para asegurar una correcta gestión.

Cuando se requiere difundir conocimiento explícito, es común encontrar soluciones tecnológicas a través de bases de conocimiento u otros sistemas que promuevan la

colaboración y generación de taxonomías para el conocimiento. Sin embargo, el conocimiento tácito por su naturaleza es difícil de articular y por lo tanto tiene que ser difundido a través de la socialización o interacción de personas.

O’Dell (2000), comenta que aún cuando se anuncian iniciativas de soporte de la alta administración para la transferencia de conocimiento, se cuenta con la tecnología para compartirlo, y se proveen los incentivos necesarios, se pueden obtener pésimos resultados. Lo anterior se atribuye a que las personas necesitan ayuda para entender y transferir su conocimiento.

La utilización de tecnología para difundir y gestionar el conocimiento no asegura el éxito de este proceso. Las probabilidades de éxito aumentan con un equilibrio entre la ecología social y el uso inteligente de tecnología. Numerosos autores enfocan los estudios en la búsqueda de herramientas tecnológicas que efectivamente promuevan la difusión de conocimiento, sin embargo no se debe descuidar el factor primordial que es la gente, la cual a través de redes informales logran, en ocasiones sin premeditarlo, compartir su conocimiento y generar nuevos de manera casual.

Este proyecto pretende brindar un modelo que asegure el éxito en la gestión del conocimiento dentro de una biblioteca, por lo que se debe asegurar la infraestructura para poder transferir el conocimiento, aunque podría decirse que sí existe una estructura organizacional robusta está promoviendo la correcta difusión. Pero ¿cómo hacerlo?, uno de los autores O´Dell (1998), dice que quien comenta que la infraestructura debe incluir mecanismos específicos de transferencia para asegurar el flujo de conocimiento a través

de la organización. Los cuales involucran, tecnología, procesos de trabajo y redes de personas. Además de estar dedicado a la facilitación de los procesos de transferencia.

El siguiente modelo está basado en la propuesta de Marianne Gloet y Mike Berrell (2003) de la influencia de la Gestión del Conocimiento dentro de una organización.

De acuerdo al modelo anterior se pretende que la Gestión del Conocimiento debe aplicarse en las bibliotecas considerando herramientas como; data, información y conocimiento como las bases para dicha gestión, pasando por Recursos Humanos donde fungirá como filtro para asegurar las formas de hacer las cosas, posteriormente se deberá considerar influencias para la aplicación del modelo de capacitación: tecnológicas, estructurales y de sistemas y por otro lado la parte de valores, cultura, ideología y el conocimiento del personal. Enfatizando en procesos de: Sistemas: tecnologías, sistemas, operación y aplicación. Humanos: personal, procesos, competencias y comunicación.

RECURSOS HUMANOS FILTRO

(MANERA DE HACER LAS COSAS)

INFLUENCIAS ? Valores ? Cultura ? Ideología ? Conocimiento INFLUENCIAS ? Tecnología ? Estructura ? Sistemas SISTEMAS ÉNFASIS EN: ? Tecnología ? Sistemas ? Aplicación ? Operación HUMANO ÉNFASIS EN: ? Personal ? Procesos ? Comunicación ? Competencias

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PERS ONAL BIBLIOTECA CADÉMICA DATA,

Si es posible de crear nuevos modelos o de orientar a la biblioteca hacia estos nuevos modelos, intensivos en conocimiento, se conseguirá fidelizar a los clientes, innovar, enriquecer el capital humano y obtener una clara ventaja competitiva con otras bibliotecas. Para implementar este modelo de gestión del conocimiento aplicado al desarrollo de las actividades del área de Adquisiciones hay que hacerse varias preguntas: ¿Qué se debe compartir funcionalmente para desarrollar al personal? ¿Qué conocimiento diferencia los procesos y servicios? ¿Qué se está aprendiendo para informar de ello a las áreas de desarrollo y de atención al cliente?

