3. MARCO REFERENCIAL
4.3 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
Para la aplicación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, es necesario asignar los recursos y responsabilidades que dispone la organización para su implementación y mantenimiento, junto con actividades de prevención y cuidado de la salud, formación y capacitación en temáticas que permitan la sensibilización del personal en temáticas del cuidado de la salud y seguridad en la ejecución de sus labores.
ASIGNACIÓN DE RECURSOS
En estos momentos, DUWEST, no ve la necesidad e importancia que tiene el asignar recursos financieros para la contratación de un profesional enfocado en solo temáticas de SST; dado a que estas, son apoyadas por la líder de recursos humanos; pero por las grandes responsabilidades que tiene ella, dichas temáticas pasan a un segundo plano y no son ejecutadas dentro de los tiempos que lo requiere.
Recurso humano: Es el más importante; contratar a un profesional encargado de
la ejecución y mantenimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, para tener una permanencia y demostrar ante el personal y el ministerio de trabajo, la importancia que DUWEST COLOMBIA, da al bienestar de su personal. Es importante que esta labor pase de estar en manos de los aprendices del área de recursos humanos, a un profesional fijo y estable en la organización; lo cual dará continuidad y confianza ante la misma empresa y las demás entidades
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colaboradoras en dichas temáticas, como lo son actualmente: Evolucionar y Liberty; así mismo, se busca evitar re-trabajos y reducción de costos.
Grupo de apoyo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: a) Líder de RRHH
b) COPASST
c) Brigada de emergencia d) Comité de convivencia e) Aprendiz de gestión interna
f) Coordinador de calidad y medio ambiente
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, es liderado por el coordinador del SG-SST, el cuál debe informar permanentemente a su grupo de apoyo sobre las diversas responsabilidades para cumplir con los planes de trabajo establecidos, y sobre otras que se requieran adicionar con el fin de lograr el mantenimiento y mejora en el sistema.
Recurso Financiero: Para la ejecución de la presente propuesta, es necesario
que DUWEST COLOMBIA S.A.S. disponga recursos económicos para: a) Apertura del cargo para el profesional encargado del SG-SST
b) Pagos de aportes ARL
c) Dotación de vestuario y elementos de protección personal adecuados a la labor que cada trabajador realice
d) Exámenes de ingreso, periódicos y de egreso e) Compra, mantenimiento y recarga de extintores f) Compra y dotación de botiquines
g) Fumigaciones
h) Señalización y demarcación i) Arreglos locativos
La inversión inicial para implementar el SG-SST, es del costo de contratación y salario para el profesional que se hará cargo del sistema (mayor o igual a $1’500.000 – básico – según experiencia y perfil), con el cargo de Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, que se propone que disponga del siguiente perfil: profesional en salud ocupacional, Ingeniero Industrial – Producción, con formación como auditor interno y en SGSST, capacidad de liderazgo y orientación al detalle – preferible con licencia.
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Debido a la existencia de varios puestos de trabajo, con el espacio, equipos, material, teléfono; dispuestos para la creación del cargo, solo se requiere de contratar al profesional a cargo, para iniciar la implementación del SG-SST. Lo cual es una ventaja en ahorro de costos para la adaptación del puesto de coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
Se debe realizar inicialmente, una reunión con todos los colaboradores, para informar y dar inducción del SG-SST, la cual debe ser liderada por el coordinador del SG-SST y líder de RRHH, para dar a conocer que es el sistema y las actividades que se llevarán a cabo para cumplir con los planes de trabajo propuestos. Además, al finalizar la reunión se debe dejar constancia de la misma por medio de un acta firmada por todos los asistentes, en la cual se comprometen a cumplir con las funciones establecidas y apoyo general para la ejecución del sistema.
Se propone incluir las siguientes responsabilidades en el Manual de Responsabilidades y Competencias (MRC), que maneja actualmente DUWEST COLOMBIA S.A.S., como compromiso por parte de los trabajadores a cumplir en materia de SST, dado a que están incluidas en el contrato de trabajo según el cargo correspondiente:
Líderes de área:
a) Informar al coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, sobre los problemas que se presenten en la DUWEST COLOMBIA S.A.S., en materia de Medicina Preventiva y del Trabajo e Higiene y Seguridad Industrial.
b) Motivar la participación de todos los colaboradores del área correspondiente, en las actividades de capacitación que se programen.
c) Participar activamente en las reuniones donde se traten temas de SST. d) Cumplir las normas y procedimientos de SST.
Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo:
a) Asumir la dirección del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, asesorando a la gerencia en la formulación de reglas y procedimientos para el desarrollo de las actividades.
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b) Plantear soluciones para los problemas en materia de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial.
c) Informar periódicamente al dueño o gerente de la empresa sobre las actividades y situaciones de Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo que se han desarrollado en el establecimiento o en las sucursales. d) Asegurar el cumplimiento de la política, por parte de todos los miembros de la
organización, ayudándolos para que cumplan con su responsabilidad referente al Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.
e) Mantener un programa educativo y promocional enmarcado en el autocuidado para todos los trabajadores.
f) Establecer mecanismos de evaluación para verificar el cumplimiento de las actividades que se propongan en el cronograma del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.
g) Implementar las leyes, directivas y normas en general, expedidas por las entidades oficiales relacionadas con la materia.
h) Integrar las actividades propuestas dentro del SGSST en todos los niveles de la empresa, suministrando a éstos ideas e información para el progreso del sistema.
i) Verificar que el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), esté funcionando y reuniéndose periódicamente, para lo cual se establecerá un control de cada reunión.
j) Coordinar las actividades correspondientes con las entidades relacionadas con la empresa: EPS, ARP, IPS de DUWEST COLOMBIA S.A.S.
k)
Evaluar la implementación de los programas en beneficio del cumplimiento de las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo.l)
Mantener constante comunicación con entidades asesoras en el tema y tomar parte activa en las actividades programadas por dichas organizaciones.Gerencia general:
a) Debe asumir la máxima responsabilidad en materia de seguridad y salud en el trabajo de todos los colaboradores de DUWEST COLOMBIA S.A.S.
b) Designar de los recursos necesarios para asegurar el bienestar y seguridad de los colaboradores de la empresa.
c) Asignar recursos que permitan establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
d) Definir las funciones, responsabilidades, rendir cuentas y delegar autoridad, que permitan la gestión del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Documentarlas, y darlas a conocer a toda la organización.
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Colaboradores de DUWEST COLOMBIA:
a) Procurar el cuidado integral de su salud
b) Suministrar información clara, verás y completa sobre su estado de salud
c) Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en DUWEST COLOMBIA S.A.S.
d) Informar de manera oportuna a DUWEST COLOMBIA S.A.S., acerca de los peligros y riesgos latentes en su puesto de trabajo.
e) Participar en las actividades de capacitación programadas por DUWEST COLOMBIA S.A.S, en Seguridad y Salud en el Trabajo.
f) Participar y contribuir en el mejoramiento de los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
g) Asegurar que se presenten los informes de desempeño en el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo a la alta dirección para su revisión y que sean usados por ésta, como base para las mejoras en materia de seguridad y salud en el trabajo de DUWEST COLOMBIA S.A.S.
h) Identificar de forma permanente las condiciones de peligro y riesgo en sus puestos de trabajo.
i) Informar a los jefes inmediatos sobre cualquier situación anómala que pueda derivar en un incidente, accidente de trabajo o enfermedad profesional.
j) Cumplir con las normas de Salud Ocupacional establecidas por la ley y por la Organización.
k) Participar activamente en las actividades de Seguridad y Salud Ocupacional establecidas por la Organización.
l) Participar activamente en los grupos de Salud Ocupacional que se conformen en la Organización como son: Comité Paritario de Salud Ocupacional y Brigada de Emergencia de la Organización.
DUWEST COLOMBIA S.A.S., debe buscar todos los medios necesarios para dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; por tal motivo, es importante realizar divulgaciones a todo el personal en cuanto a las responsabilidades que se deben llevar a cabo Ver Anexo 19 Responsabilidades
SST Trabajadores; además, se deben incluir dentro del manual de
responsabilidades y competencias que maneja actualmente la empresa para cada uno de los cargos.
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DUWEST COLOMBIA:
a) Proteger a todo el personal en materia de seguridad y salud, acordes a la normatividad vigente.
b) Definir, firmar y divulgar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo a través de documento escrito; la cual debe ser suscrita y proporcionar un marco de referencia que establezca y revise los objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo.
c) Asignar, documentar y comunicar las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo a todos los niveles de la organización, incluyendo la alta dirección.
d) Los responsables en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño; a través de medios escritos, verbales o de cualquier otro medio en el cual la información sea clara y precisa, debe documentarse y realizarse mínimo 1 vez al año.
e) Definir y asignar recursos financieros, técnicos y del personal necesario para el diseño, implementación, revisión, evaluación y mejoras en medidas de prevención y control, que permitan la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo, para que estos sean tratados según corresponda por el COPASST o por el vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo.
