Los documentos notariales, que pueden tener por objeto la formalización de actos y negocios de todo tipo, son los autorizados por el Notario. Su autenticidad comprende autoría, firmas, fecha y contenido. Son conservados por el Notario y clasificados por orden cronológico.
En la redacción de los documentos notariales, el Notario, que debe actuar en todo momento conforme a la Ley, interpreta la voluntad de las partes y adecua la misma a las exigencias legales, da fe de la identidad y califica la capacidad y legitimación de los otorgantes en relación al acto o negocio jurídico concreto que pretenden realizar.22
Los otorgantes de un documento notarial tienen derecho a obtener copias de su original, que queda en poder del Notario. Las copias auténticas tienen el mismo valor que el original. El Notario podrá también expedir copias a favor de personas que, según su legislación nacional, tengan interés legítimo en conocer el contenido del documento.
Los documentos notariales gozan de una doble presunción de legalidad y de exactitud de su contenido y no pueden ser contradichos más que por la vía judicial. Están revestidos de fuerza probatoria y ejecutiva.
21 LOGROÑO VELOZ, Hernán Paúl y VARGAS, Marcia Isavina. (2003) Apuntes de derecho Notarial.
Primera Edición. Editorial Pedagogía Freire. Riobamba Ecuador
ACTAS NOTARIALES
El acta notarial o affidávit es una declaración escrita hecha voluntariamente, validada mediante el juramento o afirmación de la persona o partícipes que la hacen, siendo firmada antes por un notario autorizado para administrar tales juramentos.
Comúnmente especifica el lugar de realización y certifica que la persona que la hizo, afirma ciertos hechos y comparece ante el representante en cierta fecha, firmando y comprometiéndose con la declaración.
El Acta Notarial expresamente aparece definida en el diccionario de la Academia de la Lengua Española como "relación que extiende el notario, de uno o más hechos que presencia o autoriza".23
- DILIGENCIAS NOTARIALES
Las diligencias notariales, son los actos que realiza el notario para dejar constancia de los hechos y circunstancias que le constan, de las convenciones o acuerdos que se celebren en su presencia y de las notificaciones o prevenciones que tenga que hacer en uso de sus facultades, las que generalmente quedan consignadas en un acta, y que por mandato de la ley se agregan al protocolo en unos casos y al libro de diligencias en otros.
El Art. 18 de la Ley Notarial que se refiere a las atribuciones de los notarios, determina con absoluta claridad los actos y contratos que el notario está facultado a autorizar, y dentro de los actos las diligencias notariales.
La Ley Reformatoria a la Ley Notarial publicada en el Registro Oficial N° 406 del 28 de Noviembre de 2006 amplía el campo de acción de los notarios, delegándoles la ejecución de nuevas facultades, como proceder a la apertura y publicación de testamentos cerrados, tramitar divorcios por mutuo consentimiento, tramitar la liquidación de bienes o de la sociedad conyugal, declarar la extinción del usufructo, etc.
La Primera de las Disposiciones Generales de la Ley Reformatoria a la Ley Notarial, dice:
"En las notarías no se admitirá peticiones de trámites de los actos previstos en esta Ley, que no esté patrocinado por un abogado en libre ejercicio profesional, sin relación de dependencia con el Notario actuante ", por tanto, todas las peticiones serán por escrito y patrocinadas por abogado, que en ningún caso podrán ser los dependientes de las notarías.
- ACTAS NOTARIALES
Las actas notariales son aplicables a actos o diligencias previstos por la ley, que no tienen la calidad de escritura pública.
Actas notariales son los instrumentos públicos autorizados por notario a petición de parte interesada, que tienen por finalidad dejar constancia de los hechos y circunstancias que le consten, de las convenciones o acuerdos que se celebren en su presencia y de las notificaciones o prevenciones que tenga que hacer en uso de su ministerio24.
En la legislación ecuatoriana no encontramos ninguna definición, por ello creo que la definición dada se acerca bastante a lo que para nuestra legislación es el "acta notarial", tomando en consideración para el caso lo que es en esencia tan importante instrumento público y los efectos jurídicos que de él emanan.
Nuestra legislación no tiene una definición de tan importante instrumento notarial, que se ha convertido en una herramienta de uso diario de enorme importancia jurídica; más aún, con las nuevas facultades otorgadas al notario, como la dar fe de la autenticidad de firmas, de sorteos, remates, extinción o subrogación de patrimonio familiar, posesión efectiva de bienes, disolución de la sociedad de gananciales, apertura y publicación de testamentos cerrados, divorcios por mutuo consentimiento, declaración de existencia de la unión de hecho, requerimientos para el cumplimiento de la promesa de contrato, etc.
