Modelos de IN

La Inteligencia de Negocios ayuda a los gerentes a tomar mejores decisiones más rápidamente en los niveles estratégicos y operativos. Normalmente se analizan datos provenientes de muchas fuentes. El análisis conduce a ideas, muchas de ellas pequeñas, y se espera que unas cuantas grandes. Estas ideas sugieren maneras de mejorar el negocio cuando se actúa sobre ellas; estas ideas pueden ser medidas para ver si funcionan. Estas mediciones también proveen más datos para el análisis, y el ciclo comienza de nuevo. Este es el modelo de progresión al que Vitt et al. (2003) llamaron ciclo de Inteligencia de Negocios y se muestra en la figura 4.1. INTELIGENCIA DE NEGOCIOS ID_E A AN ÁL ISIS A C C IÓ N M ED ICI Ó N INTELIGENCIA DE NEGOCIOS ID_E A AN ÁL ISIS A C C IÓ N M ED ICI Ó N

Figura 4.1 El ciclo de Inteligencia de Negocios [Vitt et al., 2003]

• Análisis: es un proceso de filtrado basado en nuestra comprensión básica y por las suposiciones de cómo nuestro negocio opera, incluyendo, por ejemplo, lo que es importante para nuestros clientes, proveedores y empleados; cuales son los factores que afectan el costo y la calidad de los productos; y qué sucedería si aumentamos el precio de venta de nuestros productos. El primer paso del ciclo de la Inteligencia de Negocios es hacer y responder muchas preguntas rápidamente, convencionales y no convencionales. Esto es lo que el análisis real significa, la autonomía de

tener curiosidad y hacer cientos de preguntas simples hasta que consigamos una pregunta brillante.

• Ideas: existen ideas operacionales, como descubrir la causa de las varianzas de precio en una compra de mercancía especializada; y hay ideas estratégicas como por ejemplo, la mejor manera de ganar suscriptores de telefonía celular es regalar el teléfono y cobrar solamente por el servicio. La idea es el producto del análisis amplio, sin restricciones nacido de preguntas que sólo el ser humano se puede hacer –el descubrimiento de patrones que solamente los humanos pueden reconocer como útiles. La Inteligencia de Negocios bien organizada nos conduce a las ideas, pero también nos provee de datos claros, patrones, lógica, reportes, gráficos, algoritmos de cálculo, y otros análisis y herramientas de presentación para ayudarnos a vender la idea.

• Acción: ésta se conecta con el ciclo de IN a través del proceso de toma de decisiones. La acción es lo que sigue a una mejor y más rápida toma de decisiones proporcionada por la IN. Las decisiones bien fundamentadas (decisiones apoyadas en un buen análisis y sus conclusiones) proporcionan una motivación extra al que emprende la acción. Un despliegue rápido de las conclusiones obtenidas a través de la IN mejora los tiempos de la fase de acción.

• Medición: a través de una mejor recopilación de la información y una mayor frecuencia en la generación de informes que la IN proporciona, resulta posible medir los resultados de la compañía en comparación con los estándares cuantitativos, con la finalidad de desembocar en un nuevo ciclo de análisis, ideas y acciones correctivas. La IN permite fijar los estándares y

bechmarks para hacer un seguimiento de los resultados y proporcionar realimentación en cada área funcional del negocio, utilizando unas métricas más amplias que las medidas financieras tradicionales.

Otro modelo de Inteligencia de Negocios es el propuesto por Turban et al. (2004), el cual funciona como se muestra en la figura 4.2.

Figura 4.2 Cómo funciona la IN [Turban et al., 2004]

Acorde al modelo de la figura 4.2, datos crudos operacionales son almacenados usualmente en bases de datos corporativas. Un data warehouse

puede relacionar toda la información mediante tablas y cubos de datos. Algunos

data warehouses tienen un link dinámico o estático a las bases de datos. Utilizando software de IN el usuario puede hacer búsquedas, pedir reportes ad hoc

y llevar a cabo otros análisis. Los resultados a las peticiones pueden ser reportes, predicciones, alertas y presentaciones gráficas. Estos pueden ser diseminados a los tomadores de decisiones en la empresa. Aplicaciones más avanzadas de la IN incluyen salidas como modelación financiera, presupuestos, colocación de recursos e inteligencia competitiva. Los sistemas avanzados de IN incluyen componentes como modelos de decisiones, análisis de desempeño de negocios, métricas, herramientas de reingeniería, etc. (Turban et al., 2004).

