CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre C.P. Ma. Cristina Lucía González M. Dr. Héctor Senties Castella Dra. Ma.Elena Medina-Mora Icaza
Cargo- Puesto
Jefa del Departamento de Planeación y
Modernización Administrativa Director de Enseñanza Directora General
Firma
Fecha Abril,2015 Abril,2015 Abril,2015
4.
PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR Y COORDINAR EL APOYO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código INP/DG/DE/MP01
Dirección de Enseñanza Rev.1
Hoja: 2 de 5 4. Procedimiento para solicitar y coordinar el apoyo
logístico para la celebración de eventos.
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre C.P. Ma. Cristina Lucía González M. Dr. Héctor Senties Castella Dra. Ma.Elena Medina-Mora Icaza
Cargo- Puesto
Jefa del Departamento de Planeación y
Modernización Administrativa Director de Enseñanza Directora General
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Fecha Abril,2015 Abril,2015 Abril,2015
1.
PROPÓSITO
Solicitar y coordinar la logística a las Subdirecciones de Servicios Generales y de Recursos Materiales para el desarrollo de los eventos académicos autorizados por la Dirección General.
2.
ALCANCE
2.1 A nivel interno: Dirección General, Dirección de Administración, Subdirección de Recursos Materiales, Subdirección de Servicios Generales y Subdirección de Recursos Financieros. 2.2 A nivel externo: Proveedores de bienes y servicios requeridos para la celebración de eventos.
3.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS
3.1 La Dirección de Enseñanza será responsable de:
Someter aprobación de la Dirección General la relación de eventos a celebrarse durante el año.
3.2 La Dirección de Enseñanza a través de la Coordinación Administrativa será responsable de: Solicitar a las Subdirecciones de Recursos Materiales y Servicios Generales el apoyo para la
adquisición de bienes materiales y contratación de servicios, necesarios para la celebración de eventos.
Tramitar los pagos a los proveedores de bienes y servicios que se hagan por concepto de alimentación (pago de hospedaje de invitados a eventos, pagos de estímulos por ganadores de concursos, entre otros) de Recursos de Terceros.
3.3 Áreas de apoyo logístico: Subdirección de Servicios Generales, Subdirección de Recursos Materiales, Subdirección de Recursos Financieros y Unidad Contable de Apoyos Externos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código INP/DG/DE/MP01
Dirección de Enseñanza Rev.1
Hoja: 3 de 5 4. Procedimiento para solicitar y coordinar el apoyo
logístico para la celebración de eventos.
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Nombre C.P. Ma. Cristina Lucía González M. Dr. Héctor Senties Castella Dra. Ma.Elena Medina-Mora Icaza
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Modernización Administrativa Director de Enseñanza Directora General
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Fecha Abril,2015 Abril,2015 Abril,2015
4.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable No.
act. Actividad
Documento o anexo
Dirección General 1 Informa a la Dirección de Enseñanza el evento que se
llevará a cabo (Reunión de investigación, clausura de cursos, homenajes, simposios, conferencias, etc.) Dirección de
Enseñanza 2 Coordina con el Departamento Académico, de Capacitación y Educación Continua, de Diseño Gráfico, Audiovisual y Difusión Académica y con la Coordinación Administrativa, los requerimientos para el desarrollo del evento.
Dirección de Enseñanza (Coordinación Administrativa)
3 Elabora orden de servicio y memorándum de solicitud
de requerimientos necesarios, recaba firmas y envía a las Áreas de apoyo logístico.
Orden de servicio Memorándum Dirección de Enseñanza (Áreas de Apoyo Logístico)
4 Reciben orden de servicio, requisición de compra o
memorándum de necesidades de materiales o servicios, atienden las mismas e informan a la Coordinación Administrativa.
Dirección de Enseñanza (Coordinación Administrativa)
5 Solicita a las Áreas de apoyo logístico el seguimiento
para el trámite de los pagos de bienes y servicios.
