Conceptualmente, los sistemas de información pueden existir sin el soporte de la tecnología de la información. Los primeros ordenadores no fueron introdu- cidos en las grandes corporaciones hasta la década de 1940 y su uso no se popu- larizó hasta la década de 1980. Sin embargo, las empresas siempre han contado con sistemas de información, al menos desde que surge la noción de empresa a finales del siglo XIX tal y como hoy se conoce.
Sin embargo, la potencia de cálculo y la capacidad de análisis de datos pro- porcionada por los ordenadores, y la facilidad y rapidez en la distribución de la información proporcionada por las redes de comunicación, hacen que estas tec- nologías se hayan convertido en muy poco tiempo en relevantes para la gestión empresarial, siendo una realidad contrastable que su aplicación está cambiando drásticamente la forma de competir de las empresas y lo que éstas demandan de sus profesionales. Por este motivo, a partir de ahora, cuando se hable de sistema de información se estará haciendo alusión a un sistema de información basado en las ventajas que proveen las tecnologías de la información.
Estas consideraciones llevan a la necesidad de establecer otra definición de lo que se entiende por sistema de información, que resalte de forma explícita tanto el papel relevante desempeñado por las tecnologías de la información como por las personas que forman parte de la empresa. Se define, entonces, al sistema de información como un sistema integrado usuario-máquina para proveer informa-
ción que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El concepto usuario-máquina refleja que los usuarios y las tecnologías de la información forman un sistema combinado donde se ob- tienen resultados por interacción de ambos. El usuario se encarga de la entrada de datos al sistema, de especificar las instrucciones de operación y de hacer uso de la información de salida. Esto nos lleva a otra cuestión de singular importancia y no siempre tenida en cuenta por las empresas a la hora de diseñar sus sistemas de información, y es que se deben tener muy presentes las características y las capacidades de los usuarios a los que va dirigido el sistema.
Sin embargo, que las empresas sean conscientes del importante papel que pueden llegar a desempeñar las tecnologías de la información en sus sistemas de información no implica que éstas incorporen automáticamente dichas tecnologías a sus procesos de negocio. ¿Cuáles son los motivos que originan la implantación en la empresa de un sistema de información basado en las actuales tecnologías de la información? Se observan dos grupos de motivos; de un lado los propiciados por las fuerzas tecnológicas y que presionan la oferta de tecnologías de la infor- mación, y de otro los impulsados por las fuerzas económicas y que originan una demanda de tecnologías de la información.
La presión de la oferta, por parte de las fuerzas tecnológicas, se debe al gran desarrollo tecnológico, la reducción incesante de precios con mejoras simultáneas en la capacidad de proceso y memoria, el aumento de la diversidad en la oferta tecnológica, la proliferación de las aplicaciones, las mejoras en la distribución, el servicio de calidad creciente, y la posibilidad de adaptación de los equipos a me- dida de cada cliente.
En el caso de las fuerzas económicas, que presionan la demanda, la necesidad de incorporar tecnologías de la información viene dada por la búsqueda de mayor productividad, competitividad y calidad, por la necesidad de renovación continua, la explosión de los mercados globales y personalizados, la orientación al cliente, el aumento de la complejidad por el incremento de la incertidumbre en la toma de decisiones, la necesidad de respuestas rápidas y la flexibilidad demandada por el mercado. Además, se demanda la posibilidad de integrar la cadena de valor de la empresa con las de sus clientes y proveedores. Sin embargo, uno de los mayores detonantes es la visibilidad de la capacidad de innovación y diferenciación que estas tecnologías brindan frente a la competencia1.
Pero no todo es positivo. La creciente aplicación de las tecnologías de la in- formación a la empresa (informatización del sistema de información de la empre- sa) no siempre está reportando los beneficios esperados. Por ejemplo, la mejora de productividad de las tareas administrativas es, en muchos casos, muy inferior
1 Sin embargo, en realidad es la creatividad de las personas en la aplicación de la tecnología, y no la tecnología en sí, la que impulsa estos avances.
a lo inicialmente previsto o los gastos de operación del sistema se incrementan sin cesar. Estos problemas, en la mayoría de las ocasiones, radican en la forma en la que las empresas hacen uso del «nuevo» sistema de información o en la manera en que la organización se adapta a las nuevas tecnologías de la informa- ción. Hay que ser conscientes de que sin una adecuada definición del sistema de información, y sin una racionalización en su utilización, no se podrá mejorar la productividad de las empresas ni poner a disposición de sus responsables infor- mación que sea verdaderamente útil para su gestión.
Llegados a este punto puede parecer que para que el sistema de información sea eficaz y operativo ha de ser costoso y complejo y, por tanto, patrimonio ex- clusivo de las empresas de gran dimensión. Sin embargo, precisamente son las PYMES (Pequeñas y Medianas Empresas) y las empresas en fase de desarrollo las que se encuentran en mejor situación de abordar con éxito el diseño e implan- tación de un sistema de información como el que se describe. Esto se debe, entre otros motivos, a:
— La mayor importancia que se otorga en las PYMES a las áreas de comer- cial y producción, relegándose a un segundo plano el resto de los aspectos de gestión de la empresa. El sistema de información puede ayudar a con- trolar la marcha de las operaciones de una forma sencilla y rápida, sin técnicas complejas, posibilitando que la empresa se centre en las áreas de interés.
— Que carecen de lastre histórico; es decir, normalmente hay pocas decisio- nes tomadas en el pasado que les condicionan el presente. Por ejemplo, la gran empresa se ve muchas veces limitada a la hora de implantar un sistema de información que se adapte a sus necesidades actuales por in- versiones tecnológicas inadecuadas realizadas en el pasado, algo que no suele suceder en las PYMES. Éstas se encuentran, por tanto, mejor posi- cionadas para definir racionalmente su organización y sistema de infor- mación.
— Que la menor dimensión de la PYME propicia un menor tiempo de dise- ño e implantación del sistema de información, con lo que se observan más rápidamente los beneficios y mejoras en la gestión que en organizaciones más complejas y con culturas más arraigadas.
Entre los principales problemas a los que se deben enfrentar las PYMES para la implantación de un sistema de información «complejo» se encuentran la falta de formación del personal, la poca capacidad de ahorro necesario para las altas inversiones que podrían implicar y la dificultad que experimentan para llevar a cabo planes a largo plazo.