2. MARCO DE REFERENCIA
3.4. Herramientas para la obtención de la Información
En este caso, la empresa pregunta directamente al cliente sobre sus necesidades y expectativas. Existen cuatro clasificaciones para determinar las herramientas y son las siguientes:
a) Relación entidad - cliente:
Encuestas.- Se hacen a los clientes una serie de preguntas. Pueden ser periódicas cuando son realizadas con una frecuencia dada, cubren globalmente los temas básicos, y No periódicas, son las más utilizadas por ser realizadas después de una transacción con el cliente. En este caso se realizan sondeos entre los clientes a los que se les acaba de entregar un servicio o un producto para conocer su grado de satisfacción con el mismo y, por tanto, conocer si sus expectativas eran distintas.
Reuniones.- Con los clientes, individualmente o en grupo, normalmente limitado a los clientes más importantes de una Organización. Aunque existe una dificultad de medición, puesto que no existen estándares de medición en una conversación no estructurada o sin formulario, pueden ser muy adecuadas para temas complejos.
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Paneles de clientes.- Es un tipo especial de encuesta en la que se toma una muestra representativa de la base de clientes, la cual se mantiene constante a lo largo del tiempo y a los cuales se les encuesta de forma periódica para establecer sus expectativas y, sobre todo, ver cómo evolucionan éstas con el tiempo.
b) Relación cliente – entidad
El cliente da información a la empresa sobre su satisfacción (o su insatisfacción). Entre éstas podemos considerar:
Gestión de Quejas/Reclamaciones: Sólo 4 de cada 100 clientes insatisfechos presentan una reclamación, pero los 96 que no lo hacen comunican su insatisfacción a otras diez personas. Por tanto, contemplar las reclamaciones como un único método para conocer las expectativas es claramente insuficiente, pero de las reclamaciones se puede obtener expectativas directas de los clientes, además de identificar problemas de prestación del servicio.
Cartas de clientes.- Cunado los clientes se comunican directamente con la empresa a través de un documento en donde detalle las inquietudes y expectativas que tienen referentes a los productos que comercializa la empresa.
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c) Los entornos del Sector
Los clientes esperan niveles de servicio similares a los que encuentran en el sector (o en otros sectores similares). Esto nos permite captar información de las expectativas de los clientes utilizando como fuentes básicas:
o Conocimientos del servicio/producto de otras Organizaciones del sector. o Asistencia a reuniones o congresos específicos del sector.
o Publicaciones técnicas especializadas. o Entre otros
d) Relaciones internas en la Entidad
Existe información dentro de la propia Organización que puede proporcionar datos muy valiosos sobre las expectativas de los clientes, aunque puede haber un peligro de sesgo en la interpretación de la misma, por lo que conviene no sobrevalorarla. Podemos considerar:
Encuestas a los empleados.- Los empleados en contacto directo con los clientes son los que mejor conocen el sistema, lo que éstos demandan y es a quienes los clientes expresan lo que esperan recibir y su frustración ante deficiencias en los servicios o los productos que reciben. Un proceso de consulta a los empleados abierto y transparente mediante encuestas (o reuniones), puede dar lugar a sugerencias muy valiosas.
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Cliente anónimo.- Se llama así la simulación realizada con una persona de la propia Organización como si fuera un cliente, sin que el empleado que proporciona el servicio sepa que se trata de una simulación.
Indicadores objetivos.- Medidas cuantificadas que indican el nivel de cumplimiento de los objetivos planificados. Hay que tener en cuenta que se pueden estar cumpliendo los objetivos propuestos y el cliente estar insatisfecho porque han cambiado sus expectativas.
e) Estudios globales de las expectativas de los clientes
Supone recoger información utilizando varios métodos de los anteriormente especificados. Constituyen la base para estudios que ofrecen una visión dinámica de las expectativas (se pueden utilizar también para estudiar las percepciones) de los clientes. También es necesario señalar que las expectativas identificadas deben ser validadas por equipos inter funcionales de la Organización, para recoger aquellas que son más importantes utilizando criterios tales como viabilidad, coste económico, beneficios para el cliente, beneficios para la Organización, plazo de ejecución, impacto en la sociedad, entre otros.
