FUENTES

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1. ESCUELA DE GESTIÓN PÚBLICA PLURINACIONAL EGPP

2.5 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

2.5.2.2. FUENTES

Las fuentes de información que se considerarán son:

Fuentes Primarias: Documentación proporcionada por el Área de Becas como ser:

- Informe de Gestión – Unidad de Desarrollo del Servidor Público (UDSP) 2015.

- Reglamento de Becas del Ex Servicio Nacional de Administración de Personal (ExSNAP).

- Files de los postulantes.

- Convocatorias de las ofertas de becas de las Cooperaciones.

- Notas y listas oficiales de los postulantes aceptados.

- Actas de Comité de Becas.

- Notas a los ministerios.

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- Notas a las instituciones públicas y universidades respecto a las ofertas de becas.

- Cuaderno de registros de atención al público.

- Otra documentación concerniente al examen de la auditoría.

Fuentes Secundarias: Información obtenida de:

- Documentos bibliográficos; Legajo permanente de la Unidad de Auditoría Interna de la EGPP, libros y textos.

- Informes de auditorías de gestiones anteriores, “Auditoría Operativa a los Cursos de Formación y Capacitación, correspondiente a la gestión 2014”.

- Normas para la ejecución de la Auditoría Operativa: “Auditoría Operativa de la Contraloría General del Estado” de fecha 06 de julio de 2016, Norma Básica de Sistema de Programación de Operaciones, Guía “Evaluación de la Eficacia del proceso de Control Interno” de la Contraloría General del Estado y otros.

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CAPÍTULO III

MARCO DE REFERENCIA 3. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

La auditoría gubernamental se enfoca en verificar y examinar la gestión pública, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, y como parte de ella está la auditoria operativa, para evaluar si los recursos públicos han sido administrados correctamente y de conformidad con el ordenamiento jurídico administrativo y otras normas legales aplicables, sino también de la forma y resultado de su aplicación, en términos de eficacia, eficiencia, economía y efectividad en la gestión, los planes (de largo, mediano y corto plazo), programas, proyectos; y sus resultados inmediatos y resultados finales (impacto); los productos, operaciones, actividades, así como los sistemas de administración y los controles internos incorporados a ellos.

En este sentido nos referimos al marco teórico conceptual sobre el cual está fundamentado el proceso del trabajo realizado en la Unidad de Auditoria Interna de la Escuela de Gestión Pública Plurinacional (EGPP), haciendo referencia a los conceptos más importantes relacionados al tema, los cuales se describen a continuación:

3.1. MARCO TEÓRICO

3.1.1 Normas de Auditoría Gubernamental, emitida por la Contraloría General del Estado (CGE)9.

A continuación se presenta las Normas Generales de Auditoría Gubernamental, que se deben considerar en todas las auditorías operativas, que se realicen a entidades del Sector Público.

9NORMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL, Aprobado con Resolución Nº CGE/057/2016, de fecha 06 julio de 2016.

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Aplicación

Estas normas son de aplicación obligatoria en la práctica de la auditoría realizada en toda entidad pública comprendida en los artículos 3 y 4 de la Ley Nº 1178, de Administración y Control Gubernamentales, promulgada el 20 de julio de 1990 y en aquellas en que las que el estado tenga participación o interés económico, por los auditores gubernamentales de las siguientes organizaciones de auditoría.

 Contraloría General del Estado.

 Unidades de Auditoría Interna de las entidades públicas.

 Profesionales independientes o firmas de auditoría.

Cuando cualquiera de los miembros de las organizaciones mencionadas ejecuta tareas de auditoría en el sector público, se los denomina auditores gubernamentales, para efectos de la aplicación de estas Normas.

Auditoría

Es la acumulación y evaluación objetiva de evidencia para establecer e informar sobre el grado de correspondencia entre la información examinada y los criterios establecidos.

Auditoría operativa10

La auditoría operacional es la acumulación y evaluación objetiva de evidencia, con el propósito de emitir un pronunciamiento de manera individual o en conjunto, sobre la:

eficacia, eficiencia, economía y/o efectividad del objeto de auditoría.

Con base en el informe de auditoría operacional en el que se determina una gestión deficiente o negligente, podrá establecerse indicios de responsabilidad ejecutiva.

10 NORMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL, emitida por la Contraloría General del Estado, aprobado con Resolución Nº CGE/057/2016, de 06 de julio de 2016.

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Para la adecuada interpretación y aplicación de las normas de auditoría operacional, se deben considerar las siguientes definiciones:

Objeto de Auditoría: Es aquella que se audita o examina para fines de la presente norma pueden constituir objeto de la auditoría operacional: la gestión, los planes (de largo, mediano y corto plazo), programas, proyectos; y, sus resultados inmediatos y resultados finales (impacto); los productos, operaciones, actividades, así como los sistemas de administración y los controles internos incorporados a ellos.

