TOTAL OBTENIDO:
4.7 ETAPA FINAL
4.7.1 Informar a los Involucrados una vez Alcanzado el Éxito (Actividad 13)
Hasta este momento la solución propuesta por el equipo ha sido manejada bajo un régimen de prueba. Cuando los resultados satisfagan por completo a sus participantes y a los principales involucrados, será necesario que la solución sea integrada de manera definitiva en la organización y que sus ahorros sean cuantificados, de ser posible, en términos monetarios.
Deberá convocarse a una junta a los principales interesados, incluyendo a la alta administración, en la cual el equipo deberá exponer los siguientes puntos:
- Breve reseña del problema en que se trabajó.
- Explicación del razonamiento hecho a partir de la información recolectada (análisis del problema y sus causas).
- Presentación de todas las posibles soluciones contempladas por el equipo. - Justificación de la selección de la solución implantada.
- Presentación de los resultados obtenidos (de ser posible traduciéndolos a términos monetarios).
- Cambios próximos a realizar en los estándares de la organización.
El equipo deberá mantenerse pendiente de cualquier observación hecha por los involucrados, la cual pudo haber escapado a su análisis. De ser el caso, evaluará si es necesario realizar un nuevo ajuste a la estrategia de solución antes de proceder a estandarizar el cambio en la organización.
Si se llegase a considerar pertinente realizar seguimientos posteriores a la estandarización del cambio, los mismos podrán extenderse por un período de seis meses a un año. Ello es útil para asegurarse que el problema no surja nuevamente.
Se considera importante que la organización piense en otorgar un reconocimiento especial al equipo por los resultados alcanzados. Tal y como lo menciona Kaplan et al (2005), la retribución con incentivos es un mecanismo poderoso para dirigir la atención del personal hacia los objetivos de la empresa. Se logra que los empleados centren su atención en los indicadores más cruciales para la estrategia (y a los que deben estar ligados los incentivos) y a su vez se proporciona una motivación extrínseca cuando los colaboradores y la organización consiguen alcanzar los objetivos deseados.
Según Evans et al (2008) los reconocimientos pueden ser monetarios o no monetarios. Menciona entre ellos bonos, paseos, artículos promocionales, prendas de vestir, tiempo libre, placas y certificados o una simple ceremonia de reconocimiento. La empresa deberá buscar que el reconocimiento tenga un valor simbólico que pueda inspirar a los empleados en el futuro.
Cualquiera que fuese la elección de la organización para reconocer el esfuerzo de los colaboradores, el sistema de recompensas deberá:
- Definir claramente la base mediante la cual se medirá el esfuerzo de los participantes (impacto en indicadores financieros y/o de calidad).
- Estar en función de las evaluaciones de desempeño que se hayan hecho al equipo. La Tabla 4.1 resume la evidencia a generar, las decisiones y las acciones a tomar en cada una de las actividades de la metodología propuesta.
En el Anexo 3, pueden revisarse las retroalimentaciones obtenidas de la metodología diseñada por parte del Gerente de Operaciones de la Zona Norte de Centro América y de un líder potencial de la planta de El Salvador, ambos colaboradores del grupo multinacional al que pertenece la empresa que inspiró la investigación. Una de las recomendaciones del líder potencial fue incluir tres ejemplos prácticos para cada una de las herramientas propuestas, lo cual no pudo realizarse por limitaciones de tiempo.
En la Tabla 4.2 se presentan los usos y algunas recomendaciones para cada una de las herramientas propuestas. En ésta, la columna “Escala de orden” representa la secuencia en que tienen que irse utilizando las herramientas. El hecho que dos herramientas posean el mismo número debe interpretarse como que se pueden utilizar simultáneamente o de manera alterna. Para aquellas herramientas en que el número de la escala de orden no se repite, su uso es muy recomendado.
