2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la
3.1.5 Objetivo específico 2 Desarrollo del Manual de Descripción de Cargos
“EMPRESA “COELEC S.C.”
PERFIL DE CARGO PORCOMPETENCIAS
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MANUAL DE
DESCRIPCIÓN DE
CARGOS POR
COMPETENCIA PARA
LA EMPRESA COELEC
S.C
EMPRESA “COELEC S.C.”
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Revisado: 01 02 2016 No. de Página Aprobado: 23 02 2016 2 3 de 50 ÍNDICE O CONTENIDO CONTENIDO PÁGINAS Índice o Contenido 2 Prólogo o Introducción 3 Direccionamiento Estratégico 4 Antecedentes históricos 6 Base legal 7 Estructura orgánica 8 Competencias organizacionales 9
Descripción del cargos
Gerencia General 11 Gerencia Administrativa 14 Jefe de Contabilidad 17 Auxiliar Contable 20 Jefe de Venta 23 Vendedores 26 Jefe de Compra 29 Auxiliar de Compra 32 Jefe de Bodega 35 Auxiliar de Bodega 38 Recepcionista 41 Facturación y Caja 44 Guardia 47 Directorio 50
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INTRODUCCIÓN
Los manuales de funciones son considerados como elemento vitales para la adecuada comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa, debido a que facilitan al interior de cada área la interacción e interrelación de las distintas unidades administrativas, a través de información, permitiendo a la vez que cualquier usuario interno y externo conozca cuales son las funciones de los colaboradores de la empresa y comprenda fácilmente las operaciones, trámites y servicios que se realizan dentro de la misma.
Este manual será una guía fundamental para que el talento humano que labora en la empresa conozca claramente cuáles son sus funciones en su puesto de trabajo y cuál es la manera correcta de desarrollarse dentro de la misma, describiendo claramente las actividades a realizarse, de esa manera se evitará un desperdicio de tiempo y por ende de otros recursos, así como también la delegación de las actividades a la vez destinada a una sola persona.
El manual está conformado específicamente por partes esenciales a considerar tales como: identificación, índice, introducción, objetivos, alcance, normativas, funciones, descripción de actividades, y demás que coadyuvaran a la correcta elaboración de los manuales de descripción de cargos por competencia de la empresa COELEC S.C.
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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
MISIÓN
Somos una empresa dedicada a brindar soluciones a problemas de índole eléctrica, que puedan afectar a la productividad y facilitar la ejecución de proyectos de distribución, control y protección; que permitan a nuestros clientes disfrutar del bienestar y los beneficios del servicio eléctrico. Con un crecimiento sustentado en la competencia leal y el desarrollo de nuestro Talento Humano, capacitado, motivado, comprometido con la empresa y su realización personal.
VISIÓN
Mantener la supremacía en las instalaciones y comercialización de materiales eléctricos a través de la captación de clientes, satisfaciendo sus necesidades y expectativas, con productos, servicios y marcas de alta calidad; implementando puntos de venta y trato personalizado, logrando el reconocimiento del mercado.
FILOSOFÍA EMPRESARIAL
El trabajo, constancia, orden y disciplina es el factor del éxito de la empresa. Somos una empresa que nos esforzamos día a día para dar a nuestros clientes lo mejor de nosotros a fin de brindarle una buena y cordial atención, así copar todas sus necesidades dentro del rubro en el cual nos hemos desarrollado. Estamos dispuestos a emplear todo nuestro potencial, conocimiento y calidad humana para cumplir nuestros objetivos.
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VALORES
Integridad: En COELEC S.C. se actuará sin aprovechar las ventajas injustas ni circunstancias dudosas. Se hace aquello que se dice y se dirá aquello que se dice.
Responsabilidad: Antes de tomar una decisión se pensará en sus consecuencias. Se asumirá los errores y equivocaciones con sentido constructivo y se cumplirá con el deber más allá del mínimo exigible.
Comunicación: El respeto, la veracidad y la transparencia serán las características de dialogo entre COELEC S.C. con las personas e instituciones. Se dará explicaciones y se responderá a cuantas críticas y demandas de buena fe sean presentadas.
