1. EL PROBLEMA
4.4. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
4.4.2. Fase 2 Elaboración del Manual de Funciones, Políticas y Procedimientos
4.4.2.1. Manual de Procedimientos y Políticas contables de la empresa Electrohogar
Cuando existe un manual de procedimientos bien diseñado, todas las áreas trabajan en unión con una mejor información para la toma de decisiones.
Por esta razón quiero proporcionar a la empresa un manual de procedimientos y políticas contables que ayuden a que dicha información sea eficiente.
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FLUJO Act. Dcto. PROCEDIMIENTO POLÍTICA RESPONSABLE SOPORTE
X Cliente solicita
producto Brindar la máxima satisfacción al cliente. Cliente X X X Actualiza datos de cliente o ingreso de nuevo.
Solicitar los datos del cliente para ingresarlo en la Base
de datos del la empresa. Auxiliar de Ventas X Cliente solicita crédito
Para la otorgación de créditos la empresa maneja con una serie de requisitos, y deben ser aprobados por la
gerencia para su aprobación.
Auxiliar de Ventas
X
Los plazos de crédito tienen un tope máximo de 15 meses y un minimo de 3, los cuales son otorgados de acuerdo al monto y previa aprobacion del gerente. X
X X Emite comprobante Auxiliar de Ventas Factura de Venta X
Sumilla factura y respaldos que garantizan crédito
Todo Documento debe tener la firma del cliente. Cliente Factura de Venta X Solicita mercadería a
Bodega Auxiliar de Bodega Factura de Venta X X Entrega mercadería,
sumilla documentos Auxiliar de Bodega Factura de Venta X Registra salida de
mercadería Auxiliar de Bodega Kardex X X Elabora Registro de
Ventas Auxiliar de Ventas
Reporte de Ventas, Facturas de venta X X
Auxiliar Contable
Auxiliar Contable Asientos Contables, Saldo Cuentas por Cobrar
Pág:
1.
Antes que la mercadería salga del almacen esta debe ser revisada y comparada con la Factura, en el cual se
verificaran las series, codigos y marcas. Al finalizar la jornada el Auxiliar de ventas entrega al auxiliar contable un reporte de ventas en efectivo y a crédito del día con sus respectivos documentos
Órden de Pedido
Elaborado por:
Tlga. Diana Mendoza
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS CONTABLES
ELECTROHOGAR
Entrega a contabilidad para su registro y
archivo
Antes de otorgar un crédito se verificara en la base de datos del cliente y en la central de riesgos para conocer
mantiene obligaciones pendientes.
PROCESO DE VENTAS A CRÉDITO
Vendedor solicita autorizacion para
crédito.
Gerente-Jefe Comercial Órden de Pedido Para realizar la venta se verificará si el artículo
solicitado existe en stock para lo cual se solicitará información de Bodega.
Consulta existencia Auxiliar de Ventas Órden de Pedido
Todo documento debe ser archivado cronológicamente.
Aprobado por: N S I F S N
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FLUJO Act. Dcto. PROCEDIMIENTO POLÍTICA RESPONSABLE SOPORTE X Solicita producto Brindar la máxima satisfacción al cliente. Cliente
X X Consulta existencia
Para realizar la venta se verificará si el artículo solicitado existe en stock para lo cual se solicitará
información de Bodega
Auxiliar de bodega Órden de Pedido
X Verifica Existencia
Si no dispone de la mercadería que solicita el cliente se procede a registrar el pedido para considerarlo en la
próxima requisicion de mercadería
Auxiliar de bodega Órden de Pedido
X
Actualiza datos de cliente o ingreso de
nuevo.
Solicitar los datos del cliente para ingresarlo en la Base
de datos del la empresa. Auxiliar de ventas Órden de Pedido X X Realiza Factura
Si el monto de la venta es considerable se otorgarán descuentos, conforme a una tabla otorgada por la
gerencia y previa autorización de la misma.