Alcance de la Auditoria: Se refiere al periodo auditado, así como la cobertura del trabajo para cumplir con el objetivo de la auditoría.

Criterio de Auditoría: Son parámetros establecidos por la entidad, por la instancia competente y/o construidos por el auditor, que permiten determinar la eficacia, eficiencia, economía y/o efectividad. Entre otras se encuentran:

- Metas definidas relacionadas con el objeto de auditoria.

- Los estándares o parámetros pre establecidos.

- La normativa que regula al objeto de auditoría cuando corresponda.

La construcción de criterios, el auditor gubernamental puede considerar la información relativa al desempeño de la propia entidad en gestiones anteriores u otros criterios válidos.

Los criterios construidos, deben ser puestos en conocimientos de los ejecutivos de la entidad auditada, explicando la forma en que se aplicara en el desarrollo de la auditoría.

Eficacia: Es el grado de cumplimiento de objetivos a nivel de resultados inmediatos, productos (bienes, servicios y/o normas) u operaciones, con relación a los programados.

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Eficiencia: Es la optimización de los recursos que se disponen para el logro de objetivos a nivel de resultados inmediatos, productos (bienes, servicios y/o normas) u operaciones.

Economía: Es la minimización del costo de los insumos utilizados.

Efectividad: Es el grado de logro de los resultados finales (impacto) con relación a los esperados.

3.1.2. Normas de Auditoría Operativa11 231 Planificación

01. La primera norma de auditoría operacional es:

“La auditoría debe planificarse de tal forma que los objetivo de la misma sea alcanzado eficientemente”.

02. La planificación de la auditoría debe permitir un adecuado desarrollo del resto de sus etapas, facilitando su administración y una utilización eficiente de los recursos humanos y materiales involucrados. (…)

04. En la etapa de planificación, el auditor gubernamental debe precisar el objetivo, objeto, alcance y metodología de la auditoría.

La metodología involucra la aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría que deberán ser incorporados en el programa de trabajo. Cuando se requiera aplicar métodos de muestreo, incluida la explicación de la forma de determinación de la muestra representativa y las razones de su selección. (…).

08. Como resultado del proceso de planificación, se debe elaborar el memorándum de planificación de auditoría debidamente respaldado, documento que debe contener todos

11 NORMAS DE AUDITORÍA OPERACIONAL, emitida por la Contraloría General del Estado, aprobado con Resolución Nº CGE/057/2016, de 06 de julio de 2016.

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los aspectos detallados en la presente norma y aquellos que se consideren necesarios incluir, y que tengan relación con el objetivo, objeto y alcance de la auditoría.

233 Control Interno

01. La tercera norma de auditora operacional es:

“Se debe obtenerse comprensión del control interno asociado al objeto de auditoría”

02. El control interno es un proceso implementado por la Máxima Autoridad Ejecutiva y todo el personal, diseñado con el objeto de proporcionar una seguridad razonable para el logro de objetivos institucionales.

Comprende los instrumentos de control interno previo y posterior incorporados en el plan de organización, incluyendo la Unidad de Auditoría Interna y todos los métodos coordinados y procedimientos adoptados en la entidad para la consecución de los objetivos institucionales. (…).

04. La evaluación del control interno, incluirá dos fases:

a) Conocimiento y comprensión de los procedimientos establecidos en la entidad, al término del cual, el auditor gubernamental debe ser capaz de hacer una evaluación preliminar del control interno.

b) Comprobación de que los procedimientos relativos a los controles internos están siendo aplicados y funcionando tal como fueron observados en la primera fase.

234 Evidencia

01. La cuarta norma de auditoría operacional es:

“Debe obtenerse evidencia competente y suficiente como base razonable para sustentar las conclusiones y pronunciamiento del auditor gubernamental”.

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02. El trabajo del auditor gubernamental consiste en obtener y examinar evidencia para arribar a conclusiones e informar respecto al objetivo de la auditoría.

03. La evidencia obtenida en la ejecución de la auditoría debe sustentar las conclusiones, pronunciamiento y las deficiencias de control interno.

04. Para que la evidencia sea competente, debe ser válida y relevante.

a) La evidencia es válida si la misma ha sido obtenida en cualquiera de las siguientes situaciones:

 De fuentes independientes a la entidad auditada.

 Cuando la evidencia ha sido obtenida directamente por el auditor gubernamental.

 De documentación original

b) La evidencia es relevante cuando la información obtenida permite al auditor concluir y pronunciarse convincentemente sobre el objeto y objetivo de la auditoría.