La innovación y trabajo en equipo: La mejora continua son formas de actuación que COELEC S.C. utiliza para su desarrollo y de los productos que se ofrece.
Respeto: En la empresa se respeta la diversidad de opiniones, buscando entre todos los miembros la comunicación, herramienta fundamental para la identificación del bien común
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ANTECEDENTES HISTÓRICOS
COELEC Sociedad Civil, es una Empresa constituida en enero de 1991, comienza sus operaciones en Santo Domingo, ubicándose en la av. Quito y Cuenca, funcionando como persona natural durante ocho años bajo esta dirección, tiene como objetivo principal la venta de materiales eléctricos que está dirigida al mercado industrial. Al transcurrir los años estos objetivos fueron cambiando de acuerdo a las exigencias del mercado actual y el crecimiento continuo de la empresa, surgiendo la necesidad de trasladarse a otro local comercial que puedan ejercer su actividad económica de la mejor manera.
En el año de 1999 la Empresa se ubica en la avenida Esmeraldas No. 353 y Río Cajones, esta empresa paso a ser propiedad del Ing. Richard Castillo como único propietario, ejerciendo las funciones de Gerente General. En sus inicios la empresa contaba con un solo trabajador, con el transcurso de los años esta actividad comercial ha ido creciendo, lo que le ha llevado a la contratación de más personal para la atención de los clientes que se incrementan constantemente, cuentan con 40 trabajadores, distribuidos en las diferentes áreas.
Poseen 25 años de experiencia y una amplia trayectoria en el difícil mercado competitivo de suministros eléctricos tanto para la rama industrial como para materiales del hogar trabajando bajo la línea de Productos Siemens una marca alemana de calidad. En el año 2005 la empresa cambia de denominación a ser Contribuyente Especial según resolución otorgado por el Servicio de Rentas Internas.
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BASE LEGAL
La empresa COELEC S.C. está constituido por el conjunto de normas legales, que hacen posible que la empresa funciones formalmente, contando con el registro único de contribuyentes con el Nº 1791725530001 y constituida como Sociedad Civil, en el Registro mercantil.
NIVELES DE LA ESTRUCTURA ÓRGANICA
La estructura orgánica de la Empresa COELEC S.C., para el cumplimiento de sus funciones, estará compuesta de los siguientes niveles.
Nivel Directivo: Constituye el máximo nivel jerárquico de la empresa, es el encargado de orientar, planificar, ejecutar, organizar y dirigir.
Nivel Asesor: Es el responsable de la aplicación de la política definida por el nivel directivo, formula y ejecuta los planes y programas, aconseja, informa, recomienda y sugiere.
Nivel Auxiliar: Comprende las funciones que implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales.
Nivel Operativo: Es el responsable de la ejecución de los planes, programas y actividades en el campo de especialidad de las áreas que la conforman.
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Revisado: 01 02 2016 No. de Página Aprobado: 23 02 2016 8 de 50 ESTRUCTURA ORGÁNICA GERENCIA GENERAL GERENCIA ADMINISTRATIVA JEFE DE
CONTABILIDAD JEFE DE VENTAS JEFE DE COMPRAS JEFE DE BODEGA RECEPCIONISTA
VENDEDOR 1
VENDEDOR 4 VENDEDOR 2
VENDEDOR 3
AUXILIAR CONTABLE AUXILIAR DE
COMPRAS ASISTENTE DE BODEGA 1 FACTURACIÓN Y CAJA ASISTENTE DE BODEGA 2 ASISTENTE DE BODEGA 3 ASISTENTE DE BODEGA 4 ASISTENTE DE BODEGA 5 GUARDIA
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COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
COMPETENCIA CLAVE DESCRIPCIÓN CONDUTA OBSERVABLE PERSONAL
Capacidad de gestión y comunicación efectiva
Capacidad para establecer objetivos y prioridades, seleccionando y distribuyendo eficazmente tareas y recursos, realizando seguimiento de la evolución en la ejecución y actuando ante las posibles desviaciones que tengan lugar con respecto a lo planificado, y así transmitir ideas de forma clara.
a) Supervisa las designaciones marcadas para mejorar aspectos de los objetivos marcados.
b) Muestra gran habilidad para gestionar las tareas a su cargo de forma rápida y confiable.
c) Demuestra interés por los clientes, los acontecimientos y las ideas de la empresa.
d) Presta atención y sensibilidad frente a las inquietudes de los clientes.
