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PROGRAMA DE AUDITORÍA COMPONENTE: Sistema de control interno

HOJA DE HALLAZGOS

HA 1/3 Entidad: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural "San Pedro de la Bendita"

Tipo de examen: Auditoría Integral

Utilización de usuario y clave personal, sin observar las disposiciones legales establecidas.

Las transferencias o pagos a proveedores se realizan a través del Sistema de Pagos Interbancarios SPI; para el pago o transferencia entre instituciones del sector público se lo realiza mediante el sistema de pagos en línea SPL. Cuentan con dos niveles, uno de registro utilizado por la Secretaria – Tesorera y un el nivel de autorización, utilizado por el Presidente de la Junta Parroquial.

La autorización de los pagos, en ocasiones, lo realiza la Secretaria – Tesorera, utilizando la clave del titular de la entidad, proporcionada por el mismo funcionario, ocasionadas por ausencia de la máxima autoridad por gestiones en otras ciudades, y con el fin de cumplir con las obligaciones oportunamente y evitar multas o sanciones. Los usuarios y claves, son de uso personal y confidencial e intransferible, conforme lo establecen los acuerdos de confidencialidad suscritos al momento de recibirlas. La Norma de Control Interno 403-13 “Transferencia de fondos por medios electrónicos”, en su inciso segundo, establece la importancia de usar mecanismos de seguridad en uso de claves, cuyo acceso será restringido y permitido únicamente a las personas autorizadas.

Durante la evaluación del control interno, se le comunicó del particular a la máxima autoridad y a la Secretaria - Tesorera, quienes inmediatamente acogieron la recomendación, actualizando sus claves personales para corregir esta desviación. Recomendación

Al Presidente del GAD

Dispondrá que la asignación y utilización de usuarios y claves para los pagos y transferencias de fondos, se realice de manera confidencial y personal, observando los roles asignados a cada servidor.

ARCHIVO CORRIENTE Elaborado por: MSPH Fecha: 2014-01-29

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FASE 2

EJECUCIÓN DE AUDITORÍA AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO

HOJA DE HALLAZGOS

HA 2/3 Entidad: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural "San Pedro de la Bendita"

Tipo de examen: Auditoría Integral

Organización del sistema de contabilidad

La entidad dispone de estados financieros, auxiliares, registros y reportes de información gerencial conforme lo señala la Norma de Control Interno 405-02 “organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental” referente a la planificación y organización contable, objetivos, procedimientos, registros, reportes y demás información gerencial, y los archivos de la documentación que sustentan las operaciones.

Los desembolsos a proveedores están legalizados por el titular de la entidad, se encuentran respaldados con comprobantes de pago diseñados y elaborados en Excel y numerados secuencialmente; se archiva en forma cronológica con su respectivo comprobante de venta y retención. La información contable generada, es procesada y organizada en forma diaria por la Secretaria – Tesorera, diligencia que le ha permitido a la entidad contar con estados financieros y reportes de gestión de forma oportuna. No obstante, la Norma de Control Interno 405-04 “Documentación de respaldo y su archivo” establece que la máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes. El numeral 3.2.21.3 “Mantenimiento de documentos y registros” de la Normativa de Contabilidad Gubernamental, emitida por el Ministerio de Finanzas, establece que los documentos que contienen cifras y registros contables se los mantendrá y conservará debidamente ordenados, foliados y numerados, de modo que permitan su clara e inmediata ubicación e identificación, durante al menos 10 años.

Recomendación Al Presidente del GAD

Emitirá políticas y procedimientos de archivo a fin de que la entidad cuente con evidencia documental suficiente, pertinente y legal de todas sus operaciones, la misma que facilite las acciones de control, así como, dote de información oportuna a usuarios autorizados.

ARCHIVO CORRIENTE Elaborado por: MSPH Fecha: 2014-01-29

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FASE 2

EJECUCIÓN DE AUDITORÍA AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO

HOJA DE HALLAZGOS

HA 3/3 Entidad: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural "San Pedro de la Bendita"

Tipo de examen: Auditoría Integral

Ausencia de informes de la gestión de las comisiones de trabajo.

Con el fin de alcanzar los objetivos institucionales, el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural "San Pedro de la Bendita", conformó comisiones de trabajo para las áreas de: obras públicas, deportes, planificación de salud y medio ambiental; y, de proyectos productivos. Se integran por un vocal designado por el gobierno Parroquial, quien la preside y dos representantes de la ciudadanía propuestos por la Asamblea Local y nombrados por la entidad.

El resultado de la gestión realizada por las comisiones, no se evidencia en informes o reportes de cumplimientos de las actividades o proyectos encomendados, situación que ha limitado a la entidad contar con información oportuna en el proceso de gestión institucional. El artículo 23 del Reglamento Orgánico Funcional Institucional “De los informes mensuales”, dispone que las comisiones presentarán los informes de los temas asignados en un plazo máximo de quince días a partir de la fecha en que se realice la asignación de un tema o trimestralmente según la actividad. Así mismo, el literal b) del artículo 24 “Atribuciones y Responsabilidades de las comisiones conformadas” del mismo reglamento, establece la obligación de presentar los informes, en los plazos fijados por el Gobierno Parroquial.

La Norma de Control Interno 100-04 “Rendición de cuentas”, dispone que Las servidoras y servidores, presentaran informes periódicos de su gestión ante la alta dirección para la toma de decisiones, en los que se harán constar la relación entre lo planificado y lo ejecutado.

Recomendación Al Presidente del GAD

Evaluará periódicamente los resultados de las actividades encomendadas a las comisiones, de lo cual dejará constancia documentada e informará sobre sus resultados en la rendición de cuentas a la ciudadanía.

ARCHIVO CORRIENTE Elaborado por: MSPH Fecha: 2014-01-29

PAPELES DE TRABAJO AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO

124 FASE2

EJECUCIÓNDELAAUDITORÍADECUMPLIMIENTO

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL "SAN PEDRO DE LA BENDITA"

Período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012

PT 1/1

Introducción

El objetivo de nuestra auditoría de cumplimiento, es informar sobre el grado de cumplimiento de las disposiciones legales internas y externas aplicables a las actividades que desarrolla la entidad.

Para el efecto se verificará la legalidad de los procedimientos realizados para la adquisición de bienes y servicios mediante procesos de contratación pública.

Actividades:

- Obtener del portal de compras públicas los procesos de contratación ejecutados por la entidad.

- Verificar la documentación y archivos de soporte.

Significado de las referencias:

PT Papel de trabajo

PA Programa de auditoría

CIPC Control interno procesos de contratación NPC Narrativa de proceso de contratación

ARCHIVOCORRIENTE

Elaborado por: MSPH Fecha: 2014-01-29

125 FASE2

EJECUCIÓNDELAAUDITORÍADECUMPLIMIENTO

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL "SAN PEDRO DE LA BENDITA"

Período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2012

PA 1/1

PROGRAMA DE AUDITORÍA

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