Tabla 4.1. Resumen de evidencia a generar, decisiones y acciones para cada una de las actividades de la metodología propuesta
Asegurar apoyo de grupos de interés a la intervención
√Formatos de evaluación de líderes potenciales
√Matriz de priorización de áreas de interés para proyectos
√ Formatos de evaluación de la combinación de los miembros de posibles equipos
√Seleccionar al líder
√Definir objetivo del equipo
√ Seleccionar la mejor combinación de miembros para el equipo
Capacitar a los participantes √ Lista de asistentes No aplica
Generar ideas (posibles
problemas) √ Diagrama de afinidad de posibles problemas
√ Seleccionar un tema general de los que se identificaron con el diagrama de afinidad
√ Definir de manera preliminar el problema Definir claramente y clasificar el
problema √ Evidencia de uso del método del por qué
√Proponer un problema re-definido y clasificado
√ Deliberar si es recomendable enfocarse en este problema Recolectar información e
investigar el problema √ Evidencia de la información recopilada sobre el problema
√Identificar variables o conceptos de interés
√ Determinar instrumento de medición o de recolección de
información más adecuado
√ Definir responsables de recolectar la información Analizar el problema y sus causas
√Representaciones gráficas de la información recopilada
√Diagrama de causa y efecto
√ Diagrama de relaciones de causas reales
√ Separar causas aparentes y causas reales Diseñar estrategia para solución
del problema
√Diagrama de afinidad de posibles soluciones
√ Diagramas de análisis de soluciones √ Determinar una solución ganadora Estudiar costo – beneficio de
solución (si aplica)
√Evidencia de cálculos de factibilidad económica del proyecto
√ Autorización de la inversión √ Invertir o no en la solución propuesta por el equipo Generar plan de implantación √ Diagrama de Gantt o matriz de planeación √ Asignar actividades del plan a los miembros del equipo
Ejecución Implantar estrategia de solución √ Evidencia de la información recopilada √Analizar evolución del plan de implantación
√ Redefinir estrategia de solución de ser necesario Monitorizar resultados √ Evidencia de comparación de la información anterior y posterior a
la estrategia de solución √ Deliberar sobre resultados obtenidos
Hacer cambios necesarios √ Evidencia de comparación de la información anterior y posterior a
la estrategia de solución √ Ajustar estrategia original de solución
Etapa final Informar a los involucrados una vez alcanzado el éxito
√Evidencia de presentación de resultados a los interesados
√ Evidencia de estandarización del cambio
√ Considerar observaciones de los involucrados antes de estandarizar el cambio
Nota: La abreviatura "sem" en la columna "plazos" significa semanas Etapa inicial
Formulación de problemática
Proceso
Seguimiento
Decisiones a tomar / Acciones requeridas Evidencia a generar Actividad Etapa 2 sem 2 sem Plazos 2 sem 2 sem 2 sem
Tabla 4.2. Usos de las herramientas propuestas para cada una de las actividades de la metodología (actividades 1 a 5)
Ejemplos: hoja de recolección de datos continuos o medibles, hoja de recolección de datos discretos o contables, hoja de localización, lista de verificación 10
Recopilación de datos mediante un método sencillo y sistemático (formato)
Hoja de datos
Utilizar preguntas abiertas (que no presentan categorías u opciones de respuesta)
Entrevista Investigación de hechos, opiniones y actitudes 10
Formulación de problemática
Formulación de un conjunto de preguntas respecto a una o
más variables a medir 10
Utilizar preguntas cerradas (que presentan categorías u opciones de respuesta) Cuestionario
Actividad 5: Recolectar información e investigar el problema Proceso
Método del por qué
9 Enfocar esfuerzos en problemas tipo I inicialmente
Clasificación de problema según su tipo Selección de proyectos con mayor probabilidad de éxito
Buscar que el resultado de la redefinición del problema sea una connotación negativa 8
Redefinición de la declaración preliminar del problema Actividad 4: Definir claramente y clasificar el problema Comentarios 1 Etapa inicial
Formato de evaluación de líderes potenciales Selección del líder de la intervención
Escala de orden Uso
Herramienta Actividad
