EDICIÓN Y DISEÑO DE GRÁFICAS

Cada gráfica se aplica en función de la interpretación que se requiere y considerando los datos que se necesitan analizar. Para que cuentes con mayores elementos acerca de cómo llevar a cabo este proceso te proponemos la lectura de la siguiente información.

La aplicación que tiene una gráfica de líneas se basa en analizar la tendencia que tienen los datos. Por ejemplo, el comportamiento que registran las ventas mensuales o anuales en una compañía, la baja o alza que tiene la moneda, o bien, cómo aumentan y disminuyen los niveles de contaminación en una ciudad.

Las gráficas de barras comparan frecuencias y muestran la diferencia que éstas tienen ubicando a las categorías en el eje vertical y a los valores en el eje horizontal. Las barras se manejan en forma de rectángulos que representan cantidades relacionadas con el tiempo o con algún otro evento, lo que hace posible la comparación.

Las de tipo circular presentan los datos por medio de porcentajes que simulan pequeñas rebanadas, de ahí que también se les conozca con el nombre de Pastel.

Las gráficas de áreas, a diferencia de las de barras o de líneas, permiten comparar visualmente la magnitud de los cambios que se van produciendo a lo largo de un evento o de un periodo. Cada área representa la suma de los valores, de esta forma se puede observar la relación que guardan las partes con el todo graficado.

Bien, ya cuentas con la información necesaria que te permitirá entender la diferencia que existe entre cada una de las gráficas, por lo que ahora te mostraremos las distintas formas que existen para crearlas:

Cuando se desean graficar series con dos o tres valores se pueden utilizar las graficas de dispersión XY, burbujas, cotizaciones o radiales. La de dispersión compara pares de valores,

la de anillos es similar a la circular pero con multiples series, la de burbujas y contizaciones comparan series con tres valores y la radial con marcadores en cada valor de datos. La de cotizaciones pide un máximo, mínimo y valor de cierre.

En Excel 2007 y posteriores, el procedimiento para insertar un gráfico es más sencillo, solo se escribe los datos que se desean graficar, se seleccionan y en el Menú Insertar, se busca el grupo Gráficos, y se elige el tipo de gráfico, se desplegará una lista desplegable para elegir un subtipo de gráfico, enseguida aparecerá el gráfico en la hoja de calculo.

Para agregar el título al gráfico, en la barra de título aparece el menú Herramientas de gráficos, con tres submenús: diseño, presentación y formato, el ficha diseño se encuentra el icono Diseño rápido y se elige un Diseño, ya en el gráfico se hace clic sobre el cuadro de título y se escribe el título del gráfico.

Otra forma de agregar el título es con la ficha Presentación, del grupo Etiquetas y el icono Titulo del grafico, el cual ofrece tres opciones: Ninguno, Titulo superpuesto centrado, Encima del gráfico.

En Excel 2007 las opciones para modificar el gráfico se encuentran en el menú herramientas de gráfico, en la ficha Presentación, el primer icono permite agregar o modificar el título, el segundo icono es para los rótulos de los ejes, con el icono leyenda se puede especificar en que parte se ubicará la leyenda o si no la llevará, con el icono etiqueta de datos se determinará en que parte se ubicará la etiqueta de datos si es que la llevará, con el icono tabla de datos se indicará el lugar donde estará la tabla de datos si es que la lleva.

Con el icono ejes se puede elegir entre ejes primarios y secundarios, con el icono fondo se puede agregar un color de relleno al gráfico, con el icono análisis se puede elegir entre líneas de tendencia líneal, exponencial o extrapolar.

EDICIÓN DEL GRÁFICO

Ahora que has aprendido a crear gráficas es necesario que también sepas agregarles detalles tales como títulos, leyendas, rótulos para que tengan una presentación más formal. Esto con el fin de identificar a los ejes que lo componen así como los elementos que éstos contienen, lo que permitirá personalizarla de acuerdo a tus necesidades, o bien, a los requerimientos que te establezcan.

La siguiente imagen identifica los elementos que debe incluir una gráfica:

Antes de abordar el paso que establece la forma de mostrar la gráfica, precisaremos algunos aspectos importantes de este proceso para complementar lo visto en apartado anterior:

Con la gráfica elaborada anteriormente se puede cambiar el tipo de gráfico, para ello se coloca el apuntador en cualquier lugar del gráfico y con el botón derecho se elige la opción CAMBIAR EL TIPO DE GRÁFICO.

Aparece la ventana para elegir el tipo de gráfico, puedes utilizar el que mejor represente la información que deseas mostrar. Se pulsa sobre la categoría deseada y en la gráfica elegida.

Para agregar datos al gráfico se escriben los datos al final de la tabla de datos y se coloca el apuntador del ratón en cualquier lugar del gráfico y con el botón derecho se elige la opción SELECCIONAR DATOS

Aparece la ventana Seleccionar datos mostrando dos paneles, que contienen los datos de cada columna, y con las opciones AGREGAR, EDITAR, QUITAR, así como dos flechas para cambiar el orden de los datos.

Primero se cambia el panel izquierdo pulsando sobre el botón EDITAR para modificar el recuadro NOMBRE DE LA SERIE, se seleccionan los meses, y en el recuadro VALORES DE LA SERIE, se seleccionan las cantidades y se pulsa el botón ACEPTAR.

Luego se modifica el panel derecho, modificando el ultimo registro de la serie para agregar los nuevos datos de la tabla, se pulsa el botón ACEPTAR.

Regresa a la ventana de Seleccionar origen de datos y se debe pulsar el botón ACEPTAR.

Se puede observar que la gráfica se ha modificado, se han agregado los datos que se escribieron al final de la tabla y se han incorporado al gráfico. Posteriormente los datos se pueden cambiar y el gráfico se modificará automáticamente.

De la misma forma que se han agregado datos a una gráfica, Excel permite eliminar datos de la gráfica tanto eliminándolas de la tabla y sin eliminarlos. Para borrar los datos solamente se suprimen de la tabla y automáticamente la gráfica se actualiza a los datos restantes.

Como se puede ver en la gráfica se han borrado los datos del mes de febrero y desaparece de la gráfica pero deja el cuadro vacio en la leyenda.

Por otro lado si se desea borrar por ejemplo los datos del mes de enero pero sin borrar los datos de la tabla, se modifica el valor de la serie cambiando de forma manual el inicio de la serie para que arranque de febrero y termine en abril.

Se puede observar el grafico actualizado y la leyenda también se ha modificado sin dejar lugares vacios.

Con la opción AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS aparecen los valores de cada mes dentro del gráfico.

La última opción DAR FORMATO A SERIES DE DATOS, permite realizar algunos cambios en el relleno, color del borde, estilo de borde, sobra y formato 3D, a continuación detallaremos las fichas que integran la ventana:

Con las opciones de serie se pueden hacer dos cambios, en el angulo del primer sector se puede hacer girar la gráfica entre 0 y 360 grados. En la sección circular se pueden mostrar los sectores del círculo, juntos o separados indicando el porcentaje entre 0 y 100%.

D. La opció RELLENO ofrece varias alternativas como el relleno sólido, relleno degradado, relleno con imagen y textura o el automático, en cada una de ellas se dispone de varias opciones como el color el tipo, la dirección, el ángulo, etc.

En la opción COLOR DE BORDE se dispone de las opciones: línea solidad, línea degradada y automática, el color del borde y la transparencia.