Tampoco hay que olvidar que en el caso de la Administración Pública, los ciudadanos son a su vez los clientes que reciben los servicios y los que financian estos servicios pagando los impuestos y las tasas o precios públicos establecidos. Los servicios de la Administración se crean para responder a un objetivo de la política
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pública. En consecuencia, los servicios de la Administración conciernen a todos los ciudadanos como usuarios directos, indirectos y/o contribuyentes. En ocasiones, en la Administración donde el ciudadano no paga directamente por los servicios que recibe y no tiene una información exacta del coste de los mismos, pueden existir expectativas en los ciudadanos que son poco (o nada) realistas y prefieren modos de prestación que no son compatibles con lo que la Administración puede ofrecer (inviables técnica o legalmente, de coste económico inasumible, con impacto negativo en la sociedad, que exceden la capacidad de la Administración o sus competencias, etc.). Esto hace preciso convencer al ciudadano de la necesidad de cambiar sus expectativas, lo que puede ser particularmente difícil.
Los ciudadanos, en tanto que contribuyen se preocupan por los costes, no pueden modificar sus expectativas si no saben el coste de los servicios. Si se toma el hábito de comunicar información sobre el coste de los servicios que se proporcionan, los usuarios estarán al corriente del mismo y los ciudadanos en general, lo que se hace con el dinero de sus impuestos. La comunicación de la información sobre el coste de los servicios permite mostrar que la Administración es abierta y transparente, y puede contribuir a modificar las expectativas de los usuarios para que acepten más fácilmente los cambios realizados en la prestación de los servicios e incluso, en algunos casos, modificar la utilización que ellos hacen de los mismos.
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de un servicio (o un grupo de servicios más o menos homogéneo), contemplando tanto los costes directos como los indirectos y deben hacer referencia a servicios que los usuarios puedan percibir.
Para realizar el estudio se identificó las siguientes variables:
Variable Independiente
Falta de organización en agendar citas para venta e instalación de equipos
Variable Dependiente
Desabastecimiento en bodega de materiales e insumos para venta e instalación de equipos.
Falta de liderazgo en jefes de área
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Variable Definición Conceptual
Definición Operacional
Dimensiones Indicadores Unidad de Medida
Escala Valor final
Falta de
organización en agendar citas para venta e instalación de equipos Herramienta para organizar plan de trabajo en función de la planeación de todos los integrantes del equipo que no es utilizada Descoordinación de las citas y tareas del día siguiente
Descoordinación Nivel de cumplimiento en instalación de equipos
Puntaje De intervalo Nivel alto =>80 Nivel medio 60 a 79 Nivel bajo =<59
Desabastecimiento en bodega de materiales e insumos para venta e instalación de equipos No tomar en cuenta las necesidades de producto
para poder cubrir las ventas que se tienen No comprar la cantidad necesaria para abastecer el mercado Ineficiencia Nivel de preparación y capacitación al encargado de bodega
Puntaje De intervalo Nivel alto =>80 Nivel medio 60 a 79 Nivel bajo =<59 Falta de liderazgo en jefes de área Persona que carece de carisma para motivar al equipo No comparte con los demás miembros la responsabilidad Desmotivación Expresión de desagrado en el cliente interno
Puntaje De intervalo Nivel alto =>80 Nivel medio 60 a 79 Nivel bajo =<59 Falta de asignación de funciones al personal No establecer funciones específicas Confusión de cliente interno Desorganización Duplicidad de funciones
Puntaje De intervalo Nivel alto =>80 Nivel medio 60 a 79 Nivel bajo =<59 TABLA No. 1 Operacionalización de las variables
Fuente: Investigación directa Elaborado por: El autor
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