Sensibilización de los miembros sobre la importancia de los equipos de trabajo
Presentación "Equipos de trabajo" 4
Etapa
3 Priorización de tareas, actividades, elementos, productos,
problemas, entre otros, utilizando uno o más criterios
Matriz de priorización 2
Presentación puede ser modificada si el líder lo considera necesario
Presentación "Uso de metodología de intervención grupal para solución de problemas"
Actividad 1: Asegurar apoyo de grupos de interés a la intervención
Actividad 2: Capacitar
a los participantes Sensibilización de los miembros sobre la solución de
problemas y la metodología de intervención propuesta 5
Presentación puede ser modificada si el líder lo considera necesario
Útil para que la alta administración priorice objetivos de los equipos
Formato de evaluación de la combinación de los miembros de un equipo
Selección del equipo con mejor combinación de individuos para la ejecución de un proyecto
Revisar de manera crítica la organización de las ideas al finalizar su construcción
Generación masiva de ideas de un tema particular. Fomenta el pensamiento creativo entre los individuos
Lluvia de ideas 6 Evitar cualquier comentario hasta terminar la
fase de generación de ideas Actividad 3: Generar
ideas (posibles
problemas) Organización de información por grupos afines (usualmente
la recolectada en una lluvia de ideas) 7
Diagrama de Ishikawa Identificación de causas y sub-causas de un efecto 12
Actividad 11:
Monitorizar resultados Mismas que se utilizaron en actividad 5 y 6 Actualizar información Proceso
Etapa
Etapa final Ejecución
Seguimiento
Seguir lineamientos propuestos para junta de presentación de resultados
Actividad 13: Informar a los involucrados una vez
Matriz de planeación Definir qué, quién, dónde, por qué, cuándo y cómo para
cada una de las etapas del nuevo plan de implantación 19 Actividad 12: Hacer
cambios necesarios Actividad 10: Implantar
estrategia de solución Matriz de planeación
Definir qué, quién, dónde, por qué, cuándo y cómo para
cada una de las etapas del plan de implantación 18 Actividad 9: Generar
plan de implantación 18
Herramienta puede ser sustituida por un diagrama de Gantt
17
Comparar los valores calculados con los que la compañía requiere para aceptar invertir en un proyecto
Definir qué, quién, dónde, por qué, cuándo y cómo para cada una de las etapas del plan de implantación Matriz de planeación
Actividad 7: Diseñar estrategia para solución del problema
Técnicas varias de Ingeniería Económica (Valor Presente Neto, Tasa Interna de Retorno, Período de Recuperación de la Inversión)
Actividad 8: Estudiar costo - beneficio de solución
Estudio de factibilidad de un proyecto
Identificación de todos los posibles efectos de una solución (positivos y negativos) 16
Diagrama de análisis de solución Útil para identificar la mejor solución Diagrama de afinidad Organización de información por grupos afines (usualmente
la recolectada en una lluvia de ideas) 15
Revisar de manera crítica la organización de las ideas al finalizar su construcción
Lluvia de ideas Generación masiva de ideas de un tema particular. Fomenta el pensamiento creativo entre los individuos 14
Evitar cualquier comentario hasta terminar la fase de generación de ideas
Ordenamiento del impacto, influencia o efecto (de más a menos significativo) que tienen determinados elementos sobre un aspecto. Está basado en el principio de Pareto Diagrama de Pareto
Actividad 6: Analizar el problema y sus causas
11 Útil para identificación de los "pocos vitales" y "los muchos triviales"
Identificación de relaciones causales entre elementos (causas reales identificadas con el diagrama de Ishikawa)
Diagrama de relaciones 13 Enfocarse en trabajar en causas centrales Útil para comparar sectores de un conjunto de datos representado por un círculo
Comparación de la magnitud de dos o más cantidades 11 Gráfica de barras (histogramas)
Colocar el tiempo en eje horizontal. Útil también cuando se quiere mostrar cómo cambia una variable con respecto a otra
11 Manifestar la tendencia de una serie de datos en el tiempo
(con la ayuda de ejes ortogonales) Gráfico simple
Escala de
orden Comentarios Actividad Herramienta Uso
Visualización de la relación de los diferentes items que intervienen en una variable o tema de estudio
Diagrama de pastel 11