CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Cumpliendo con el primer objetivo, se pudo conocer que los procesos de inventario y facturación en la Librería “Gabo Davo”, son realizados de forma enteramente manual, vaciando la información en planillas tabuladas, lo cual se traduce en pérdida de información, deterioro o confusiones al momento de manipular los datos.
En cuanto al segundo objetivo, se determinaron los requerimientos del sistema de información, los cuales consisten en la búsqueda de una solución informática que permita agregar, modificar, eliminar y consultar registros de clientes, inventario y facturas y crear reportes de operación minimizando tiempos de respuesta y además de mantener la integridad de la información por medio de controles de acceso al sistema.
Dando cumplimiento al tercer objetivo, se especificaron los requerimientos del sistema, estableciéndose procedimientos necesarios para la ejecución del sistema atendiendo a las necesidades del usuario.
Después de realizar el diseño del sistema, se obtuvo todo lo relacionado con la configuración y el detalle físico como lógico del sistema. Se determinaron las herramientas de desarrollo a utilizar para la creación del mismo, las cuales fueron Visual Basic 6.0.
Cumpliendo el quinto y sexto objetivo, se logró construir un sistema que cumpliera los requerimientos de la Librería “Gabo Davo”, para controla sus operaciones de facturación e inventario, luego de lo cual se realizaron las pruebas pertinentes para corroborar el adecuado funcionamiento del mismo. Todo lo anteriormente expuesto, lleva al logro del objetivo general de la investigación, este es desarrollar un sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario de librería
RECOMENDACIONES
Adiestrar al personal encargado de los procesos de facturación e inventario de la empresa.
Realizar mantenimiento preventivo al sistema de manera periódica, esto es, respaldar la información almacenada.
Desarrollar módulos que permitan la integración del paciente al sistema, por medio de la creación de un registro o historia clínica única asociada a las facturas de compra.
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ANEXO
Manual de usuario
Con el presente manual nos indicara la utilización del sistema de información con la explicación de cada uno de los formularios existentes, registros de información.
Para iniciar el sistema contamos con una pantalla de inicio que contiene el nombre de usuario y la clave correspondiente.
Pantalla Inicio de Sesión.
Los elementos encontrados en esta pantalla se describen a continuación:
Usuario, en este renglón la persona autorizada a operar el sistema introduce su nombre de acceso.
Clave, es una palabra personalizada y encriptada que permite la identificación inequívoca del usuario autorizado del sistema. Su finalidad es evitar el acceso a personas ajenas a los procesos operativos de la empresa.Luego de la autenticación del usuario, se muestra la pantalla principal del sistema, ésta contiene una barra de menús con las opciones Datos, Reportes, Herramientas, Utilerías, Ayuda y Salir. Estas, junto a sus respectivos sub-menús constituyen las operaciones que se pueden realizar con el sistema automatizado.
Pantalla Principal.
Menú Datos: Dentro de él se encuentran las siguientes opciones:
Clientes: Esta opción abre la ventana de registro de clientes. Los datos a ingresar son: Un código que es auto numérico, nombre del cliente, apellido del cliente, dirección, teléfono, celular.
En esta ventana también se encuentran las opciones de nuevo, editar, guardar, buscar, eliminar y cerrar.
Productos: Esta opción abre la ventana de registro de productos. Los datos necesarios para esta operación son: Código del producto, nombre del producto, cantidad, límite, código del proveedor, nombre del proveedor, precio unitario, segundo precio, imagen. De igual modo, en esta ventana se encuentran las opciones de nuevo, editar, guardar, buscar, eliminar y cerrar.
Pantalla Productos.
Proveedor: Esta opción abre la ventana de registro de proveedores. Los datos necesarios para esta operación son: Código del proveedor, nombre del proveedor, dirección y teléfono. De igual modo, en esta ventana se encuentran las opciones de nuevo, editar, guardar, buscar, eliminar y cerrar.