f) Garantizar la operación bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales del artículo 14 de la ley 1562 de 2012. g) Adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación
de peligros, evaluación y valoración de riesgos y establecimiento de controles que prevengan daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas en los equipos e instalaciones.
h) Diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, que identifique las metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, aplicando los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de calidad del Sistema General de Riesgos Laborales.
i) Implementar y desarrollar las diversas actividades de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como de promoción de la salud en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, conforme a la normatividad vigente aplicable.
j) Asegurar la adopción de medidas eficaces que garanticen la participación de todos los colaboradores de DUWEST COLOMBIA S.A.S., y sus representantes ante el COPASST o vigía de seguridad y salud en el trabajo.
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k) Informar a los colaboradores, contratistas y representantes ante el COPASST o vigía de seguridad y salud en el trabajo, sobre el desarrollo de todas las etapas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y así mismo evaluar las recomendaciones de éstos para el mejoramiento del SG-SST.
l) Garantizar la disponibilidad de personal responsable de la seguridad y la salud en el trabajo, con el perfil acorde con lo establecido con la normatividad vigente y estándares mínimos que determine el Ministerio de Trabajo. El personal asignado, debe planear, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, y realizar la evaluación del mismo mínimo 1 vez al año. Mantener informado a la alta dirección sobre el funcionamiento y resultados del SG-SST; además promover la participación de todos los miembros de DUWEST COLOMBIA S.A.S. en la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
m) Involucrar los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, al conjunto de sistemas de gestión, procesos, procedimientos y decisiones en DUWEST COLOMBIA S.A.S.
El coordinador del SG-SST y el líder de RRHH, deben informar con antelación mediante reunión sobre el plan de trabajo anual, para mostrar todas las actividades que se deben llevar a cabo, y así mismo los tiempos establecidos para el cumplimiento de las misas. Al finalizar, deben realizar un acta de la reunión y ésta debe firmarse por todos los asistentes mostrando el compromiso y conocimiento del plan de trabajo en Seguridad y Salud en el Trabajo.
PLAN DE TRABAJO ANUAL
Ejecutar las actividades necesarias para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se llevará a cabo con la participación de todo el personal y participación activa de los comités conformados: COPASST, Brigada de emergencia y comité de convivencia. Es importante resaltar que las diversas evidencias y documentación a presentar ante el Ministerio de Trabajo, se realiza a medida que se ejecuten las diversas actividades programadas en el cronograma de trabajo.
El profesional responsable del SG-SST, junto con el líder de RRHH, debe llevar a cabo las diversas actividades programadas en el cronograma de trabajo, sin interrupciones para que tengan una secuencia y permanencia en los diversos programas que involucran el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo; involucrando paulatinamente a todo el personal en su ejecución y mantenimiento. Ver Anexo 17 Plan de trabajo.
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Ilustración 2 Plan de trabajo anual
Fuente: Elaboración propia
COPASST
En el mes de Mayo de 2015, se realizó la respectiva conformación de los comités: COPASST, Comité de Convivencia y Brigada de emergencia; para la cual, se programó una capacitación inicial de las diversas responsabilidades y su respectiva conformación por votación. Para el mantenimiento del Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo, es necesario contar con la permanencia de los colaboradores asignados desde un principio; para que todos tengan la formación adecuada y así mismo tengan secuencia y orden en la ejecución de sus actividades.
Para la debida ejecución del SG-SST, se propone el plan de trabajo anual para los comités en general que involucran: COPASST, brigada de emergencia y comité de convivencia. Ilustración 3 Plan de trabajo comités y brigada.
El cumplimiento de los planes de trabajo es clave para la ejecución oportuna del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; es función del
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coordinador del SG-SST, supervisar que todas las actividades se lleven a cabo dentro de las semanas establecidas. Ver anexo 24 Plan de trabajo COPASST,
brigada de emergencia y comité de convivencia.