Trabajo en equipo y Cooperación
Se establece relaciones de participación y cooperación con otras personas, compartiendo recursos y conocimiento, armonizando intereses y contribuyendo activamente al logro de los objetivos de la empresa, y así poder equilibrar el compromiso con el grupo de trabajo.
a) Comprende las necesidades de las personas para que colaboren unas con otras.
b) Cumple con sus obligaciones sin desatender los intereses propios.
c) Logra comprensión y compromiso grupal para distinguir e interpretar, problemas y opiniones de todos los colaboradores de la empresa.
d) Mantiene el apoyo del equipo de trabajo para una cooperación permanente y oportuna para el logro de los objetivos.
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COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
COMPETENCIA CLAVE DESCRIPCIÓN
CONDUTA OBSERVABLE PERSONAL
Orientación al logro y adaptación al cambio
Capacidad para ejecutar acciones, emplear eficientemente los recursos y tomar decisiones oportunas para obtener los resultados esperados, y proponer cambios a las actuaciones laborales ante las nuevas realidades que presenta la empresa y su entorno, manteniendo una búsqueda constante de realidades de mejoramiento a la empresa.
a) Se adapta a los cambios del entorno.
b) Promueve el cambio desde la responsabilidad de su cargo.
c) Hace uso eficiente de los recursos para realizar su trabajo
d) Revisa situaciones pasadas para modificar su actuación ante situaciones nuevas
Gestión de conflictos y ética profesional
Capacidad para hacer frente a los conflictos, lo que implica la estimulación, regulación y resolución de los conflictos producidos entre dos o más partes, y así teniendo la capacidad para actuar teniendo presentes los principios y ética de la profesión en la actividad cotidiana de la empresa
a) Habilidades de actuación para enfrentar el entorno.
b) Su conducta laboral y personal se rige por comportamientos y principios deseables en relación a la empresa.
c) Crea una solución innovadora y actitudes que favorezcan las relaciones sociales dentro de la empresa.
d) Aplica medidas para resolver los conflictos basándose en sus conocimientos y experiencias previas.
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DENOMINACIÓN DEL CARGO: GERENCIA GENERAL
NIVEL JERÁRQUICO : DIRECTIVO
MISIÓN DEL CARGO: Tiene a su cargo la dirección, control y coordinación de las actividades de la
empresa para alcanzar exitosamente los objetivos de la misma.
Dependencia Lineal: No Aplica Dependencia Funcional: No aplica Subordinados directos: Gerencia Administrativa
Relaciones externas: Proveedores, Convenios con empresas, CNEL
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES CONDUCTA OBSERVABLE
COM P T E NC IAS GE NE RA L E S DE L CAR GO 1 Capacidad de gestión y comunicación efectiva
Habilidad para manejar la comunicación entre los colaboradores
Promueve un mejoramiento continuo distribuyendo eficazmente las tareas y recursos.
Busca nuevas iniciativas para controlar y medir los resultados con objeto de mejorarlos.
2 Trabajo en equipo y Cooperación
Equilibra el compromiso con el grupo de trabajo.
Comprende las necesidades del equipo de trabajo
Integra diversas habilidades para optimizar el desempeño y el entusiasmo.
3 Orientación al logro y adaptación al cambio
Expone de forma clara los objetivos planteados a sus colaboradores.
Muestra confianza para manejar el cambio ante los colaboradores.
Crea ambiente propicio para estimular la mejora continua del servicio.
4 Gestión de conflictos y ética profesional
Tiene presente sus principios ante cualquier dificultad presentada en la empresa.
Aplica medidas para resolver conflictos dentro de la organización. Inteligencia emocional C OM P E T E NC IAS E S P E CÍF ICAS DE L CA RGO 5 Liderazgo
Capacidad para orientar la acción de los grupos humanos de la empresa.
Establece objetivos integrando opiniones de otras personas.
Orienta la acción de su grupo en una dirección determinada, inspirando valores de acción y anticipando escenarios.
