PLAN DE IDENTIFICACION DE LOS PRODUCTOS CON CODIGOS DE BARRAS

4.4.1. Optimización de las bodegas: Esta primera fase de implementación del plan de identificación de los productos tiene como objetivo preparar el terreno y facilitar las fases operativas del plan de implementación, es decir, el desarrollo de la captura y la administración de la información en los procesos de manejo de

materiales en los almacenes de Mamonal y Bocagrande, es decir, recibo, almacenamiento y despacho. Tiene una duración aproximada de 8 meses, aunque se estima que puede llegar a tardar como máximo 1 año.

Entre las actividades a desarrollar se encuentra las siguientes:

 Definición de zonas de trabajo y optimización del espacio de las bodegas.

 Mejoramiento de los procesos y procedimientos, a través de cambios y ajustes al sistema de información en lo concerniente al manejo de inventarios.

 Establecimiento de indicadores de gestión para el manejo de materiales y de inventarios.

 Establecimiento de empaques adecuados de acuerdo con las condiciones de almacenamiento de las bodegas.

 Organización de los materiales dentro de las bodegas que permita un manejo óptimo de los inventarios y facilite la localización de los materiales durante el almacenamiento.

 Capacitación a trabajadores y proveedores en las nuevas políticas y en el sistema EAN-UCC, con el fin de brindar una base teórica que facilite la implantación del sistema de código de barras.

4.4.2. Plan de implementación del sistema de códigos de barras: Se estima que en el último trimestre del año se debe iniciar el proceso de implantación del sistema, teniendo en cuenta que ya se encuentran aprobados los equipos para lectura de códigos de barras en el Plan de Inversión para el año en curso. Este proceso iniciará una vez se haya culminado la primera fase, que es la optimización de las bodegas, la cual tiene una duración estimada de 8 meses.

Para implementar el sistema de códigos de barras en las operaciones básicas de manejo de materiales e inventarios en las bodegas de COTECMAR, se debe pasar por las siguientes etapas:

4.4.2.1. Conformación del comité de implantación del proyecto: Encargado de la planeación, la implementación y el monitoreo del proyecto. Estaría integrado por las siguientes personas:

 CC Rogelio Botero: Subdirector Logístico.

 TN Ramiro Rodríguez: Jefe de Abastecimientos.

 Gabriel Rodríguez: Jefe de Almacenes.

 Paola Constaín: Asesora y líder del proyecto.

 Elkin Romero: Analista de Codificación.

 César Berrío: Pasante y Secretario del Comité.

Es importante resaltar la labor del líder del proyecto, como persona que tiene el conocimiento de la parte operativa del proyecto y por su experiencia y formación, conoce a fondo los beneficios de esta tecnología y la mejor forma de aplicarla en la Corporación. Por esta razón, se escoge una persona accesible y de confianza, que deberá velar por el cumplimiento de las metas a corto y largo plazo.

Una vez estructurado el comité, deberán fijarse claramente las metas a cumplir con su respectivo plazo, definiendo igualmente las responsabilidades de cada uno de los integrantes y los espacios en que se desarrollarán las reuniones del comité. Esto tiene como fin lograr que todos los niveles de la Dirección Logística estén comprometidos con el logro de las metas fijadas y se integren al proceso, para lo cual debe definirse también la metodología para la difusión de los avances del proyecto.

De la estructuración y organización de las actividades trazadas por el comité depende en gran parte el éxito del proyecto, por lo que deben recordar siempre que el proyecto contribuirá enormemente a mejorar la eficiencia de la Corporación para responder a los clientes internos y externos.

4.4.2.2. Documentación de los procesos actuales: Tiene como fin saber cómo se están haciendo las cosas actualmente, tanto en términos de las operaciones físicas directamente relacionadas con el producto, como del flujo de la información generada durante los procesos.

Con la documentación se identifican las posibles áreas de aplicación del sistema y puntos críticos de la cadena de abastecimiento que son susceptibles de mejoras. COTECMAR cuenta con la ventaja de que este punto está prácticamente resuelto, gracias a la consultoría realizada por la firma Advance Consultores, que levantó y documento todos los procesos y procedimientos de la Corporación para efectos de desarrollar un software integrado para hacerles seguimiento y controlar y programar la producción. El comité podrá y deberá apoyarse en estos documentos y en los estudios de métodos y tiempos contenidos en este estudio para analizar a fondo los procesos actuales, identificando posibles mejoras y la factibilidad de llevarlas a cabo.

4.4.2.3. Identificación de áreas de aplicación: Es decir, la visualización de las actividades manuales en las que podrían empezar a utilizarse las herramientas que ofrece el sistema de códigos de barras.

Existen diversas formas de lograr esto, ya sea a través de benchmarking, reuniones con el personal directamente involucrado, revisión de la documentación expuesta en el punto anterior o a través de lluvias de ideas en las reuniones del comité de implantación.

En forma preliminar, puede decirse que COTECMAR puede aplicar el sistema a las siguientes actividades y procesos:

 Recepción de materiales: Automatizar la entrada de los materiales a los almacenes y a los inventarios.

