La gestión del embudo de ventas

El profesional de la venta debe asegurarse que los ingresos previstos en cada etapa superen o excedan las previsiones necesarias. Es probable que en alguna etapa se tenga algún prospecto cuya previsión particular de venta iguale o supere las previsiones de toda la etapa. Por ejemplo, si para la etapa 2 se necesitan 2.000.000 € con 20 prospectos y usted tiene un prospecto que él solo suma un millón, usted deberá buscar más candidatos ya que si éste le abandona no podrá garantizar las previsiones de ventas con el resto de prospectos con los que cuenta.

En el ejemplo de Alberto, si la empresa “Arquitectura Business” permanece en el ciclo de venta y no sale del embudo, puede que Alberto exceda su cuota de venta mensual. Pero en el caso para el cula este cliente desaparezca, Alberto se verá en problemas. Los ingenieros en venta más astutos intentan reponer su embudo con tres o cuatro nuevos prospectos en la semana siguiente a la realización de cada venta, para evitar que se seque su embudo

Todos los nuevos candidatos buscados por Alberto deberán pasar por el filtro de criterios para convertirse en prospectos. Si éstos no lo superan, entonces se abandonarán o se vuelven a introducir en el embudo más adelante en el tiempo cuando ya sean capaces de cumplir con los requisitos.

Ahora Alberto debe ir calificando a sus prospectos, con el objeto de ubicarlos en la etapa que le corresponda. Ocasionalmente, es común que no se pueden satisfacer todos los criterios de la etapa 1 con la primera llamada o visita de prospección, así que muchas veces debe pasarse al prospecto a la fase 2 para terminar de calificarlo.

La última tarea de Alberto es seguir moviendo a los prospectos a través del embudo hasta que lleguen a la última etapa, donde se convertirán en clientes con la firma del tan ansiado contrato.

FIGURA 7

Embudo de ventas para la empresa Soluciones e ingeniería ABC

Fecha Fecha Planificada Real

Entrevista cara - cara - Necesidad y requerimientos confirmados Marzo 5 Marzo 5 Fondos disponibles para ejecutar el proyecto Marzo 5 Marzo 5 Confirmación de crédito otorgado Marzo 5 Marzo 5

Posible solución/productos/servicios confirmados Marzo 5 Marzo 5 Conocimiento de la etapa en la que se encuentra el prospecto Marzo 5 Marzo 5 Identificación de la persona que tiene la ultima palabra y decide Mar zo 5 Mar zo 12 Otras personas que son necesarias conocer identificadas Mar zo 5 Mar zo 20 prescriptores y posibles aliados identificados Mar zo 5 Mar zo 12

Criterios de compra cuantificados Marzo 12 Marzo 12 Referencias requeridas por el cliente Marzo 12 Marzo 20 Objetivo de venta definido Marzo 15 Marzo 20 Prescriptores y aliados trabajados Marzo 20 Marzo 25 Entrevista con la persona que tiene la ultima palabra y decide Marzo 30 Marzo 25 Conocimiento del proceso de decisión Marzo 30 Marzo 25 Conocimiento del presupuesto exacto que se dispone Abril 10

Presentación de posibles productos y soluciones Abril 10

Competidores y actividades de los mismos conocidas Mayo 2 Marzo 12

Requerimientos técnicos satisfechos Mayo 3 El prospecto sabe que sus necesidades han sido entendidas Mayo 12 Los requerimientos para el ROI pueden ser satisfechos Mayo 14

Fechas de entrega y de finalización conocidas Mayo 14 Marzo 12 Presentación a la persona que tiene la ultima palabra Mayo 30

El prospecto a contrastado nuestras referencias Junio 1 Marzo 20 El prospecto ha visitado nuestras plantas e instalaciones Junio 15

Sitios de referencias visitados por el ing. en ventas Junio 16-18 Todas las dudas, objeciones completamente satisfechos Julio 11 Propuesta económica entregada Julio 22

Esta su empresa entre los tres finalistas Agosto 11 La persona que decide simpatiza por su solución y su empresa Agosto 15 Negociación en ejecución Agosto 15 Recepción de la oferta firmada Agosto 30

Carta de agradecimiento para la persona decidora Agosto 30

- Confirmar necesidad del prospecto

- Tiene una urgencia

- pág. Web revisada / investigación de la empresa

- Es una Empresa solvente

- Dispone de Experiencia Técnica

- Persona de contacto identificada

Etapa 2  Etapa 3  25% Etapa 5  Etapa 4  40% 60% Etapa 6  90% 10%

Revisión del contrato y la orden de compra

Reunión con Departamento de producción y soporte técnico Obtener permiso por parte del cliente para realizar una nota de prensa Programar las visitas de seguimiento para el nuevo cliente

A medida que evoluciona su estrategia para cada prospecto, se podrá identificar las fechas en las cuales, razonablemente, usted espera que cada criterio sea satisfecho. Coloque cada fecha al lado de su respectivo criterio de venta bajo la columna de “fecha planificada”, y cuando dicho criterio sea satisfecho, coloque la fecha al lado del mismo, esta vez bajo la columna de “fecha actual” (ver figura nº 7). Recuerde que para mover a cada prospecto a la siguiente etapa, deben satisfacerse todos los criterios de la etapa que le precede. La ventaja de este enfoque es que le da una visión de cuales criterios faltan por ser satisfechos y le ayuda a establecer su agenda de próximas acciones.

Una vez que usted reciba la orden de compra firmada por su prospecto, éste se convierte en un cliente y llega el momento de enviar la carta de agradecimiento a las personas que deciden en la empresa del prospecto como un acto de cortesía. Le recomiendo que esta carta vaya firmada por su director comercial o el director general de su empresa.

1.10. Conclusiones

Este capítulo le ha proporcionado una visión general del proceso de ventas y del uso del embudo como la mejor herramienta que le permite visualizar el flujo de prospectos durante su ciclo de ventas.

Cuando implante el embudo como su nuevo sistema de ventas, establezca los criterios pertinentes para calificar a los nuevos prospectos y de esta forma asegurar que solo se trabaja con los más viables. Deshágase de los  prospectos “basura” que solo consumen recursos. Sea implacable y riguroso en este punto, después de una o dos entrevistas en las cuales se observe que el candidato a prospecto no satisface los criterios ABANDÓNELO

inmediatamente.

El número de fases y criterios de su embudo dependerá de la complejidad de su sistema de ventas. Desarróllelo en consenso con su equipo comercial. Cuando todos los criterios de venta hayan sido satisfechos en una fase, entonces puede mover al prospecto a la fase siguiente. Esfuércese continuamente por hacer crecer su embudo en base a las previsiones de su embudo balanceado, con el objetivo de poder cumplir su cuota mensual de

Recuerde que usar el embudo de ventas es como pescar en una pecera de peces hambrientos. Ahora le invito a continuar la travesía en la búsqueda del dominio de la venta consultiva de alta tecnología, a través de los siguientes capítulos.