Para diferenciar la oferta, las bibliotecas deben explotar el conocimiento. Englobar la gestión del conocimiento en la implantación de soluciones a través de la toma de decisiones para ser un factor más importante de diferenciación y de éxito.

Pero para poder asegurar la implantación de un modelo se debe trabajar con el personal y con la Dirección de Recursos Humanos, uno de los aspectos a asegurar es que el personal aprenda a aprender, en el desarrollo del conocimiento de las personas intervienen factores tales como la capacitación tradicional, entendida como el entrenamiento y formación necesarios para desempeñar una función o tarea determinada, el aprendizaje, entendido como la capacitación necesaria para afrontar los retos futuros; y, por último, el crecimiento humano, resultante de la suma de factores tales como creatividad, innovación y liderazgo personal.

Para una organización, es tan importante la formación intelectual de sus empleados como la disponibilidad de éstos a “aprender a aprender”, es decir, a mostrar

una postura abierta y positiva ante los nuevos retos a los que se enfrente, a saber rectificar y reconocer errores, y en definitiva, a huir de razonamientos inmovilistas y defensivos que bloqueen el aprendizaje y limiten las posibilidades de crecimiento de la biblioteca y del trabajador. Con lo anterior, se puede identificar que la transferencia a través de la socialización contribuye a la creación de nuevo conocimiento y generación de innovación. La socialización es compartir conocimiento tácito entre individuos, usualmente a través de actividades colectivas. (Becerra-Fernández y Sabherwal, 2001).

Se puede decir que los procesos dentro de la biblioteca juegan un importante rol en la transferencia de conocimiento entre individuos o grupos, se identifica que el conocimiento está incrustado en el contexto social y cultural y que también cierto conocimiento explícito es dependiente del contexto en el que los bibliotecarios laboran.

Mucho del conocimiento es desarrollado interactivamente y compartido a través de redes. De acuerdo con Lundvall y Johnson (1994), “una de las razones para construir redes de relaciones es pensar que a través de ellas se tiene acceso al conocimiento tácito y explícito”.

El compartir conocimiento es un proceso, en donde las personas contribuyen con conocimiento que hacen parte de una red de conocimiento. Las redes de conocimiento dentro de las bibliotecas suponen la facilitación del flujo de este recurso crítico. El desarrollo de una red de conocimiento permite, a la organización ser una simple red enfocada al flujo de conocimiento. La economía actual se basa en el conocimiento y las bibliotecas están poco a poco trabajando para capitalizar este activo y obtener ventajas

sostenibles para asegurar sus objetivos. Wenger & Zinder (2000). Dentro de las prácticas en las bibliotecas se trabaja para obtener y distribuir el know how que utilizan los “equipos interfuncionales, unidades de negocios enfocadas a clientes o productos y los grupos de trabajo”, por mencionar algunas.

Otros autores como Frances Horibe (1999), reconoce como actividades para transferir el conocimiento al mentoreo, al entrenamiento en el trabajo y el aprendizaje en conjunto. Como podemos identificar, estos autores ven la gestión de conocimiento como una actividad en la que a través de la socialización se logran diseminar los conocimientos y habilidades comunes dentro de la organización. El trabajo en las bibliotecas, ha implicado la colaboración entre personas. La colaboración, en cualquier sentido, debe ser un proceso de creación de valor. Schrage (2001), describe este proceso como “la creación compartida donde dos o más individuos con habilidades complementarias que interactúan para crear un entendimiento compartido, que ninguno había poseído con anterioridad o habría tenido por sí solo”. La creación de valor, es una meta difícil de lograr a través de las estructuras organizacionales rígidas y de los pobres procesos de comunicación presentes en algunas organizaciones, por eso se deberá ajustar a las necesidades de la biblioteca y del área en cuestión para asegurar crear dicho valor.