Auxiliar de ventas Factura de Venta
X
Cliente cancela con dinero en efectivo o
cheque
Jefe Comercial Factura de Venta
X Recibe dinero o cheque Factura de Venta X X Entrega comprobante
de pago y factura
Factura de Venta, Comprobante de Ingreso X Sumilla factura Todo documento debe tener la firma del cliente. Cliente Factura de Venta
X Solicita mercadería a
bodega Auxiliar de bodega Factura de Venta X X Entrega mercadería y
sumilla documentos. Auxiliar de Bodega Factura de Venta X X Registra Salida de
mercadería Auxiliar de Bodega Kardex
X Elabora registro de ventas
Al finalizar la jornada el auxiliar de Ventas entrega al auxiliar contable un reporte de ventas en efectivo y a crédito del día con sus respectivos documentos
Auxiliar de ventas Registro de Ventas, Facturas, cheques, efectivo, comprobantes de ingreso X Auxiliar de ventas X X Entrega a contabilidad para su registro y archivo
Todo documento debe ser archivado cronológicamente Auxiliar Contable Asientos contables, Saldo en caja y Bancos
Pág:
2
Auxiliar de ventas, Auxiliar Contable Para la recepción de pago con cheque debe ser
autorizado por el Jefe Comercial- Gerente
ELECTROHOGAR
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Tlga. Diana Mendoza
Antes que la mercadería salga del almacén esta debe ser revisada y comparada con la factura, en el cual se
verificaran las series, códigos y marcas.
Elaborado por: Aprobado por:
PROCESO DE VENTAS AL CONTADO
I
N S
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FLUJO Act. Dcto. PROCEDIMIENTO POLÍTICA RESPONSABLE SOPORTE X
Solicita informe de existencias mínimas y
máximas de la mercadería
Presentar informe de existencias mínimas y máximas
para realizar adquisición de mercadería Auxiliar de bodega Reporte de existencias
X Solicita proformas Realizar cotizaciones con proformas de distintos
proveedores para comparar precios. Auxiliar de compra Cotizaciones X Compara calidad y
precios
Realizar cotizaciones con proformas de distintos
proveedores para comparar precios. Auxiliar de compra Cotizaciones Antes de adquirir cualquier mercadería se deberá llenar
una orden de compra que deberá ser autorizado por el jefe comercial y analizado con el Gerente.
Jefe comercial Orden de Compra Informar sobre los descuentos, forma y facilidad de
pago por la compra de mercadería. Jefe comercial Orden de Compra
X Verifica pedido de Mercadería
En caso de no existir la cantidad de mercaderia
requerida dejar pendiente para proxima requisición. Proveedor Orden de Compra
X Recibe mercadería
Verificar la mercadería recibida con el detallado en la factura (Calidad, precio y cantidad), y registrar en
Kardex
Auxiliar de compra,
Auxiliar de bodega Facturas X Registra ingreso de
mercadería
El auxiliar de bodega debe registrar el ingreso de
mercadería en el Kardex, para autualizar existencias. auxilliar de bodega Kardex
X X Realiza retención Auxilar contable
X Realiza cheque Auxilar contable
X X Elabora registro de compras
El auxiliar de compra debe entregar al auxiliar contable
un registro diario de compras al contado y a credito. El auxiliar contable debe realizar los asientos contables al
momento de efectuar la transacción
Auxiliar de compras Registro de compras
X Registro y archivo de documentos
Todo documento debe ser archivado en orden
cronológico Auxiliar contable Asientos contables Pág:
3
Elaborado por: Aprobado por:
Facturas, Retenciones
PROCESO DE COMPRAS DE MERCADERÍA AL CONTADO
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X Solicita mercadería
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Los Comprobantes deben ser entregado al momento de sucitada la transacción o un plazo no mayor a 5 dias
según lo establece en el Art. 50 de la LRTI. Descontar valores de rentenciones para la elaboración
del cheque
S N
I
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FLUJO Activ. Dcto. PROCEDIMIENTO POLÍTICA RESPONSABLE SOPORTE
X
Solicita informe de existencias mínimas y
máximas de la mercadería
Presentar informe de existencias mínimas y máximas
para realizar aquisición de mercadería Auxiliar de bodega Reporte de existencias
X Solicita proformas Realizar cotizaciones de distintos proveedores para
comparar precios, mínimo 3. Auxiliar de compras Cotizaciones X Compara calidad y
precios
Realizar cotizaciones con proformas de distintos
proveedores para comparar precios. Auxiliar de Compras Cotizaciones Antes de adquirir cualquier mercadería se deberá llenar
una orden de compra que deberá ser autorizada por el Gerente.