Ilustración 3 Plan de trabajo anual Comités y brigada
PR O Y EC T O D I R EC T O R D E
PR O Y EC T O
1 2 4 1 2 3 1 2 3 4 2 3 4 1 3 4 1 2 4 1 2 3 1 2 3 4 2 3 4 1 2 3 4 Inspección puest os de t r abajo
ár ea administ r at iva segundo piso
COPASST
Or den y aseo en puest os de
t r abajo COPASST
Capacit ación cuidado de DUWEST
Comit é de convivencia Capacit ación primeros
auxilios I
Br igada de emer gencia
Revisión de polit ica, objet ivos, met as y demás document os del SG-SST
COPASST
Capacit ación en cont r ol y pr evención de incendios
COPASST - Br igada de emer gencia Revisión mat r iz de r iesgos y
peligr os
COPASST - Brigada de emergencia
Realización de act ividades y apoyo gener al en la semana de la salud
COPASST - Br igada de emer gencia -
Comit é de convivencia Revisión y act ualización del
manual en SST COPASST Bienest ar labor al convivenciaComit é de Inspección puest os de t r abajo
ár ea administ r at iva pr imer piso COPASST Capacit ación pr imer os auxilios II
Br igada de emer gencia Inspección de bodegas COPASST Manejo de sust ancias
peligr osas
COPASST - Br igada de emer gencia
Pr imer os auxilios COPASST - Br igada de emer gencia Capacit ación y pr act ica en
campo pr imer os auxilios
Br igada de emer gencia Acoso labor al Comit é de convivencia
Simulacr o de emer gencia
COPASST - Br igada de emer gencia Comunicación aser t iva Comit é de
convivencia N OVI EM B R E D I C I EM B R E Ob se r v a c i o n e s d e l a A c t i v i d a d / C o m p r o m i so s J U N I O J U L I O A GOS T O S EP T I E M B R E OC T U B R E D escr i p ci ó n d e l a A ct i vi d ad R e sp o n sa b l e d e Ej e c u c i ó n M A R Z O A B R I L M A YO PLA N D E T R A B A JO EN SST PA R A C O PA SST - B R I G A D A D E EM ER G EN C I A Y C O M I T É D E C O N V I V EN C I A
I M P L EM EN T A C I ÒN Y VA L I D A C I ÒN D EL S I S T EM A D E GES T I ÓN D E S EGU R I D A D Y S A L U D EN EL T R A B A J O C l i e n t e D U WES T C OL OM B I A S . A . S . L i n a Go n z á l e z R o d r í g u e z
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Cada colaborador que pertenezca al COPASST debe cumplir con las siguientes responsabilidades, las cuales, se le deben dar a conocer al momento de ingresar a este:
a) Proponer a las DUWEST COLOMBIA S.A.S., la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan un ambiente saludable en los lugares de trabajo.
b) Proponer y participar en actividades de capacitación en SST, dirigidas a colaboradores de DUWEST COLOMBIA S.A.S.
c) Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de Salud Ocupacional en las actividades que estos adelanten en DUWEST COLOBMIA SA.S., y recibir por derecho propio los informes correspondientes.
d) Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial debe realizar DUWEST COLOMBIA S.A.S., de acuerdo con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes y promover su divulgación y observancia.
e) Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales y proponer medidas correctivas correspondientes para evitar su ocurrencia. Evaluar los programas que se hayan realizado.
f) Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el personal de trabajadores en cada área o sección de DUWEST COLOMBIA S.A.S., e informar al líder de RRHH sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control.
g) Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores, en materia de medicina, higiene y seguridad industrial.
h) Servir como organismo de coordinación entre DUWEST COLOMBIA S.A.S., y los colaboradores, en la solución de los problemas relativos a la Seguridad y Salud en el Trabajo.
i) Las demás funciones que le señalen las normas en materia de SST.
DOCUMENTACIÓN
Toda la documentación referente a seguridad y salud en el trabajo es responsabilidad del encargado del SG-SST y líder de recursos humanos, dentro de los cuales es de vital importancia tener la claridad de la ubicación de:
a) Política de SST
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c) Identificación de peligros y evaluación y valoración de riesgos.
d) Informe de las condiciones de salud, el plan de vigilancia epidemiológica y el perfil sociodemográfico.
e) Plan de trabajo anual en SST f) Programa de capacitación en SST
g) Procedimientos e instructivos internos en SST h) Entregas de EPP
i) Entregas de Fichas técnicas
j) Conformación del COPASST, actas y demás labores realizadas
k) Reportes e investigaciones de incidentes, accidentes y enfermedades laborales
PLAN DE CAPACITACIÓN EN SST
Mensualmente se propone tener el control de las capacitaciones a dar al personal, en especial en temáticas de seguridad y salud; esto, con ayuda de la ARL la cual es gratuita y se garantiza la certificación para cada empleado, por otra parte también ofrecen las capacitaciones grupales presenciales en las instalaciones de la empresa, siendo esta una ventaja para DUWEST COLOMBIA S.A.S. La ejecución del cronograma de capacitación debe ser supervisada por el profesional