6 Toma de decisiones
Gran capacidad para decidir de forma ágil y proactiva, seleccionando la mejor opción en base a la información que maneja y busca
Visualiza el logro de objetivos apoyado de información relevante de la mejor alternativa
Abarca todas las posibilidades en una situación antes de tomar una decisión
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REQUISITOS O EXIGENCIAS DEL CARGO
FORMACIÓN MÍNIMA NECESARIA
Título Universitario en Administración de Empresas Capacitación en administración de personal, Liderazgo,
planeamiento estratégico
Conocimiento en tecnologías de información.
EXPERIENCIA PREVIA Mínimo 2 años en puestos similares
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS 1(elementales) 2 (medios) 3 (superiores)
Curso de Dirección Administrativa y Recursos
Humanos X
Legislación laboral X
Ingles X
CAPACIDADES, HABILIDADES Y ACTITUDES
Capacidad para la toma de decisiones x
Orientación a logros x
Creatividad, análisis, innovador x
Solución de problemas x
Integridad y confiabilidad x
Poseer liderazgo x
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO
1 Representante legal de la empresa.
2 Administrar los bienes y servicios de la empresa. 3 Cumplir con la dirección y supervisión de la empresa.
4 Supervisar el buen funcionamiento de las actividades de la empresa 5 Crear políticas de crédito, de ventas y compras.
6 Administrar los bienes y recursos de la empresa. 7 Autorizar créditos y pagos.
8 Autorizar las compras de bienes y servicios.
9 Tomar dediciones respecto al direccionamiento de la empresa 10 Realizar convenios con empresas.
11 Controlar y aprobar el presupuesto e inversiones de la empresa 12 Mostrar integridad moral y ética hacia los colaboradores.
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PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS
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RESPONSABILIDAD SOBRE LOS EQUIPOS Y MUEBLES DE OFICINA:
Es responsable de los siguientes equipos y muebles de oficina:
1 computador 1 escritorio
1 impresora 1 sillón ejecutivo
1 teléfono Otros suministros.
RESPONSABILIDAD SOBRE LA RELACIÓN CON LOS USUARIOS
Conservar una buena relación con los clientes basada en la comprensión y el respeto para obtener un buen ambiente laboral y conseguir los objetivos de la empresa.
CONDICIONES DE TRABAJO
1 Esfuerzo físico y mental
Considerando que el esfuerzo mental en este puesto de trabajo es la necesidad de tomar decisiones, proyectar ideas, estrategias, contactar proveedores, entre otras actividades. El esfuerzo físico es mínimo solo tiene que estar parado/sentado respectivamente realizando sus funciones.
2 Riesgos más comunes Pequeños accidentes de oficinas.
3 Régimen de trabajo y descanso
Horario de trabajo: Lunes a Viernes: (08:00 a 18:20) Sábados: (08:00 a 13:20) Horario de descanso: 1:30 hora de almuerzo
CULTURA ORGANIZACIONAL
1 Expectativas del comportamiento
El comportamiento tiene que estar acorde con todas las normas de disciplina, que existe dentro de la empresa creando un buen ambiente laboral.
2 Cultura organizacional
Tiene presente los siguientes valores: Integridad
Responsabilidad Comunicación
La innovación y trabajo en equipo Respeto
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DENOMINACION DEL CARGO: GERENCIA ADMINISTRATIVA
NIVEL JERARQUICO: DIRECTIVO
MISION DEL CARGO: Dirige y administra de manera ágil, honesta, transparente y oportuna los recursos de la empresa proporcionando la mejor información para la toma de decisiones.
Dependencia Lineal: Gerencia General Dependencia Funcional: No aplica
Subordinados directos: Jefe de Contabilidad, Jefe de Ventas, Jefe de Compras, Jefe de Bodega
Relaciones externas: Proveedores, Entidades Bancarias, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, Ministerio de Relaciones Laborales, Servicio de Rentas Internas.
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES CONDUCTA OBSERVABLE
COM P E T E NC IAS G E NE RA L E S DE L CAR G O 1 Capacidad de gestión y comunicación efectiva
Habilidad para manejar la comunicación entre los colaboradores
Promueve un mejoramiento continuo distribuyendo eficazmente las tareas y recursos.
