Estandarización Captura de lecciones aprendidas
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Estandarización
Captura de lecciones aprendidas, Head of Project
I. ¿Qué es una lección aprendida?
Las “Lecciones Aprendidas” (LL) es el conocimiento obtenido de experiencias en otros proyectos durante todo su ciclo de vida. Abarca tanto errores que deben evitarse como situaciones exitosas que debiesen ser replicadas, ambos con el objetivo de mejorar la eficiencia del proyecto.
Las lecciones aprendidas capturan evidencias e identifican tendencias y relaciones causa-efecto, acotadas a un contexto específico y sugieren recomendaciones prácticas y útiles para la aplicación o replicación del nuevo conocimiento en otros contextos, en el diseño y/o ejecución de otros proyectos o iniciativas que se proponen lograr resultados similares.
II. ¿Cómo queda bien definida una lección aprendida?
El contenido de una “lección aprendida” dependerá del enfoque, intención y uso que se les quiera dar, pero lo más importante es que la información a documentar sea lo sufrientemente clara para que esta pueda ser aplicada en un futuro proyecto. Las lecciones pueden ser extensas o no, esto variara según su ámbito de aplicación. Durante la captura o documentación de lecciones, se debe tener en cuenta que para que estas estén bien definidas deben poder responder a las siguientes preguntas:
1. ¿Puedo aplicarlo a un nuevo proyecto? (discrimina si califica como lección o no) 2. ¿Qué fue lo que ocurrió?, ¿Cuál fue la lecciones a aprender?
3. ¿Cómo fue que ocurrió?, ¿Cómo se presentó o identifico la lección? 4. ¿Por qué ocurrió?, ¿Por qué se considera una lección aprendida? 5. ¿Consecuencias de lo ocurrido?, ¿Qué impacto tuvo en el proyecto?
6. ¿Cómo puedo aplicarlo a un nuevo proyecto?, ¿Qué debo cambiar, mejorar o implementar?
III. Ciclo de vida de las lecciones aprendidas
El ciclo de vida de las lecciones aprendidas va desde el Rescate de esta para su aplicación e implementación en futuros proyectos y una posterior identificación, captura y documentación en la base de datos, la cual servirá de herramienta para un posterior rescate. Finalmente esto se transforma en un ciclo de mejora continua. Ver Ilustración 1.
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IV. ¿Cómo documentar una lección aprendida?
Para facilitar la tarea de capturar y rescatar lecciones, se genera una base de datos de lecciones aprendidas, donde se plasma y documenta la información recolectada e identificada como útil, de un proyecto. La instancia más común donde se realizara la captura de lecciones aprendidas será durante el “Taller de lecciones aprendidas” al cierre del proyecto. Durante el taller de lecciones aprendidas se debe completar el siguiente formato (Ver tabla 1):
Tabla 2 Archivo Template Taller lecciones aprendidas
Antes de documentar una lección, para determinar si la información es o no una lecciones aprendida se debe realizar la siguiente pregunta, ¿Puede ser aplicado en otro proyecto? o ¿Agregara valor a un futuro proyecto?, si la respuesta es “NO”, esta lecciones no debe ser documentada, si la respuesta es “SI”, esta debe ser documentada en el formato presentado en la Tabla 1 como sigue:
Área: Grupo, departamento o fase que corresponde la lección dentro del ciclo de vida del proyecto.
Vale decir: Ingeniería, Ejecución, Supply, HSE, Operaciones, etc. Por cada área se designan sub- campos o disciplinas.
Disciplina: Define explícitamente la aplicación que tiene dicha lección en un área determinada, como sub-campo de esta. Por ejemplo, el área de ingeniería posee disciplinas como: Mecánica/piping, eléctrica/instrumentación, Civil/arquitectura, etc. El área de ejecución posee disciplinas como: Construcción, Comisionamiento, licitación, etc.
Descripción de la lección: Explica de manera clara y resumida el detalle de la lección, se describe
la buena o mala práctica de manera breve. Responde a preguntas como: ¿Qué fue lo que sucedió?,
¿Cuál fue la acción positiva replicar? o ¿Cuál es la oportunidad de mejora?