6 Recibe materiales y entrega al área solicitante para su
seguimiento.
7 Supervisa la prestación del servicio solicitado el día del
evento.
8 Recaba la documentación soporte de comprobación de
gastos efectuados para la realización del evento, revisa que cumplan con los requisitos y turna para autorización de la Titular del Área.
Dirección de
Enseñanza 9 Recibe comprobantes de gastos y revisa. Procede: No. Regresa a la actividad 8.
Si. Continúa en la actividad siguiente.
10 Autoriza documentos y devuelve a la Coordinación
Administrativa. Dirección de
Enseñanza (Coordinación Administrativa)
11 Recibe comprobantes de gastos autorizados y entrega
a la Subdirección de Recursos Financieros y a la Unidad Contable de Apoyos Externos.
12 Recaba acuse de recibo y archiva.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código INP/DG/DE/MP01
Dirección de Enseñanza Rev.1
Hoja: 4 de 5 4. Procedimiento para solicitar y coordinar el apoyo
logístico para la celebración de eventos.
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Modernización Administrativa Director de Enseñanza Directora General
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Fecha Abril,2015 Abril,2015 Abril,2015
5.
DIAGRAMAS DE FLUJO
Memorandum Orden de servicio Dirección de Administración (Áreas de Apoyo Logístico) Dirección de Enseñanza (Coordinación Administrativa) Dirección General Dirección de EnseñanzaINICIO
Informa del evento que se llevará a
cabo. 1
2
3
Solicita los pagos de bienes y servicios. 5 Coordina los requerimientos para el desarrollo del evento. Elabora orden de servicio y memorandum y envía. Recibe materiales y entrega al área solicitante. 6 4 Reciben solicitud, atienden necesidades e informan. 7 Vigila la prestación del servicio durante el evento. 9 Recibe comprobantes y revisa. 11 Recibe comprobantes autorizados y entrega. 8 Recaba documentación y turna. Termino 12 Recaba acuse de recibo y archiva. ¿Procede? Si No 8 Autoriza documentos y devuelve. 10
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código INP/DG/DE/MP01
Dirección de Enseñanza Rev.1
Hoja: 5 de 5 4. Procedimiento para solicitar y coordinar el apoyo
logístico para la celebración de eventos.
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Elaboró Revisó Autorizó
Nombre C.P. Ma. Cristina Lucía González M. Dr. Héctor Senties Castella Dra. Ma.Elena Medina-Mora Icaza
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Fecha Abril,2015 Abril,2015 Abril,2015
6.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Documentos Código (cuando aplique)
Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de Psiquiatría Ramón de la Fuente
Muñiz. N/A
Reglamento Interior de la Secretaría de Salud. N/A Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Psiquiatría
Ramón de la Fuente Muñiz. N/A
7.
REGISTROS
Registros Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Expediente de la Subdirecciónde Recursos Financieros. 5 años
Dirección de Enseñanza (Coordinación
Administrativa) No aplica
8.
GLOSARIO DEL PROCEDIMIENTO
8.1 Evento: Actos que se realizan en el desarrollo de un procedimiento de contratación.
8.2 Servicio: Acción de realizar un trabajo para el cual se contrata a una persona física o moral.
9.
CAMBIOS DE VERSIÓN EN EL PROCEDIMIENTO
Número de Revisión
Fecha de la
actualización Descripción del cambio
1 Abril 2015 Se actualizó formato de acuerdo a la Guía Técnica emitida por la DGPOP en 2013.
10.
ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código INP/DG/DE/MP01
Dirección de Enseñanza Rev.1
Hoja: 1 de 7 5. Procedimiento para la solicitud de apoyos económicos a
la industria farmacéutica
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Nombre C.P. Ma. Cristina Lucía González M. Dr. Héctor Senties Castella Dra. Ma.Elena Medina-Mora Icaza
Cargo- Puesto
Jefa del Departamento de Planeación y
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Fecha Abril,2015 Abril,2015 Abril,2015