Busca nuevas iniciativas para controlar y medir los resultados con objeto de mejorarlos.
2 Trabajo en equipo y Cooperación
Equilibra el compromiso con el grupo de trabajo.
Comprende las necesidades del equipo de trabajo
Integra diversas habilidades para optimizar el desempeño y el entusiasmo.
3 Orientación al logro y adaptación al cambio
Expone de forma clara los objetivos planteados a sus colaboradores.
Muestra confianza para manejar el cambio ante los colaboradores.
Crea ambiente propicio para estimular la mejora continua del servicio.
4 Gestión de conflictos y ética profesional
Tiene presente sus principios ante cualquier dificultad presentada en la empresa.
Aplica medidas para resolver conflictos dentro de la organización. Inteligencia emocional COM P E T E NC IAS E S P E CIF ÍCA S D E L CAR GO 5 Flexibilidad
Responde con rapidez los cambios organizacionales.
Aplica normas que dependen de cada situación.
Promueve el análisis de experiencias positivas y negativas entre el grupo con fines formativos.
6 Toma de decisiones
Gran capacidad para decidir de forma ágil y proactiva, seleccionando la mejor opción en base a la información que maneja y busca
Visualiza el logro de objetivos apoyado de información relevante de la mejor alternativa
Abarca todas las posibilidades en una situación antes de tomar una decisión
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REQUISITOS O EXIGENCIAS DEL CARGO
FORMACIÓN MÍNIMA NECESARIA
Título Universitario en Administración de Empresas Capacitación en administración de personal, Liderazgo,
planeamiento estratégico, Atención al cliente Conocimiento en tecnologías de información.
EXPERIENCIA PREVIA Mínimo 2 años en puestos similares
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS 1(elementales) 2 (medios) 3 (superiores)
Computación: x
Curso de Dirección Administrativa x
Manejo de recursos humanos y materiales x
CAPACIDADES, HABILIDADES Y ACTITUDES
Adaptación al cambio x
Orientación a logros x
Creatividad, análisis, innovador x
Solución de problemas x
Facilidad de palabra x
Capacidad para trabajar en equipo x
FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO
1 Administrar los bienes y servicios de la empresa. 2 Cumplir con la dirección y supervisión de la empresa.
3 Supervisar el buen funcionamiento de las actividades de la empresa 4 Asistir y participar en reuniones delegadas por el jefe inmediato. 5 Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas 6 Supervisar la atención al cliente sea adecuada
7 Conocer las funciones del personal que labora en la empresa
8 Es responsable de implementar líneas de acción y estrategias que contribuyan a la optimización de recursos humanos y materiales de la empresa.
9 Evaluar la productividad de los servicios de la empresa
10 Participar en las reuniones a las que deba asistir en función de su competencia. 11 Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato en el área de su
competencia
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PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS
Elaborado DD MM AA 27 01 2016
Revisado 01 02 2016 No. de Página Aprobado 23 02 2016 16 de 50
RESPONSABILIDAD SOBRE LOS EQUIPOS Y MUEBLES DE OFICINA:
Es responsable de los siguientes equipos y muebles de oficina:
1 computador 1 escritorio
1 impresora 1 sillón ejecutivo
1 teléfono Otros suministros.
RESPONSABILIDAD SOBRE LA RELACION CON LOS USUARIOS
Conservar una buena relación con los clientes basada en la comprensión y el respeto para obtener un buen ambiente laboral y conseguir los objetivos de la empresa.
CONDICIONES DE TRABAJO
1 Esfuerzo físico y mental
Considerando que el esfuerzo mental en este puesto de trabajo es la necesidad de tomar decisiones, proyectar ideas, generar estrategias, contactar clientes, entre otras actividades. El esfuerzo físico es mínimo solo tiene que estar parado/sentado respectivamente realizando sus funciones.
2 Riesgos más comunes Pequeños accidentes de oficinas.
3 Régimen de trabajo y descanso
Horario de trabajo: Lunes a Viernes: (08:00 a 18:20) Sábados: (08:00 a 13:20) Horario de descanso: 1:30 hora de almuerzo.