1. El Supe rviso r Entre ga e l Plan de Imple mentació n
El supervisor de primera línea organiza el Círculo piloto en forma voluntaria. El mismo actúa como líder y formula el plan de implementación y lo presenta a la oficina de CCC.
Plan de Implementación del Líder de CCC
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sept Oct Nov Dic
Lluvia de Ideas Se lección del Tema
Recolectar Datos Análisis de Datos
Lluvia de Ideas Iden tificar Causas Discusión de Grupo
Aislar Cau sa Raíz Establecer Contramedidas Implementar Contramedidas Revisar Resultados Evaluación del Resultado Estandarización de Contramedidas Figura 47
2. El Supe rviso r So licita Vo luntarios
El supervisor convoca a su gente y les explica los siguientes tópicos, con la ayuda del facilitador asignado a su departamento:
Lo que es un CCC
Por qué es necesario en nuestra compañí a Cu ál es el principal objetivo de las actividades de CCC en su área de trabajo Cu áles son los beneficios para la compañí a Lo que nosotros ganamos con esto
Cómo vamos a participar Lo que es un CCC
Por qué es necesario en nuestra compañí a Cu ál es el principal objetivo de las actividades de CCC en su área de trabajo Cu áles son los beneficios para la compañí a Lo que nosotros ganamos con esto
Cómo vamos a participar Lo que es un CCC
Por qué es necesario en nuestra compañí a Cu ál es el principal objetivo de las actividades de CCC en su área de trabajo Cu áles son los beneficios para la compañí a Lo que nosotros ganamos con esto
Cómo vamos a participar Líder del Círculo Piloto
3. Re gistrar e l CCC
Si hay al menos cuatro voluntarios, el líder organiza un Círculo y lo registra formalmente en la Oficina de CCC. Al registrarse, a menudo se les pide que proporcionen la siguiente información, misma que el Círculo deberá decidir durante su primera junta:
Nombre del CCC Logotipo
Líder
Miembros (con breves datos biográficos) Facilitador
Programa de juntas
Los CCC deben registrarse para que la compañía esté enterada que existen y para que la Oficina respectiva pueda proporcionarles el apoyo necesario.
Muestra de Forma de Registro de CCC
Figura 48
Forma de Registro de CCC
Suc ursal/Departamento: Tel. División/Área : Grupo: Jefe:
Nombre del CC : Fecha de Constitución: Frecuencia de las Juntas:
Líder del CC : Líder Aux. : Miembros: Facilitador :
El registro se justifica porque hace oficial la existencia del Círculo; únicamente los Círculos registrados serán reconocidos. La Oficina de CCC publica los nombres de los Círculos registrados en el boletín informativo de la compañía y en los tableros de avisos ubicados en las oficinas de los departamentos.
4. Estable cer e l Cale ndario de Juntas de una Ho ra
Como la mayoría de las actividades de los Círculos se realizan a través de juntas, es necesario evitar que los miembros se aburran en éstas, especialmente cuando estudian el concepto de Círculos, las ciencias de la conducta y los demás conceptos relacionados con la satisfacción del cliente. Durante el primer año, el Círculo se reúne dos veces al mes. La duración de cada junta es generalmente de una hora, para que así el líder pueda mantener la atención de los miembros. La Figura 49 es una agenda típica de una junta del CCC.
Muestra de la Agenda de una Junta de CCC
Asunto
0 a 05 m Saludo s, pasar lista, revisión de las tareas de la jun ta anterior, confirmación de la agenda para hoy 05 a 10 m Discusión de Grupo so bre el asunto
- Ide as entregadas al líder en memorandos breves 10 a 20 m
20 a 40 m
- Resumir los me morandos entregados - Pre parar una tabla para facilitar su revisió n - Consolidar ideas
40 a 50 m - Confirmar las ideas consolidadas - Discutir las ideas restantes 50 a 55 m
55 a 60 m
- Cierre de la discusión
- Registrar la conclusión y puntos de discusió n - Pedir al facilitador sus comentarios
- Confirmar tareas asignadas
- Anunciar la agenda de la próxima junta - Dar por concluida la junta
Figura 49
Tiempo
Capacitar a lo s Mie mbros
Tomando como base el programa de estudios preparado por la Oficina de CCC, el líder capacita a los miembros con la ayuda del secretario de esta Oficina. Generalmente, el líder maneja los tópicos técnicos, tales como la Ruta de la Calidad y las herramientas y técnicas de Control. La mejor hora para realizar las sesiones de capacitación es por la mañana (un lapso de dos horas) cuando las mentes están más frescas. ¿Qué necesitan aprender los miembros en la capacitación? Lo que sigue es una lista de los asuntos que usualmente son más tratados:
Temas que Deben Enseñarse en la Capacitación de los CCC
1. La importancia del cliente Hacer el Aseguramiento de Calidad a conc iencia
2. Utilizar d atos Hacer buen uso de las herramientas de CC C
3. Usar elcic lo administr ativo Introducir el cic lo PHVA
4. Imp ortancia de la Práctic a Hacer buen uso de las herramientas de CC C
5. Med idas para sumarizar Hacer uso del diagr ama de Pareto
6. Buscar causas raíces Examinar el diagr ama de causas y efectos
7. Investigar todas las c ausas Estar consc ientes de la calidad
8. Imp ortancia de los pr oc esos Estandarizar comp letamente los pr oc esos
6. El CCC Pilo to cele bra sus juntas: Abo rda su Primer Problema Ahora, el CCC está listo para abordar su primer problema usando el enfoque de la Ruta de la Calidad. El primer problema que elijan deberá ser sencillo, por ejemplo, la limpieza del local, el concepto de las 5S, la seguridad, de modo que el Círculo pueda resolverlo en un período corto de tiempo. El hecho de resolver el problema dará a menudo a los miembros una sensación de logro y los motivará a buscar otros problemas, que experimentan en su trabajo.
Los Círculos se reúnen posteriormente para estudiar más en detalle los conceptos, herramientas y técnicas, que aprendieron en su capacitación. Una vez que adquieren confianza en su nivel de comprensión, comienzan a atacar el tema seleccionado. La experiencia dice que un Círculo necesita al menos de dieciocho juntas para completar un tema y estar en capacidad de presentarlo a la gerencia.
Los detalles de cada junta se discutirán en el Capítulo 5.