Ventas: Esta opción abre la ventana de registro de ventas. Los datos necesarios para esta operación son: Código de la venta, id del cliente, nombre del cliente y el botón crear venta. De igual modo, en esta ventana se puede imprimir la factura para el cliente y también se encuentran las opciones de buscar y cerrar.
Pantalla Ventas.
Detalle de la Venta: Esta opción abre la ventana de agregar productos a la venta. Los datos necesarios para esta operación son: Código de la venta, código del producto, nombre del producto, cantidad, precio, stock, total a pagar, efectivo y los botones agregar artículo y vender. De igual modo, en esta ventana se puede quitar un artículo, obtener la ayuda de una calculadora y también se encuentran las opciones de cancelar y salir.
Cabe indicar que antes de visualizar cada reporte tenemos que poner la clave con que ingresamos al sistema en una ventana de acceso restringido que es de la siguiente manera:
Pantalla Acceso Restringido.
Menú Reportes: Este menú posee las siguientes opciones:
Venta del día: Esta opción abre el reporte de las ventas realizadas durante el día.
Pantalla Reporte del Día.
Existencia: Esta opción abre el reporte de las existencias actuales o inventario final que tiene la Librería.
Además aquí nos indica si hay o no en stock determinado producto, o si debo hacer algún pedido a los distribuidores de determinado producto.
Pantalla Reporte de Inventario.
Ventas por mes: Esta opción abre el reporte de las ventas para un determinado mes de la Librería.
Pantalla Reporte de Ventas x Meses.
Precios: Esta opción abre el reporte de los precios que cada uno de los productos tiene tanto de las Compras como de las Ventas de la Librería.
Pantalla Reporte de Precios.
Cuentas: Esta opción abre el reporte de las cuentas pendientes de pago de la Librería. Pantalla Reporte de la Cuentas.
Menú Herramientas: Este menú posee las siguientes opciones:
Copia de Seguridad: Esta opción abre la pantalla para poder realizar una copia de seguridad de la base de datos de la Librería.
Pantalla Copia de Seguridad.
Usuarios: Esta opción abre la pantalla para poder crear a los distintos usuarios que van a manejar este sistema para la Librería.
Además contamos con las opciones de los botones: nuevo, editar, guardar y salir.
Aquí también podemos añadir la foto del usuario para poder identificarlo por su fotografía.
Menú Utilerías: Este menú posee las siguientes opciones:
Calculadora: Esta opción abre la pantalla para poder realizar una copia de seguridad de la base de datos de la Librería.
Pantalla Calculadora.
Ayuda: Entre las opciones que permite visualizar este menú se encuentran las siguientes:
Acerca de: En ella se encuentra información a quien dirigirse cuando se tiene algún problema con el sistema de la Librería.
Pantalla Acerca De
Figura 36.- Pantalla Usuarios.
Cabe indicar que las Compras y las Cuentas por Cobrar se las realiza directamente de los botones en el menú Principal y se realizar de la siguiente manera:
Compras: Esta opción abre la ventana de registro de compras. Los datos necesarios para esta operación son: Código de la compra, id del proveedor, nombre del proveedor y el botón crear compra. De igual modo, en esta ventana también se encuentran las opciones de buscar y cerrar.
Pantalla Compra.
Detalle de la Compra: Esta opción abre la ventana de agregar productos a la compra. Los datos necesarios para esta operación son: Código de compra, código del producto, nombre del producto, cantidad, precio compra, stock, total a pagar, efectivo y los botones agregar artículo y comprar. De igual modo, en esta ventana se puede quitar un artículo, obtener la ayuda de una calculadora y también se encuentran las opciones de buscar, cancelar y salir.
Pantalla Detalle de Compra.
Cuentas a Cobrar: Esta opción abre la ventana de las cuentas de los clientes que han sacado alguna mercadería a crédito y que deben cancelar. Los datos necesarios para esta operación son: Id del cliente, Nombre del cliente, monto a cobrar, valor del crédito y vuelto y el botón cobrar. De igual modo, en esta ventana se puede imprimir el reporte de las cuentas y también se encuentra la opción salir.