Fases de Contratación

Las fases o etapas de contratación que componen el proceso de contratación pública son las siguientes:

• Preparatoria • Precontractual • Contractual • Ejecución • Post Contractual 2.5.1. Fase Preparatoria

La fase preparatoria, se inicia en la entidad pública, con la necesidad de contratar mediante un proceso de consultoría para cubrir las necesidades de la institución.

La unidad donde se genere la necesidad solicitará a la autoridad inmediata y ésta a la máxima autoridad la necesidad específica de contratar con un consultor individual o firma consultora para la provisión de un servicio de consultoría, para lo cual existen tres procedimientos de contratación de acuerdo al monto, será: directa, por lista corta, o concurso público, al determinar el objeto de la contratación de definirá que clase de proceso a seguir.

La contratación solicitada debe constar en el Plan Anual de Contratación de la Entidad, como determina la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública, en el Art. 22.

En caso de no constar el requerimiento en el Plan Anual de Contratación, será necesario hacer una reforma incluyéndolo y para ello se publicará en el portal con la fundamentación necesaria, siguiendo el mismo proceso que para el Plan Anual de Contratación.

Serán elaborados los pliegos a base del modelo de pliegos elaborados por el INCOP y el procedimiento de contratación, luego presentados a la máxima autoridad o su delegado, quien lo aprobará así como el presupuesto referencial y con ello se solicitará la certificación presupuestaria para dicha contratación. En los procesos de contratación por lista corta, y concurso público, la máxima autoridad nombrará a los miembros de la Comisión Técnica, para que se encarguen del proceso de contratación.

2.5.2. Fase Precontractual

Con la fase precontractual se iniciará el proceso de contratación: directa, por lista corta o concurso público

La máxima autoridad o su delegada o delegado, emitirá una resolución de inicio del proceso de contratación directa, dispondrá se invite a un consultor o firma consultora enviando los copia de los pliegos.

En el proceso de contratación de consultoría por lista corta, la máxima autoridad o su delegado, dispondrá se invite a 3 consultores individuales como mínimo y 6 como máximo o tres firmas consultoras que deberán estas inscritos en el RUP, también se les enviará, invitación y pliegos se los hará a través del Portal de Compras Públicas.

En el proceso de contratación por concurso público, la máxima autoridad dispondrá que se envíe una convocatoria a través del Portal de Compras Públicas, a todos los consultores y firmas consultoras para que presenten sus ofertas.

En éste proceso la máxima autoridad de creer necesario nombrará una subcomisión o más, para que colabore con la Comisión Técnica.

Los oferentes interesados en los diferentes procesos podrán hacer preguntas o solicitar aclaraciones, respecto de lo establecido en los pliegos sobre la contratación.

Para las preguntas y aclaraciones de parte de los oferentes así como las respuestas por parte de la Entidad Contratante se determina un plazo en los pliegos.

Las ofertas serán presentadas en el lugar y día y hora señalados en la forma establecida en los pliegos.

Las ofertas que cumplan los requisitos para el proceso de contratación contarán con un plazo para convalidación de errores de forma de la oferta y autorizados por la máxima autoridad.

Las ofertas en consultoría serán analizadas y evaluadas en razón del precio y la calidad siguiendo los parámetros determinados en los pliegos y el procedimiento de contratación.

La oferta que haya obtenido el puntaje más alto será a la que se le adjudique el contrato, mediante resolución de la máxima autoridad o su delgado, por medio del Portal de Compras Públicas.

En el proceso de contratación por lista corta o concurso público la máxima autoridad adjudicará el contrato acogiendo o no la recomendación de la Comisión Técnica.

2.5.3. Fase Contractual

La fase se inicia luego de la adjudicación del contrato, el adjudicatario tiene 15 días para firmar el contrato, previa la presentación de las garantías correspondientes, en el caso de haber ganado una oferta que ofreció la conformación de un consorcio o asociación, tendrá 15 días más para su conformación.

2.5.4. Fase de Ejecución

La fase de ejecución se inicia luego de la firma del contrato y la correspondiente escritura, si el proceso de contratación así lo exige.

Propiamente la ejecución del contrato inicia con la entrega del anticipo que la entidad contratante entrega al contratista en el plazo establecido en el contrato, valor que no puede exceder del 70% del monto total del contrato.

Consiste en el cumplimiento de cada una de las cláusulas del contrato, lo que es controlado por el administrador, supervisor del contrato, quienes mediante informes demostrarán su cumplimiento así como algún desfase si lo hubiere, los pagos, las multas, observaciones, informes de supervisión de fiscalización en caso de haberlo contemplado en el contrato.

Si el contratista no corrigiere las observaciones realizadas por el administrador, supervisor o fiscalizador, la Entidad Contratante tomará las acciones necesarias para dicho cumplimiento y aplicará las sanciones contempladas en el contrato y en la Ley como: multas, terminación unilateral, ejecución de garantías.

2.5.5. Fase de Evaluación

o Ex - ante

o Ex – post

Consiste en las acciones que se adoptan luego de la fase de ejecución del contrato, en donde se analizan máximos y mínimos, si el Contratista ha cumplido a cabalidad con el objeto del contrato, diferencias si las hubiere.

Responsabilidad de cada uno de los integrantes del contrato, por sus acciones u omisiones, como lo prescribe el Art. 233 de la Constitución de la República, “Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y

serán responsables administrativa, civil y penalmente por el manejo y administración de fondos, bienes o recursos públicos…”

En el Art. 99 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, se especifica la responsabilidad sobre el consorcio o asociación realizados para una determinada contratación con el Estado, en que cada uno de sus miembros será responsable solidaria e indivisiblemente por las obligaciones generadas en la oferta y posteriormente en el contrato.

También la máxima autoridad de la Entidad Contratante y los funcionarios que hubieren intervenido en cualquiera de las etapas, sea preparatoria, precontractual, contractual, de ejecución, post-contractual, serán personal y pecuniariamente responsables por el cumplimiento de las disposiciones contempladas en la Ley y Reglamento, además de la responsabilidad penal a que tuviere lugar.

Podrán demandar los contratistas a los funcionarios o empleados de la Entidad Pública, que hayan causado un perjuicio por sus omisiones o acciones, en que la entidad incumplió con sus obligaciones.