De acuerdo a Moss y Atre (2005), los proyectos de IN son organizados de acuerdo a las seis etapas comunes para cada proyecto de ingeniería. En cada etapa, ciertos pasos son llevados a cabo a través del curso del proyecto hasta

completarlo. La Guía de la IN describe 16 pasos de desarrollo entre estas etapas, como se muestran a continuación.

Etapa de Justificación

Paso 1: Asesoría del caso del negocio

Se define el problema o la oportunidad del negocio y se propone la solución de la IN. Todos los lanzamientos de aplicaciones de IN deben ser justificados en costo y deben definir claramente los beneficios de resolver un problema de negocio o tomar ventaja de una oportunidad de negocio.

Etapa de Planeación

Paso 2: Evaluación de la Infraestructura de la Empresa

Algunos componentes de infraestructura deben estar colocados antes de que se lance el primer proyecto de IN. Otros componentes de infraestructura tendrán que ser desarrollados a través del tiempo como parte de los proyectos de IN. La infraestructura de una empresa tiene dos componentes:

1. Infraestructura técnica, que incluye hardware, software, middleware, sistemas de administración de base de datos, sistemas operativos, componentes de redes, repositorios de meta datos, utilidades, entre otros. 2. Infraestructura no técnica, que incluye estándares de meta datos,

estándares para etiquetar los datos, modelos lógicos de datos, metodologías, guías, procedimientos de pruebas, procesos del control de cambio, procedimientos para detalles de administración y disputa de resolución de problemas, entre otros.

Paso 3: Planeación de Proyecto

Los proyectos de soporte a la decisión de IN son extremadamente dinámicos. Cambios en el enfoque, personal, presupuesto, tecnología, representación del negocio y promotores pueden impactar severamente en el éxito del proyecto. Por ello, la planeación de un proyecto debe ser detallada, y el progreso actual debe ser vigilado de cerca y reportado.

Etapa de Análisis del Negocio

Paso 4: Definición de los Requerimientos del Proyecto

Administrar el alcance del proyecto es una de las tareas más difíciles de proyectos de IN para el soporte a la toma de decisiones. El deseo de tener todo a la mano es difícil de lograr, pero lograr ese deseo es uno de los aspectos más importantes de la negociación de requerimientos para cada entregable. Los

equipos de proyecto deberán esperar estos requerimientos para cambiar a través del ciclo de desarrollo mientras el personal del negocio aprende acerca de las posibilidades y limitaciones de la tecnología de la IN durante el proyecto.

Paso 5: Análisis de Datos

El más grande reto de los proyectos de IN para el soporte a la toma de decisiones es la calidad de los datos fuente. Los malos hábitos son desarrollados por décadas y son difíciles de romper, resultando en daños costosos en dinero y tiempo para solucionarlo. Además, el análisis de datos en el pasado era confinado a una sola línea de negocio y nunca era consolidada o reconciliada con otras perspectivas en la organización. Este paso toma un gran porcentaje de tiempo en la agenda del proyecto.

Paso 6: Aplicación Prototipo

El análisis de los entregables funcionales, que suelen ser llamados sistemas de análisis, se hace efectivamente mediante prototipos para que pueda ser combinado con el diseño de aplicaciones. Las nuevas herramientas y lenguajes de programación permiten a los desarrolladores a aprobar o desaprobar una idea rápidamente. Los prototipos también permite a la gente del negocio a ver el potencial y los límites de la tecnología, lo que les da la oportunidad de ajustar el requerimiento de sus proyectos y sus expectativas.

Paso 7: Análisis del Repositorio de Meta Data

El tener más herramientas significa tener más meta datos técnicos en adición a los meta datos del negocio. Los meta datos técnicos requieren ser mapeados a los meta datos del negocio, y los meta datos deben ser almacenada en un repositorio de meta datos. Los repositorios de meta datos pueden ser comprados o construidos. En cualquier caso, los requerimientos para el tipo de meta datos a capturar y almacenar, deben ser documentados en un modelo lógico. Además, los requerimientos para entregar datos a la comunidad del negocio deben ser analizados.

