Etapas para el Proceso de Selección del Enterprise Resource Planning (ERP)

5.3.1 Preselección de Software. Investigación Previa y Planeación

• Obtener el apoyo y la aprobación de los altos ejecutivos.

• Crear un comité con fines específicos a esta actividad.

• Evaluar los proyectos, así como sus objetivos a largo plazo.

• Clarificar objetivos y limitantes.

• Identificar usuarios futuros, tanto internos como externos.

• Realizar un análisis sobre necesidades ó requerimientos tanto de software como de

mejoras operacionales.

• Desarrollar un plan de trabajo detallado (estructura, alcance y tareas a realizar).

• Realizar un estudio económico.

• Obtener apoyo de los niveles ejecutivos de la empresa.

Para que el proceso tenga éxito, se requiere compromiso de parte de todos los niveles ejecutivos de la organización, dando seguimiento a todas las fases.

5.3.2 Identificación de Requerimientos de Software, y Preparación de RFP (Request for Proposal)

• Formar un equipo para el proyecto, integrado por personal de distintas áreas (este es distinto al comité).

• Establecer parámetros de control para el proyecto, así como establecer los medios para su evaluación.

• Definir requerimientos a satisfacer.

disponibilidad en la zona).

• Crear un borrador de RFP (documento que se entrega a los proveedores, que contiene la descripción de los requerimientos y necesidades del proyecto así como peticiones especiales; se utiliza en las empresas para evaluar y comparar los productos posibles a seleccionar).

5.3.3 Evaluación de ERP

• Realizar entrevistas a proveedores en base a la lista preeliminar que se ha desarrollado.

• Reducir el tamaño de la lista preeliminar de proveedores.

• Conducir demostraciones remotas del software (generalmente por internet).

• Reducir la lista de proveedores a una lista de candidatos.

• Completar el RFP y enviarlo a cada uno de los candidatos.

• Organizar demostraciones en el sitio con cada uno de los proveedores de la lista de candidatos.

5.3.4 Selección de ERP

• Evaluar las respuestas de los RFP.

• Evaluar las demostraciones en sitio.

• Reducir la lista de candidatos a solo dos proveedores.

• Confrontar opiniones y resultados de los dos candidatos finales.

• Seleccionar proveedor.

• Notificar a proveedor.

• Concertar el contrato.

Se hace énfasis en la reducción progresiva de los proveedores posibles, ya que en un comienzo es casi imposible que todos los proveedores coincidan en todos los puntos, y sobre todo, es difícil para el equipo que finalmente tomará la decisión tener en mente las pequeñas diferencias entre muchos programas que se supone deberían hacer lo mismo.

5.3.5. Implementación de ERP

• Formar un equipo en conjunto con el proveedor.

• Ordenar el sistema actual de hardware (según requerimientos).

• Instalar base de datos y software.

• Iniciar el entrenamiento técnico al equipo del proyecto.

• Validar software.

• Revisar procesos actuales y crear diagramas de flujo del trabajo.

• Definir datos del sistema.

• Definir reportes del sistema.

• Definir modificaciones.

• Desarrollar un plan para examinar el desempeño del nuevo programa.

• Documentar las nuevas políticas y procedimientos para los usuarios.

• Concretar la seguridad del sistema.

• Entrenar al personal restante (usuarios y personal técnico).

• Implementar sistema piloto.

• Realizar un estudio comparativo con respecto al rendimiento del sistema piloto.

• Implementar ERP en los departamentos restantes.

• Realizar una evaluación post implementación.

Esta es la etapa del proceso donde se evaluarán los resultados del proceso de selección.

De lo anterior se define que en toda metodología de selección, existe una etapa inicial de investigación previa y establecimiento de necesidades por parte de la empresa, lo cual permite la generación de un plan y/ó estrategia de trabajo.

Posteriormente se pasa al establecimiento de los requerimientos de software, así como la formación de un equipo de trabajo que se encargará del desarrollo del proyecto y de estrechar la comunicación entre los niveles ejecutivo de la empresa con los desarrolladores y distribuidores del ERP; asimismo, se realiza el RFP, el cual es una solicitud formal de información que se entrega a diversos proveedores, con el fin de conocer lo que ellos pueden ofrecer para el proyecto en particular. Una vez se ha realizado esto, independientemente de la extensión del RFP, se procede a la evaluación de los proveedores de ERP, aplicando diferentes ponderaciones a las categorías de requerimientos, continuando con la selección definitiva de un proveedor, una vez que se haya pasado por una serie de filtros de depuración.

Finalmente, se llega al área más complicada del proceso, que es la implementación del ERP seleccionado, para lo cual se deberá trabajar en estrecha colaboración con el fabricante de

este.

Existen otras metodologías para la selección de ERP como la metodología simplificada que menciona Komoski et al [46], en su artículo “siete pasos para la selección responsable de software”, en donde se aborda el proceso de selección de software especializado educativo para una escuela, mediante siete pasos, los cuales son: 1.- analizar necesidad, 2- especificar requerimientos, 3- Identificar el ERP potencial, 4- leer evaluaciones relevantes (ya sea publicaciones especializadas dedicadas a la evaluación de nuevos programas, ó bien por comentarios de usuarios con credibilidad en la industria), 5- Evaluar el programa (por medio de demos y así determinar directamente sí funciona ó no), 6- hacer recomendaciones y 7- implementación y evaluación post implementación.

Otra herramienta utilizada para la evaluación de ERP es el Benchmarking, proceso de comparar y medir las operaciones de una organización ó sus procesos internos con los de otro ERP mejor en su clase, ya sea del interior ó exterior de la industria, esta herramienta se utiliza con apoyo de matrices para ilustrar gráficamente la evaluación de los criterios. Se debe diferenciar entre Benchmarking y análisis competitivo, éste último incluye comparar un producto del competidor contra uno propio. Compara las características y el precio del producto. El Benchmarking va más allá, comparando como se diseña, manufactura, distribuye y apoya un producto, no enfatiza en lo que es el producto y lo que cuesta, pero sí en los procesos fundamentales usados para producirlo, distribuirlo y apoyarlo [44].

El presente trabajo de investigación seguirá la metodología propuesta por el Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE) de Estados Unidos, bajo el nombre de “IEEE Recommended Practice for the Evaluation and Selection of Case Tools” [47].