Gerente, Jefe comercial Orden de compra
Informar sobre los descuentos, forma y facilidad de
pago por la compra de mercadería. Jefe comercial Orden de compra X En caso de no existir la cantidad de mercaderia
requerida dejar pendiente para proxima requisición. Proveedor Orden de compra
X Verificar la mercadería recibida con el detallado en la
factura (Calidad, precio y cantidad), Auxiliar de bodega Factura
X X Registra ingreso de mercadería
El auxiliar de bodega debe registrar el ingreso de
mercadería en el Kardex, para autualizar existencias. Auxiliar de bodega Kardex
X X Entrega factura para su control y archivo
Entregar la factura a contabilidad para su respectivo
archivo y posterior pago Auxiliar de bodega Factura
X X Realiza Retención y entrega
Realizar y entregar retenciones durenate los límites
establecidos según el rt. 50 de la LRTI. Auxilar contable Comprobante de retención
X X Elabora el registro de compras
El auxiliar de compras debe presentar al auxiliar de bodega un registro de las compras que han sido
realizadas ya sean al contado o a credito.
Auxiliar de compras Registro de Compras
X X Recibe facturas para su
registro y control. Auxiliar contable
Factura, copia comprobantes de
retención
X Archivo de documentos Auxiliar contable
Asientos contables, saldo cuentas por pagar
proveedores
Pág:
4
Elaborado por: Aprobado por:
ELECTROHOGAR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS CONTABLES
PROCESO DE COMPRAS DE MERCADERÍA A CRÉDITO
X
Solicita mercadería y verifica pedido de
mercadería
Recibe mercadería
Tlga. Diana Mendoza
El auxiliar de compra debe entregar al auxiliar contable
un registro diario de compras al contado y a credito. El auxiliar contable debe realizar los asientos contables al
momento de efectuar la transacción
S
N
I
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FLUJO Act. Dcto. PROCEDIMIENTO POLÍTICA RESPONSABLE SOPORTE
X X Entrega Informe de cartera
El responsable de emitir el informe de las facturas
vencidas y su recaudo será el auxiliar contable. Revisar diariamente las facturas vencidas
Auxiliar Contable Informe de cartera de clientes
X X Recibe informe de
cartera Jefe financiero
Informe de cartera de clientes
X Revisar Informe de
cartera Jefe financiero
Informe de cartera de clientes X Entrega informe de
cartera
Informar a los clientes 2 días antes de la fecha de
vencimiento del crédito. Jefe financiero
Informe de cartera de clientes
X X Recibe informe de cartera
Analiza cartera de clientes para conceder próximos
creditos. Jefe comercial
Informe de cartera de clientes
X X Recibe informe de cartera
Cualquier tipo de cobro deberá estar respaldado por el
correspondiente comprobante de ingreso. Auxiliar de ventas Comprobante de ingreso
X X Recauda dinero Cada vendedor debe presentar diariamente un informe de
los cobros realizados. Auxiliar de ventas
Registro de Cobro de Cartera
X Entrega dinero y comprobantes
Todo comprobante de ingreso debe estar firmado por el
cliente Auxiliar Contable
X X Entrega Comprobantes de cobro para su registro y control. Auxiliar Contable X Recibe Comprobantes
para su archivo Auxiliar Contable
Asientos contables, saldo de cuentas por cobrar
Pág:
5
Elaborado por: Aprobado por:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS CONTABLES
PROCESO DE COBRO DE CLIENTES
El Jefe Financiero debe gestionar los cobros de la empresa
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Los comprobantes de ingreso deben mantener la secuencia numérica , para su registro y control diario
Registro de Cobro de Cartera
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FLUJO Act. Dcto. PROCEDIMIENTO POLÍTICA RESPONSABLE SOPORTE
X X Entrega informe de cuenta por pagar
El auxiliar contable será el responsable de emitir un informe de los cuentas por pagar y comunicar el
vencimiento, para su respectivo pago.