El maestro Guillermo Cabanellas da la siguiente definición: "Acta Notarial: El instrumento autorizado, a instancia de parte, por un notario o escribano, donde se consignan las circunstancias, manifestaciones, y hechos que presencian y les constan, y de los cuales dan fe; y de no ser, por su naturaleza, materia de contrato."
Las actas notariales deben cumplir con ciertas formalidades, así: la fecha, la hora (de ser necesario), el nombre de la persona o personas a solicitud de quien o quienes se procede, la
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razón por la que interviene el notario, la descripción objetiva y concreta de todas las circunstancias necesarias para los fines jurídicos que se persigue y los detalles o condiciones solicitados, la declaratoria o resolución (de ser el caso), la firma del o de los peticionarios, testigos, peritos y otros si fuere de ley, y la firma del notario que da fe25.
Si el acto o la diligencia fuere de aquellos que por ley debe agregarse la correspondiente acta al protocolo o libro de diligencias, deberá dejarse constancia de ello, indicando la fecha en que queda agregada.
CLASES DE ACTAS
- Acta de protocolización: Si se trata de protocolizar documentos, en el acta pertinente
deberá indicarse el motivo por el cual se actúa.
Si obedeciere a resolución judicial, se expresará el nombre del juez que lo ordenó y el juicio al que corresponde.
Si se tratare de un acto de funcionario público, legalmente facultado, se hará constar su nombre y la función que desempeña y el número del expediente si lo hubiere.
Si se tratare de un particular (patrocinado por abogado) se hará constar sus nombres y apellidos, el número de la cédula de ciudadanía para el caso de nacionales, o el número de la cédula de identidad o el número de pasaporte para el caso de extranjeros; en todos los casos, siempre se expresará la fecha.
En toda protocolización el notario agregará la pieza o expediente a su protocolo y conferirá copias a los interesados. En esta parte vale aclarar que, la protocolización de documentos privados no les confiere la condición de instrumentos públicos.
- Acta de autenticidad de firmas: Mediante la cual el notario da fe que las firmas
fueron puestas en el documento, en su presencia en determinada fecha (puede hacerse constar también la hora). Los interesados concurrirán al despacho del
notario para firmar el documento en su presencia. Acta de reconocimiento de firmas: Por medio de la cual se deja constancia que los interesados han concurrido al despacho notarial para reconocer las firmas puestas por ellos en un documento, con anterioridad.
- Acta de supervivencia: Por la cual el notario da fe de que la persona natural se
encuentra viva; lo que implica la presencia física del interesado en el despacho notarial.
- Acta de exactitud de documentos: El notario da fe de que las fotocopias y otras
copias producidas por sistemas técnico mecánicos, concuerdan con los originales que le fueron exhibidos.
- Actas de diligencias que tienen relación con personas: Cuando se trate de
notificación, requerimiento o cualquier otro acto relacionado con personas, fuera del despacho notarial, la diligencia la cumplirá el notario personalmente en el lugar que ellas se encuentren y su respuesta se consignará en el acta. Si en el lugar indicado por el interesado no se encontrare persona alguna o si el notario no fuere atendido, se hará constar tal circunstancia en el acta.
- Actas de sorteos, remates, torneos de belleza: Son las actas por las cuales el
notario deja constancia de tales hechos que tuvieron cumplida realización, en su presencia; lo que implica que el notario concurrió personalmente a tales eventos. En el acta se consignarán los resultados de los mismos.
- Actas de constatación: Las que se levantan para dejar constancia que el notario ha
constatado determinados hechos, por haberse constituido en el lugar, como el amojonamiento y deslinde.
- Actas mediante las cuales el notario "declara", "autoriza" o "concede": Son
actas que constituyen el corolario de un proceso o trámite notarial, previa petición por escrito, y en las cuales el notario declara (disuelta la sociedad de gananciales), autoriza (la venta en remate voluntario de bienes raíces de menores) o concede (la posesión efectiva), para que produzcan efectos jurídicos.
- Actas de constancia de la realización de hechos o circunstancias: El notario está facultado para dejar constancia en un acta de determinados hechos, una vez que se han cumplido las formalidades de ley, como la exhibición, apertura, lectura y publicación de testamentos cerrados.
