OBJETIVOS DE LA CATALOGACIÓN.

a. Eliminar los ítem o referencias iguales pero con varias denominaciones, debido a

la variedad de proveedores, nombres que les da el mercado, etc.

b. Prevenir la emisión de órdenes de compras innecesarias de materiales y evitar así

el consiguiente gasto financiero que ello representa.

c. Capturar las relaciones de intercambiabilidad que existe entre los materiales,

evitando así compras innecesarias de material, ya que pueden existir en el almacén otros que pueden cumplir la misma función.

d. Mejorar los ratios de rotación de los almacenes, evitando obsolescencias,

materiales sin uso o movimiento al tenerlos materiales plenamente identificados.

e. Optimizar el uso del espacio físico en el almacén. Al tener el mismo material con

varios nombres obliga a almacenarlos separados unos de otros, impidiendo la consolidación y aumentando los esfuerzos para el control de los stocks.

f. Agilizar la gestión de compras mediante el establecimiento de estándares y

normas para los materiales. El no tener estandarizados los materiales obliga a definir sus especificaciones cada vez que se realiza la compra de estos.

g. Enfoca al personal de compras y almacenes en una variedad menor de

La catalogación debe ser un sistema simple y comprensible por las personas en todos los niveles de la organización, sin que se les tenga que exigir requisitos especiales para su entendimiento y uso. Debe ser también flexible y adaptable a los futuros cambios en la organización y el entorno.

La catalogación, como todo proceso, consume recursos, por tanto estos deben ser cuidadosamente utilizados. En principio, no se debe catalogar todo lo que una organización compra, sino aquello que se compra repetitivamente, como materias primas, repuestos, materiales de oficina, etc. Aquello que se compra una sola vez, por ejemplo, terrenos, edificios o maquinarias grandes, no es necesario catalogar.

Etapas de la catalogación.

Para que la catalogación represente un beneficio para la empresa, se recomienda su realización a través de las siguientes cuatro etapas, las cuales se describen a continuación:

a. Establecimiento de normas y estándares. La normalización consiste en

establecer normas, pautas, modelos y estándares con respecto a los cuales puede ser comparado cualquier objeto u acción.

En el caso de los materiales, la catalogación es la selección de aquellas características físico químicas, tales como tamaño, peso, densidad, textura, etc., que van a regir la compra y la gestión de los mismos en el interior de la empresa. Por ejemplo, en la gestión de un almacén se puede normalizar los pallets utilizados para el acomodo de los productos. Entre las características a normalizar pueden estar sus dimensiones externas, su resistencia y el tipo de madera utilizado para su fabricación, de manera tal que cada vez que se solicite la compra de pallets no se deba de redefinir sus características.

b. Identificación. Consiste en establecer la descripción del artículo que se va a utilizar en la empresa. Muchas veces los errores en la identificación de un material ocasiona la existencia de distintos nombres para el mismo.

Para la correcta identificación de un artículo es conveniente seguir ciertas reglas, como ordenar las palabras que forman parte de la identificación del producto en

forma decreciente de importancia, registrar el nombre del producto aquellos aspectos relevantes, datos como la marca del fabricante, el número de la guía de emisión, etc.

La identificación debe concluir con la elaboración de la ficha de identificación de los materiales. En esta ficha se registra la información relacionada con el producto. Los elementos que conforman una ficha de identificación son los siguientes: Descripción del material, Descripción corta o abreviada, Código del producto, Unidad de despacho del ítem, Productos intercambiables, Código de la norma técnica que rige al material, si es que la tuviera, Dimensiones del material, Planos del material, Conjunto o subconjunto del cual forma parte, Embalajes y formas de almacenamiento.

c. Clasificación. Consiste en la agrupación de las existencias en base a sus características comunes, uso, naturaleza de origen. Los grupos así definidos en la clasificación deben ser lo suficientemente distintos para evitar que un mismo artículo pueda ser considerado en más de dos grupos distintos.

d. Codificación. Es la etapa final de la catalogación de los artículos y consiste en la asignación de un código formado por números o letras o un símbolo que identificará al producto. El empleo de letras en la elaboración del código permite un mayor número de combinaciones posibles que los números. En cada espacio o posición del código se pueden utilizar hasta 26 letras distinta, en comparación de los 10 números posibles, pero, debido a que los equipos de cómputo manejan los códigos numéricos con mayor facilidad, el uso de los números es más frecuente que el de las letras.

Existen distintos tipos de códigos, entre ellos los más usados están:

Códigos estructurados. Son aquellos códigos formados por letras o números,

agrupados según las familias o clases identificadas en la etapa de clasificación. El número de elementos o posiciones en un código estructurado debe estar planificado de manera tal que pueda incorporar futuros cambios, incrementos o ampliaciones en los grupos formados, sean estos familias y / o clases.

Códigos secuenciales. Son códigos correlativos utilizados comúnmente en las

facturas, guías de remisión, formularios, etc. Este tipo de códigos facilita el conteo del total de documentos emitidos y por tanto, su control.

PROGRAMA DE CATALOGACIÒN DE LOS MATERIALES. Definido el

procedimiento que deberá seguirse para realizar la catalogación de los materiales, es necesario preparar un programa que sirva de guía al personal que tendrá la responsabilidad de la ejecución y que al mismo tiempo permita la evaluación de sus actividades en relación a los resultados que obtengan. Dicho programa estará basado en las siguientes condiciones: Preparación, Ejecución, Guiarse por los hechos, Informar a la alta dirección, Nombrar el comité de normas, Definir las metas, Responsabilidad, Participación, Objetivos de un programa de catalogación, Evaluación, Resultados de un programa de catalogación, Ingeniería, Producción, Logística, Abastecimiento, Distribución física..

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