Prestar una atención personal esmerada.
APARTADO 2. LA PLANEACIÓN, OTRA ÚTIL HERRAMIENTA
Una vez que ya conocimos los fundamentos de la contabilidad y su utilidad para interpretar la información de los reportes financieros, veremos en este apartado cómo se pueden planear o presupuestar los resultados de su negocio.
¿Qué es un presupuesto?, en esencia, es el plan hacia donde quiere llevar su negocio expresado en términos financieros.
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El primer presupuesto que debe resolver es cuánto dinero necesita ya sea diaria, semanal o mensualmente, para cubrir todos sus gastos: es el punto de equilibrio. Significa el punto en donde no gana ni pierde, sus ingresos son iguales a sus gastos. Analizar y determinar el punto de equilibrio es importante cuando está en la fase de planeación de arranque de su negocio.
Para ello, primero debe separar los gastos y costos de su negocio en fijos y variables; son la suma de sus gastos generales.
Los gastos fijos son aquellos que tendrá que pagar en su negocio, tenga o no ingresos, y los gastos variables tendrán relación directa con los ingresos, ya sea aumento o disminución. Como ejemplo vea la tabla “Lista de gastos fijos y variables”:
Lista de gastos fijos y variables Gastos fijos
¿A cuánto asciende la renta del local? $ 11,500 ¿A cuánto asciende la nómina del personal? $ 21,000
¿Cuánto se paga bimestralmente de agua? $ 1,680 al mes $ 840
¿Cuánto se paga bimestralmente de energía eléctrica?
$2,799 al mes $ 1,400
¿Cuánto se paga de teléfonos mensualmente? $ 6,448
Otros diversos $ 2,000
Total $ 3,188
Costos variables
Costo promedio por unidad $ 154
Costo promedio de empaque por unidad $ 13 Costo promedio de envío por unidad $ 20
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Ahora suponga que el margen de utilidad en su producto lo estima en un 33 por ciento; el precio de venta de cada producto sería de 177 pesos, más el 33 por ciento ($59 = $236). La ecuación para calcular el punto de equilibrio sería:
Gastos fijos / (precio de venta - costos variables).
Punto de equilibrio = 43,188 / ( 236 – 177 ) 43, 188 / 59 = 732
Requeriría vender 732 piezas en un mes, con una utilidad de 59 pesos por cada una, para generar utilidades suficientes para cubrir sus gastos fijos.
Considere que pueden hacerse distintos tipos de presupuesto para los ingresos, costos y gastos que pretende aplicar en su empresa; puede hacerse un presupuesto genérico y por cada producto o servicio que conforman su compañía.
Para comenzar con la formulación de un presupuesto genérico, debe plantearse una serie de preguntas, cuyas respuestas le permitan ordenar sus ideas y preparar así las bases para desarrollar la lista que se convertirá en su punto de partida y de referencia, a lo largo de un periodo determinado. Observe la tabla “Para empezar un presupuesto genérico”, que acompaña este texto.
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Para empezar un presupuesto genérico
(para el mes de __________________)
Preguntas a plantear Respuestas
¿Cuál será la unidad de medida de mi producto?
__piezas o __ kilos o __ servicios
Cuántos días tomará su fabricación o venta?
___ días
Cantidad de unidades estimadas de venta
o de producción por día
___ piezas, ___días
Precio de venta unitario por producto $___
Margen estimado por producto ___%
Porcentaje estimado por gastos indirectos
___% sobre ventas
Plazo de crédito a clientes ___ días, en promedio
Plazo de compra con proveedores ___ días, promedio Por ejemplo:
Preguntas a plantear Respuestas
Unidad de medida del producto: piezas
Días de venta 25 días de cada mes
Cantidad de unidades estimadas de venta al día
122 piezas diarias
Precio de venta unitario (por producto) $ 236
Margen estimado por producto 33 % por unidad en este caso,
$ 59 que resulta de aplicar un
33% a $ 177 (ver tabla 1)
Porcentaje estimado por gastos indirectos
10 % sobre ventas
Plazo de crédito a clientes 20 días promedio
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Con estos elementos podrá diseñar su presupuesto. Observe el ejemplo que se expone en la tabla “Estado de resultados PRESUPUESTADO”.