Auxiliar contable Informe de cartera de cuentas por pagar
X Revisa la cartera de
cuentas por pagar. Jefe financiero debe gestionar los pagos de la empresa Jefe Financiero
Informe de cartera de cuentas por pagar
X Entrega informe de
cuenta por pagar
Los términos de pago para Proveedores son 60 días y 30 días, ambos pagos serán contados a partir de la fecha de recepción de la factura en nuestras instalaciones y una
vez receptada la mercadería.
Jefe Financiero Informe de cartera de cuentas por pagar
X Autoriza pago a
proveedores
Todos los proveedores deben registrarse en la base de datos de la empresa.
Gerente- Jefe Financiero
Informe de cartera de cuentas por pagar
Elabora cheques Los pagos a proveedores se realizara los días jueves. Auxiliar contable
X X Firma cheques Los comprobantes de retención serán descontados el
mismo día la recepción de la facttura. Auxiliar contable
X
Entrega cheques , comprobantes de retención y pago.
Todo pago realizado por la empresa debe estar
sustentado por un comprobante de egreso. Auxiliar contable
X X
Recibe pago y comprobantes sumillados
Los comprobantes de egreso deben estar firmados y sumillados con el sello de la empresa proveedora para
sustentar el pago.
Proveedor
X X Registra y archiva documentos
Todo pago a realizar debe estar aprobado por la
gerencia. Auxiliar contable
Saldo cuentas por pagar, asientos contables
Pág:
6
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS CONTABLES
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PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES
Cheque, comprobante de Egreso
I
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FLUJO Act. Dcto. PROCEDIMIENTO POLITICA RESPONSABLE SOPORTE
X
Solicita reposición de
caja chica
Se establece un fondo de caja chica por $200,00
Auxiliar contable
Informe de reposición de
Caja chica
X
X
Revisa documentos
debidamente
justificados
El dinero se destina solo para gastos de contingencia
Contador
Informe de Reposición de
Caja chica
X
Autoriza pago
Los comprobantes de gasto deben estar debidamente
sustentados
Contador
Cheque
X
Realiza Cheque
Jefe Financiero
Cheque
X
X
Recibe cheque
Auxiliar Contable
Cheque
X
Registra transacción
Se contabiliza el reembolso de caja chica
Auxiliar contable
Asientos contables
Pág:
7
Elaborado por: Aprobado por:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS CONTABLES
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PROCESO DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
El reembolso de dinero se los realizara cuando el
responsable lo solicite y deben estar firmados como
constancia de verificación
I
139
FLUJO Act. Dcto. PROCEDIMIENTO POLÍTICA RESPONSABLE SOPORTE
X X Solicita devolución de
mercadería Cliente Factura
X X Revisa mercadería
devuelta Jefe Comercial Factura
X Entrega mercadería mal
estado Jefe Comercial Factura
X X
Recibe y Registra en Kardex el ingreso de
Mercadería
Auxiliar de bodega Kardex
X X Realiza el Comprobante
de Nota de Credito Auxiliar contable Nota de Crédito
X X
Entrega y firma comprobante de Notas
de Crédito
Cliente Nota de Crédito
X X Registra y archiva
Comprobante Auxiliar contable Asiento contable
Pág:
8
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS CONTABLES
Toda devolucion de mercadería debe ser recibida bajo las condiciones de garantía de cada artículo.
No se entrega dinero por concepto de devolucíon, solo por mercadería del mismo valor o que compense dicho monto, solo en casos extremos en que el cliente haya
detectado fallas al momento de realizar la compra.
