Documentos Fuente

Elaborar formatos de documentos fuentes que permitan a la empresa sustentar y registras todas las transacciones y operaciones comerciales que se desarrollan dentro de ella.

3.2.3.2.1 Comprobante de Ingreso

Es utilizado para el registro de ingresos en efectivo o en cheque sean estos por cobro de alguna factura, o pago de algún producto vendido, por lo general se generan tres copias, para sus respectivos registros; el encargado de su control es el auxiliar contable.

Gráfico 2: Comprobante de Ingreso

Fuente: Propuesta del autor. Elaborado por: Diego Moreno

3.2.3.2.2 Comprobante de Egreso.

El comprobante de egreso es utilizado para el registro de todos los desembolsos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio para las pequeñas y grandes empresas.

Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el responsable se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos fueron recibidos sin ninguna novedad y cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa.

Gráfico 3: Comprobante de Egreso

Fuente: Propuesta del autor. Elaborado por: Diego Moreno

3.2.3.2.3 Comprobante de caja chica.

Es un documento administrativo el cual se utiliza para dar agilidad a los gastos o desembolsos menores que en ocasiones no justifican documentos válidos por el SRI, el departamento gerencial deberá establecer mediante un acta que rubros se contemplarán para estos gastos, montos o valores limites, tiempo de reposición y la persona encargada será la única que maneje estos rubros.

Gráfico 4:Comprobante de Caja Chica

Fuente: Propuesta del autor. Elaborado por: Diego Moreno

3.2.3.2.4 Tarjeta Kardex.

Es un documento de control, que sirve para contabilizar el número de unidades de cada producto existente dentro de las bodegas, conocer cada uno de los movimientos que sufren los inventarios, productos en proceso, productos terminados, y materia prima que existe en la empresa, el objetivo principal es ayudar al encargado a tener con precisión la información en el momento indicado y cuando gerencia lo necesite.

Gráfico 5: Tarjeta Kardex

Fuente: Propuesta del autor. Elaborado por: Diego Moreno

3.2.3.2.5 Nota de Débito.

Son utilizadas para aplicar un ajuste a una cuenta de terceros tales como; para el cobro de valores adicionales a los establecidos en el comprobante (intereses por mora, transporte y otros incurridos por el vendedor).

Sirve y debe ser entregada al cliente para informarle que la deuda ha sido aumentada, sea por una corrección en la factura por precio o cambio de algunos ítems, quien utiliza este documento es el vendedor.

Gráfico 6:Nota de Débito

Fuente: Propuesta del autor. Elaborado por: Diego Moreno

3.2.3.2.6 Nota de Crédito.

Se utiliza para indicar la modificación de las condiciones de venta, a favor del cliente pueden ser descuentos en precios que por condiciones del mercado no se los refleja directamente dentro de la misma factura, ofertas o devoluciones de algún producto, la persona encargada de la emisión de este documento es el vendedor y tanto este como la nota de débito son autorizadas por el Sri.

Gráfico 7: Nota de Crédito

Fuente: Propuesta del autor. Elaborado por: Diego Moreno

3.2.3.2.7 Guía de Remisión.

Este documento respalda legalmente el traslado físico de la mercadería adquirida desde las instalaciones de la empresa hacia el cliente, en este registro debe constar todas las especificaciones de los productos a trasladarse, peso, unidades, características, colores, modelos, además la ciudad desde y hacia donde serán trasladadas las mercaderías, el transportista tiene la responsabilidad de velar por este documento y quien lo emite es el vendedor.

Gráfico 8:Guía de Remisión

Fuente: Propuesta del autor. Elaborado por: Diego Moreno

3.2.3.2.8 Rol de Pagos.

Es un registro en el cual se detallan los ingresos y egresos por sueldos, horas extras, comisiones, etc. Aplicados a los empleados durante el mes.

El responsable de su elaboración es el auxiliar contable y en ciertas instituciones el encargado de este tema es el departamento de Recursos Humanos.

Gráfico 9: Rol de Pagos

Fuente: Propuesta del autor. Elaborado por: Diego Moreno

3.2.3.2.9 Distribución de Utilidades.

Es un registro que se realiza para llevar el control de la distribución de utilidades correspondiente a cada trabajador, el auxiliar contable es quien realiza esta labor y se lo obtiene luego de finalizado el periodo contable.

Gráfico 10: Distribución de Utilidades

Fuente: Propuesta del autor. Elaborado por: Diego Moreno

3.2.3.2.10 Orden de Compra.

Es un documento en el cual se detallan todos los productos que necesitan ser comprados, previamente a la revisión del stock por parte del encargado de bodega, y a los requisitos solicitados de los distintos departamento, siempre solicitando la previa autorización del gerente de la empresa.

Gráfico 11: Orden de Compra

Fuente: Propuesta del autor. Elaborado por: Diego Moreno

3.2.3.2.11 Hoja de Recepción de materiales.

Es un documento en el cual se registran los materiales que han ingresados a bodega, previo autorización de compras, luego de la revisión y constatación física de los productos de la factura, el encargado de bodega dará el visto bueno, para el ingreso al sistema de inventarios y posteriormente se realice la cancelación de la misma.

Gráfico 12: Hoja de Recepción de materiales

Fuente: Propuesta del autor. Elaborado por: Diego Moreno