Etapa de Diseño

Paso 8: Diseño de la Base de Datos

Una o más bases de datos almacenarán los datos del negocio de forma detallada o agregada, dependiendo de los requerimientos de reporteo del la comunidad del negocio. Los esquemas de diseño deben compaginar con los requerimientos de acceso a la información de la comunidad del negocio.

Paso 9: Diseño del Proceso de Extracción/Transformación/Carga (ETL)

El proceso de ETL es el proceso más complicado del proyecto de IN para el apoyo a la toma de decisiones. También es el menos glamoroso. Las ventanas del proceso de ETL son pequeñas; a pesar de los datos fuente, la ejecución y la limpia de programas usualmente requieren de mucho tiempo.

Paso 10: Diseño del Repositorio de Meta Datos

Si un repositorio de meta datos es comprado, deberá ser armado con características que fueron documentadas en el modelo lógico pero están incluidas en el producto. Si un repositorio de meta datos es construido, la decisión debe dirigirse a si el diseño de la base de datos será de entidad-relación u orientado a objetos. En cualquier caso, el diseño debe cubrir los requerimientos del modelo lógico.

Etapa de Construcción

Paso 11: Desarrollo del Proceso de Extracción/Transformación/Carga

Existen muchas herramientas disponibles para el proceso ETL, algunas sofisticadas y otras simples. Dependiendo de los requerimientos para la limpieza y transformación de datos del paso 5, análisis de datos, diseño del ETL del paso 9, una herramienta determinada de ETL puede no ser la mejor solución. Frecuentemente se requiere un preproceso de datos y detallar las capacidades extendidas de la herramienta para ETL.

Paso 12: Desarrollo de Aplicación

Una vez que los prototipos han llenado los requerimientos funcionales, puede comenzar el verdadero desarrollo de las aplicaciones de acceso y análisis. El desarrollar las aplicaciones puede ser sólo cuestión de terminar un prototipo operacional o puede involucrar un desarrollo utilizando diferentes herramientas de acceso y análisis. En cualquier caso, las actividades para el desarrollo de aplicaciones finales son desarrolladas en paralelo con las actividades del desarrollo del ETL y el repositorio de meta datos.

Paso 13: Minería de Datos

Muchas organizaciones no utilizan el ambiente extendido de la IN. Las aplicaciones de IN a veces se limitan a reportes preprogramados, y algunos son sólo reemplazos de antiguos reportes. La verdadera ganancia viene de la información escondida en los datos de la organización que puede ser descubierta con herramientas de minería de datos.

Paso 14: Desarrollo del Repositorio de Meta Datos

Si se toma la decisión de construir un repositorio de meta datos en lugar de comprarlo, un equipo por separado usualmente se encarga del proceso de desarrollo. Esta actividad se vuelve un sub-proyecto variable en el proyecto de la IN.

Etapa de Despliegue

Paso 15: Implementación

Una vez que se han probado todos los componentes de las aplicaciones de IN, se integran las bases de datos y las aplicaciones. Se agenda el entrenamiento del personal y otros inversionistas que utilizarán las aplicaciones de IN y los repositorios de meta datos. Comienzan las funciones de soporte, como son la operación del help desk, mantenimiento de las bases de datos, ejecución de tareas del ETL, monitoreo de la eficiencia y calibración de las bases de datos.

Paso 16: Liberación Evaluada

Con el concepto de liberación de aplicaciones, es muy importante beneficiarse de las lecciones aprendidas de viejos proyectos. Cualquier fecha de entrega perdida, exceso de costos, disputas y soluciones deben ser examinadas y deben de realizarse procesos de ajuste para las próximas liberaciones de aplicaciones. Cualquier herramienta, técnica, guía y proceso que no fueron de ayuda deberán ser reevaluados y ajustados, hasta posiblemente descartados.

Estos pasos se pueden realizar en paralelo en algunos casos; sin embargo, debido a una progresión natural de un paso a otro, existen ciertas dependencias entre los pasos que hay que cuidar.