PROCESO DE DEVOLUCIÓN EN VENTAS
Tlga. Diana Mendoza
I
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FLUJO Act. Dcto. PROCEDIMIENTO POLÍTICA RESPONSABLE SOPORTE
X Solicitar devolución de
mercadería Auxiliar de bodega Factura
X Comunica motivos de
devolución Jefe Comercial Factura
X Envía mercadería en
mal estado
Notificar al proveedor sobre la devolución de
mercadería Jefe Comercial Factura
X Recepta devolucíon de mercadería en mal estado Proveedor X Emite comprobante de
Nota de crédito Proveedor
X X Descuenta valor en
cuentas por pagar Proveedor Nota de crédito
X X Recibe comprobante Jefe Comercial Nota de crédito
X X Entrega comprobante Auxiliar de bodega Nota de crédito
X X Descuenta mercadería Auxiliar de bodega Kardex
X X Registra y Archiva Comprobantes
Afectar en las cuentas por pagar la devolución de
mercadería. Auxiliar Contable Asiento contable
Pág:
9
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS CONTABLES
Para realizar devoluciones de mercadería verificar la
fecha de compra y el número de factura. Informar sobre fallas encontradas en la mercadería
PROCESO DE DEVOLUCIÓN EN COMPRAS
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Realizar la afectación en cuentas pendientes de pago con el proveedor
El auxiliar de bodega debe registrar la devolución de mercadería.
I
141
FLUJO Act. Dcto. PROCEDIMIENTO POLÍTICA RESPONSABLE SOPORTE
X Analiza y clasifíca información Auxiliar de Recursos Humanos X X Registra ingresos obtenidos por concepto
de horas extras, comisiones u otras
bonificaciones
Revisar todos los ingresos obtenidos en el mes por el trabajador
Auxiliar de Recursos Humanos
X X
Registra egreso por concepto de anticipos de sueldos , préstamos
quirografarios, hipotecarios, u otros.
Descontar valores por concepto de anticipos y prestamos mensualmente.
Auxiliar de Recursos
Humanos Vales de caja
X Revisa información Entregar información al jefe adminstrativo para su
revisión Jefe Administrativo Nomina de Pagos
X Corrige información Auxiliar de Recursos
Humanos Nomina de Pagos
X Envia a Financiero Jefe Financiero Nomina de Pagos
X X Firma Nómina Contador Nomina de Pagos
X X Realiza Comprobantes
de egreso y cheques El pago de sueldos será cancelado mediante cheque. Auxiliar Contable Cheques
X X Contabiliza y archiva la
Nómina de Pagos Entregar rol de pagos a cada trabajador Auxiliar Contable Asiento contable
Pág:
10.
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ELECTROHOGAR
Entregar nomina a financiero para autorizar pagos
PROCESO DE NÓMINA DE EMPLEADOS
Registro de asistencia, Horas Extras, comisiones
Tlga. Diana Mendoza
I
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FLUJO Act. Dcto. PROCEDIMIENTO POLÍTICA RESPONSABLE SOPORTE
x Analiza y clasifíca información
Toda la informacion debe ser registrada a la medida que se realiza cada transacción
libro caja, libro banco, libro de Inventarios,Registro de compras; ventas, otros. x Registra libros
Auxiliares Auxiliar Contable Libro diario x Genera Comprobantes
contables Debe revisar la informacion antes de enviar al contador Auxiliar Contable Libro diario x x Revisa Libro Diario Contador Libro diario
x x Actualiza y corrige
informes Auxiliar Contable Libro diario
x x Firma Informe Diario Todo registro deben estar sumillados por los
responsables Contador Libro diario
x x Revisa Libro Mayor Auxiliar Contable Libro Mayor
x x Cruza saldos auxiliares
y cuentas de control Auxiliar Contable Libro Mayor
x x Registra saldos Auxiliar Contable Libro Mayor
x x Realiza ajustes de las
cuentas Auxiliar Contable Libro Mayor x Revisa cuentas y de
cierre
Revisar si todos los saldos de la cuentas del debe son
iguales haber. Confirmando el principio de partida doble Auxiliar Contable Balance de comprobación
x x Elaboración de Estados Financieros
Elabora los estados financieros conforme a la informacion que arroja cada uno de los libros contables y conforme a las normas y principios contables vigentes.
Contador
Estados Financieros ( Balance general, Estado de Resultados, Estado de Flujos, Estado de Evolución del Patrimonio, y notas).
Pág:
11
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CICLO CONTABLE
En caso de errores encontrados envia a corregir informes
Tlga. Diana Mendoza
Realiza el regsitro de todos los libros contables para entregar al contador y formular los estados financieros
de la empresa.
I
143 4.4.3. Fase 3. Proceso Contable