 Almacenamiento: Ubicación en la estantería y nivel óptimo de inventarios (punto de reorden, lotes económicos, etc.).

 Despacho: Automatizar la salida de los materiales a los almacenes y a los inventarios.

 Devoluciones: Agilizar los procedimientos de devoluciones a los almacenes y al proveedor.

Las actividades seleccionadas deben ser las más significativas de acuerdo con las necesidades de la empresa y el tipo de información que se requiere conocer y manejar. Así mismo, debe definirse la prioridad de cada aplicación y reorganizar el plan de trabajo de acuerdo con las prioridades definidas por el comité.

4.4.2.4. Estudio de proveedores: Tiene como fin la identificación de los proveedores que actualmente están vendiendo a COTECMAR productos identificados con códigos estándar, lo cual debe tenerse en cuenta para efectuar el enlace entre el sistema estándar y el interno. Este es el caso de la papelería, los artículos de aseo, los abrasivos, las pinturas, etc.

Así mismo, de debe determinar el nivel tecnológico e informático de cada uno de los proveedores, lo cual debe tenerse en cuenta para brindarles capacitación y asesorías en las diferentes alternativas que existen para simbolizar e imprimir códigos de barras.

4.4.2.5. Capacitación en códigos de barras: Debe capacitarse tanto al personal de la Corporación como a los proveedores en las diferentes estructuras y aplicaciones que ofrece el sistema EAN-UCC. Para el caso de los proveedores, deben explicarse las diferentes técnicas de simbolización e impresión para seleccionar conjuntamente con ellos la que mejor se ajusta a las condiciones de la empresa y al tipo de producto suministrado. Este punto se analizará con más detalles en el punto 4.5.

4.4.2.6. Definición de requerimientos y especificaciones del sistema: Es necesario definir los requerimientos que presenten las áreas de aplicación seleccionadas, especialmente, las de mayor prioridad para integrarlos con los estándares de los proveedores y los procedimientos internos. Esto tiene como fin identificar las restricciones del sistema y rediseñarlo en caso de que sea necesario. En el caso del software debe evaluarse si hay necesidad de modificar Novasoft, desarrollar otro software internamente o se adquiere otro, tal y como se analizó en el tercer capítulo. En el caso del hardware, deben tenerse en cuenta factores como la compatibilidad con los equipos existentes, el costo, el tiempo de entrega y de respuesta, la calidad y el servicio postventa ofrecido por el distribuidor.

La información generada hasta este punto servirá como base para determinar la clase de sistema que se implementará y definir sus especificaciones: tipo de equipo a utilizar, ubicación, operación, enlace con el sistema de información, etc. Por ejemplo, si se determina implantar el sistema de código de barras para el recibo de la mercancía, ésta se hará en el área de recibo, por lo que lo más recomendable será un lector portátil, el cual al leer el código, le dará entrada a la mercancía recibida y actualizará automáticamente el inventario. Además, la terminal de computador a través de un aviso del sistema, podrá indicar al empleado encargado de la recepción de la mercancía la localización adecuada del artículo en la bodega.

4.4.2.7. Implementación del sistema: Resulta conveniente trabajarla a través de un plan de implantación, de acuerdo con la disponibilidad de recursos internos (tiempo y dinero, principalmente) y de los equipos y el software seleccionados para el proyecto. Estos últimos deben programarse con el fin de lograr la compatibilidad entre todos los elementos que integran el sistema y garantizar el óptimo funcionamiento de éste.

Seguidamente, debe programarse la ejecución de una prueba piloto, con el fin de comprobar la integridad del sistema y eliminar las fallas que puedan presentarse o

que se hayan obviado en las fases anteriores. Hay que tener en cuenta que todos los cambios realizados a estas alturas, afectan los procedimientos internos, y por lo tanto, deben ser actualizados también con el fin de no alterar las labores del personal involucrado.

Después de efectuada la prueba piloto, debe coordinarse con el Departamento de Administración del Talento Humano un programa de entrenamiento y capacitación para que el personal involucrado interactúe con la nueva tecnología y se familiarice con los nuevos procedimientos y equipos. En esta fase también puede intervenir el proveedor de los equipos y/o el software como parte del servicio postventa prestado a la Corporación.

Finalmente, después de superado todo lo anterior, debe decidirse el día en que sistema de códigos de barras entrará en operación. Inicialmente, deberá hacerlo en forma paralela con los procesos manuales actuales, de manera que permita a los involucrados comparar los resultados de los dos sistemas y dimensionar los efectos de la implantación. Así mismo, deben revisar y reportar cualquier inconsistencia que se llegue a presentar, para que el comité de implantación revise el proceso, determine la posible causa y la acción correctiva a tomar.

En este punto, el sistema actual podrá ser cambiado totalmente por el de códigos de barras en forma lenta y progresiva hasta ser aplicado en la totalidad de las áreas seleccionadas y lograr una funcionalidad total de las nuevas aplicaciones.