EXAMEN DE CUENTAS

In document 806 SESION ORDINARIA LUNES 13 ENERO 2014 (página 39-46)

RESULTADO DE LA AUDITORIA

II. EXAMEN DE CUENTAS

Para esta auditoría se comprobó el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los gastos examinados, la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad y pertinencia de la documentación respectiva, la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad y que el gasto fuera autorizado por funcionario competente, en relación con los egresos asociados a los programas Fondo de Desarrollo Vecinal; Seguridad y Vigilancia Vecinal Compartida; Refrigerios de Apoyo a Actividades de Programa; Fondo de Autoprotección Vecinal; y, Social del Adulto Mayor, efectuados en el período revisado, al tenor de lo dispuesto en los artículos 95 y siguientes de la ley N° 10.336.

Cabe hacer presente que los programas Fondo de Desarrollo Vecinal; Refrigerios de Apoyo a Actividades de Programa; Fondo de Autoprotección Vecinal; y, Social del Adulto Mayor no están sujetos a rendición de cuentas de los recursos desembolsados, por cuanto el municipio es el encargado de la administración de los fondos, según lo establecido en los respetivos reglamentos, no existiendo transferencias de recursos a personas naturales y/o jurídicas por los beneficios otorgados a través de los mismos.

40 Además, se verificó el cumplimiento del porcentaje máximo legal establecido en el inciso segundo, letra g), del artículo 5°, de la ley N° 18.695, respecto de la entrega de subvenciones.

Las subvenciones otorgadas a entidades privadas fueron aprobadas mediante decreto alcaldicio N° 4.848, de 13 de diciembre de 2011, previo acuerdo del concejo municipal N° 147, de 23 de noviembre del mismo año, celebrado en sesión 731ª, de igual fecha.

Cabe hacer presente que el análisis del contenido y regulación de los programas examinados se encuentra contenido en el capítulo III.

Con todo, corresponde precisar que respecto de la procedencia de la inversión de recursos municipales en los programas denominados Refrigerios de Apoyo a Actividades de Programa y Fondo de Autoprotección Vecinal, se derivó la consulta pertinente a la Subdivisión Jurídica de la División de Municipalidades, por lo que deberá estarse a lo que, en definitiva, se resuelva a ese respecto.

1. Programa Fondo de Desarrollo Vecinal. 1.1 Desembolsos.

Para la ejecución del programa esa entidad edilicia desembolsó la suma de $ 885.429.197.- durante el año 2012, revisándose una muestra de gastos por $ 875.340.377.-, determinándose que las operaciones se ajustaron a la normativa legal y reglamentaria vigente, además de contar con la documentación de respaldo correspondiente, recursos que fueron utilizados para apoyar proyectos específicos de desarrollo comunitario presentados por las juntas de vecinos de la comuna, lo que se encuentra analizado en el capítulo III, numeral 1, no existiendo observaciones que formular.

1.2 Contabilización.

Sobre el particular, se comprobó que los gastos con cargo al programa en análisis fueron contabilizados en la cuenta 215-24-01-004, denominada “Organizaciones Comunitarias”, no determinándose objeciones que determinar.

1.3 Rendición de cuentas.

Sobre el particular, para el período en examen, se constató que la Municipalidad de Las Condes no efectuó transferencias de fondos a las juntas de vecinos beneficiarias del programa, sino que los recursos fueron administrados directamente por ese municipio. En efecto, de acuerdo a la documentación proporcionada por esa entidad comunal, la totalidad de las juntas de vecinos analizadas confirieron un mandato para que el municipio pagara directamente al respectivo contratista, por los servicios prestados en cada caso, en concordancia con lo establecido en el artículo vigésimo primero del reglamento que rige la postulación del programa en análisis, aprobado por decreto alcaldicio sección primera N° 4.271, de 2011, ya citado.

2. Programa Seguridad y Vigilancia Compartida 2.1 Desembolsos.

41 Para ejecución de este programa, la entidad comunal desembolsó la suma de $ 318.381.641, en el período ya mencionado, recursos que fueron transferidos a los respectivos centros de seguridad de la comuna.

Para efectos de la auditoría se determinó una muestra de $ 150.506.339.-, equivalente a 24 centros de seguridad vecinal beneficiados con el programa, los que se detallan en Anexo N° 1, determinando seque los gastos contaban con la documentación de respaldo, y que los recursos fueron utilizados en el reforzamiento de la seguridad de la comuna, mediante la contratación de patrulleros vecinales, lo que se detalla en el capítulo III, numeral 2, no advirtiéndose observaciones que formular.

2.2 Contabilización.

Se comprobó que la totalidad de los gastos examinados, se encontraban debidamente contabilizados en la cuenta 215-24-01-004, ya aludida, no mereciendo observaciones.

