Estudio de caso alterno

Para efectos de comparación de la metodología se realizó un análisis de un segundo caso, el cual se presenta en este capítulo, ya que se considera como propuesta para trabajos futuros el presentar esta metodología a otras empresas de diferentes tamaños e Industrias para validar la efectividad de la misma, ya que el estudio de caso presentado en este capítulo se refiere a una empresa con características particulares, y se esperaría validar a futuro si esta metodología puede ser implementada a diferentes tipos de negocios.

A continuación se presenta una breve descripción de la situación actual de una empresa con características diferentes a la presentada en el estudio de caso, y en la que se hace evidente la necesidad de incrementar la eficiencia en los procesos administrativos.

5.8.1 Descripción de la Empresa

En esta empresa se realizó una entrevista con el Gerente Administrativo de la misma, se aplicó una breve encuesta que se presenta a continuación y se validaron los procesos, actividades y estructura organizacional con la que se estuvieron desempeñando durante los años 2003 y 2004, así como se presenta un diagnóstico, determinado por la misma empresa, de cuál sería la estrategia a seguir para eficientar sus procesos.

Se presenta en la Tabla 5.8.1 el resultado del cuestionario aplicado para

conocer el tipo de administración de la empresa.

Tabla 5.8.1 Características de Empresa, estudio de caso comparativo

Empresa Mexicana

Tipo de empresa Mediana

Industria Comercio a detalle

Mercado Nacional

Ventajas Competitivas Ubicación geográfica

Alianzas No se especificaron

Establecimientos en

México Rango de 50 a 100 sucursales

Tipos de establecimientos Comercio

Promedio de trabajadores 6000

Estructura Organizacional Jerárquica

Tipo de Administración Por Empresa y en forma centralizada en la Región Norte del País

Departamento Seguridad Social

Estructura Organizacional Jerárquica, según Figura 5.2.1

Head-count estructura 5,

La estructura la conforma el Gerente del departamento, 2 Jefes Funcionales y 2 Analistas

Responsabilidad Sobre el cumplimiento de las Obligaciones Laborales y Fiscales en Materia de Seguridad Social

Tipo de Administración Por empresa

Tipo de Proceso Centralizado

Alcance Nacional -

Internacional Nacional

Relación Interna con Otras

Areas de la Compañía Fiscal, Legal, Recursos Humanos, Contraloría, Tesorería Relación externa Oficinas Gubernamentales IMSS, INFONAVIT

De acuerdo a los procesos presentados que realiza la empresa estudio de caso en el capítulo 5, en base a la Figura 5.2.2 se realiza la comparación en cuanto a

las actividades realizadas por el departamento de la empresa en comparación, las actividades diarias coinciden en un 100%, las actividades eventuales se realizan a un 80% ya que no realizan el proceso de “Accidentes de trabajo” y las actividades anuales se realizan en un 60% de las presentadas en el capítulo 5.

5.8.2 Valoraciones

La Valoración de la estrategia del negocio se conoce dentro del departamento de manera muy general ya sea por medio de la visión y misión establecidas y por información que se les otorga de manera restringida.

La empresa no cuenta con la publicación interna de sus estrategias a los diferentes departamentos que la conforman, únicamente a los que participan en el proceso de toma de decisiones relacionadas con el tema de la estrategia o administración general del negocio.

La Valoración de Tecnología se realiza desde el año 2003, ya que anteriormente contaban con equipos de cómputo que de acuerdo a sus características técnicas se consideraba obsoleto o fuera de uso ya que no soportaba el tipo de sistemas y rapidez del procesamiento de información que son necesarios para este tipo de negocios.

De acuerdo a la valoración de las características del equipo de cómputo “obsoleto” se realizó una inversión para actualizar la tecnología (específicamente en equipo de cómputo personal y software utilizado como por ejemplo MS Office

de Microsoft) en este departamento y a nivel general en la empresa, sin embargo no se utiliza ninguna metodología que considere la valoración de las Estrategias o

de los Recursos Humanos en la toma de decisiones de actualización de tecnología.