05. La evidencia es suficiente si basta para sustentar la opinión del auditor gubernamental, para ello debe ejercitar su juicio profesional con el propósito de determinar la cantidad y tipo de evidencia necesaria. El auditor no necesita examinar toda la información disponible para alcanzar una conclusión; sin embargo, las suficiencia de la evidencia debe permitir a terceras personas arribar a la misma conclusión a la que ha llegado el auditor gubernamental. (…).

07. La evidencia obtenida por el auditor gubernamental debe conservarse en papeles de trabajo; comprende la totalidad de los documentos preparados u obtenidos por el auditor, de manera que en conjunto, constituyan un compendio de las pruebas realizadas durante

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el proceso de la auditoría y de las evidencias obtenidas para sustentar sus conclusiones y pronunciamientos. (…).

235 Comunicación de Resultados

01 La quinta norma de auditoría operacional es:

“El informe de auditoría operacional debe contener el pronunciamiento sobre la eficacia, eficiencia, economía y/o efectividad del objeto de auditoría, de manera individual o en conjunto.

Para emitir un pronunciamiento sobre una gestión de eficiente o negligente, necesariamente el objeto de la auditoría deberá ser la gestión anual; para tal efecto, se emitirá otro informe que incluya indicios de responsabilidad ejecutiva, señalando las causas que dieron origen a la misma, respaldado con el informe legal y técnico, este último en caso de participación del especialista.

Los informes deben ser oportunos, completos, veraces, objetivos y convincentes, así como lo suficientemente claros y concisos como lo permitan los asuntos tratados”. (…).

3.1.3 Alcance de la Auditoría Operativa12

La auditoría operativa no tiene límites en las evaluaciones de las operaciones realizadas por la entidad, ya que incluye el área financiera, de ser necesario. Las operaciones examinadas pueden incluir toda la organización, o las realizadas por una unidad administrativa, Ejemplo: compras; o las efectuadas por un área de operación cono finanzas o producción; o las ejecutadas por un proyecto como apertura o funcionamiento de la unidad de investigación y desarrollo.

El alcance de la evaluación de las operaciones puede ser muy amplio o muy específico, sin embargo, la aplicación práctica dependerá de muchos factores, fundamentalmente de

12 AUDITORIA OPERATIVA Y LA ADMINISTRACIÓN O GESTIÓN DE RIESGOS, Gabriel Vela Quiroga, Primera Edición, Pág. 5

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la disponibilidad de recursos. Por esta limitación, la programación de las actividades debe orientarse a las áreas críticas, que permitan el mejoramiento de la organización.

Específicamente el alcance del examen en una auditoría operativa está definido en la planificación estratégica y la planificación operativa, que básicamente se refiere a:

- Las áreas financieras.

- Las áreas operativas.

- Las áreas programáticas.

3.1.4 Fases de la Auditoría Operativa13

Las fases de la auditoría operativa se clasifican en cuatro:

Fase I: Estudio Preliminar

El propósito del estudio preliminar es obtener información de los aspectos más importantes del área, función, operación, actividad, etc., lo más rápidamente posible.

Está debe servir para planificar la auditoría de profundidad.

El estudio preliminar de una auditoría operativa tiene como objetivo:

Definir la naturaleza de los procedimientos a ser utilizados conjuntamente con su oportunidad y su extensión.

Determinar los recursos y tiempos necesarios para desarrollar los procedimientos definidos.

Relacionar los procedimientos con los tiempos determinados para poder efectuar el seguimiento de las tareas y cumplir con los plazos de emisión del informe correspondiente.

13 Auditoría Operativa y la Administración o Gestión de Riesgos, Gabriel Vela Quiroga, 1ra. Edición, Pág. 8 – 9.

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Fase II: Examen y evaluación de áreas críticas.

Los propósitos de esta fase son evaluar los sistemas, procesos, operaciones, etc.

Auditados que permitan identificar las “condiciones” favorables o desfavorables, o sea evaluar los posibles hallazgos identificados en la revisión preliminar, determinando si la situación amerita una acción correctiva o no, y si proporciona una base firme para la redacción del informe de auditoría.

Fase III: Comunicación de Resultados

El propósito de esta fase es el de comunicar los resultados de la auditoría, mediante un documento que es el informe que contenga el análisis, las conclusiones y recomendaciones de la auditoría para el conocimiento de la empresa o entidad con carácter oficial.

Fase IV: Seguimiento

El propósito de esta fase es comprobar si la alta dirección de la entidad a través de los funcionarios directamente involucrados en las operaciones, actividades, funciones, unidades, etc., han adoptado las acciones correctivas formuladas en las recomendaciones, transmitidas oficialmente en el informe de auditoría.