2.3 Rendición de cuentas.

El examen de la rendición de los gastos efectuados por los referidos centros de seguridad, determinó que estos utilizaron los fondos otorgados en los objetivos específicos para los cuales fueron entregados, acompañando al efecto boletas de honorarios por pago de patrulleros, personal de seguridad en portería, facturas y boletas de compras en implementos de seguridad, dándose cumplimiento a lo dispuesto en la resolución N° 759, de 2003, de este origen, y al reglamento sobre subvenciones municipales, no observándose situaciones que informar, salvo lo siguiente:

- Rendiciones de cuentas presentadas fuera del plazo establecido en el reglamento sobre subvenciones municipales.

El análisis de la documentación efectuada a la nuestra determinada comprobó que, al 31 de enero de 2012, esa entidad comunal otorgó aportes por $ 239.845.593.-, de los cuales sólo $ 119.410.793.-, fueron rendidos durante el período de examen, quedando pendiente de rendición la suma de $ 120.434.800.-, correspondiente a 20 centros de seguridad vecinal, monto que fue rendido en el transcurso del año 2013, lo que fue corroborado por el director de control, mediante correo electrónico, de fecha 12 de septiembre de 2013, el detalle consta en Anexo N° 2.

Lo anterior, vulnera el artículo 17 del reglamento para las rendiciones de cuentas ya mencionado, el cual señala que los aportes municipales entregados vía subvención en virtud de este programa deberán ser rendidos por las juntas de vecinos y organizaciones comunitarias funcionales, cada dos meses y el total, a más tardar, el 31 de diciembre de cada año.

En torno a lo anterior, cabe señalar que la aludida resolución N° 759, de 2003, en su numeral 7, “responsabilidades”, establece que los “jefes de servicios y las unidades operativas serán directamente responsables de la correcta administración de los fondos recibidos, gastados e invertidos en su unidad, así como también de la oportuna rendición de cuentas.”.

En tanto, el numeral 5.3 de la citada resolución, señala que las unidades operativas otorgantes de transferencias, además de exigir rendición de cuentas de los fondos entregados a las personas o instituciones del sector privado, deberán proceder a su revisión para

42 determinar la correcta inversión de los mismos y el cumplimiento de los objetivos pactados, y mantenerlas a disposición de este Organismo Contralor.

La respuesta de la autoridad comunal, en resumen, señala que no ha sido vulnerado el artículo 17 del decreto alcaldicio sección primera N° 2.502, de 2008, ya señalado, que sanciona el reglamento para la postulación a la subvención del Programa Seguridad y Vigilancia Vecinal Compartida, por cuanto el instrumento normativo interno del municipio que debió ser considerado correspondería al “reglamento para las rendiciones de cuentas de las subvenciones entregadas por la Municipalidad de Las Condes a personas jurídicas de carácter público y privado”, aprobado por decreto alcaldicio sección primera N° 2.779, de 14 de septiembre de 2007, documento que es aplicable a todas las subvenciones otorgadas por el municipio, independiente de la naturaleza jurídica.

Seguidamente, indica que el artículo 23 del último reglamento aludido establece que “las rendiciones de cuentas de los fondos entregados en subvención, deberán ser presentadas en la dirección de control a más tardar el 31 de diciembre de cada año. Excepcionalmente se recibirán hasta el 15 de enero del año siguiente, solo la rendición del pago de imposiciones, pago de impuesto u otros gastos que deban ser pagados con fecha posterior al 31 de diciembre del año anterior”, situación que ocurrió en la especie.

A continuación, indica que, en lo referido al numeral 7 de la resolución N° 759, de 2003, dicha obligación no le es aplicable, por cuanto son los jefes de servicios y las unidades operativas los directamente responsables de la correcta administración de los fondos recibidos, gastados e invertidos en su unidad, así como también de la oportuna rendición de cuentas.

En lo que respecta al numeral 5.3, la autoridad municipal manifiesta que ha sido de interés permanente de ese municipio, dar estricto y oportuno cumplimiento a las obligaciones consignadas en la citada normativa y que, la dirección de control en forma reiterada ha emitido correos electrónicos masivos a las instituciones receptoras de subvención, a fin de recordarles la obligación de rendir fiel y oportunamente sus cuentas, ante dicha unidad. No obstante los ingentes esfuerzos desplegados por el municipio, no han logrado que el total de las entidades receptoras de fondos municipales cumplan con su obligación de presentar oportunamente sus rendiciones de cuentas.

Continúa, señalando que a las organizaciones que presentaron rendiciones de cuentas a la dirección de control, con posterioridad al 15 de enero de 2013, no se les ha entregado subvenciones correspondientes a esa anualidad, sin que antes esa unidad haya aprobado la respectiva rendición de cuentas.

