Funciones y responsabilidades

Las funciones y responsabilidades vienen de la mano con el nivel jerárquico al que pertenece el trabajador, El gerente general es quien será la persona quien represente a la compañía lo cual dará sustento a los accionistas de la empresa. Es por ello que el mismo realizara la estructura funcional de los puestos de trabajo y sus responsabilidades.

Gerente General

➢ Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo en

función a los objetivos planteados por los accionistas.

➢ Representar a la organización ante los representantes de otras entidades:

gubernamentales, autoridades locales o nacionales.

➢ Controlar las actividades planificadas y detectar las desviaciones o diferencias para su

inmediata corrección.

➢ Aprobar los requerimientos de compras.

➢ Decidir la contratación, selección y capacitación de personal necesario de acuerdo al

puesto o cargo.

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permitan el desarrollo de la creatividad, la motivación y el desarrollo de las personas en la empresa, cultivando así una cultura organizacional positiva dentro de la empresa.

➢ Convocar y dirigir reuniones de jefaturas de manera mensual para revisar los avances,

problemas de la empresa en el aspecto financiero-contable, administrativo, personal, marketing, logístico y de venta, entre otros.

Jefe de Marketing

● Elaborar, proponer e implementar el plan de marketing anual, con metas trimestrales. ● Diseñar estrategias de Marketing a corto y mediano plazo que permitan innovar o

rediseñar la cartera de clientes actuales.

● Planificar, implementar y supervisar las campañas de marketing. ● Monitorear los gastos de publicidad, merchandising y promociones. ● Controlar los presupuestos y gastos en marca.

Jefe de Administración y Finanzas

● Realizar controles y análisis de costos y presupuestos e informar a la gerencia de manera mensual.

● Asegurar que se efectúen los pagos de impuestos y/o tributos mensuales de forma correcta y dentro de los plazos que establece la Ley.

● Controlar el plan de gastos anual de la empresa.

● Establecer controles para optimizar la gestión administrativa de cada área productiva – administrativa de la empresa.

● Analizar los Estados Financieros de manera trimestral y sustentar a la gerencia el estado de los mismos.

Jefe de Producción

● Supervisar el proceso productivo de inicio a fin.

● Velar por el correcto funcionamiento de maquinarias, equipos y uso óptimo de materia prima e insumos.

● Entrenar y supervisar a cada trabajador encargado del proceso productivo durante el proceso del mismo.

● Asegurar que la producción cumpla con los estándares de calidad que exige el producto final.

● Analizar el proceso productivo de forma constante y ejecutar planes de mejora de procesos.

● Generar reportes de producción, analizar resultados y emitir informes que respalden la toma de decisiones de mejora.

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● Plantea, ejecuta y supervisa planes de seguridad industrial.

● Plantea, ejecuta y supervisa la higiene industrial y limpieza de la empresa.

● Supervisa que el personal cumpla con el uso de equipos de protección personal para resguardar la seguridad del trabajador.

● Programar horas extras del personal bajo su cargo, en caso sea necesario.

● Emitir reportes de indicadores de gestión a la gerencia general de manera semanal.

Coordinador de Logística

● Coordinar, supervisar, controlar y asegurar que las actividades de recepción, despacho, almacenamiento.

● Coordinar, supervisar, controlar y asegurar la distribución de materias primas, materiales, productos terminados, empaques y suministros diversos.

● Asegurar que el almacén de materia prima e insumos cumplan con las condiciones de almacenamiento que aseguren el tiempo de vida útil de los mismos.

● Emitir reportes requeridos por la gerencia de manera oportuna. ● Realizar plan de inventarios y coordinar la realización de los mismos. ● Realizar informes y reportes

● de incidencias relacionadas al almacén y los inventarios.

● Administrar las compras de requerimientos manejando costos sin alterar la calidad del insumo o material a comprar para facilitar el análisis y aprobación por parte de la gerencia general.

● Solicitar reportes de calidad de materia prima e insumos a control de calidad con la finalidad de asegurar que los proveedores cumplan con los estándares solicitados. ● Realizar evaluación de proveedores de acuerdo al plan de evaluación de los mismos

con la finalidad de asegurar la calidad de materiales e insumos a comprar se encuentren de los estándares establecidos por control de calidad.

● Programar y coordinar el transporte el envío de pedidos a los clientes optimizando la ruta de envío y asegurando lleguen a su destino de acuerdo a lo programado con el cliente.

● Realizar seguimiento de los productos despachados.