Otras legislaciones en el campo del derecho comparado- dedican párrafos completos a su estudio, determinación y clasificación. Así, es el caso de España, México, Cuba, Argentina, etc. en los que se puede encontrar gran riqueza ordenativa de estas materias; a veces, en la legislación de estos países, se establece la existencia de párrafos completos dedicados al tratamiento del levantamiento notarial de Actas.
Los requisitos substantivos y formales que la confección de cada una de ellas requiere, todo lo cual otorga certeza y seguridad al sistema, así como tranquilidad al Notario y a los interesados que recurren a este especial modo probatorio, generalmente preventivo.
El Acta Notarial, al igual que la Escritura Pública, es documento, instrumento especializado que debe ser realizado por notario para que adquiera relevancia pública; es un instrumento par, a la vez que igualitario en importancia, a la escritura pública y, sin embargo, recibe por parte del legislador no sólo un menosprecio, sino que se la ignora y muchas veces se hace silencio respecto de ella mientras la Escritura es objeto de grandes atenciones y rigores normativos, las primeras, en cambio, no son tratadas ni siquiera en los Códigos formales, leyes especiales e incluso por la Ley Notarial que debiera regular numerosos aspectos técnicos de ambas.
- ESCRITURAS PÚBLICAS
Es el instrumento público o auténtico otorgado con las solemnidades que fija la ley, por el competente notario, e incorporado en su protocolo o registro público26.
Las escrituras públicas deben escribirse en idioma castellano y estilo claro y preciso, y en ellas no podrán emplearse abreviaturas, cifras ni otros signos que los caracteres de uso corriente, ni contener espacios en blanco.
Las escrituras públicas deberán otorgarse ante notario y podrán ser extendidas manuscritas, mecanografiadas o en otra forma que leyes especiales autoricen. Deberán indicar el lugar y fecha de su otorgamiento; la individualización del notario autorizante y el nombre de los comparecientes, con expresión de su nacionalidad, estado civil, profesión, domicilio y cédula de identidad, salvo en el caso de extranjeros y chilenos radicados en el extranjero, quienes podrán acreditar su identidad con el pasaporte o con el documento de identificación con que se les permitió su ingreso al país. Además, el notario al autorizar la escritura indicará el número de anotación que tenga en el repertorio, la que se hará el día en que sea firmada por el primero de los otorgantes.
Las escrituras serán rubricadas y selladas en todas sus fojas por el notario. Carecerá de valor el retiro unilateral de la firma estampada en el instrumento, si éste ya lo hubiere suscrito otro de los otorgantes.
Cualquiera de las partes podrá exigir al notario que antes de firmarla, lea la escritura en alta voz, pero si todos los otorgantes están de acuerdo en omitir esta formalidad, leyéndola ellos mismos, podrá procederse así.
Si alguno de los comparecientes o todos ellos no supieren o no pudieren firmar, lo hará a su ruego uno de los otorgantes que no tenga interés contrario, según el texto de la escritura, o una tercera persona, debiendo los que no firmen poner junto a la del que la hubiere firmado a su ruego, la impresión del pulgar de la mano derecha o, en su defecto, el de la izquierda.
El notario dejará constancia de este hecho o de la imposibilidad absoluta de efectuarlo, se considera que una persona firma una escritura o documento no sólo cuando lo hace por sí misma, sino también en los casos en que supla esta falta en la forma establecida en el inciso anterior. Siempre que alguno de los otorgantes o el notario lo exijan, los firmantes dejarán su impresión digital en la forma indicada en el artículo anterior. Corresponderá al notario, salvar las adiciones, apostillas, entre renglonaduras, raspaduras o enmendaduras u otra alteración en las escrituras originales.
Para PEREZ Fernández del Castillo Bernardo, en su Obra ETICA NOTARIAL, manifiesta que la escritura pública es un documento en el que se hace constar ante Notario público un determinado hecho o derecho autorizado por un fedatario público (notario), que da fe sobre la Capacidad jurídica de los otorgantes, el contenido del mismo y la fecha en que se realizó.
La escritura pública es un instrumento notarial que contiene una o más declaraciones de las personas intervinientes en un acto o contrato, emitidas ante notario con el lleno de los requisitos legales propios y específicos de cada acto, para su incorporación al protocolo.
Los medios probatorios, constantemente recurren a los denominados documentos de fecha cierta, y estos documentos son precisamente los que han sido presentados ante notario, quien ha dado fe de la fecha de origen de tal documento.
EPIGRAFE IV
4 LOS PRINCIPIOS BÁSICOS DEL PROCEDIMIENTO Y LA SEGURIDAD
JURÍDICA