Investigación de incidentes.
La empresa debe establecer, implementar y mantener procedimientos para registrar, investigar y analizar incidentes para:
Que los colaboradores de la empresa tengan un entendimiento y aceptación de lo que constituye un incidente.
Los informes deben registrar todo tipo de incidentes que ocurran a los colaboradores sobre un periodo de tiempo.
Identificar la necesidad de una acción correctiva. Identificar oportunidades para una acción preventiva. Identificar acciones para la mejora continua.
Comunicar los resultados de tales investigaciones.
Se debe documentar y mantener los resultados de las investigaciones de los incidentes. Para ello se elaboró y se implementará los registros de notificación de ocurrencia de incidentes peligrosos y accidentes (ver anexo 33), registro de accidente de trabajo (ver anexo 34) y el reporte final de investigación de incidentes (ver anexo 35).
Para cumplir con este requisito de la norma se elaboró el Procedimiento para la Gestión de Incidentes y Accidentes (ver anexo 36) que se utiliza para informar, investigar y analizar los incidentes en la empresa. Todo accidente mortal e incidente peligroso deberá ser reportado a través de la página web del MTPE en un tiempo no mayor de 24 horas.
No conformidad, acción correctiva y preventiva.
Para el cumplimiento de este requisito se elaboró el Procedimiento de Gestión de las no Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas para corregirlas (ver anexo 37).
Para determinar si una observación es una no conformidad se deberá clasificarlas según su relevancia para el SGSSO. En tal sentido algunos ejemplos de estas no conformidades son los siguientes:
Los fallos ocurridos durante el establecimiento o la consecución de los objetivos en SST.
La existencia de documentación inapropiada o no actualizada.
El error en la definición de responsabilidades en SST o los producidos. Durante la comunicación interna o externa, en la identificación y evaluación de los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la organización, así como durante el registro de los incidentes ocurridos.
Las desviaciones producidas en la aplicación de los procedimientos de SST.
Dentro del procedimiento se explica el tratamiento que debe recibir las no conformidades, el cual tiene la siguiente metodología.
Figura N° 22: Proceso de tratamiento de no conformidades
Fuente: Manual práctico para la implantación del estándar OHSAS 18001
Control de registros.
Para el control de los registros del SGSSO de la empresa se elaboró el listado denominado Maestro de Control Documental y de Registros. Allí se encuentran la relación y codificación de los documentos y los registros del SGSSO, de tal manera que se tenga un control para poder identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y disponer los registros.
Debe mantenerse los registros para demostrar que la organización está haciendo funcionar su SGSSO de manera eficaz. Los registros que deberán ser considerados, como mínimo, para el cumplimiento de la norma OHSAS 18001 son los siguientes:
Registro de accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales e incidentes peligrosos.
Registro del Monitoreo de Agentes Físicos, Químicos, Biológicos, Psicosociales y Factores de Riesgo Disergonómicos (ver anexo 39).
Registro de Inspecciones Internas de SST (ver anexo 40). Registro de Estadísticas de SST (ver anexo 41).
Registros de Entrega de Equipos de Protección Personal o de Emergencia (ver anexo 42).
Registro de inducción, capacitación, entrenamiento y simulacro de emergencia. Registro Informe de auditorías (ver anexo 43).
Adicional a ello, también se deberá mantener registrado las actas de reunión de seguridad (Supervisor de SST- Representante de alta dirección), entre otros.
Dentro de este procedimiento se mantendrá los registros según lo establecido por la normativa legal vigente.
Auditoría interna.
Se elaboró el Procedimiento de Auditoría Interna (ver anexo 44), donde se dispone la programación anual de la auditoría interna que debe llevarse a cabo para identificar las oportunidades de mejora del SGSSO, teniendo en cuenta los resultados de las evaluaciones y auditorías previas en base a la norma OHSAS 18001:2007, el cual permita verificar el cumplimiento de los requisitos de la norma. También se debe cumplir con la auditoría en base a la Ley N° 29783 y su DS.005-2012 TR; ambos serán incluidos dentro del PASST, en el cual estará determinado la frecuencia de realización de las auditorías, los responsables y las fechas de las mismas.
En este procedimiento se detalla el alcance de estas auditorías, el cual incluye todas las actividades y áreas dentro de la empresa. En la implementación de este procedimiento se tomó en cuenta los siguientes puntos:
Comunicar la auditoría a las partes en forma oportuna.
Establecer y mantener un proceso para la selección de auditores y equipos auditores.
Proporcionar los recursos necesarios para el programa de auditoría. Planificar, coordinar y programar auditorías.
Asegurar que se controlen los registros de las actividades de auditoría. El proceso de auditoría interna comprende las siguientes etapas:
Preparación de la auditoría, en la cual se analizará su viabilidad, se seleccionará al equipo auditor, se establecerá el alcance, los criterios y objetivos de la auditoría, se comunicará la realización de la auditoría, se preparará los documentos de
trabajo y se elaborará los check list.
Realización de la auditoría: Se considerará los siguientes aspectos a revisar:
Figura N° 23: Aspectos a considerar en una auditoria
Fuente: Manual práctico para la implantación del estándar OHSAS 18001 Informe de auditoría: conlleva la presentación del informe de los resultados
obtenidos tras analizar las observaciones, entrevistas, check list y registros
del SGSSO e incluirá los objetivos y el alcance de la auditoria, el equipo auditor, la fecha y el lugar de auditoria, los documentos de referencias, los detalles de no conformidades detectadas y el grado de conformidad obtenido por el SGSSO.
Seguimiento de las No conformidades: se deberá implementar un plan de acción con las medidas correctivas propuestas para las no conformidades identificadas, se deberá determinar los responsables de la implementación y la fecha de ejecución de las mismas.