● Emitir y recibir guías, facturas, notas de crédito, notas de débito y letras de los proveedores y clientes.

● Controlar stock y calidad de productos.

● Emitir reportes de indicadores de gestión de su competencia de manera mensual a la gerencia general.

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Coordinador de Sistemas

● Registrar y atender de manera oportuna los requerimientos de usuarios.

● Realizar seguimiento a los requerimientos atendidos para asegurar el correcto funcionamiento de los mismos.

● Asegurar la confidencialidad y buen uso del otorgamiento y mantenimiento de las identificaciones de usuarios y contraseñas a los usuarios de la empresa.

● Supervisar el cumplimiento de las reglas de acceso y de utilización a los datos en el sistema de información de la empresa.

● Supervisar, controlar y asegurar la correcta administración de la base de datos de la empresa resguardando la confidencialidad de la información de la empresa.

● Supervisar y asegurar la correcta instalación y actualización del software de antivirus en todas las computadoras de la empresa.

● Realizar copias de seguridad de acuerdo al plan propuesto por área o usuario, según tipo y cantidad de información que se maneja por área.

● Analizar la eficacia y eficiencia en el funcionamiento de herramientas informáticas existentes y solicitar la adquisición de las herramientas necesarias para la correcta actualización y mantener el estándar de eficiencia para los usuarios.

Coordinador de Calidad

● Diseñar, implementar y retroalimentar de forma constante el plan de calidad que se ejecutará en la empresa.

● Identificar puntos críticos de control y establecer parámetros de control.

● Implementar registros de control de puntos críticos para su monitoreo durante el proceso productivo.

● Capacitar al personal en la identificación, control y mejora de puntos críticos para asegurar la calidad final del producto.

● Programar y realizar auditorías de control de calidad inopinadas durante el proceso productivo.

● Proponer e implementar control de uso de equipos de protección personal para resguardar la integridad física del trabajador y asegurar la calidad del producto final. ● Supervisar el correcto uso de documentos de control de proceso durante el proceso

productivo en coordinación con el jefe de producción.

● Evaluar la calidad de la materia, productos e insumos adquiridos por el área logística. ● Emitir reportes de conformidades y no conformidades.

● Supervisar y controlar se cumpla con los estándares de control del medio ambiente dentro de los almacenes y área de producción.

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● Emitir reportes de indicadores de gestión a la gerencia general de manera semanal.

Vendedores

● Reconfirmar las visitas programadas con sus clientes. ● Programar visitas en caso sea necesario.

● Coordinar con logística los períodos de solicitud de pedidos por parte del cliente para programar una visita oportuna

● Programar la ruta de visita a los clientes asignados.

● Asegurar llevar las propuestas actualizadas de productos, presentaciones y precios de acuerdo a volúmenes de compras, así como los respectivos descuentos.

● Emitir reportes diarios de resultados de visitas a los clientes.

● Preparar ofertas y presupuestos de acuerdo a solicitudes de futura compra. ● Recabar reclamos de clientes y propuestas de mejora.

● Reportar los reclamos y las propuestas de mejora a la gerencia general. ● Realizar seguimiento oportuno para realizar las cobranzas a los clientes. ● Emitir reportes de clientes morosos a la gerencia general.

Operarios

● Hacer uso correcto de equipos de protección personal.

● Asegurar que los equipos estén apagados antes de iniciar las labores. ● Asegurar que sus equipos y materiales de trabajo estén operativos.

● Cuidar y velar por el cuidado y uso óptimo de equipos, materia prima, materiales e insumos.

● Realizar la(s) operaciones que se le asigne asegurando la calidad en un tiempo adecuado para no bajar la productividad.

● Realizar propuestas de mejora en la realización de las operaciones y/o tareas asignadas.

● Estar atentos para minimizar los efectos de falla en los puntos críticos de control.

● En caso de encontrar una falla: avisar al jefe inmediato para que se tome la acción correctiva.

● Mantener limpio el área de trabajo.

● Apagar los equipos y protegerlos al terminar la jornada de labor. ● Cumplir con las metas diarias establecidas en cantidad y calidad.

● Avisar al jefe de producción en caso detecte una anomalía en el funcionamiento de algún equipo de trabajo que se encuentre operando.

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A continuación, se describe las competencias, misión, habilidades, coordinaciones y condiciones que se requiere cumplir por cada puesto de trabajo definido en el organigrama de la empresa para asegurar las metas y objetivos organizacionales de la empresa:

Perfil del puesto del Gerente General

Tabla 55.

Perfil de puesto del Gerente General.