Sin perjuicio de lo anterior, se han enviado cartas a las entidades receptoras de subvención con la finalidad de recordarles la obligación de rendir cuenta fiel y documentada al 31 de diciembre de cada año.

Sobre lo señalado por esa autoridad, corresponde hacer presente que el artículo 17, del reglamento para la postulación a la subvención del programa Seguridad y Vigilancia Vecinal Compartida, es plenamente aplicable al programa en estudio, considerando que éste establece la fecha límite para que las juntas de vecinos y organizaciones comunitarias funcionales rindan cuenta de las subvenciones entregadas, y -en cuanto norma especial para el programa analizado- debe entenderse que prima sobre la regulación general contenida en

43 el reglamento para las rendiciones de cuentas de las subvenciones entregadas por la Municipalidad de Las Condes a personas jurídicas de carácter público y privado, por lo que debe desestimarse la argumentación del municipio.

Con todo, atendidos los antecedentes que la autoridad adjunta a su respuesta, mediante las cuales acredita que esa entidad comunal ha adoptado medidas tendientes a regularizar la situación observada, corresponde subsanar lo objetado.

3. Programa Refrigerios de Apoyo a Actividades de Programa. 3.1 Desembolsos.

Sobre el particular, los gastos efectuados por el municipio con cargo al aludido programa ascendieron a $ 82.125.324.-, con el objeto de financiar la adquisición de raciones alimenticias para apoyar actividades deportivas, recreativas y talleres de educación “Valores en etapa escolar”, que se desarrollan junto con jóvenes de la Municipalidad de Las Condes. La revisión de los documentos que respaldan los desembolsos efectuados, correspondientes a una muestra de gastos por un monto de $ 61.726.072.-, determinó que éstos fueron utilizados en la ejecución del citado programa, acompañándose los listados de los participantes a quienes se les hizo entrega de los refrigerios en las actividades deportivas y recreativas de verano, así como de los campeonatos efectuados, adjuntándose fotografías de las actividades realizadas en cada evento, no observándose situaciones que informar.

3.2 Contabilización.

En lo referido a la contabilización de los gastos incurridos con cargo al programa en examen, se comprobó que éstos fueron registrados en la cuenta contable 215-24-01-007 denominada “Asistencia Social a Personas Naturales”, sin determinar observaciones que informar.

3.3 Rendición de cuentas.

Sobre el particular, se constató que el municipio es el encargado de realizar la adquisición de bienes y mercaderías para las actividades sociales del programa, verificándose que la totalidad de las compras con cargo al programa, contaban con los antecedentes que las justifican, a saber, factura, formulario único de adquisición, autorizaciones, entre otros, no existiendo transferencias de recursos a los centros comunitarios beneficiarios del programa en examen.

4. Programa Fondo de Autoprotección Vecinal. 4.1 Desembolsos.

Los desembolsos efectuados por la Municipalidad de Las Condes para la ejecución del programa en comento durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2012, ascendieron a $ 81.304.367.-

El examen practicado a la muestra revisada, ascendente a $ 80.576.707.-, determinó que los gastos contaban con la correspondiente documentación de respaldo y que los recursos fueron utilizados para mejorar las condiciones de seguridad de los vecinos de la comuna, no advirtiéndose observaciones sobre la materia.

44 Respecto de los desembolsos efectuados, se verificó que éstos fueron registrados en la cuenta contable 215-24-01-004 denominada “Organizaciones Comunitarias”, no determinándose observaciones que advertir.

4.3 Rendición de cuentas.

Sobre el particular, para el período en examen, se constató que la Municipalidad de Las Condes no efectuó transferencias de fondos a las juntas de vecinos beneficiarias del programa, siendo los recursos administrados directamente por ese municipio.

En efecto, de acuerdo a la documentación proporcionada por esa entidad comunal, la totalidad de las juntas de vecinos examinadas confirieron un mandato para que el municipio procediera a pagar directamente al contratista los servicios prestados, en concordancia con lo establecido en el artículo vigésimo primero del reglamento que rige la postulación del programa en análisis, aprobado por decreto alcaldicio sección primera N° 2.247, de 2006, ya citado.

5. Programa Social Adulto Mayor. 5.1 Desembolsos.

La Municipalidad de Las Condes, durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2012, desembolsó la suma de $ 44.372.549.-, en la ejecución del citado programa, el cual fue llevado a cabo por la dirección de desarrollo comunitario.

El examen de la muestra, ascendente a $ 34.400.615.-, determinó que éstos se encontraban debidamente documentados y fueron utilizados en comprar mercaderías, a saber, leche y canastas navideñas, adquisiciones que forman parte de los objetivos del programa, no advirtiéndose observaciones que formular.