Se puede mencionar que a partir del año 2004 se realiza en forma esporádica la actividad de verificar el tipo de tecnología utilizada.

La valoración de Recursos Humanos se realiza para cuestiones laborales como verificar si la compensación (efectivo y prestaciones) se encuentra en niveles del mercado y si es equitativa para todos los empleados. Se han efectuado reingenierías de procesos que involucran a los diferentes puestos en la empresa, pero no se realiza una integración con las tecnologías requeridas para el desempeño efectivo del puesto, y las valoraciones realizadas son de frecuencia esporádica según las necesidades vigentes.

La efectividad de los Analistas encargados de los procesos de este departamento es de 90% para el analista con más experiencia y de un 70% para el analista con menos experiencia.

5.8.3 Administración de la Organización

La administración de la empresa es de acuerdo a cumplir con la función de corporativo, ya que esta empresa es responsable de la administración de todos los negocios del Grupo al que pertenece.

Referente al proceso específico mencionado en el estudio de caso presentado en este capítulo, llamado “variabilidad” se puede mencionar que es realizado en forma centralizada, se procesan 6000 movimientos al bimestre, el proceso es soportado por el software de nóminas con el que cuentan actualmente y la revisión del proceso se realiza en un 40% con reportes impresos, en vez de utilizar archivos electrónicos.

5.8.4 Automatización

Este proceso mencionado en el punto anterior, inicia con la operación de los sistemas, los analistas ejecutan los programas del software utilizado y esta operación tarda 2 días, después de este proceso de operación del software inicia el proceso de variabilidad.

Los analistas dedican en total 3 y medio días para la ejecución del software que procesa la información, esto antes de iniciar con la revisión, validación y comprobación de los datos obtenidos de este software.

El proceso se encuentra automatizado en un 60 %, ya que solo se incluye la ejecución de los programas por medio del software.

5.8.5 Flujo de Información y Exterior

No existe una definición del sentido que tiene o debe tener la información que se maneja dentro de esta empresa, el proceso de trabajo se realiza conforme se presentan los requerimientos de la empresa sin un marco de referencia como soporte.

La conexión al exterior es con las oficinas gubernamentales y la realizan con el soporte de un proveedor quien es el intermediario para la comunicación de información electrónica.

Esta actividad se realiza por medio de la ejecución de conexión por medio de un módem con el servidor del proveedor y es ejecutada diariamente por uno de los analistas.

5.8.6 Work Flow

No se utilizan procesos soportados por las herramientas de “Work-flow”, los

procesos utilizan herramientas para el flujo de información que no se encuentran automatizadas.

5.8.7 Colaboración y Control

Esta empresa en comparación no cuenta con herramientas tecnológicas que le permita la colaboración en línea o automatizada entre los miembros participantes de cada proceso dentro de la organización, solo utilizan herramientas como el correo electrónico para la comunicación interna.

El control del proceso se limita a las decisiones que tomen los analistas al realizar su trabajo, no existen herramientas tecnológicas o alguna metodología que les garantice que los procesos están ejecutados de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos por la empresa y de acuerdo a las reglamentaciones del país.

Debido a lo anterior el proceso de “variabilidad” se realiza en ocasiones sin la revisión adecuada y sin una medida del control del proceso ni de los sistemas utilizados, este punto les ha ocasionado re-procesos de trabajo por comunicar a las instituciones gubernamentales la información en un 50% debiendo ser la comunicación al 100%.

Esta falta de control no solo afecta la administración por los re-procesos de trabajo sino también tiene un impacto económico ya que se han detectado durante un año más de 3 eventos que no tienen el desempeño esperado, ya que han impactado financieramente a la empresa en aproximadamente en 720 mil pesos.

Debido a estos resultados, la empresa realizó un análisis de oportunidades y soluciones propuestas que involucran las actividades que deben ser realizadas para ser más efectivos en sus procesos, sin embargo en este análisis no se incluye un plan integral para la implementación considerando en forma sistemática a la estrategia, tecnología y recursos humanos.