Descripción del impacto: Se describe con más detalle que fue lo ocurrido y cuál fue la consecuencia o impacto del evento o lección. Responde preguntas claramente a 3 preguntas: ¿Cómo paso?, ¿Por qué paso?, ¿Cuáles fueron las consecuencias o impactos durante el proyecto?
Impacto: Se le asigna un nivel de impacto del 1 al 5 donde 5 es el más alto, además, la lección clasifica en positiva (Buena práctica) o negativa (Oportunidad de mejora).
Recomendaciones y soluciones: En casos que apliquen se pueden definir acciones concretas a ejecutar, recomendaciones que podrían haber hecho la diferencia en el proyecto anterior. En este punto se le agrega valor a la lección y facilita la aplicación de la misma para futuros proyectos
1 2 3 4 5 Algunos Ej: -Ingenieria -Supply -Delivery -Cliente Algunos Ej: -Mecánica/Piping -Contratos -Comisionamiento -Diseño
¿Qué fue lo que sucedió? Cual fue la lecciones
aprendida?
¿Cómo paso? ¿Porque paso? ¿Qué ocasiono? Cual fue la consecuencia o
impacto para el proyecto?
Se considera: Impacto positivo: Buenas practicas Impacto negativo: Oportunidad de mejora (positivo - negativo)
Marcar con una X el nivel de impacto que tuvo el proyecto, de 1 a 5, donde 5 es el mas alto
Soluciones/ recomendaciones
¿Cómo puedo aplicarlo a un nuevo proyecto? ¿Qué debo cambiar, mejorar o
implementar?
Proyecto-[NAME] Lesson Learned Impacto
N° Área Disciplina Descripción
Lección
Descripción Impacto
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V. Taller de lecciones aprendidas – Cierre proyecto
El taller de lecciones aprendidas al cierre del proyecto captura todas las lecciones se que presentaron durante el ciclo de vida del proyecto, la calidad del conocimiento recopilado durante este taller dependerá del nivel de asistencia a este, de la preparación previa de los asistentes y de la habilidad del facilitador para dirigir el taller y resumir de manera clara lo expresado por los involucrados. Para desarrollar el taller de una mejor manera, el facilitador debe:
1. Invitar a todos los Stakeholders que participaron del proyecto y que puedan aportar información, solicitando que estos puedan llevar “lecciones aprendidas” que visualizaron durante el desarrollo del proyecto.
2. Presentar brevemente los objetivos y reglas del taller.
3. Hacer una breve reseña del proyecto y aspectos relevantes de este.
4. Seguir un orden a la hora de capturar lecciones, por ejemplo, solicitar lecciones en el siguiente orden:
HSE (Salud, seguridad y medio ambiente)
Cliente (Área de operaciones)
Ingeniería (Diseño, problemas en disciplina mecánica, eléctrica, etc.)
Ejecución (Construcción, Comisionamiento, Etc.)
Supply (Estrategias de contratos.)
Control & Governance
Permisos
Otros
5. Durante la captura de lecciones, realice las preguntas presentadas en la “sección II”. Además
puede realizar las siguientes preguntas para ayudar los asistentes:
¿Qué fue hecho que debería ser repetido?
¿Qué fue hecho que no deberíamos repetir?
¿Qué no fue hecho y que deberíamos implementar?
6. Hacer el esfuerzo de completar todos los campos presentados en la tabla 1. 7. Agradecer la asistencia de todos.
Algunos de los errores que se deben evitar es documentar información que no se consideran lecciones aprendidas, sino más bien son hechos que ocurrieron y no presentan una idea o aporte para un nuevo proyecto. El facilitador debe tener presente que cada lección documentada debe poder ser entendida y aplicada por alguien que no participo en el proyecto.
VI. Documentar las lecciones aprendidas en la Base de datos.
Posterior al Taller de lecciones aprendidas, la información capturada en el formato mostrado en la Tabla1, debe ser enviada al “Control Documental” en formato nativo (Excel) y en PDF, este añadirá la información capturada durante taller en la Base de datos de lecciones aprendidas de la HoP.
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