Estado de resultados PRESUPUESTADO Mes: Septiembre
Concepto Cálculos Resultado
Ingresos 73 piezas por día X 25 días =
1,825 piezas por $ 236
$ 430,700
Costo de ventas 1,825 piezas x 177* $ 323,025
Utilidad bruta $ 107,675
Gastos de operación (10% s/ ventas) $ 43,188.00* Gastos financieros No aplica
Utilidad antes de impuestos
64,487 / 430,700 = 15%
$ 64,487
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De igual forma, con estos datos puede formular un balance presupuestado. Analice la siguiente tabla “ Balance presupuestado”.
Presupuestar o planear los resultados que espera puede ser tan sencillo como se ilustra en estas tablas, peo lo importante es el seguimiento que dé al comparar estos resultados esperados contra la realidad.
Balance presupuestado
Al día ____ de __________, 20__. Concepto Cálculos Archivo
Activo/ bancos $430,700 de ventas /30 días = $14,356.67 diarios, x 20 días de cobranza = $287,133; menos los gastos pagados por $43,188 = $243,945 Con este dinero tendrá en bancos parte de los fondos para sus pagos a proveedores, al día 30.
Cuentas por cobrar: $14,356.67 de venta diarios x 10 días pendientes de cobro = $143,567
Total del activo: $ 387,512
Pasivo: Tendrá por pagar a proveedores el importe del costo directo de los productos, es
decir, 1,825 por $77 = $ 323,025
Capital: Se habrá incrementado su utilidad por el importe del Estado de Resultados
$64,487
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Formulando una comparación del presupuesto contra la realidad, obtendría un reporte como el que se ejemplifica en la tabla “Comparativo del presupuesto de gastos indirectos”.
Comparativo del presupuesto de gastos indirectos Mes: Septiembre
Real Presupuestado Variación Causa
Renta del local $ 11,500 $ 11,500 Nómina del personal $ 26,850 $ 23,000 $ (3,850) (a) Agua bimestral $ 1,980 al mes $ 990 $ 1,980, al mes $ 840 $ (150) (b) Energía eléctrica bimestral $ 2,248 al mes $ 1,124 $ 1,400 $ 276 (c) Teléfonos $ 7,290 $ 6,448 $ 842 (d) Totales $ 47,754 $ 43,188 $ 4,566 % de ventas 11% 10% -1%
Análisis de las causas
a) Contratación de 1 ayudante general imprevisto, que significó:
Sueldo total al mes $ 3,620
Tiempo extra $ 230
b) Incremento en la tarifa, a partir del bimestre $ 150
c) Menor consumo en el periodo $276
d) Mayor cantidad en el servicio medido, contra el mes anterior $ 842
Acciones
1) Presupuestar los tres meses siguientes al sueldo del personal (eventual) y una suma del dos por ciento sobre la nómina total, por concepto de tiempo extra.
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3) Conservar presupuesto, se presentó una variación extraordinaria. 4) Buscar otra compañía telefónica con descuento o plan de tarifa fija Presupuestar de acuerdo al resultado de la búsqueda.
Del análisis de sus planes presupuestos contra la realidad, podrá tomar decisiones en muchos casos; como ejemplos, podemos citar los siguientes:
1. Considerar si continúa con la fabricación o venta de algún producto o si es mejor descontinuarlo.
2. Si conviene aceptar o rechazar un pedido especial o extraordinario. 3. Agregar un nuevo producto o línea de artículos.
4. Cerrar una sucursal o continuar operándola. 5. Disminuir o aumentar los gastos en publicidad.
6. Ampliar o no el plazo a los clientes en general, o sólo de algunos. 7. Modificar el descuento por pronto pago.
8. Cambiar el nivel de los inventarios.
9. Aceptar o no un incremento en la renta del local. 10. Cerrar el negocio o seguir operándolo en otro giro.
Como responsable de su proyecto, deberá hacer análisis constantes - como los que aquí se ilustran - para tomar medidas correctivas cada vez que sea necesario y, de esta forma, pautar el buen rumbo de su negocio.
APARTADO 3. SUGERENCIAS ADMINISTRATIVAS Y