3.1.5. Proceso de Auditoría 14

 Responsabilidades y objetivos de auditoría.

Los objetivos de la auditoría y la forma en que el auditor subdivide una auditoría para dar lugar a objetivos específicos. Posteriormente, el auditor acumula evidencia para asegurarse de que se satisfaga cada objetivo de auditoría.

 La evidencia de auditoría.

14Auditoria un Enfoque Integral, Alvin A. Arens, Decimoprimera Edición, pág. 133 a 312.

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La documentación de la auditoría es una parte esencial de todas las auditorias para su planeación adecuada. Proporciona un registro de la evidencia acumulada y los resultados de las pruebas, decide el tipo adecuado de auditoría y es un medio para revisar el trabajo de los asistentes.

Planeación de auditoría y procedimientos analíticos.

Los procedimientos analíticos abarcan el cálculo de razones y otras comparaciones de cantidades registradas de acuerdo con las expectativas del auditor. Los procedimientos analíticos se utilizan en la planeación para identificar posibles errores.

Auditorías de control interno y riesgo de control.

El conocimiento de los componentes del control interno: Ambiente de control, evaluación del riesgo, actividades de control, información y comunicación y actividades de monitoreo e información acerca de si los componentes del control interno se han puesto en operación ayuda al auditor a evaluar el riesgo de control para cada objetivo de auditoría relacionado con las operaciones.

3.1.6. Planificación15

La planificación, es un plan estratégico que se basa en los objetivos de la Auditoría Operacional. Su objetivo consiste en realizar y ejecutar el proceso necesario para probar los objetivos planteados mediante la realización de pruebas que permitan obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, que soporte la emisión de un informe con la formulación de recomendaciones, si fuera el caso.

Todo ello, determina el Enfoque de Planificación, es decir, la forma mediante la cual el auditor operacional aplica su estrategia para la obtención de la evidencia. La obtención

15 Auditoría Operacional – Un instrumento de evaluación Integral de las Empresas, Ruben Centellas España, Primera Edición, Pág. 98.

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de la evidencia incluye por tanto, la Planificación de Trabajo y el diseño de los Programas de Auditoria.

Objetivo y enfoque de la Planificación: El propósito de la planificación es identificar los objetivos de la auditoría, y determinar los procedimientos necesarios para alcanzarlos, de una forma eficaz y con menor costo posible. Implica la selección de técnicas y procedimientos a ser aplicados en el examen, y se reflejan y estructuran en el Programa de Auditoría.

La planificación, demanda el desarrollo de una estrategia de la forma en que se espera o estima que responderá le empresa, pues planificar consiste en definir el objetivo y determinar el plan de acciones para conseguirlo, es decir, la forma más adecuada y eficaz de distribuir y aplicar los procedimientos de auditoría.

3.1.6.1. Conocimiento de la Entidad y su Entorno16

El auditor debe obtener información de la entidad que le permita comprender principalmente la estructura organizativa, naturaleza, alcance de las actividades que realiza, y las características de las dificultades relacionadas con el entorno interno que podrían afectar el objetivo de la evaluación.

El conocimiento de la entidad estará respaldado con información sobre los siguientes aspectos:

a) Tipo de entidad y su misión

Expresar el tipo de organización (centralizada, descentralizada, desconcentrada, autónoma o autárquica) y establecer las principales actividades y servicios que presta.

16 Guía para la Evaluación del proceso del Control Interno, Aprobado con Resolución Nº CGE/295/2008, emitido por la Contraloría General del Estado. Pág. 8/91 al 9/91.

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b) Marco legal y normativo de sus actividades

Mencionar la disposición legal de creación y sus modificaciones posteriores; como también, las normas que regulan sus actividades.

c) Estructura organizativa

Adjuntar el organigrama vigente relacionado con el alcance de la evaluación y, realizar una descripción de la composición de las áreas mencionando las unidades organizacionales por área geográfica y otras desconcentraciones existentes.

d) Relaciones de tuición

Mencionar la entidad tutora cuando corresponda y su rol respecto de la entidad evaluada. Asimismo, se incluirá información de las entidades bajo tuición y las principales atribuciones y obligaciones inherentes sobre las mismas.

e) Fuentes de financiamiento y organismos financiadores

Mencionar las fuentes de financiamiento de la gestión o período evaluado, los organismos financiadores y el volumen de sus recursos agrupados por su naturaleza.

f) Principales insumos utilizados y contrataciones de servicios

Mencionar los principales bienes y servicios que la entidad requiere para el desarrollo de su actividad y los servicios que presta.

g) Estructura gerencial

Mencionar los responsables jerárquicos actuales de la entidad (a la fecha del inicio de

Mencionar los responsables jerárquicos actuales de la entidad (a la fecha del inicio de

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