Para lograr la implantación de este proyecto se deberá contar con la colaboración, espacio, ambiente positivo en el que se asegure el respeto, la tolerancia y la confianza. Con lo anterior se garantiza la libertad para la realización de tareas y la exposición de ideas para gestionar adecuadamente el conocimiento dentro de la biblioteca. El requisito principal para colaborar es tener una meta compartida y entendida, lo suficientemente

significativa para que demande en el personal de la biblioteca más de lo que pueden hacer por ellos mismos y de cierta manera se somete por realizar la tarea en equipo.

En un nivel práctico las organizaciones reparten el conocimiento sobre una base diaria. Los varios sistemas manejan los competentes para poder adquirir, manejan, y diseminar conocimiento. En este proceso, las preferencias personales, los valores de organización, y las ideologías de la dirección de la biblioteca vienen en juego. Mientras que son personales las preferencias introducen un sesgo en el conocimiento, los sistemas internos de un conocimiento. Otra cultura de organización puede elegir un sistema centralizado, sin embargo las tecnologías de información y de comunicación conducirán el conocimiento mientras que en otra, el acercamiento del personal será manejado más fácilmente. Por lo tanto, como el conocimiento se mueve a través de las varias etapas, las opciones explícitas e implícitas gobiernan su “know how”. Esencialmente datos, información, y conocimiento de todas las clases, este proceso es influenciado por los valores de la organización de su comunidad.

La coexistencia de los tres elementos esenciales en la colaboración: tolerancia, respeto y confianza, permitirá implantar de forma sencilla y de forma simultánea o asíncrona, por lo que se generará una nueva forma de ver a las bibliotecas académicas emergiendo ante la necesidad de trabajar en conjunto para transferir y generar nuevo conocimiento, denominándolos comunidades de práctica. Las comunidades de práctica “prometen completar la estructura existente y compartir el conocimiento, aprendizaje y cambio” Wenger & Zinder (2000).

Cómo aplicar la gestión del conocimiento.

Con el propósito de asegurar la efectividad de la implantación de este modelo de capacitación para gestionar el conocimiento, la Dirección de Recursos Humanos y el líder del proyecto de preferencia un bibliotecario debe planificar con cuidado su implantación, cumpliendo con algunas competencias como las que se muestran en el anexo 2. Para lograr esta meta Ponjuán Dante (1998) sugiere llevar a cabo los siguientes pasos que se retomarán para la propuesta:

Paso 1. Diagnosticar las necesidades de conocimiento de la biblioteca, enfocándose a identificar cuáles son los proyectos de mayor importancia para la organización, las necesidades de información que tienen para resultar exitosos. Además de las posibilidades y limitaciones de las tecnologías disponibles para apoyar los proyectos, identificar los grupos de personas que tienen las mismas necesidades de información y sus mecanismos preferidos para obtenerla.

Paso 2. Crear, fortalecer y mantener el acceso al conocimiento existente en la biblioteca, evaluando el sistema de acceso existente al conocimiento en la organización. Esto lo hará con el propósito de identificar si existe un acceso efectivo a los recursos, tanto a la cantidad como a la calidad, para el desempeño de las labores de los grupos de trabajo. Con esta información a la mano, se fortalecerá el acceso a los productos de conocimiento existentes en la organización, creará productos nuevos y adquirirá productos externos que son esenciales para las labores a reali zar.

Paso 3. Identificar y fortalecer las comunidades de práctica, en esta fase del proceso de planificación e implantación del modelo de gestión del conocimiento, se identificará y fortalecerá las comunidades de práctica de la organización. Luego de identificar las áreas, las fortalecerá poniendo a su disposición la infraestructura desarrollada del conocimiento y ofrecerá adiestramientos en el manejo efectivo de los recursos del conocimiento disponibles, dentro y fuera de la biblioteca. Estos recursos deben convertirse en herramientas de trabajo, para las áreas de adquisiciones que le permitan recuperar el conocimiento requerido para la toma de decisiones.

Paso 4. Evaluar el éxito de los proyectos apoyados por la gerencia del conocimiento, midiendo el éxito de la gestión del conocimiento en términos del logro de los objetivos de