5.2 Contabilización.

Sobre el particular se verificó que los desembolsos efectuados fueron registrados en la cuenta contable 215-24-01-007 denominada “Asistencia Social a Personas Naturales”, sin advertir situaciones que observar.

5.3 Rendición de Cuentas.

Sobre el particular, tal como se señala en el numeral 3, punto 3.3, de este acápite, en el sentido de que, en el período en examen no hubo transferencias de recursos a organizaciones para la ejecución del programa, no determinándose observaciones que formular.

6. Saldos de las cuentas 121-06 “Deudores por Transferencias a Entidades Privadas” y 121-03 “Transferencias a Entidades Públicas”.

Sobre la materia, se advirtió que la contabilidad municipal registró, al 31de diciembre de 2012, fondos pendientes de rendición por la suma de $ 3.785.579.529.-, correspondientes a transferencias efectuadas a personas jurídicas sin fines de lucro. El detalle es el siguiente:

CUENTA DENOMINACION ENTIDAD MONTO

$

121-06-01 Deudores por transferencias a entidades privadas

Subvenciones a organizaciones comunitarias, juntas de vecinos, clubes deportivos, agrupaciones folclóricas, clubes adulto mayor

45 121-06-03 Deudores por transferencias a

entidades públicas

Policía de Investigaciones de Chile, Junta de Alcaldes Providencia, Carabineros de Chile

1.187.518.493

Total 3.785.579.529

Al respecto, cabe hacer presente lo dispuesto en la resolución N° 759 de 2003, de este Organismo de Control, cuyo punto 5.4 indica que “Los servicios no entregarán nuevos fondos a rendir, sea a disposición de unidades internas o a la administración de terceros, mientras la persona o institución que debe recibirlos, no haya cumplido con la obligación de rendir cuenta de la inversión de los fondos ya concedidos”. A su vez, el punto 8 señala que “La falta de oportunidad en la rendición de cuentas será sancionada en la forma prevista en los artículos 89 de la ley N° 10.336, y 60 del decreto ley N° 1.263, de 1975.”.

Resulta pertinente recordar que, según lo ha precisado la jurisprudencia administrativa - contenida en el dictamen N° 48.105, de 1999, entre otros- la obligación que la resolución citada impone a los organismos públicos en orden a que, antes de la entrega de nuevos recursos a determinadas personas o instituciones, éstas rindan cuenta de los fondos que anteriormente se les hayan concedido, no importa, necesariamente, la aprobación de las mismas.

Requerida la jefa del departamento de fiscalización y subvenciones respecto del monto pendiente de rendición de cuentas al 31 de diciembre de 2012, que asciende a $ 3.785.579.529.-, señaló mediante correo electrónico de 15 de octubre de 2013, en lo que interesa, que las instituciones tienen la obligación de rendir a más tardar al 31de diciembre de cada año, sin embargo, la mayoría de las veces presentan sus rendiciones en el mes de enero o febrero del año siguiente a aquel en que se otorgó la subvención, sin informar el monto actualizado de las rendiciones pendientes a esa fecha.

El alcalde en su respuesta corrobora lo observado por esta Contraloría General, señalando que el monto de $ 3.785.579.529.-, pendiente de rendición de cuentas al 31 de diciembre de 2012, se encontraba registrado en la contabilidad, dado que las entidades receptoras de subvenciones ejecutan sus rendiciones al 31 de diciembre de cada año y, eventualmente conforme la normativa interna, dentro del mes de enero del año siguiente, lo que implica necesariamente, mantener dichos saldos pendientes de rendir por no alcanzar a ejecutar los movimientos contables dentro del mismo ejercicio. No obstante, se practicó una auditoría interna, detectando que, en algunos casos, los saldos pendientes de rendición no habían sido rebajados de la contabilidad, hecho que ya habría sido corregido dentro del ejercicio del año 2013.

Continúa, indicando que las rendiciones por las sumas observadas por esta Contraloría General, se encuentran efectuadas en su mayor parte, adjuntando los memorándums que acreditan lo planteado.

Seguidamente, informa que, sobre aquellos recursos que no han sido rendidos, esa entidad comunal interpuso acciones judiciales ante los juzgados correspondientes, adjuntando, copia del certificado s/n°, de diciembre de 2013, del director jurídico, que acredita lo informado.

Los argumentos que expone esa autoridad comunal no resultan suficientes para dar por subsanada la observación planteada, toda vez que, si bien algunas organizaciones procedieron a rendir los recursos otorgados y se interpusieron acciones en contra de las entidades que no han rendido, aún se mantienen fondos pendientes de rendir, de acuerdo a la información

46 proporcionada por ese municipio, por la suma total de $ 666.524.397.-, por lo que corresponde mantener lo objetado, ajustado a ese monto. El detalle consta en anexo N° 3.

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