ORDEN DE COMPRA

Esta opción permite la inclusión y edición de las Ordenes de Compra el Sistema. Seguidamente un detalle de la información que debe ser suministrada en esta ventana.

Para inclusión de una Orden de Compra, lo haremos en dos pasos, a saber: 1. Encabezado

Número: La información de este campo es suministrada por el Sistema. El número correlativo asignado a la Orden de Compra empieza a partir del número que el usuario halla declarado en la opción Contadores del Menú Otros. Es decir, el usuario debe indicar primero, el contador o número inicial para las Ordenes de Compra antes de la elaboración de las mismas. Esta numeración puede ser alterada cuando el usuario lo desee.

Fecha: Este campo es suministrado por el Sistema y se refiere a la fecha de elaboración de la Orden de Compra. La fecha que por defecto es mostrada, es tomada del Sistema operativo. Entrega: Acepta hasta seis (6) posiciones de formato de fecha y se refiere a la fecha de entrega de la Orden de Compra.

Estatus: Este campo se refiere al estado en que se encuentra la Orden de Compra (Pendiente o Entregada); es decir, inicialmente se muestra PE, porque se trata de una Orden de Compra pendiente; cuando la misma es entregada y el usuario lo consulta nuevamente, el estatus ahora será OK lo que significa que la Orden de Compra fue recibida.

Proveedor: Campo en el cual se debe incluir el código del proveedor al cual se está realizando la Orden de Compra. Cuando este campo es dejado en blanco y se presiona Enter, el Sistema presenta la ventana que contiene los proveedores que han sido incluidos previamente de donde el usuario debe seleccionar el que desee. Si el proveedor al cual se elabora una Orden de Compra no está registrado en la base de datos, el usuario puede hacer uso de la opción Inc que se

Una vez que es seleccionado el proveedor, el Sistema coloca al lado del código, el nombre del mismo.

Comentarios: En este campo se deben indicar los comentarios adicionales que el usuario desee hacer referentes a la Orden de Compra.

Luego de la inclusión del encabezado de la Orden de Compra, seguiremos con el resto del documento.

2. Cuerpo

Código: Campo para indicar el código del producto a incluir en la Orden de Compra. Al dejar este campo vacío y presionar Enter, el Sistema presenta la ventana de artículos, de donde el usuario podrá seleccionar el producto que va a incluir en la Orden de Compra.

Dicha ventana presenta los campos: Código, Nombre del artículo, Unidad de medida y la existencia del mismo. Esto permite que el usuario esté enterado de la existencia de sus productos al momento de la elaboración de las Ordenes de Compra, Recepciones, etc.

Una vez que el usuario selecciona el artículo de la pantalla anterior, el Sistema presenta en la parte inferior del cuerpo de la Orden de Compra, el nombre del producto, el usuario podrá modificarlo si lo desea y si tiene acceso a modificar la descripción de los productos.

Und.: Campo en el cual se debe indicar la unidad de medida del producto. El Sistema por defecto muestra el tipo de unidad que fue declarado en la ficha del artículo. El usuario podrá modificar dicho campo.

Bultos: Campo para indicar la cantidad de bultos que serán incluidos en la Orden de Compra. Cantidad/Bultos: Este campo es suministrado por el Sistema al momento de la selección del producto de la base de datos, ya que este dato es suministrado previamente en la apertura de la ficha del artículo.

Costo/Und: Campo para indicar el costo unitario del producto.

% Dcto.: Campo en el cual se debe indicar el porcentaje de descuento que será otorgado en el renglón.

Total: En este campo es almacenada la información referente al total del renglón, es decir, el Sistema calcula este monto en base a la cantidad de productos en el renglón por el costo unitario menos el porcentaje de descuento.

Es importante señalar que las Ordenes de Compra no alteran la existencia del inventario, pero si alteran el campo Pedido Proveedores de la ficha del producto; es decir, se incrementa de acuerdo a la cantidad de mercancía requerida en las Ordenes de Compra o disminuye al momento de la recepción de las mismas.

Para obtener la información referente a las Ordenes de Compra, el Sistema brinda un reporte que lleva su nombre, donde de acuerdo a condiciones estipuladas en la ventana de emisión de informes, presenta por diferentes medios la data incluida en el archivo maestro.

Este reporte es presentado luego que es seleccionada la opción Otros Informes.

El orden de este informe viene dado, por omisión, por el número de la Orden de Compra. Se deja a criterio del usuario el orden del reporte.

La opción intervalo permite definir el rango de Ordenes a presentar en el informe.

La opción criterio, permite filtrar la información referente a Las Ordenes de Compra, donde, si desea, sólo emite las Ordenes que estén OK ó solamente las que se encuentren Pendientes PE. El uso de esta opción puede ser manejada de acuerdo a las necesidades del usuario.

RECEPCIÓN

Esta opción permite la inclusión y edición de las Recepciones en el Sistema, que a diferencia de las Ordenes de Compra que no afectan la existencia del inventario, las Recepciones sí lo hacen.

Para conocer mejor el funcionamiento de dicha opción, presentamos seguidamente un detalle de la información que debe ser suministrada para la elaboración de una Recepción.

De igual forma, como se realiza una Orden de Compra, se debe proceder a la inclusión del encabezado de la Recepción, donde se deben añadir los siguientes datos:

Almacén: Campo para indicar el código del Almacén. Si al momento de inicializar la empresa, se indica que ésta será multialmacén, cada vez que se realice una Recepción, se debe incluir el código del almacén en el cual estará almacenada la mercancía.

Luego de culminar con la inclusión del encabezado de la Recepción, se debe seguir con el cuerpo o detalle de la misma. Para realizar este proceso, se deben seguir los mismos pasos que se realizan en la elaboración de las Ordenes de Compra.

Cuando se están incluyendo ítems en el cuerpo de la Recepción, el usuario tiene a su disposición las teclas de función de la parte inferior de la ventana, con ellas podrá incluir servicios dentro de la misma recepción, además de Ordenes de Compra que tenga pendientes el proveedor indicado en el encabezado del documento.

Cuando es incluido un servicio en una Recepción, el Sistema diferencia dicho renglón colocando antes del código de éste el caracter “\”.

Finalmente se debe proceder a la conformación de los datos.

Al responder afirmativamente, el Sistema genera los movimientos correspondientes a la Recepción, de lo contrario, continua en la edición de la misma.

Por otro lado si el usuario elige cancelar, es abandonada la edición y ahora presenta, en forma de consulta, el último registro incluido.

Además de la inclusión, el Sistema permite, a través de las opciones presentadas en la parte inferior de la pantalla, la modificación, eliminación de Recepciones, así como presentarlas en forma de columnas o buscar una en particular.

Una vez que se realiza una Recepción de mercancía, como es obvio, aumenta la existencia de los productos incluidas en la misma, de igual forma es alterado el campo Ultimo proveedor y Ultimo Costo de la ficha del artículo.

El informe a través del cual se emite la información incluida en este maestro es Recepciones. Dicho reporte se presenta en la ventana de Otros Informes.

Este reporte, por omisión se presenta ordenado por número de recepción.

La opción intervalo permite indicar el rango de recepciones a presentar en el reporte.

La opción criterio permite filtrar y presentar, sólo aquella información específica que el usuario desea, la cual puede ser, emitir las recepciones que se encuentran Pendientes PE o presentar todas aquellas que se encuentran OK.

Si el informe se presenta detallado, las recepciones presentadas en éste, muestran los diferentes ítems que la componen.

Finalmente, se debe seleccionar la vía mediante la cual se obtendrá el informe, la cual se deja a criterio del usuario.